基于醫院信息化建設背景下的數字檔案室發展模式探討

摘 要：醫院檔案工作是醫院基礎管理工作的重要組成部分，隨著醫院信息化建設的逐步深入，最近幾年檔案工作深深被數字檔案建設以及信息化等在內的諸多方面所影響著，這也逐漸成為檔案信息化建設的主要發展趨勢。數字檔案室是數字化條件下檔案室的“升級版”，是連接上級部門上海中醫藥大學檔案館與醫院辦公自動化，數字檔案室建設的關鍵一環。

關鍵詞：醫院信息化;數字檔案室;檔案管理

一、醫院信息化建設的國際背景

從目前國際社會發展來看，醫院信息化的發展過程最初在上世紀中期才確立起來的，且醫院信息系統（HIS）更多的是在財務部門展開有效運用。進入到上世紀60年代初，在問診以及護理系統等方面進行了有效的推廣運用，并且在七八十年代，為數不少的市級醫院致力于開發操作HIS，并且在上世紀90年代，該系統在臨床應用等領域上實現了較大的突破，并且在診療上取得一定的成就，有效提升了辦公效率，給相關工作者帶來了極大的便利。進入到本世紀之后，在電子病歷輸入、信息共享等在內的諸多方面實現了更好的發展，并且完成了向智能化以及集成化的有效升級調整。早在2004年，超過兩成的歐美醫院能夠借助于電子病歷展開有關工作，且醫學影像系統以及臨床路徑等在內的多個方面走在了世界前列，使得醫療服務水平得以顯著增長。并且在2008年間，提出了移動醫療的理念，從這不難發現諸多發達國家在醫院信息系統建設上實現了跨越性的發展。

受全球無紙化辦公和政府信息化轉型的影響，數字檔案室逐步發展了起來。例如，瑞士聯邦委員會制定的文件管理政策（Digital Archiving at the Swiss Federal Archives），截止到2011年，政府所有聯邦機構的文件流轉要實現完全的電子化，2012年以后產生的所有歸檔文件要以數字化形式移交。在澳大利亞，國家檔案館制定的數字轉型政策（Digital Transition Policy）中規定，在2015年以后，國家檔案館只接收數字化文件材料。在美國的檔案和文件管理署所發布的《 政府文件管理指令》（Managing Government Records Directive）文件中規定，2019年起所有聯邦機構形成的永久文件，都要以最大可能的數字形式管理，方便向美國國家檔案館移交和接收。在全球范圍內，以電子化形式接收和保管電子文件的數字檔案館、數字檔案室全面鋪開，迅速成長起來。

二、醫院信息化建設的國內背景

在國內，醫院數字檔案資源數量也是急劇增長。一些醫療信息化發展較早的醫院開始做出了積極探索，并取得了一定的成就。2014年間，有關部門便給出相關文件，進一步深刻詮釋了數字檔案室的內涵，能夠將檔案信息化所應該具備的網絡、軟硬件等有關要求進行有效確認，給出一系列關于應用系統項目的具體要求，并且在不同類型的電子文件、格式等在內的有關方面制定了統一標準，作為檔案信息化工作的系統性、綜合性解決方案。2016年間，有關部門根據會議要求，繼續發布相關文件，對不同類型的辦公系統等衍生得到的電子文件歸檔工作提出了新的要求，旨在能夠確保業務系統電子文件的歸檔管理工作得以穩定開展。2016年11月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合發布《國家電子文件管理“十三五”規劃》將數字檔案室建設列為一項重要工作任務。2018年，上海有關部門頒布了相關文件，要求全面推進上海市數字檔案室建設，切實完成“十三五”期間數字檔案室建設任務。

我院的數字檔案室要在醫院信息化發展背景下，根據自身實際情況進行分階段建設，先整合醫院各類檔案信息資源，最終實現電子文件能夠根據相關標準展開歸檔工作，且切實展開電子檔案的高效管理，并根據《指南》等在內有關文件內容展開各項工作。力求建立足夠科學合理、全面系統的檔案信息中心。充分依靠前沿技術，展開檔案信息資源的高效管理以及合理運用，進一步給醫院運轉、管理等帶來極大的便利。

三、數字檔案室的定義與其特點、功能

醫院展開文件流傳的同時，電子檔案等在內的有關檔案信息，能夠依靠較為先進的信息技術展開必要的收集整理以及存檔工作，依靠網絡來構建得到較為完善合理的數字集成管理平臺。較之傳統檔案室而言，數字檔案室有著這幾個鮮明優勢：

1.“數字化”的檔案資源

數字檔案室對數字形式展開高效運用，完成不同類型信息的存儲，通常情況下能夠將文本、圖像等在內的有關內容涵蓋其中，存儲空間大幅度降低，且組織形式進行有效調整。數字化的信息記錄，便是最為顯著的特點。

2.“虛擬化”的檔案實體

借助于數字化完成紙質檔案、照片等承載的相應信息的記錄工作，最終確保檔案實體能夠實現“虛擬化”，配合相應數字檔案資源實現高效管理以及必要規范。

3.“系統化”的檔案管理

確保應用系統能夠將檔案業務流程等在內的有關內容進行有效表達，最終構建得到較為全面的數字檔案資源系統。

4.網絡化信息傳遞

由于數字檔案對網絡有著較高的依存度，借助于不同類型的網絡進一步實現檔案的管理工作，有關工作人員能夠打破時空的限制，獲取所需信息，為信息的高效流通創造了便利條件。

5.知識化檔案利用

數字檔案把文字、照片等在內的不同類型的信息載體和信息來源進行有機結合，建立起密切聯系，依靠動態分布的方法給工作人員創造極大的便利，最終完成了向知識提供的轉型調整。

四、數字檔案室建設

由于這一建設工作的難度相對較高，往往涉及到基礎設施、應用系統等在內多個領域的協同開展，需要檔案室、醫院信息中心、醫務處和保衛處共同參與施行。

1.數字檔案室建設的主要內容

（1）組織管理

構建數字檔案室建設領導以及工作小組，對其工作職責展開有效規范，加快醫院信息化建設進程，不斷完善修整相應管理制度，確保電子檔案的整理以及使用等能夠科學開展，有條不紊地進行。

（2）基礎設施建設

首先，選用能夠達到有關行業標準的檔案管理軟件，確保相應電子數據能夠滿足相應規范。還應該保證軟件功能較為完善，具有良好的兼容性，最終能夠實現醫技科室系統等在內有關系統的互通兼容，為電子檔案信息資料的管理以及運用創造極大的便利。其次，完成軟硬件、網絡環境等的高效配置，最終構建得到相對完善科學的管理平臺，不但能夠實現整個醫院范圍內的信息共享，還可以與相關高校之間實現有效的溝通交流。

（3）數字檔案資源建設

相應檔案資源能夠將文書、聲像等在內有關內容涵蓋其中，且囊括了傳統檔案中記載的有關信息。在后續的發展中，電子郵件、網頁等多種信息載體同樣能夠作為數字檔案資源建設的方向。

（4） 檔案目錄數據庫建設

主要表示創建室藏不同類型檔案的案卷級與文件級目錄數據庫。根據相應規范，不斷為相應數據庫增添新的內容，確保不同級別目錄以及檔案之間能夠實現有效統一，最終確保數字檔案信息資源能夠實現高效檢索。

（5）室藏傳統檔案數字化

傳統檔案數字化對于保管期限相對較長的文書檔案、會計檔案等展開數字化處理，最終確保電子檔案與目錄之間能夠建立密切聯系，有效拓展延伸檔案數字化范圍。相關工作人員往往無法有效展開這一項工作，因此應該將其外包給相關企業來完成，切實開展相應備案工作，立足于醫院基本發展狀況，展開檔案數字化規劃工作，并有序展開檔案鑒定以及保密等在內的各項工作。

在有效時間內完成電子文件的必要管理工作，最終確保數字檔案室能夠和醫院中的其他諸多系統之間展開必要的信息交流，具有優質的兼容性，并且達到在線歸檔的目的。明確關于電子文件的歸檔情況等，保證能夠在有效時間內完成關于OA系統中衍生得到的相應文件的收集工作，且能夠完成對其他系統生成得到的相關文件的歸檔工作，切實展開該工作的必要監管，最終確保檔案收集工作得以有條不紊地進行。

2.數字檔案室建設中電子檔案保管與利用

信息科應該配備專職人員展開電子檔案數據的必要監管工作，且將核心數據庫進行有效保護，確保相應操作系統的安全性維持在合理范圍之內，且相應數據可以達到實時恢復的目的，不斷調整電子檔案的監管制度，在有效時間內完成相應監測工作，且借助于必要舉措來保障其有效性。按照相應規范展開備份工作，切實展開異質三套保存工作。根據權限的劃分完成不同部門人員的查詢工作，實現信息檢索效率以及準確率的有效增長。借助于pdf等在內出的有關文檔，完善不同類型邊沿成果的記錄以及整理，且構建較為完善的檔案借閱和利用反饋登記臺賬。

3.數字檔案室建設中檔案規范化及技能培訓

按照數字檔案室的有關規范，切實展開不同階段的工作，定期開展有關培訓課程，確保檔案室管理人員的專業技能以及理論知識能夠做到與時俱進，且與高校之間進行密切交流，聘請權威專家進行授課，為相關工作人員提供高校進修的機會，最終實現業務素養的顯著增長。

五、數字檔案室建設中擬解決的關鍵科學問題

數字檔案室建設是醫院信息化背景下傳統檔案室轉型為數字檔案室的重要抓手，研究通過數字檔案室建設和路徑優化，制訂建設方案，以數字化檔案室發展為核心，確保存量數字化以及增量數字化能夠統籌兼顧，使得相應檔案管理足夠科學，完成數字復制件和電子檔案的數據挖掘。不僅如此，妥善處理數字復印件的真實性等諸多不足之處，旨在能夠確保電子歸檔工作高效展開。

六、數字檔案室建設的難點與突破點

1.領導重視至關重要

電子檔案室建設涵蓋了多個領域，且工作量相對較高，需要投入大規模的人力以及物力，且需要借助于較為完善的制度來進行保障，如此方可實現數字檔案室不斷完善。旨在能夠使得相應資源投入規模維持在合理范圍之內，切實展開宣傳工作，確保相應領導以及工作人員能夠對其形成正確的認識，使得信息化建設進程能夠有序穩定推進，并將相應建設工作作為一個尤為關鍵的發展方向，切實做到醫院整體信息化的統籌兼顧。而且應該按照有關要求和醫院基本狀況之間展開有效呼應，建立較為全面系統的管理制度，最終方可確保數字檔案室不斷健全與發展。

2.檔案信息系統的穩定性問題

醫院檔案具有真實性等在內的有關特點，確保檔案數字化等發展繼承實現的同時，存儲的信息足夠精準完善，切忌僅僅關注檔案信息化建設進程，出現關鍵信息的缺失等情況，應該確保存儲的信息具有鮮明的穩定性特點。然而，醫院當前的管理系統并未能夠實現和OA系統等表現出較高的兼容性，同時并未能夠與相關高校之間展開信息共享等。本課題將把握《上海市檔案事業發展”十三五”規劃》中有關數字檔案室建設發展要求，選擇符合上海市檔案局相關規范的數字檔案室系統。統籌規劃，強化諸多科室和相關工作人員的緊密交流，為檔案信息化建設創造有利條件。

3.檔案信息鑒定選擇問題

由于本院檔案數量多內容廣，旨在確保相應資源能夠實現較為科學的分配，立足于檔案信息安全穩定的相應規范要求，確保數字化成果的優勢能夠充分體現，切實展開關于其范圍的科學確認，主要對檔案、開放價值鑒定兩者同步進行，充分按照相關要求展開各項工作，明確較為科學合理的實施方案。

4.檔案信息質量控制問題

為了從整體上控制文件和數字化檔案的信息質量，必須制訂完善并嚴格落實電子文件歸檔范圍與提前介入。比如，科研檔案，科研檔案是醫院所有門類檔案中最有醫院特色，表達出醫院價值的相應檔案，科研成果、進展等在內的相應流程能夠為醫學水準的顯著提升提供有效保障。將紙質檔案作為主體的相應信息資源從某種意義上無法達到信息共享的真實需要，且可能會為醫療行業的進步造成極大的束縛。在醫院信息共享前提下，檔案工作者需要提前介入到科研課題前期課題任務書管理階段，對資源數據的生成和彼此之間的聯系等多個方面給予足夠的重視。確保課題前期管理能夠和檔案管理之間建立密切聯系，最終構建得到較為全面完善的文件管理體系。

5.檔案信息安全性問題

醫院檔案具有相當程度的保密性，對信息保存的安全性要求很高。在醫院檔案信息共享中，切實增強關于病毒以及惡意攻擊的防范能力，就像是財會檔案，基于現階段的相應技術，無法達到對全部外界攻擊展開有效防御的目的，也就是說存在財會檔案被纂改、被破壞及被泄密風險。不僅如此，還應該展開相應數據信息的備份處理，這一工作穩定開展的同時，倘若存在硬盤損壞以及不具備較為合適硬盤的情況下，便有著備份資料缺失的風險。因此，旨在能夠妥善處理好這一問題，應該切實展開關于相應文件的備份保存工作，并借助于較為先進的防護軟件來增強信息的安全性，確保檔案信息能夠在不同的載體上展開高效管理以及存儲等，完成較為科學合理的授權處理，進一步提升系統的防復制以及防盜竊等水準，構建得到較為完善科學的管理體系。

七、結束語

建設符合醫院信息化發展要求的數字檔案室，不但能夠確保管理水準實現有效增長，使得相應信息安全性以及完整性等切實得到保障，提高管理效率和服務能力;充分順應醫院核心信息資源建設的有關規范，使得有關資源總量顯著增長的同時，相應結構能夠不斷進行優化升級，為數字檔案室發展奠定基礎，能夠推動檔案信息化工作健康、均衡全面發展起來。

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（作者單位：上海中醫藥大學附屬龍華醫院）

基金項目：《基于醫院信息化建設背景下的數字檔案室發展模式探討》，立項編號：2019WK107。

作者簡介：華佳蕓（1971-），女 ，漢族，江蘇常州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。