基于信息化時代探討基層檔案管理質量的提升與發展

王燕

摘 要：近年來，經濟的發展，促進我國科技水平的提升。在互聯網信息技術快速發展的背景下，社會的不斷進步使得信息技術已經成為了當今時代發展的主流，尤其是在微信等新媒體應用平臺產生之后，在人們的視野和日常生活中也開始出現了大數據這些專業名詞。為了能夠讓檔案管理工作與時代發展同步，在日常檔案管理工作開展過程中合理融入信息技術已經成為未來各個單位實施檔案管理的關鍵所在，通過檔案管理工作的信息化能夠為日后檔案資料的信息利用和研究提供便利。而檔案管理價值導向在很大程度上取決于檔案管理有效性，因此在大數據技術普遍應用的情況下，必須要積極轉變檔案管理模式才能夠不斷提升檔案管理工作的整體能力和水平。本文就基于信息化時代探討基層檔案管理質量的提升與發展展開探討。

關鍵詞：信息化;基層檔案;管理質量;策略

引言

基層檔案是保證單位穩定發展的基石，檔案管理工作是否正常，與管理人員能否正常工作有直接關系。針對基層檔案管理中存在的問題，及時制定解決措施，有效保證管理工作順利開展，這是提升基層檔案管理整體水平的前提條件。

1基層檔案管理現狀分析

在傳統的檔案管理模式下，基層檔案管理是對紙質檔案文件進行簡單的收納，很多基層單位在檔案管理實踐中并未具備與時代發展相適應的管理思維，大部分檔案管理人員對于檔案管理的重要意義和內涵缺乏有效認知。檔案管理思想的落后導致各基層單位的檔案管理頻繁出現問題，檔案管理工作人員不能有效提升自身的工作效率，導致整個檔案管理體系出現混亂現象。在傳統的檔案管理模式下很多基層單位存在管理機制不完善的問題。在實際開展檔案管理工作過程中，基層檔案管理人員往往面臨著無章可循的現象，檔案管理機制出現過于形式化的問題。管理人員的工作開展有效性缺失，雖然大部分檔案管理機構也設置了相應的檔案管理條例，但是在實踐中各類管理條例并未得到嚴格落實。與此同時，完善的獎勵和懲罰機制缺失，導致在檔案管理工作中經常會出現互相推諉的現象，整體管理質量和管理效果也受到了嚴重影響。另外，由于一些基層檔案管理機構管理人員本身存在綜合素質相對較低的現象，缺乏專業工作技能和責任心，在出現檔案管理事故的情況下會出現互相推諉。此外，由于缺乏完善的獎懲激勵機制，基層檔案工作人員在實際工作中缺乏主動性，對于檔案管理工作缺乏責任感，這對基層檔案管理工作開展極為不利

2基于信息化時代探討基層檔案管理質量的提升與發展策略

2.1強化檔案管理人員信息化意識，提升檔案信息化管理程度

強化檔案管理人員信息化管理意識，運用先進的信息管理模式替代傳統的手工管理模式，使計算機等信息設備的優勢充分發揮出來。對所有檔案資料實行信息化管理，以此來提升檔案管理工作的質量和效率。不斷提升基層檔案管理信息化建設水平，加大對檔案信息化管理的投入力度。針對信息化管理實施過程中遇到的各種問題，工作人員要積極同技術人員共同分析和研究應對措施，引入先進的檔案信息管理軟件，建立基層檔案資料數據庫，將參保檔案信息及其他檔案信息統一錄入數據庫中進行安全保存，制定檔案信息化管理制度，并根據單位實際不斷優化和改進制度內容，為基層檔案管理工作的有效落實提供重要保障，這也是提升檔案管理水平的基礎。

2.2利用大數據實現檔案資源整合

傳統的檔案管理模式下，由于基層檔案信息涉及范圍非常廣，信息量巨大，因此在信息收集環節就存在較大困難。檔案管理工作開展往往需要投入大量的人力和物力，管理工作也會受到人為主觀因素影響。在這種情況下無法充分保障檔案管理工作的準確性和完整性，因此檔案管理工作的信息化轉變是一種趨勢。目前大部分基層單位檔案管理實踐中主要是以大數據信息技術和傳統紙質檔案文件結合的方式為主。在檔案信息的收集過程中充分利用大數據信息技術能夠保障檔案信息的準確性和完整性，具備相關軟件和硬件設施的基礎上，工作人員就可以快速的完成基礎檔案信息的整理和歸檔。但是在信息化時代下檔案管理工作人員在具備檔案管理技巧的同時，需要對各類信息技術的軟硬件熟練掌握，這樣才能有效避免因自身業務能力差而導致檔案信息丟失問題。與此同時作為檔案信息管理人員也需要跟隨時代發展及時提升自身的新技術應用和接受能力，這樣才能保障基層檔案管理工作的順利開展。

2.2建立符合基層數字檔案室的檔案管理體制

基層檔案管理部門推進信息化建設，建設數字檔案室是重要路徑。第一，在推進數字檔案室建設過程中，基層檔案管理部門必須要加強組織領導，把數字檔案室建設納入單位或部門的信息化建設總體規劃，采取分步實施的方式，先易后難，整體推進基層數字檔案室建設工作。第二，推進基層數字檔案室管理的建章立制工作，結合基層數字檔案管理現實情況，根據上級檔案管理部門要求，建立適合本單位的基層數字檔案管理制度要求，如電子檔案信息資源歸檔和利用制度、檔案信息資源管理流程和安全備份制度、檔案數字化技術規范等，把基層數字檔案室管理制度與單位信息化管理制度融合起來，加強電子檔案信息資源的管理，利用大數據技術分析檔案信息資源價值，實施前端控制，并在電子信息資源的歸檔、存儲和利用階段，進一步使用大數據技術。第三，加強基層數字檔案室人員配置，明確檔案管理人員崗位職責，根據大數據技術在基層數字檔案管理中的應用要求，選優配強一批掌握大數據技術應用能力、具有大數據思維和檔案管理能力的復合型檔案管理人員。

結語

為了能夠讓檔案管理工作與時代發展同步，在日常檔案管理工作開展過程中合理融入信息技術已經成為未來各個單位實施檔案管理的關鍵所在，通過檔案管理工作的信息化能夠為日后檔案資料的信息利用和研究提供便利。而檔案管理價值導向在很大程度上取決于檔案管理有效性，因此在大數據技術普遍應用的情況下，必須要積極轉變檔案管理模式才能夠不斷提升檔案管理工作的整體能力和水平。

參考文獻

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