新形勢下疾控中心檔案管理工作的思考

魏國榮

山東省昌邑市疾病預防控制中心 山東 昌邑 261300

一、新形勢下疾控中心檔案管理工作的重要性

(一)開展規范化建設的源頭價值體現。在以預防為主的公益類機構建立管理檔案的規范框架，最終將有助于加強其檔案事務的能力。以預防為主的公益類機構每年都會編制、收集和處理大量檔案，如何處理和管理這些檔案，這是值得引起重視的一個問題，并且一般是由中心決定。事實上，以預防為主的公益類機構為社會服務，檔案服務是這一過程的一部分，而且加強檔案服務質量也有助于其今后的商業發展。

(二)促進疾控中心檔案管理的信息化。目前，科學技術在提高工作效率方面發揮著舉足輕重的作用，很多工作在實踐的過程中只依靠人力完成是具有一定困難的，因而疾控中心如同諸多社會機構一般，在檔案管理期間更重要的是依靠科技力量。以預防為主的公益類機構的檔案管理信息化工作也正在進行，以期將檔案數據納入更廣泛的系統。數據管理不僅將在短期內有效地加強歸檔能力，而且還將使人們更容易查閱檔案，此外，在這一進程中，檔案管理標準化將有助于加快檔案信息化的速度。

(三)有效發揮疾控中心檔案本身價值。在檔案管理工作中很多工作人員都會忽視其真正價值，在實際工作中沒有重視這一點，但是消除收集、管理和使用之間的障礙的非常重要的，因為疾控中心的檔案是有價值的，雖然其管制和預防價值相對難以實現，許多檔案都是如此，由于檔案的價值沒有被發現和利用，很多時候檔案已經被壓箱底。在新的發展環境下，以預防為主的公益類機構的檔案管理需要更加標準化，從而能夠更有效地幫助需要的人盡快檢索到以預防為主的公益類機構所需的檔案。此外，目前正在精簡和檔案收集和處理程序。

二、新形勢下疾控中心檔案管理規范化建設的有效途徑

(一)健全疾控中心檔案管理的組織機構。在疾控中心所有崗位上開展細分工作，并對此進行有效的檢查。負責以預防為主的公益類機構檔案管理的組織機構是標準建設的核心，檔案管理的集中和統一關鍵在于建立一個綜合檔案管理機構，負責收集數據，進行質量控制中心各部門檔案的保管和處理，并且設立一個適當的監督機構，負責監督質量控制中心的工作對于綜合檔案管理工作也是非常有益的。根據《檔案法》、《國家疾病控制機構條例》以及疾病控制、預防和控制中心的實際地位以及它們負責制定科學上合理的檔案和檔案分類辦法，疾控機構應配備合格的工作人員，盡量是檔案管理方面的專家，并應盡可能確保每一個員工的綜合素養能夠滿足基本要求具有代表性，并確保每個員工和職位的任職者在權力下科學合理的開展活動檔案管理，關于檔案管理中存在的問題，應以單獨和負責任的方式處理。同時，根據檔案管理的規范性目標，按職位劃分的目標取決于這些目標的實現程度，根據審查結果，深入推進檔案整理工作。

(二)完善疾控中心檔案管理制度。管理制度在任何機構都是必不可少的，建立疾控管理中心檔案管理的標準程序也是很必要的發展措施，目前我國正在進行的機構發展建設也推動以預防為主的公益類機構檔案管理方面開創了一個新階段，在加強體制的同時，以預防為主的公益類機構還可以建立檔案管理系統，為了更好地滿足以預防為主的公益類機構檔案管理的規范要求，該系統正在不斷升級完善，不斷健全檔案管理相關制度，致力于不斷提升自身管理水平，并且以預防為主的公益類機構可根據法律和條例，結合當地實際情況，建立檔案管理系統，該系統主要是為檔案管理提供了依據，并為精簡檔案管理提供了適當的后勤保障，這也是檔案管理的主要目的之一，在實現檔案管理標準化方面發揮了重要作用。關于質量控制中心檔案管理系統，應當指出，在這一系統內，必須嚴格規定檔案管理的規范程序，從而能夠充分發揮其規范作用，確保對檔案進行科學和合理的管理。

(三)重視業務培訓。業務培訓的開展是以預防為主的公益類機構進一步實現檔案管理業務標準化的力量來源。為了確保檔案管理工作的高效開展，并確保所有檔案得到有效利用，各機構首長應優先重視檔案管理，并且相關管理人員可進一步加強檔案控制中心的標準建設進程。此外，檔案管理的能力與檔案管理標準化方面的進展密切相關，更重要的是，為了提高檔案管理人員的工作質量，檔案管理中心應提供適當的業務培訓，例如，在業余時間可以結合實際情況開設相關課程，幫助工作人員鞏固理論知識和學習工作技能，不斷提升綜合業務能力，學會靈活解決實際工作中可能遇到的困難，并且也可以積極引入優秀人才的加入，為團隊帶來新鮮活力。該項目旨在加強檔案管理人員在檔案標準化方面的能力，工作團隊質量對于整個工作的質量具有重要的影響，綜合素養較高的團隊能夠更好的確保疾控中心的檔案管理質量個服務效率，從而提升社會整體滿意度，促進其長期可持續發展。

(四)加強業務檔案收集。從檔案管理工作開始，案卷質量就需要工作人員加以重視，并不斷提高工作能力，在實際操作中必須根據特定原則對檔案進行分類，根據其不同的內容和作用進行標準化分類，便于在日后需要查找的時候快速找出進行研究或參考，減少不必要的時間消耗，并且要明確區分業務檔案和一般文件，通常情況下，業務檔案與一般檔案也是有一定的差異的，其作用和功能也有所不同，需要對兩者進行明確的分類。同時，為了方便查閱檔案，需要注意規范性問題，如各卷的管理、裝訂等，卷宗的裝訂要嚴格遵循標準規范進行，同時檔案工作應注重確保檔案的完整性，很多工作人員由于疏忽大意可能導致檔案的部分缺失，為后續調查工作帶來不必要的麻煩。同時由于檔案主要是正式文件，因此，從一開始就必須使其格式標準化，并使在記錄的時候要確保筆跡清晰易懂。

結語

綜上所述，檔案管理在疾控中心中是非常重要的一項業務，在工作過程中，相關人員應特別注意提高對檔案管理的認識，在了解其重要性的基礎上，結合實際情況，運用科學有效的發展對策不斷提升自身的檔案管理水平，以確保妥善管理，這些保存和可能使用上的檔案材料，將為醫學發展奠定堅實的理論研究基礎。