辦公自動化環境下醫院檔案管理工作探討

車兆營

摘 要：隨著互聯網的發展，信息技術與醫院管理工作不斷進行融合，醫院檔案隨著信息化發展出現數量不斷增多、信息更加復雜、形式更加多樣、管理更加困難的特點，對于醫院來說，醫院檔案的管理水平影響醫院的未來發展與實際效益，自動化的辦公系統具有一定的便利性，能夠完善檔案管理。本文探討醫院檔案管理工作在辦公自動化環境下的必要性，分析醫院檔案管理工作的現狀與問題，并提出解決方案。

關鍵詞：辦公自動化;醫院檔案管理;管理制度;探討

醫院檔案管理可分為實體檔案管理與信息檔案管理，醫院檔案管理工作的高效完成是醫院的可持續性發展的重要依據，傳統的檔案管理工作存在較多的問題，一定程度限制了醫院整體服務管理水平，辦公自動化環境為醫院檔案管理提供了新思路，自動化辦公能夠有效延長醫院檔案資源的保存與使用壽命，現代化、自動化、信息化的檔案管理能夠有效提升醫院服務管理水平，對醫院的可持續發展有著重要意義。

一、醫院檔案管理工作實現辦公自動化特點的必要性分析

對于醫院檔案管理工作而言，針對管理模式理念上的不足、管理方式的落后、管理方式的不足，應順應時代的發展、結合信息化技術，積極改革創新檔案管理工作。

（一）及時性與有效性

辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作具有及時性與有效性，在檔案收集、整理、錄入、保管過程中，運用信息化、自動化、現代化的管理方法，能保證信息的及時錄入，實現收錄信息的及時性。醫院檔案資源在醫學上的運用比較廣泛，這就要確保檔案的有效性，信息錄入必須保證準確無誤，以此方便今后查閱分析，檔案資源的準確性和及時性是實現檔案信息有效性的前提。

（二）穩定與安全

信息化的發展是醫院檔案管理工作的挑戰，也是醫院檔案管理工作的機遇，傳統的檔案管理方法已經不能滿足現代人們對檔案資源的需求，相比于傳統的實體檔案管理模式，自動化的信息檔案管理更加穩定和安全，信息檔案的管理更加便捷，節省了占地面積，對信息化的檔案管理也可進行重重加密，確保檔案資源不會泄露出去，而實體檔案管理比如紙質檔案資源會隨著時間的變化而變化，時間久遠的檔案會在保管階段發生損壞與遺失，溫度過高與空氣過于濕潤的環境也不利于紙質檔案資源的保存，所以信息化檔案管理更加安全與穩定。

二、醫院檔案管理工作現狀與問題分析

（一）醫院檔案管理工作管理制度不健全

檔案管理工作涉及到醫院服務的方方面面，由于涉及方面廣泛，我國醫院檔案工作普遍存在檔案管理制度不健全的問題，主要原因是醫院的檔案管理工作沒有統一的規定與標準，檔案管理在收集、整理、錄入、保管各環節沒有做到工作到位，責任到位，監督到位，檔案管理工作人員容易出現懈怠，導致醫院檔案管理工作發生混亂，檔案的漏失與重復錄入也給檔案管理工作增加工作量，從而加大了檔案管理工作的難度[1]。

（二）醫院檔案管理工作管理體系不完善

自動化辦公環境下醫院檔案管理體系主要利用技術與設備構建而成，當前我國大部分醫院更注重醫院效益發展，對檔案管理工作并不重視，對醫院檔案管理工作部門投入資金不足，導致醫院檔案管理技術落后，資金的缺乏導致醫院在檔案管理工作中所運用到的硬件和軟件相對落后，完不成更深層次的檔案管理工作。技術水平的落后在進行檔案管理工作中對計算機與網絡技術應用水平不高，繼而導致檔案管理水平不夠，檔案管理工作出現資料泄露、檔案錄入混亂、檔案保管不當出現檔案資源缺失等問題。

（三）醫院檔案管理工作人員專業素質不夠高

我國更多的醫院更加注重醫院效益發展，對檔案管理工作并不重視，醫院檔案管理工作由于不受重視，檔案管理工作人員的薪水不高，檔案管理工作者存在年齡偏大，檔案相關的專業素質不高等特點，對《檔案法》的了解不多，也沒有充分認識到檔案對醫院未來發展的重要性，對計算機技術與網絡技術、存儲技術應用不多，欠缺現代化的檔案管理專業的操作技能，自動化辦公環境下的醫院檔案管理工作主要運用網絡系統、計算機技術進行檔案管理，檔案信息化建設對檔案管理工作者的要求更高。

三、辦公自動化環境下醫院檔案管理措施

（一）健全檔案管理制度

在辦公自動化背景下，與傳統的檔案管理工作相比，自動化檔案管理工作常常以文件為單位進行實施，在實施過程需要對文件進行分析處理后進行整理錄入。針對當前醫院檔案管理制度的不健全，醫院需要不斷進行改革創新，完善檔案管理制度，根據國家檔案管理標準并結合醫院發展情況制定相關的檔案管理方法與檔案管理工作的標準，促進醫院檔案管理工作的制度化、規范化，并不斷進行改善與豐富，保障醫院檔案管理工作符合醫院發展的需求。

（二）完善檔案管理體系

檔案管理體系的不健全表現在檔案管理工作中硬件和軟件設施設備不完善與檔案管理技術水平不過硬問題上，針對檔案管理體系中出現的問題，醫院要注入管理資金，加強所運用硬件軟件的建設，不斷提高設備的性能，加大設備維護力度，以此完善檔案管理工作中設施設備不完善的情況;針對醫院檔案管理技術水平不過硬問題可以增加醫院在檔案管理技術上研發資金投入，不斷提高計算機技術、網絡技術、存儲技術的運用，提升檔案管理工作水平[2]。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質

醫院往往對檔案管理工作人員的重視程度不夠，醫院檔案管理人員往往缺乏相關的檔案專業素質，部分工作人員對自動化辦公設備的運用掌握不到位，醫院也缺乏辦公自動化人才的培訓教學，從而影響醫院檔案管理工作自動化的順利進行。針對我國醫院檔案管理工作人員綜合素質不夠高的問題，醫院可通過普及、專家講解檔案管理工作對醫院發展的重要性，讓檔案管理工作人員明確自己的責任，通過定期對檔案管理工作人員的培訓，并重視檔案管理專業人才的引進，全面提升檔案管理工作人員的綜合素質，建立高素質檔案管理團隊。

四、結束語

綜上所述，隨著自動化技術持續不斷的發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代化人們對檔案資源的需求，醫院的檔案管理工作模式需要進行改革創新，辦公自動化與我國醫院檔案管理工作的融合不僅可以提升檔案管理的工作水平，還能提升檔案資源的利用率，相信通過多方人員的不斷努力，醫院檔案管理工作會得到質的提升。

參考文獻：

[1]張鵬. 企業辦公自動化系統設計與實現[D].河北科技大學，2020.

[2]顧惠芳. 醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀探究[J]. 佳木斯職業學院學報，2021，37（12）：40-42.