文書檔案管理信息化建設有效策略要點研究

王靜靜

摘? 要：文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。隨著信息化時代到來，傳統的文書檔案管理也面臨著新的挑戰。基于此，以下對文書檔案管理信息化建設有效策略要點進行了探討，以供參考。

關鍵詞：文書檔案管理;信息化建設;有效策略要點;研究

引言

文書檔案管理工作對促進單位的穩定和可持續發展，具有非常重要的指導意義，不僅能夠準確記錄企業的變遷和發展歷史，還能夠確保企業良好的發展趨勢。對于加強企業文書檔案管理工作的規范化，主要是從加強文書檔案管理工作的信息化和體系建設、注重文書檔案管理人才和隊伍建設以及構筑健全的文書檔案管理體系和制度等多個角度入手，確保了企業文書檔案管理工作的合理性、規范化，在此基礎上推動了企業的快速成長。

1信息化時代文書檔案管理優化概述

近年來社會管理水平不斷提高，為文書檔案信息管理社會化發展創造有利條件。檔案管理機構應不斷提高社會信息化管理水平，充分利用網絡等技術手段，促進區域檔案信息整合，增強檔案服務工作水平。信息化時代，文書檔案管理優化是對社會文書檔案信息集成整合，我國文書檔案信息分散保存在不同系統機構，現行檔案館接收范圍僅接收所屬一級機構檔案，很多二三級機構檔案無法進館，未充分體現檔案信息時效性。信息化時代檔案管理優化，是以社會信息需求為導向，集成整合社會檔案信息，以檔案網站等數字信息服務平臺為基礎，實現社會檔案信息類聚，提供面向公眾的文書檔案信息服務。信息化時代文書檔案管理優化體現檔案管理特殊性，是對檔案實體信息的多重關注，有助于實現檔案管理功能拓展。文書檔案管理優化并非僅利用信息管理手段技術，忽視對檔案實體保管保存。信息化下文書檔案管理優化，是在各類檔案管理機構充分履行職能基礎上，利用共同平臺改變以往預測方式開展服務方向，以政府信息公開為契機，以信息技術為手段拓展服務渠道范圍，滿足社會公眾的檔案信息利用需求，建立覆蓋全面的檔案資源體系，完善確保檔案安全保密的安全體系。傳統檔案管理理念僅重視對檔案實體的保存，忽視檔案信息的時效性。公眾利用檔案信息為就近到館利用，無法突破時間地域限制。信息化下檔案管理優化是在做好檔案實體保管基礎上，改變原有思維方式工作模式，調研公眾需求大的檔案信息，以信息技術為手段針對性實現檔案信息化。

2文書檔案管理信息化建設有效策略要點研究

2.1從思想、組織、制度方面提升檔案管理質量

文書檔案管理工作質量的提升需要從人員思想認識、組織架構和規章制度三個方面保障。首先應提高思想認識。要求文件起草人員、檔案管理人員，以及分管檔案工作的領導都從思想上牢固樹立文書檔案質量意識，把好文檔質量關，將質量意識和質量要求貫穿于文件制發、收發文管理、案卷立卷歸檔、文書檔案接收管理的全過程。重視影響文書檔案的細節之處，例如紙張的選用、行文的內容等，要以高標準、嚴要求推動文書檔案質量管理。其次是完善和落實組織架構。文書檔案管理部門應積極建議并組建文書檔案質量管理領導小組，由分管檔案工作的領導、檔案部門和辦公室負責人，以及文件起草和具體檔案工作人員組成，并將文書檔案的質量管理納入單位目標績效考核，兌現相關的獎懲措施。再次是完善規章制度。根據文書檔案管理實際，既要認真落實《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《文書檔案案卷格式》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子檔案移交與接收辦法》《基于文檔型非關系型數據庫的檔案數據存儲規范》等相關規定，結合單位自身實際，圍繞文書檔案管理的現實需要，建立健全關于文書檔案質量管理方面的規章制度。例如，制定實施《文書檔案管理制度》，編制使用《文件（合同）管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案移交清單表》《檔案借閱審批單》《檔案分類編號表》等。這些制度和要求應涵蓋文件起草、審核、發文等環節，以及紙質檔案數字化等工作內容，通過完善的規章制度，保證文書檔案管理質量的提升。

2.2增強對文書檔案的重視

信息化時代下，不僅檔案管理部門需要重視文書檔案的管理，與文件歸檔相關的各個部門都需要重視文書檔案管理。企事業單位的各個部門需要充分認識到文書檔案管理的價值。做好文書檔案工作的宣傳和動員，增強對各類文書檔案管理部門人員的培訓和考核，優化激勵機制，強化檔案人員隊伍的建設，從思想上重視文書檔案，從根源上減少文書檔案不規范的可能性。這樣同時也可以增強檔案管理人員的自主性和價值感，讓文書檔案管理人員更好地服務于檔案事業。

2.3制訂完善的文書檔案信息化管理制度

建立健全文書檔案管理體系制度，是對企事業單位切實推行文書檔案信息化管理的一個重要制度保證。文書檔案的管理任務，不斷加大對文書檔案的信息化管理執行力度。需要特別提醒的是，由于各企事業單位的實際發展狀況差異巨大，所以企事業單位制訂的文書檔案信息化管理制度應該與本單位的實際發展狀況相一致，這樣才能充分發揮文書檔案信息化管理的實效作用，更好地支持本單位其他工作的展開。其中主要包括兩個層次：一方面重點是單位內部制度的建立，以落實領導職責為依托而建立的相應體系，主要是為了實現對電子檔案的管理目標而提供支撐;另一方面針對我國檔案管理體系，為適應當前經濟社會的發展和檔案在執行過程中管理的需求，檔案管理人員要按照單位實際情況，對現有制度的橫向與縱向做出改善，保障制度行之有效，不斷對現有管理體系進行評審，針對存在的漏洞和缺陷做出改善，保障了該體系的完整性與效用。

結束語

信息化時代文書檔案管理優化要經歷漫長不斷發展的過程，需要國家對信息化建設工作重視，需要檔案行政管理部門等各相關方認識檔案管理優化的必要性和迫切性。文書檔案管理要堅持統籌規劃原則，加強文書檔案工作信息化技術應用，促進檔案管理現代化發展。

參考文獻

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