基于全院護理人力立體架構智能排班系統的建立與應用

歐陽斐 霍然 李彥玲 佟媛 劉章鳳

( 香港大學深圳醫院肝膽胰外科，廣東 深圳 518053)

全國護理事業發展規劃(2016-2020年)指出，要加快護理信息化建設和應用，提高護理工作效率和質量[1]。護理人員作為醫院的重要組成部分，護理信息化也逐漸成為醫院信息化發展的重要特征之一[2]。借助信息化手段、拓展更智慧的護理管理模式，成為廣大護理工作者關注的焦點[3-4]。其中，護士排班管理是護理人力資源管理最基礎的環節，也是提升護理管理水平，促進醫院向精細化、敏捷化、數字化的智慧醫院發展的重要內容[5]。在新型冠狀病毒肺炎疫情期間，護理緊急應援隊的人力資源調配也對排班管理提出了新的挑戰。我國從2012年起陸續有關于電子排班的使用研究匯報，在提高效率和準確性等方面頗有成效。但隨著醫療改革的不斷探索、信息化技術手段的升級，護士的職責范圍和工作模式也在發生改變。護士排班不僅是病區護士長的基本管理工具，更是醫院整體護理人力架構搭建、維護、精細化管理、工作量統計以及績效考勤管理等綜合層面的智慧化管理工具。我院護理部2019年成立護理管理系統小組，負責跟進護理管理的信息化工作，該小組自2019年3月與軟件公司合作建立智能排班管理系統，經過一年運行取得良好效果，現報告如下。

1 搭建基于全院護理人力資源架構的智能排班系統

本院為大型綜合性三甲醫院，開放床位1 725張、護理病區49個。護理部在護理信息專業委員會下設護理管理系統小組，小組成員包括護士長2名、高年資護士(工作經驗>10年)2名，均為本科及以上學歷，接受過護理信息化的專項培訓。小組成員與軟件公司針對護理人力資源管理的實際需求，討論并確定智能排班系統需要滿足的多級使用層面、多重時間維度以及多元排班對象等功能。多級使用層面指護理部、應急小組、片區、病區、員工等5個層面；多重時間維度指年度、季度、月度、星期等4個排班周期；多元排班對象包括醫院護理三線總值排班、應急小組排班、片區節假日二線值班、病區排班、年休假排班等。

多元排班對象的功能通過以下設置實現：(1)護理三線總值排班：由病區護士長按順序輪值，系統在排除護士長年休假或補休安排后，按設定的輪值順序生成次月總值排班表，經護士長確認無誤后即可發布。(2)應急小組排班：由各病區具備較強護理核心能力、承擔應急護理任務的護士輪值，系統識別并排除休假的應急小組成員，根據設定順序生成下季度排班，經護士長確認后向全院發布。(3)片區節假日二線護理值班：由片區內護士長或護理組長輪值，系統識別并排除承擔護理三線總值班及休假的二線護理值班人員，經片區科護士長審閱后發布。(4)病區排班：由護士長編輯排班并發布。(5)年休假排班：護士可根據自主意愿申請次年的年休假，經病區護士長審批后，年休假即可顯示在次年相應時間的排班表中。綜上，護理管理者得以將排班管理融入醫院整體環境，對人員安排及人力資源利用進行閉環管理[6]，并繪制成圖，見圖1。

圖1 基于全院護理人力資源架構的智能排班系統示意圖

2 智能化排班管理系統的功能與應用

2.1智能化排班管理系統的功能

2.1.1建立排班人事庫 包括護理人員、護生、“共享”護士等。(1)護理人員：包含護士、健康助理員及醫輔人員，從而明確各病區人力及層級分布狀況。(2)護生：包括規培生、進修生、研究生、實習生等，根據護理部輪轉計劃做好設置，系統將按照設定的輪轉時間自動進行人員調動，并關聯體現在病區排班表上。(3)“共享”護士：為符合條件的護士設置標識，建立全院及片區“共享”護士人員庫。護理部或科護士長通過系統查詢各單元護理人力使用狀況，根據需要對“共享”護士臨時調動。

2.1.2智能化護士技術檔案管理 護士技術檔案智能生成，護士在來院時錄入既往教育工作經歷，后續系統可根據排班信息，對其在院工作經歷(包括實習輪轉、規培輪轉、崗位調動、臨時借調等)自動生成工作技術檔案。該檔案根據具體工作情況實時更新，護理管理者可及時獲知詳盡的人事信息，支持管理決策。

2.1.3精細化分組分層級排班 層級設置分為A班護理組長、N班護理組長、A班責任護士、N班責任護士，護士通過相應層級的考核評價，方可以擔任對應層級的班次。分組設置則需要考慮由核心能力較強、年資稍長的護士負責病情較重的患者，低年資護士負責病情較為穩定的患者。通過對護士層級、組別的設置，實現縱向分組以及橫向分層級的精細化排班模式。

2.1.4支持自主彈性排班 護士長需要根據科室具體情況制定夜班輪轉模式，提前設置好病區班次種類及工作時間，根據護士的核心工作能力匹配合適的班次崗位，設置每日各班次所需要的護士人數，即可實施自主彈性排班。

2.1.5規范設置排班權限 訪問和控制已產生的信息對信息資源的利用至關重要，權限設置是系統安全、可靠、有效的保障[6]。我院設置了5個層級：(1)護理部：通用班次設置、?？瓢啻螌徍?、全院排班審核、護生輪轉規則設置、人員調動及總值排班發布修改的權限。(2)應急小組：應急梯隊成員資格設置，建立小組人事庫，應急排班及修改的權限。(3)科護士長：發布及修改片區節假日二線護理值班，查閱片區內各單元人力使用情況，進行人力彈性調配的權限。(4)護士長：發布及修改病區排班，向護理部提出特殊班次設置申請的權限。(5)護士：排班查詢、排班需求申請及年休假意愿填報的權限。

2.1.6排班原則的有效統一 (1)班次性質統一：定義A、P、N、行政、假期等班次屬性，給予相應符號及顏色標識，視覺上直觀區分不同班次。(2)角色資質統一：根據崗位準入標準，將護士劃分為A班組長、N班組長、責任護士、規培護士等角色，以滿足不同層次臨床服務需求。(3)排班規則統一：A班護士平均負責病人數≤8人，夜班護士≥2人，工作日備班護士≥1人，休息日備班護士≥2人；護士周平均工作時間為40 h，累積超時數不得超過24 h，借休或欠休不得超過24 h。(4)帶教資質統一：對帶教老師的排班類型、資質以及對應的護生類型進行定義。如：系統自動篩選出符合研究生帶教條件的老師，護士長僅可在該范圍內選擇帶教老師。(5)人力調配統一：通過工時計算、班次統計、人力分析等功能，了解各病區人力狀況。人均累計借休超過16 h，提示可能人力過剩，反之提示人力不足，護理部在此基礎上對全院人力資源進行調配，為緊急情況下的人力資源快速調動提供了信息平臺。

2.1.7排班統計與考勤關聯 系統可根據護士姓名、工作時間、班次類型、人員層級的任意組合選定，進行多層面及多角度的查詢統計，內容包括班次統計、工作時長統計、欠休統計、加班統計、年假統計、夜班統計、節假日工作統計、個人需求統計、帶教人次統計等，還可通過信息導出完成每月考勤上報工作，為護理工作量化管理以及護理人力資源管理提供了準確依據。智能化排班管理系統功能結構，見圖2。

圖2 智能化排班管理系統功能結構

2.2智能化排班管理系統的應用

2.2.1方法 收集原有紙質排班(2019 年3-6月，共3個月)以及現行智能系統排班(2019 年6-9月，共3個月)護士長每周排班平均耗時、考勤統計耗時、每周臨時改動排班的次數。(1)護士長每周排班耗時：為護士長開始排班至排班結束排班表打印完成為止，若排班中途被打斷，則將被打斷前后排班所用時間相加即為排班耗時。(2)考勤統計耗時：為考勤員開始統計考勤至打印考勤表提交護理部為止。(3)每周臨時改動排班的次數:由于護士認為排班不能滿足休假需求或不能勝任排班安排等個人理由而提出改動排班，且經由護士長同意的改動次數。

2.2.2評價指標

2.2.2.1護士對排班的滿意度 在文獻回顧[7]的基礎上，使用自研問卷對排班滿意度進行調查，從全院護士中分層抽樣。我院護理人員層級設置以及對應人數為N1—48人，N2—126人，N3—943人，N4—210人，總共1 327名護士，每個層級抽10%的護士協助完成調查，最終抽取132名護士，扣除病假及產假護士9人，即為123名在崗護士。對在崗護理人員發放調查問卷，問卷內容包括班次安排的合理性、分組搭配的合理性、滿足個人意向排班、班次安排的自主性等4個方面。采用Likert 5級評分法，5分表示非常滿意、4分表示滿意、3分表示一般、2分表示不滿意、1分表示非常不滿意，以非常滿意和滿意視為滿意，并計算滿意度。

2.2.2.2護理人力資源管理能力及效率 統計護士長每周排班平均耗時、考勤統計耗時及每周臨時改動排班的次數，在全院內、外、婦產、兒、門急診、綜合科等6個大科，每個大科隨機抽取其中4個病區的護士長來協助完成數據調研及收集。

3 智能化排班管理系統的應用效果

3.1智能化排班管理系統應用前后護士對排班的滿意度比較 見表1。

表1 智能化排班管理系統應用前后護士對排班的滿意度比較 分

3.2智能化排班管理系統應用前后護理人力資源管理能力及效率比較 統計護士長排班的平均耗時、考勤統計耗時以及護士長改動排班次數 見表2。

表2 智能化排班管理系統應用前后護理人力資源管理能力及效率比較

4 討論

4.1智能化排班管理完善了人力資源垂直管理體系 在護理部-科護士長-護士長的三級管理架構模式下，日趨立體的護理管理體系存在多層面的排班需求。護士排班管理是多約束條件下的問題，對提高護士工作效率、優化醫院人力資源配置具有重要意義[8]。本系統將總值班排班、應急梯隊排班、片區節假日值班、病區排班、員工年假安排及自主意愿進行整合，對全院護理人力資源進行結構式管理，減少管理者與護士反復進行郵件、口頭等來往溝通，提高各層面人力資源利用同步性，避免人力資源的重復錯誤利用，實現人員安排、資源利用的統籌管理。系統還突破傳統排班中以慣性思維和經驗占主導地位的習慣[9]，將排班融入醫院信息共享環境中，通過排班信息化數據的實時傳輸，使護理部全面掌握各病區護理工作量動態變化的趨勢，為管理者合理決策提供了準確有效的依據。

4.2智能化排班管理提高了護理人力資源管理的能力及工作效率 本研究結果顯示，智能化排班管理系統應用之后，護理人力資源管理能力及效率都有了顯著提升，護士長排班的平均耗時從原來的(2.19±0.37)h下降至(0.40±0.08)h，考勤統計耗時從原來的(1.66±0.33)h下降至(0.16±0.03)。另外，系統上線后，取消了原有的紙質排班需求及年假安排表，改為在系統內填寫提交，通過預設休假規則，避免同期扎堆休假，管理者頻繁溝通調整的現象，因此護士長改動排班次數顯著降低。管理者通過調閱排班及護士技術檔案，精準掌握所管轄病區內護士人數、資質、能級分布及工時數等情況。需應急調配護理人力時，充分發動各層面護理管理者人力管理能動性，病區人力調配問題，護士長主持解決；片區人力調配問題，科護士長主持解決；全院人力調配問題，護理部主持解決，提升了人力資源立體管理能力。在人員有限但疫情不可控的情況下，合理的人員配置及排班模式是圓滿完成各項工作、保證人員安全的基礎[10]。在新冠肺炎疫情期間，我院籌備隔離病區4個、發熱門診1個、跨境學童采樣門診1個、海關檢疫點2個，支援傳染病醫院、復學采樣人數不等。護理部在人力成本總體不變的情況下，通過系統對護理人力進行迅速重整，最快于2 h內全體到崗，有效應對了急、重、繁的疫情防治工作。智能排班軟件對班次性質、分組搭配、角色資質、休假調配等原則統一設置，護士自主提交排班需求及年假計劃，護士長在排班中不需像以往手工收集個人需求，考慮人員搭配、班次需求、工作時數等因素，簡化了排班流程，提高排班效率，實現了護士排班信息的精細化管理。

4.3智能化排班管理提升了護理人文建設 人文關懷是護理實踐的精髓，也是護理專業的基礎[11]。系統上線之后，護士對排班的滿意度得到了顯著提升，排班的合理性評分由原來的(3.97±0.60 )分提升至(4.77±0.44 )分；分組搭配的合理性由原來的(3.75±0.58)分提升至(4.58±0.49 )分；滿足個人意向排班由原來的(3.38±0.54 )分提升至(4.76±0.43 )分；班次安排的自主性由原來的(3.33±0.52)分提升至(4.80±0.40 )分。通過智能排班系統排班原則的標準化設置，使分組、分層級排班管理進一步細化，排班制度更加公正、透明。國外一項Meta分析[12]顯示，采取積極的應對措施，能夠有效減少護士的工作倦怠。國內也有研究[13]表明，彈性自主排班的模式讓護士休息的時間相對集中，護士自由支配的時間相對增加，更好地協調工作與生活，減少臨時調班次數，降低調班耗費的時間以及減少對護理工作安排的影響。系統上線后，有效地減少了護士改班、調班頻次，便于護士更好地平衡工作與生活學習，體現了人文關懷的管理理念。

5 小結

我院遵循以人為本、動態調控原則建立智能化護理排班系統，人力信息實時提取，為護理人力科學配置、全院彈性排班提供可能，有效地提高了排班效率和護士排班滿意度，順應護理信息化管理需求，有助于促進護理學科的發展及護理信息化管理體系的構建。在保障患者安全和護理質量的同時，提高護士對排班的接受度是排班模式改革的目標[14]。本研究也存在一些不足尚待完善，如關于護士對排班的滿意度調查使用自研問卷完成，缺少信效度檢驗；對于提升護理部整體人力資源管理能力以及提升護士長工作效率方面的調研也僅限于院內，有待擴大研究范圍進一步論證可行性及改進成果。