大數據時代背景下檔案管理和數字化建設研究

摘 要：本次研究的主要目的在于分析大數據時代背景下，檔案管理和數字化建設工作的重要性。面對當下全球數字化、網絡化的科學發展與轉變以往的檔案管理模式的情況，已經不能夠滿足當前檔案事業管理工作的發展和進步需求。因此，本文著重分析檔案管理工作中存在的問題，提出科學的應對策略和方案，希望能夠拓展和創新檔案管理工作方法。

關鍵詞：大數據;時代背景;檔案管理;數字化建設

伴隨時代的不斷發展以及科學技術的不斷進步，傳統行業面臨著改革與發展的需求。傳統的檔案管理工作模式，在大數據時代背景下不斷受到質疑，以往的檔案管理工作知識理論與信息技術都面臨更多挑戰，重新組合相關管理工作內容，可以將數字化和數據技術引入到傳統檔案管理工作當中，改變傳統紙質檔案管理的模式，從而提升檔案管理的可讀性和可靠性，深入挖掘并分析大量檔案信息的價值，提高檔案管理工作質量。

一、大數據時代背景

1.大數據的提出

2008年，《自然》雜志發布了關于大數據的主題。同年，計算社區聯盟發布了關于大數據計算的相關報告，內容研究當中提到了大數據計算可以在數據驅動的環境氛圍當中轉變商業、科學和社會活動。2011年，EMC在關于云計算滿足大數據的年會當中也提出了大數據的理論。隨之，麥肯錫、IBM以及其他相關組織也都發布了關于大數據相關的研究資料和報告內容。2012年，美國政府也提出了大數據研發計劃等內容的相關信息，指出通過提升大型和復雜數據的收集工作內容，可以獲取更多的知識和見解能力。

2.大數據的概念

傳統的軟件和工具不能夠滿足在一定時間范疇當中收集并進行數據的整理和管理目標，因此產生了大數據。大數據需要得到更多決策能力和流程優化功能的知識，在洞察力的創新模型理論支持下可以實現高增長率和多元化的信息資源儲備與應用目標。與此同時，麥肯錫全球研究所也針對數據的收集提出了一個科學定義，即數據的大小足以滿足收集、儲存和管理相關傳統數據庫內容的目標，并且能夠科學分析數據庫軟件工具的具體功能。大數據具備四方面的特征，分別是具備海量數據的規模、多功能性和低數據類型以及低密度值和快速數據傳輸等作用。

二、檔案數字化的作用與價值

1.檔案數字化管理是檔案管理部門重要戰略

實現檔案數字化的管理工作是檔案管理工作部門的重要發展戰略目標之一，當下我國社會檔案的管理工作職能部門已經面臨了數字化和網絡化的改革需求，科學技術檔案管理的數字化發展進程和其未來的發展潛力存在密切的關聯。以往的檔案管理工作涉及到的工作內容，僅有收集信息、信息類別劃分、檔案歸檔，以及記錄和儲存各種檔案信息的內容。其開展檔案管理工作的目標在于登記信息、查閱信息，并將此作為參考內容，而不是為了充分開發和利用檔案信息資源，達成共享目標。以往的信息管理模式下，及時查詢檔案信息的工作本身沒有得到良好的進行，但收集和整理信息，并在目錄中逐頁搜索，也可能會導致信息出現數據磨損或丟失的情況。因此未來數字化檔案的管理和相關管理系統的構建，必然會成為檔案管理職能部門發展的必然趨勢。

2.檔案數字化可提升檔案管理服務水平

采取數字化的檔案管理工作模式，能夠有效的提高檔案管理工作的服務水平。在大數據時代背景之下，電子化的檔案構成，實現了檔案傳輸的網絡化布局，與此同時，檔案存儲數據化也更加廣泛，也由此呈現出動態化的檔案管理模式。不同類型的現代化設備也在很大程度上提升了信息儲存的范疇。伴隨時代不斷發展，以及科學技術的不斷進步，檔案數字化體系的建設，無疑為未來的實踐工作創造了良好的條件，并且夯實了堅定的信息管理工作基礎。具備系統理論，可以促進檔案數字化管理工作的妥善進行，并且能夠為檔案數字化管理提供完整且有效的科學思路。應用復制的技術，可以更加便利的收集和整理檔案信息資料。遇到相關信息比較模糊的情況，或者是組合分類查詢等方法，也可以采取檢索的方式更為容易地收集到相關檔案。采取微型技術和電子技術可以實現分離檔案信息的目標，進而有效的解決儲存空間受到限制的問題。信息技術的方案可以加視頻、音頻和文本信息，同時記錄在一個檔案當中，并且能將更多的信息儲存在小空間范圍之內。檔案數字化建設可以充分拓展檔案資源的儲備，與此同時還能夠提升檔案服務的工作范疇，在很大程度上可以提升檔案管理工作的服務水平。

三、檔案數字化建設中存在問題

1.檔案數字化橫向發展不均衡

目前，各等級檔案管理的職能部門都非常重視數字化檔案的建設，然而一些基礎相對薄弱的檔案管理部門卻忽視了檔案數字化建設資本的投入。希望進一步完善和優化檔案數字化建設體系，就應當引進相關的技術型人才和配套技術。建立檔案信息數據庫，需要得到計算機服務器以及其他設備的支持，以往的紙質檔案全面實現數字化管理，需要得到硬件和軟件的雙重配合，在傳統檔案管理工作的基礎上，投入更多精力和人力。與此同時，檔案管理工作部門還需要通過優化網絡來進行完善的管理。對于級別相對較低的檔案管理工作部門來說，無論是未來的檔案管理工作，生存與發展都面臨著很多挑戰，更無暇去進行數字化建設的資本投入。

2.檔案管理觀念落后影響檔案數字化建設

檔案管理工作人員沒有真正的認識到檔案管理工作的重要性，忽視了數字化建設的真正價值與內涵，都會影響檔案管理數字化的體系建設。檔案管理信息體系屬于檔案數字化建設的相關模具和板塊，為進一步優化檔案管理工作，需要工作人員認識到，改變過去管理方法和理念的重要性，同時構建一個規范化的管理體系。之前檔案信息化管理屬于日常工作內容，工作人員一味依賴紙質檔案，認為網絡和電子檔案存在不安全性，這一觀念也影響了大數據時代背景下的檔案信息管理工作進一步開發與應用。

采取信息化技術進行檔案管理，能夠建立相對完善且優化的信息化檔案管理機制，保存紙質和信息化電子文檔，能夠確保文檔同步性和完整性，并為單位解決更多檔案管理工作問題。

3.檔案數字化建設缺乏整體規劃

由于缺乏整體規劃，導致檔案數字化建設的工作進行過程中遇到阻礙問題。沒有細致進行整體規劃和部署，盲目的引入并不符合實際工作的檔案管理體系，或者是缺乏實現檔案管理集成工作目標的技術，都會導致檔案管理工作存在缺失問題。在實際工作過程中購買的管理信息體系，不僅不能夠滿足傳統檔案管理工作的要求，也不能提高整體工作效率，還會引起各體系中檔案信息出現不兼容和信息資源處理能力降低的情況，導致檔案管理部門出現檔案信息化建設障礙問題。

4.檔案管理人員缺乏檔案數字化建設工作能力

目前，檔案管理工作人員缺乏專業技能，也會導致其無法勝任檔案數字化建設工作的具體內容。日益完善的檔案管理工作模式，對工作人員的知識結構和工作技能提出了更多要求，在傳統理念指導下，檔案管理工作人員認為自身的管理工作應當配合計算機技術人員同時進行，將其視為單純的技術運行，而實際的檔案數字化建設工作，應當是由具備計算機能力和檔案管理信息處理能力的檔案管理工作人員完成。

5.檔案數字化缺乏統一標準和有效安全保障

缺失檔案數字化統一管理標準和有效性安全保障的檔案管理工作存在嚴重問題。保證完整的傳統檔案信息，并與基礎工作內容進行統一，才是構建檔案數字化管理與建設體系的重要基礎，如果檔案的質量存在參差不齊的情況，會導致檔案館數字化管理缺乏統一標準。電子檔案存在范疇嚴格受限的情況。檔案記錄了相關項目從開始到結束的整個過程，并存在大量寶貴的數據和機密信息，因此，保證信息儲存和應用的安全性，具有非常重要的價值。檔案管理工作人員對于自身工作安全意識不足，也可能會導致信息檔案存在被黑客攻擊等風險。檔案信息的泄露，都會造成檔案管理工作出現重要安全問題。

四、大數據時代檔案管理創新舉措

1.賦予檔案新內涵

在大數據的時代背景下，不斷優化和完善檔案管理方法，需要提出創新的舉措，進而賦予檔案全新的內涵。例如，在醫院檔案管理工作中構建大型的數字檔案館，將其中具有實際價值的相關記錄信息視為檔案。醫院每時每刻都會更新生成全新的數據信息，將所有的信息收集并記錄到計算機當中，通過通訊設備保存到數據柜。在需要的時候，可以通過訪問大數據的文件了解到相關信息。這些工作是人工無法完成和實現的，因為目前的檔案管理技術手段和人員知識水平，都無法進行海量數據的類別劃分。

2.及時更新知識結構

檔案的數字化體系，能夠針對檔案信息進行收集整理、劃分類別儲存以及轉移，這都需要軟件和硬件技術的雙向配合。根據檔案管理的需求配置相關的設備，包括計算機、掃描儀、路由器、大型高速交換器以及其他相關信息處理設備，這也是為了配合硬件設計方面的主要需求。檔案管理的軟件設計，需要與檔案管理部門進行相關實踐工作的配合，為檔案管理部門提供良好的網絡環境，從而構建檔案網站，實現數字化和網絡化的科學管理應用。

采取網站的形式，針對用戶提供檔案儲存和管理的工作性能，同時與實踐工作中產生的操作細節相匹配。例如，醫院在輸入信息檔案時，采取統一的編碼進行檔案信息的管理，并由檔案管理部門實際運作完成生產要求。

3.構建新檔案收集體系

儲存檔案信息是檔案管理的重要基礎，在大數據背景時代下文件的收集和整理不能僅依靠人工，需要借助互聯網和信息技術的支持，從而產生完整的生產鏈條。科學的管理方式，需要掌握每個環節當中生產的信息和數據，從而把握關鍵信息和鏈接中心，并針對收集到的信息大小和類型進行劃分。例如，針對醫院工作部門的檔案實施管理，進行信息化技術的收集，實際監控計劃運營。通過單位整理人力資源和運營人員的資料，可以進行計算機信息的搜索，并了解其中的巨大信息量，從而實現信息的分析，從技術層面支持檔案管理工作正常運行。

4.拓寬新檔案應用渠道

為科學優化大數據時代背景下的檔案管理工作，需要不斷拓展檔案的使用渠道，在充分應用檔案管理部門潛在作用的前提下，產生檔案管理的重要價值。大數據時代背景下，檔案管理的工作人員應當認識到改變自身被動服務的理念和方式，積極應用區域網、互聯網等將信息及時的傳遞出去，這也是檔案管理的優勢所在。交互文件用戶及檔案管理部門的信息端口，才能夠進一步的掌握用戶的工作需求，從而掌握檔案管理部門中每個節點各種信息和數據。在收集到的檔案信息當中，尋找具有價值的可應用信息，并將其分享與公眾可以保留數據的實時性和有效性。

五、結論

綜合上述研究內容，進行切實有效的分析探討和總結，能夠了解到在大數據時代背景下擁有數據，便是擁有中心資產，因此應當重視考量數據所有權的重要價值。檔案部門屬于數據鏈接的中心，因此無論是集中式還是分散式的數據收集模式，都能夠深入挖掘到收集數據和信息的重要價值。作為具有科研性工作性質的單位，從事檔案管理工作的人員，不僅需要收集傳統的檔案資料和信息，還應當充分的應用信息化文件資源，切實履行自身職能，能夠與時俱進的構建大數據體系，從而科學實現檔案管理的戰略作用和價值。在科學技術的支持下，整合大數據儲存的檔案資料，基礎應用數據化處理技術，實現挖掘檔案信息價值的目標，從而促進檔案管理工作順利進行，不斷優化和完善工作體系產生最大價值，并推動社會創新與建設。

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（作者單位：山東濟寧醫學院附屬醫院）

基金項目：大數據時代醫院培訓檔案系統建設，項目編號：JYEC2019FRW001。

作者簡介：任星（1986-），女，漢族，山東濟寧人，碩士研究生，館員。