現代高校圖書檔案管理中計算機信息技術的應用

阿木古楞

河套學院

一、引言

信息網絡技術的應用促進了我國各部門和各領域的持續發展，并對社會發展產生了重大影響。大學檔案管理的內容正在逐漸增加，傳統的檔案管理模式沒有滿足社會發展的需要。

二、現代高校圖書管理的特點

（一）圖書管理系統數據大。與傳統圖書館相比，現代計算機圖書館管理系統有一個數據庫結構，不僅使讀者能夠查閱書籍標題、書籍目錄、信息索引、文章標題。文章摘要和詳細文章，同時也讓讀者張貼和借書。這使他們能夠迅速和準確地獲得必要的信息?？蚣軅鹘y的圖書館管理制度在查找圖書和文件方面是盲目的。毫無疑問，讀者浪費了大量的時間借用這些材料，而很難尋找這些材料。

（二）管理效率不佳。傳統的管理系統需要大量的工作人員和時間來清點統計圖書，而關于圖書館位置的大部分信息在任何時候都難以核實。這樣一來，重復采購就會浪費資金，而計算機化的管理不僅能迅速打印表格和統計數據，而且還能避免重復采購造成的資金浪費，從而增加財政資源。

三、計算機信息技術應用在高校圖書檔案管理中的意義

（一）提高圖書檔案管理效率。將信息技術應用于高等教育機構圖書館的檔案管理，提高了圖書館管理的效率，并利用電子文件記錄圖書館的檔案信息。不僅是為了提高專業人員的工作水平。此外，為了提高圖書館管理的總體效率，圖書館管理員利用信息技術使圖書館管理員能夠完成復雜的管理任務，節省了大量的時間和精力。

（二）提升檔案信息服務質量。將信息技術應用于大學檔案管理有助于提高檔案信息服務的質量。通過計算機化的管理方法提供多樣化的信息服務，向存檔信息的使用者提供高質量的服務，幫助他們利用存檔信息的價值，并顯示這些信息的社會和經濟價值。圖書檔案管理能夠與用戶實時共享存檔信息，幫助他們整合存檔信息，增加存檔信息的使用，并充分利用存檔信息。圖書館管理員可以利用信息技術來分析存檔信息，根據存檔信息確定新的服務點，滿足用戶對存檔信息的需求，為用戶提供穩定可靠的服務。

四、高校圖書檔案管理中計算機信息技術的應用

（一）圖書檔案資料收集。收集檔案資料是大學檔案管理的基礎，也是圖書館管理的一個中心部分，這會影響到后續行動。管理人員必須確保信息的完整性、系統性和相互關聯性。數據收集，如果進展順利，可以為管理鏈提供足夠的支持跟著數據收集是一個長期過程，因為信息正在運行，而且不斷更新。

（二）圖書檔案資料管理。圖書館檔案管理是大學檔案管理的一項重要而艱巨的任務。圖書館檔案的管理和檔案的編號有兩個目標：確保所有信息材料的記錄，便利研究和使用。圖書館檔案管理使管理人員能夠隨時了解圖書館的實際情況。在圖書館檔案管理中使用信息技術減少了數據管理的難度，提高了數據管理的效率。

五、高校圖書檔案管理中計算機信息技術應用面臨的問題

（一）圖書館管理人員技術、素質不足問題。圖書館管理人員是信息和通信技術的主要用戶，其整合程度和質量影響到信息和通信技術管理的效率和效力。檔案實踐許多圖書館管理人員缺乏信息和通信技術方面的專門知識，缺乏開展圖書館管理工作和積極利用信息技術的技能，主要原因是兩個原因。圖書館征聘不足，圖書館的檔案管理受到阻礙。因為圖書館在招聘管理人員時沒有強調評價過程，而且只注重管理人員的技能和專業化。另外一方面原因是圖書館提供的培訓不多，圖書館對培訓的重視不夠，培訓的數量不足，培訓內容過于統一，導致管理人員的工作水平停滯不前，管理效率低下。

（二）圖書館圖書檔案管理制度缺失問題。主要在兩個領域：第一個領域是行為問題。管理人員在及時完成任務方面太慢了不尊重保密可能導致泄露信息檔案。第二個方面涉及檔案計算機管理器運行不良，容易積累和刪除存檔信息。而管理者沒有以足夠的嚴肅性記錄數據，這就造成了日后使用的問題，并使存檔信息的價值難以顯示。

六、高校圖書檔案管理中計算機信息技術應用策略

（一）提升管理人員的信息技術水平和綜合素質

1.招聘的科學性。正確的征聘前被招募圖書館應審查工作人員的實際需要，即管理人員所需的技能和素質，并制定明確的標準，以確保圖書館能夠滿足工作人員的需要。招聘時在征聘過程中，根據競爭性考試的多樣性，根據征聘標準挑選最合格的候選人。技術考試、質量考試和能力考試等，優先考慮具有豐富圖書館經驗和高學歷的候選人。2.增加培訓力度。一旦完成招聘，圖書館組織在職前培訓活動，使管理人員熟悉工作環境、工作安排，并使他們能夠迅速開始工作。同時，圖書館必須增加每日培訓的次數。增加培訓內容，提高管理人員的工作水平，使他們能夠迅速有效地管理圖書館檔案。

（二）制定圖書館檔案管理制度

1.建立一個運作良好的管理制度。圖書館檔案必須提高管理人員的服務態度，讓他們了解管理人員的實際技術水平。提高他們對工作的認識，讓他們有機會認真利用信息技術，同時提供支持和獎勵，包括將工資與收入掛鉤。2.建立高級別管理制度。建立高級別管理制度，管理工作人員的圖書館檔案管理。減少管理人員失誤的概率，建立指導管理人員的制度，使他們能夠正確地管理自己的工作，并采取適當的行動。

結語：合理使用信息技術可以有效地促進高等教育機構檔案管理的現代化，從傳統的低效率管理轉向現代的高效管理。通過合理應用信息技術來管理大學圖書檔案，節省了大量的使用費用，共享資源，提高了管理工作的效率和質量。