建筑工程檔案管理的重要性及科學化管理措施

馮琭

摘要：建筑工程項目中的檔案管理關系到工程項目的整體質量，對于工程項目對技術管理也有著重要影響。本文將著重就建筑工程檔案科學化管理的內容、特點、重要性和科學化管理的措施進行探究。

關鍵詞：建筑工程;檔案科學化管理;措施

建筑工程項目種類較多，且不同的建筑工程項目大小規模不盡相同。當前我國規模較小的建筑工程項目主要采取普通方式進行技術檔案管理。其他規模較大且工序環節較為復雜的工程項目，主要的檔案管理工作則要從全局出發，加強多角度分析和管理。對此，相關領域的工作人員要根據不同的建筑工程項目特征，采取針對性更好的管理方法進行系統化管理，提高檔案管理方法的科學性。

1 建筑工程檔案的內容和特點

建筑工程檔案包含工程建設各個環節的內容，因為在建筑工程的投資決策、工程設計、工程施工、竣工驗收等諸多階段均會出現大量文件資料，而這些資料也涉及到工程建設各個環節的情況。從整體的角度分析，建筑工程檔案內容主要涉及到以下幾方面：第一，前期文件。這部分檔案資料是在建筑工程開工前形成的文件資料主要包括有可行性分析、項目立項審批、項目設計、工程準備等諸多方面。第二，項目管理文件。這部分檔案資料是在工程建設過程當中產生的包含在投資、設計、實施、采購、安全、質量控制、財務管理等諸多方面的規劃協調，決策把控資料，也是一種綜合性強的檔案管理文件。第三，項目實施文件。這部分檔案資料是工程施工中所形成的，能夠體現出整個工程建設與安裝方面實際情況的文件資料。第四，竣工圖。指的是建筑工程竣工后依照所建工程的具體情況繪制完成的圖紙。第五，監理文件。指的是監理單位對工程工期、資金運用、質量、安全、項目歸檔資料審查等方面的管控文件。第六，竣工驗收文件。這是在竣工驗收階段產生的文件資料，包含多方面專項驗收的情況和內容。

建筑工程檔案和其他的檔案內容相比具有一定的特殊性，主要體現在：第一，整體性突出。在收集整理建筑工程檔案的過程當中，需要結合單一與獨立工程的實施情況來完成，所以所獲得的檔案資料也有著明顯的整體性與獨立性特征，其內容也相對單一和專業。第二，真實性高。建筑工程檔案必須真實記錄工程的有關事項和工程建設同步生成，并且包括工程建設全過程的資料數據，能夠真實有效的反映出工程質量情況。另外，建筑工程檔案因為需要為竣工驗收和質量監督提供參考根據，所以必須要保證真實性。第三，實用性強。建筑工程檔案是工程的原始資料，具備非常鮮明的實際利用價值，有著明顯的實用性特征，能夠為工程考核和工程評估提供有效根據。

2 建筑工程檔案資料管理的重要性

對任何類型、規模的建筑工程項目而言，其在實施的過程中都歷經投資決策、設計、招投標、施工和竣工結算等環節，在每個環節的工程項目是實施中，往往都會產生一定的檔案與資料，這些檔案資料管理是否到位，將會影響到項目的順利實施。因此，隨著建筑行業的迅猛發展，檔案資料管理已然成為了工程管理中的重點性工作，其重要性具體表現在以下方面：（1）可以提升檔案資料中各種數據信息的利用價值。因為建筑工程項目的施工建設中往往涉及了諸多方面的階段和內容，經由檔案資料管理，也就可以實現各種檔案資料中數據信息的全面整合，最終將這些數據信息利用于工程決策。（2）有助于工程進度、質量和安全目標的實現。經由各個環節的檔案資料管理和利用，也就可以使得現場的施工作業可以依據前期的進度計劃、施工方案來開展規范化的施工作業，不僅可以減少現場的安全事故，更可以提升施工效率，使得一切的施工作業能夠高質量、高效率完成。

3 建筑工程檔案科學化管理的有效路徑

3.1樹立檔案科學化管理思維

隨著時代的發展和建筑事業的改革與進步，檔案管理的重要性也逐步顯現出來。由于當前的社會發展形勢以及建筑事業的發展環境都發生了翻天覆地的變化，過去的檔案管理方法已經無法適用全新的背景和環境，甚至是阻礙了檔案管理工作的有效實施。要想提高對環境的適應性，保證檔案管理和建筑工程的建設要求相符，就需要積極引入科學化的管理思維，樹立科學化的管理觀念。具體來說，建筑工程的管理者首先要在思想認識上進行徹底改變，落實以人為本的思想和工作原則，將科學化的檔案管理與檔案建設作為重中之重，強化聯動功能為檔案資料的科學化開發和應用創造必要條件，從優化檔案管理著手保證檔案管理的科學化和有效性。

3.2建立科學化檔案管理制度

為了更好的提升建筑工程建設發展的效果，保證工程建設的各個環節有序開展，提升進度以及檔案管理的一致性，需要把打造科學化的檔案管理制度作為核心要素。為了提高檔案管理制度的規范化和完善性，需要專門設置檔案管理部門，并做好檔案管理制度的建設工作，為制度的落實，提供一系列的保障措施，為檔案科學化管理的貫徹執行創造必要條件。首先需要積極組建一支綜合素質過硬的檔案管理團隊，確保每一位檔案管理者都具備極強的專業素質和職業素養，要求他們除了要掌握檔案管理相關知識之外，還需要強化責任意識，主動承擔檔案管理的職責，成為一檔案管理制度的建設者以及踐行者。科學化檔案管理制度的建設需要與國家的有關檔案管理的法律法規相適應，同時還需要密切聯系工程建設的實際情況，確保管理制度科學完善。

3.3完善檔案科學化管理機制

實現檔案科學化管理是建筑工程檔案管理的一個重要目標，而這一目標的達成要有健全的檔案資料管理機制作為強有力的保障，提升管理質量和管理效率。一方面，需要做好各項資料的收集，確保資料整理和工程建設高度一致，做好與不同環節與工作階段資料的無縫對接，保證檔案信息完整可靠。考慮到建筑工程會受多方面因素影響，所以必須明確檔案收集的范圍，要求質量等情況，科學設置方案和規劃做到分工細致與分工合理，全面記錄工程建設各個環節的檔案資料，奠定科學化檔案管理的基礎。另一方面，為了保證檔案科學管理的有效性要做好檔案管理人才的培養和教育培訓工作，對人才選拔進行嚴格要求，促使檔案管理者更新知識技能，樹立科學先進的管理理念。

3.4加快檔案管理信息化建設

在現代科技持續發展和進步的背景下，越來越多的先進技術手段開始在檔案管理當中應用，而且現代技術在檔案管理當中應用的價值也逐步顯現出來，在提升檔案管理效率方面有著重要的優勢。因此需要在現代技術投入方面加大力度，把檔案的網絡化和科學化管理整合起來。在建設建筑工程檔案信息化管理系統的過程中，需要根據工程建設的實際情況來確定信息化系統建設的具體內容與標準，提升信息公開化和透明化程度，有效解放人力，全面實現檔案數據化與信息化。但是這一過程當中需要建立與檔案科學化管理相適應的安全防護體系，做好檔案的保密工作，特別是要根據職能需要和應用權限進行合理的設置與開發保證信息防護效果，充分滿足檔案科學化管理的要求。

4 結束語

綜上所述，在現代化的檔案管理工作中，相關領域的工作人員要持續加強建筑工程項目的科學化管理，提高檔案管理的整體水平。在明確了建筑工程項目檔案管理需求與發展目標的基礎上，逐步建立并落實全過程管理模式，為參與檔案管理的工作人員，持續地提供專業培訓，重點強調檔案的科學化管理。結合工程項目的具體情況，合理應用各項管理方法。

參考文獻

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