數(shù)字檔案館（室）建設(shè)研究

陳曉靜

摘要：隨著信息時代的到來，數(shù)據(jù)信息的種類越來越多樣化，被視為一種創(chuàng)新型驅(qū)動力和全新的生產(chǎn)要素，檔案館（室）擁有海量豐富的數(shù)據(jù)，將檔案數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)科技相融合已是大勢所趨，通過數(shù)字檔案平臺可把檔案資料變成更有用的信息資源，迅速、快捷地為利用者服務(wù)，

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);數(shù)字檔案館（室）;建設(shè)

一、 數(shù)字檔案館（室）的定義

數(shù)字檔案館是一個內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對象的數(shù)字檔案館，它不僅僅起到一個數(shù)據(jù)中心的作用，也不僅僅起到發(fā)布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。集成（integration）含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數(shù)字檔案館而言，就是將集成管理理論應(yīng)用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實踐的全過程，即在管理思想上以集成理論為指導(dǎo)，在管理行為上以集成機制為核心，在管理視野上突破管理業(yè)務(wù)流程機構(gòu)部門間的限制，并從全程管理和最優(yōu)化管理的層面來對待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優(yōu)化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息集成服務(wù)（摘自百度百科）。簡單地來說數(shù)字檔案館（室）是建立在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之上，通過搭建起的檔案數(shù)字化平臺，實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)上統(tǒng)一收集、管理、保存、利用等一系列檔案建設(shè)活動。

二、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)意義

隨著信息時代的到來，數(shù)據(jù)信息的種類越來越多樣化，被視為一種創(chuàng)新型驅(qū)動力和全新的生產(chǎn)要素，檔案館（室）擁有海量豐富的數(shù)據(jù)，將檔案數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)科技相融合已是大勢所趨，通過數(shù)字檔案平臺可把檔案資料變成更有用的信息資源，迅速、快捷地為利用者服務(wù)，更好地為企事業(yè)單位重點工作服務(wù)，更好地保護檔案，延長壽命。充分發(fā)揮檔案的憑證參考性作用，增強檔案信息管理與服務(wù)能力，提高檔案管理管理水平。

三、建設(shè)數(shù)字檔案館（室）步驟

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，明確職責(zé)分工。首先要明確建設(shè)數(shù)字檔案館（室）是一個系統(tǒng)工程，需要全員參與。信息部門、業(yè)務(wù)部門、保密部門等協(xié)同工作，明確各職能部門相關(guān)人員的責(zé)任，壓實責(zé)任，有計劃有步驟地開展。其次應(yīng)把建設(shè)數(shù)字檔案館（室）納入規(guī)劃納入企事業(yè)單位建設(shè)規(guī)劃中，做到同步規(guī)劃。本單位分管檔案和職能部門領(lǐng)導(dǎo)，壓實責(zé)任，建立檔案部門和網(wǎng)絡(luò)中心聯(lián)合工作機制，將數(shù)字檔案室納入檔案人員績效考核中。最后應(yīng)對檔案管理的分類方案歸檔范圍保管期限表等檔案規(guī)章制度進行梳理、完善。做好總體架構(gòu)和技術(shù)方案的規(guī)劃，并考慮到檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的擴展性和兼容性。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息化建設(shè)始終建立在數(shù)字檔案館建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施之上，企事業(yè)單位要從網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備五個方面進行全方位的更新與完善，從而促進數(shù)字檔案館（室）信息化建設(shè)與開展。盡量在已有相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施確保安全的基礎(chǔ)上，按照相關(guān)要求進行適當(dāng)調(diào)整，遵循滿足需求、適當(dāng)超前、易于擴展、保障安全的基本原則。

（三）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。數(shù)字檔案館（室）應(yīng)用系統(tǒng)，是一種電子檔案管理系統(tǒng)，作用是對電子文件、電子檔案進行捕獲、維護、利用等的計算機信息系統(tǒng)。應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)嵌檔案分類方法，歸檔范圍和保管期限表，需具備自動收集分類歸檔利用銷毀提示的功能。

（四）數(shù)字檔案資源建設(shè)。數(shù)字檔案資源包括業(yè)務(wù)形成的電子文件的歸檔和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化生成檔案數(shù)字副本完成文件的歸檔。如委托其他單位進行檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與符合條件的檔案服務(wù)企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標準等內(nèi)容，并對受托方進行監(jiān)督。受托方應(yīng)當(dāng)建立檔案服務(wù)管理制度，遵守有關(guān)安全保密規(guī)定，確保檔案的安全。電子文件的歸檔應(yīng)可在數(shù)字檔案平臺上確保檔案的質(zhì)量、歸檔時間方式等，實現(xiàn)增量電子化，推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接，保證電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性。

（五）保障體系建設(shè)。制度保障，研究檔案分類方案，文件保管期限和保管期限表、元數(shù)據(jù)方案、文件編號規(guī)則等制度保障;經(jīng)費保障，主要包括應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)費、辦公自動化系統(tǒng)等與檔案管理軟件對接開發(fā)費用、數(shù)字化服務(wù)費用、檔案專兼職人員培訓(xùn)費用等，確保為數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作提供必要的經(jīng)費保障。全面提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，推動我國檔案管理事業(yè)的檔案管理專業(yè)化，檔案服務(wù)特色化。

（六）試運行階段。基于開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型，結(jié)合《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案館建設(shè)概論》等建設(shè)標準測試數(shù)字檔案平臺自動鑒定文件的歸檔范圍及保管期限、檢查是否具有自動收集、分類、歸檔等功能。