大數據時代電子檔案管理現狀與發展對策分析

金桂芳

摘要： 本文以大數據技術為主背景，針對檔案管理方式進行不斷的優化和改進，以此確保檔案管理工作更科學合理，進而為檔案管理事業的良性發展提供必要的支持。

關鍵詞：檔案管理;大數據;有效措施

大數據技術推動檔案管理的智慧化發展，更好地滿足了用戶的檔案需要，實現了對檔案數據的高效檢索與有效傳遞，防控了傳統檔案管理中的風險， 同時也面臨來自互聯網的新挑戰。因此，要結合當前檔案管理過程中存在的問題和實際需求，以此為著手點進一步構建健全完善的管理體系和工作模式， 提高檔案管理質量。

1大數據時代電子檔案管理的基本特征

1.1電子檔案概念界定。

一般來說，電子檔案被定義為基于計算機存儲設備進行存儲，與紙質檔案相對應，且通過互聯網傳遞使用的檔案。電子檔案是基于數字化設備進行運轉的檔案，它具有一般檔案的實用價值，同時又突破了傳統檔案的限制， 表現出更加廣泛的應用價值。當前，電子檔案的推廣使用機制日益完善，在各行業發展作用日益明顯， 但是在真實性、保存能力、安全隱患、服務水平等方面還有待提高，還需要進一步發揮電子檔案的優勢。

1.2電子檔案主要特征。

電子檔案具有內容與載體的可分離性，檔案以數字信號的方式存儲， 具有內容與載體的可分離性，在檔案可以由文檔、 音頻、視頻等形式存儲，具有生動形象的特征。電子檔案對計算機設備有較強依賴性，需要構建完善的生存、存儲、檢索與應用的設備，基于先進設備提高檔案管理的效率。大數據時代的電子檔案對檔案元數據有更強的依賴性，需要特定的數據信息背景，強調載體的多樣性，保證信息存儲的高密度性，這樣才能更充分的發揮檔案信息的實用價值。

2 大數據時代電子檔案管理的發展對策分析

2.1 進一步完善檔案管理的思維方式。

要通過大數據技術的有效應用，確保管理工作能夠實現深化改革，逐步的實現檔案技術更新，達到檔案信息共享，針對管理方式進行不斷的改進和創新，充分滿足信息服務的客觀需要。首先，應當具備信息化思維，重視分析檔案運轉機制，基于大眾化的檔案服務工作要創新管理模式，使管理系統得到有效創新，從而更好地達到服務大眾的目標。一方面， 重視檔案數字化，建立專業檔案數據庫，不斷推動檔案資源全文的數字化。另一方面，加快紙質檔案的數字化進程，完善檔案資源的管理體系，為電子檔案數據信息服務建設數據庫體系，確保電子檔案能夠得到更充分的利用，對其數據信息進行深入的挖掘，使檔案的運行模式得到創新。其次，針對檔案管理思維進行改進，在具體管理環節使其具備應有的標準和規范，通過先進檔案管理技術對海量數據資源進行提取與集成整合，重視優化數據信息的存儲方式，加強信息技術的研發和推廣，加快檔案數據信息的挖掘，逐步完善數據信息的支撐機制， 強調依托技術思維使檔案管理實現質的突破。第三， 具備數據信息的共享思維，對于資源進行充分的整合，強調構建一個資源集合體，強調檔案數據信息的廣泛共享，突破檔案管理的孤立整合問題，加強數據分析、信息挖掘技術的綜合利用，通過智能化的網絡形成檔案科學服務體系。

2.2 電子檔案標準規范要與時俱進，與國際接軌，共享信息紅利。

大數據時代，要提高電子檔案數據質量，標準要先行，對于各行各業產生的電子元數據要統一標準，明確數據類型、用途和文件格式，構建新一代電子檔案大數據平臺和大服務平臺，讓全社會在一個共同的路線圖上協作，共同推進資源整合。2018年，澳大利亞國家檔案館頒布了數字化檔案保存新標準，該標準根據國家最佳實踐規定了數字化檔案的技術要求。這項標準旨在確保生成的數字副本的“母版”作為原件長期有效的替代品，還可生成供公眾利用的衍生文件，最大限度地減少對脆弱文件的物理損害。更重要的是，該標準還是一個有效的工具，有助于盡量避免因文件載體不穩定或技術陳舊而導致的丟失風險。目前，我國在電子檔案標準規范建設方面還有待加強，要深入調研，與時俱進，定期對電子檔案保存標準進行審查修訂，做到電子檔案標準與國際接軌，為實現跨部門、跨行業、跨地區、跨國界的一站式電子查詢打好基礎，使全社會乃至全球共享電子檔案信息紅利。

2.3 高度重視檔案制度化的建設工作。

大數據時代要加強檔案的設計優化工作，對頂層設計進行高度重視，實現總體規劃，確保各個階段的檔案 管理工作都能夠有相對應的改革目標，著力實現檔案管理規范化與制度化建設。基于我國電子檔案管理的相關法規，檔案管理過程的各項制度，保證檔案管理工作的科學性、嚴密性與規范性，基于一系列的流程落實檔案管理責任，最大化實現檔案應用價值， 減少檔案運轉中的風險，實現檔案管理及利用取得飛躍發展。

2.4 以用戶需求為導向，借助大數據融媒體，真正實現電子檔案利用的個性化滿足和智能化服務。

首先，要加強電子檔案大數據的開發和推送工作。通過對電子檔案的分析挖掘，發現用戶檢索訪問規律和關注領域，對用戶需求進行分析和預判，個性化推送相關電子檔案信息。其次，要善于在生活中捕捉和利用契機讓電子檔案活起來。檔案工作者也要扮演信息工作者的角色，關注熱點事件和民生動態，抓住契機使電子檔案活起來，加強手機應用APP開發和融媒體服務， 帶給公眾更多真實感、畫面感和正向的情感體驗，激發用戶潛在的需求，推動電子檔案信息預訂工作，更加智慧地服務于社會。最后，實現交互式電子檔案智能服務。在幫助用戶解決實際問題的過程中，最好能構建“人機對話”“人人對話” 的網絡生態環境，實現“網站智能服務、檔案專業咨詢、用戶互助答疑”三者有機結合，提升服務感知和用戶體驗。

結束語

大數據時代的檔案管理要基于現有的人力物力 資源擬定科學的檔案管理優化升級，進行更加科學合理的應對，進一步在制度化建設、技術標準升級、 檔案人員培訓、設施設備更新中提高檔案管理的效率，解決傳統檔案管理工作中存在的問題。

參考文獻

[1] 楊桂明 ， 許鳳嬌 . 大數據時代電子檔案管理 現狀與發展對策分析 [J]. 檔案管理 ，2020（02）.

[2] 高靜 . 大數據背景下電子信息檔案管理創新 研究 [J]. 中國培訓 ，2017（06）.