新時代對檔案管理及資源開發利用的思考

保文俊

摘? 要：在機關單位檔案管理工作中融入網絡信息化技術，可拓寬機關單位管理與發展思路，使機關單位各項工作更加標準化和規范化。另一方面，隨著時代的進步與發展，我國社會生產力水平顯著提高，這對機關單位的發展也提出了更加嚴格的要求，對于檔案管理工作而言，實現網絡信息化建設、加強管理創新已刻不容緩。

關鍵詞：機關單位;檔案管理;網絡信息化;開發利用

前言：檔案管理是機關單位管理機制中的重要內容，其內容主要包括檔案信息的收集、整理、儲存以及調配等，可大體分為實體管理與信息資源管理兩方面。檔案管理工作的落實效果，對于機關單位各項業務的運行及機關單位的發展具有重要影響，特別是在當前信息化時代背景下，對機關單位檔案信息資源進行有效開發和利用，可進一步促進機關單位戰略發展目標的實現，幫助機關單位壯大自身發展實力。

1機關單位檔案管理網絡信息化存在的薄弱環節

1.1缺乏應有的信息化管理重視度

機關單位檔案的管理價值還沒有完全凸顯，部分領導對文書檔案的重要性缺乏正確的認知，導致文書檔案管理較為混亂，該歸檔的沒歸檔，當需要查找的文檔資料不全，文檔文書檔案利用價值較低，利用率較低，雖然投入了大量的人力物力，但整體管理實效不高，長此以往，檔案人員表現出工作的疲軟性，缺乏應有的工作熱情[1]。目前機關單位的文書檔案管理中還存在較大的安全隱患，盲目追求文書檔案管理的信息化變革，卻忽視了檔案的安全建設問題，一些個人私密關鍵信息被泄露。

1.2缺乏專業的檔案管理隊伍

信息技術的創新應用也迫使機關單位檔案管理模式由傳統的人工管理模式到信息化管理模式轉變，其對于文書檔案管理工作人員是不小的挑戰。如果延續以往落后的工作理念和方式，其在信息化管理中就會心有余而力不足。工作人員知識更新慢，檔案管理特別是信息化管理經驗不足，對信息化技術設備的應用不靈活，導致檔案管理實效大打折扣。這也一度導致文書檔案管理信息化建設進程的受阻。

1.3檔案信息化管理缺乏業務支持

要想做好檔案的信息化管理，必須確保檔案信息來源廣泛，這對應著各部門、各科室的資料提供。但實際的檔案信息化管理中，更多的是將傳統的紙質檔案材料轉變為電子檔案材料，其在一定程度上忽視檔案管理的延續性、創新性，檔案管理內容長期得不到更新，業務部門也缺乏向檔案管理部門提供檔案信息的積極性、自覺性，檔案工作人員缺乏主動的檔案信息搜集能動性，不注重檔案的歸檔與包村，不了解各部門、各科室都對應哪些材料，在進行檔案管理時比較盲目，導致文書檔案信息化管理與實際業務脫節嚴重，一些優質的檔案處于流失、損壞狀態。

2機關單位檔案管理網絡信息化開發利用策略

2.1創新管理理念，加強檔案數據庫建設

首先需要對自身檔案管理工作理念加以創新，采用先進的網絡信息化管理理念落實相關工作，在保證檔案管理工作質量的同時，減少人力及物力資源的投入，提高機關單位利益空間。在此基礎上，機關單位應加強檔案信息庫的建設，深度挖掘機關單位運行中所產生的信息資源并進行編研，將現有紙質資源轉換為數字化信息資源并錄入檔案數據庫中，應用專項軟件加強數字化信息的規范化管理，確保信息的完整、齊全、準確[2]。在數據庫建設中，需結合機關單位機制運行特點及發展需求，建立符合自身發展實際的數據庫，為檔案信息的利用提供良好條件。

2.2提高管理人員綜合素養

人員是機關單位檔案管理工作的實施者，也是信息化建設的技術承載者，為此，機關單位應及時采取有效措施提高管理人員的綜合素養，打造一支專業的軟件開發、系統升級、軟件維護以及檔案管理從業經驗豐富的優質管理團隊，在機關單位競爭與發展中充分發揮人才優勢。機關單位在人才招聘中應著重考慮人才信息化技術應用水平、實踐經驗、基礎理論的掌握及創新能力等，以此保持機關單位管理團隊的活躍氛圍。此外，還應定期組織管理人員進行系統性的專業培訓，增加信息技術應用能力培訓和考核，保證培訓質量。

2.3積極引進先進的檔案管理硬件與軟件系統

機關單位在選擇軟件系統時應加強與第三方軟件開方商的有效溝通，告知機關單位對軟件的功能需求情況，使其在軟件制作開發過程中做好功能模塊的規劃與信息化技術的應用調整，突出軟件系統的針對性、個性化特點。在機關單位條件允許的情況下，還可以組織專業人員自行落實機關單位檔案管理軟件系統的開發與維護，這樣不但可以保證軟件實際效果，同時還可以通過技術性人力資源優勢的發揮而節省不必要的資金投入。除此之外，機關單位還應做好信息化硬件設備的配置，包括計算機設備、網絡信號交換器、路由網絡發射器、USB 移動硬盤以及其他輔助性設備等，全面保證軟件系統與硬件設備的質量與性能，為檔案管理信息化建設的落實提供有力保障。

2.4創新檔案管理機制

機關單位可構建高效率的檔案管理制度，采用競爭模式，對檔案管理工作人員進行考核，以公平、公正作為原則，有獎有罰，這樣能激發檔案管理工作人員的工作積極性，同樣檔案管理工作人員會在工作當中自我激勵，提高檔案管理效率。在信息化時代背景下，信息化技術被逐漸普及到機關單位檔案管理當中，一方面能提高檔案管理的工作效率，讓檔案管理操作逐漸向信息化方向發展。另一方面，通過利用信息化管理技術，給機關單位領導以及檔案部門提供豐富的檔案管理信息，為檔案資料的查詢提供便利，提高檔案使用率，讓體驗信息化檔案管理的重要性，從而到達積極培養檔案管理工作，保證檔案管理工作高質量。

結語

機關單位檔案管理網絡信息化建設是一項復雜性、系統性的工作，機關單位需及時創新管理理念，充分結合自身發展實際、明確自身戰略發展目標進行檔案管理信息化系統的建設，結合檔案管理中存在的具體問題制定針對性技術策略，有效彌補傳統管理模式的漏洞，切實提高檔案管理質量與效率，保證檔案信息資源得以有效利用，為機關單位的良性發展起到助推性作用。

參考文獻：

[1]劉輝，向瑤瓊.新時代對檔案管理及資源開發利用的思考[J].金融科技時代，2021，29（08）：82-86.

[2]韓艷君，李啟坤，王巍.新時代高校檔案信息資源的開發利用[J].內蒙古農業大學學報（社會科學版），2021，23（04）：97-100.3FF3EF45-FD53-46A0-B1E1-94A500B6B647