提高檔案管理科學化水平的有效途徑探索

摘 要：隨著現代社會的迅速發展，檔案管理工作的基本形式出現變化，科學化管理水平的提升對檔案管理工作來講，意義非凡。在新的時代背景下，檔案管理領域工作人員在執行各項工作的時候需要積極應用到更加科學化的管理技術，這樣才能夠在原有的基礎上提升檔案管理工作的質量，從根本上完善國家軟實力，信息化技術的應用同時也是歷史發展的必然趨勢，這對于推動檔案管理的規范化進程是極為重要的工作環節。本文對現階段檔案管理工作的實際情況進行了分析和總結，并提出一些切實可行的實施方案，旨在幫助更多工作人員能夠積極應用科學管理技術完善工作環境。

關鍵詞：檔案管理;科學化水平;提高路徑

提升檔案管理的科學化水準對推進國家經濟建設和精神文明的發展來講，意義非凡，同時也是信息化發展的核心趨勢，對全方位地推進檔案管理規范化和標準化而言，能夠發揮無可忽略的作用。檔案是對時代信息、社會信息以及企業信息的記錄，是人類漫長發展歷程中的重要記載，在不同時間節點下扮演的角色存在相應的差異性，但是仍舊發揮著相應的作用，能夠為歷史提供充足的借鑒作用，為今后國家發展提供充足的支撐。檔案作為現代社會建設發展的重要信息資源支撐，對其科學化管理能夠極大程度地促進檔案管理科學化水準的提升，所以這就要求相關單位能夠針對性地做出分析，尋找提升檔案管理科學化水平的策略。

一、檔案管理科學化是新時代的重點要求

1.完善檔案管理科學化水準是提升國家文化軟實力的必然支撐

眾所周知，歷史檔案的記憶向來都是極為豐富、充實的精神財富和文化財富，在歷史檔案中的各種原始記錄可以揭露本質，最為重要的是其能夠真實具體地映射出社會歷史活動的本來面貌，以便于后代進行深入研究分析，明確當時發生的各種歷史事件，是人類精神文明的重要結晶。檔案所涵蓋的領域不僅有經濟和政治，同時也包含各種社會民族文化，是實現對國家文化遺產保護的重要資料。在經濟全球化趨勢日漸推進的情況下，各種外來思潮逐漸涌入到青少年群體當中，產生著巨大的影響，在此種情況下的國家和國家的競爭已經不再是經濟和政治層面的競爭，而是需要深入囊括上述二者的情況下，實現文化競爭，從全局角度著手，誰能夠占領文化制高點，誰的意識形態便會更為優秀，掌握國際發展領導主動權利。由此可見，積極地優化完善檔案管理形態，使各種檔案作用能夠被充分發揮具有極為重要的作用，能夠促使各種有文化價值的檔案資源更好地服務于國家的建設發展。

2.提升檔案管理科學化水準是提升國家信息技術發展水準的基礎

現代科學技術和互聯網信息技術的迅速發展與應用使得檔案管理形態產生改變，尤其是對信息技術的深層次使用，能夠極大程度地豐富充實檔案管理活動形態，有效完成對檔案資料的收集、分析和應用，為國家文化建設發展提供堅實的支撐作用，可以說檔案管理工作正伴隨著數字化和信息化技術而產生相應的改變。與此同時，伴隨現代信息技術的飛速發展，對檔案管理的需要越發提升，也使得檔案管理工作者承擔著更高的社會責任，這將會提出更高要求。要求有關工作者能夠充分貼合當前時代發展進程，從信息技術的最前沿審視檔案管理科學化工作，認真分析研究各種科學技術的脈搏，從信息技術的最前沿著手分析，努力地提升檔案管理準確性和有效性，為國家、社會建設提供更為堅實的支撐作用。

結合嶄新的社會形勢，檔案管理工作仍舊需要跨越諸多歷程，積極地解決路途中可能會出現的矛盾與問題。首先，從業者的職業素養的高度是需要獲得提升的，現階段，如果是從宏觀角度來看，雖然從上至下的檔案管理工作正在穩定發展，但是卻仍舊存在各種不同層次的問題與矛盾，此類問題將會極大程度地威脅到檔案管理工作的建設與發展。其次，信息化水準相對落后。從宏觀角度來講，我國檔案管理信息化建設水準仍舊處于較低的水平上，許多工作者仍舊被傳統的管理概念所束縛，在應用的檔案管理軟件也較為落后，整體工作質量和工作效率都處于較低的水平，還有人們非常關注的問題，也就是檔案管理的安全化問題，此類問題將會直接影響到檔案管理工作的展開，但同時卻也是對各種信息技術的迫切需要。

二、現代檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理重要性受到忽略

檔案管理是對各種歷史文化資源的記錄，無論是對國家經濟發展還是對文化建設來講，均發揮著無可忽略的作用。但實際上卻發現目前我國部分企事業單位的領導對檔案管理工作的重視力度明顯不足，對其并未形成科學、客觀的認識，因而導致檔案管理工作嚴重流于形式，此舉勢必會導致檔案的正常記錄和使用受到影響，將會極大程度地威脅到企事業單位的長遠建設發展。此類問題具體表現為：企業認為檔案管理工作僅僅需要完成對各種信息資源的記錄保存即可，并不會關注檔案資源的合理性以及完整性，同時也并不會真正將其應用在單位自身的生產活動當中，無法給企業帶來可觀的經濟收益，久而久之勢必會影響到企事業單位對檔案管理工作的態度，檔案管理的有效性受到巨大的影響，將會嚴重影響企事業單位的長遠建設與發展。

2.檔案管理規范性相對較低

檔案管理工作者是推動檔案管理工作建設的核心支撐，是保障檔案信息被有效理記錄的關鍵。在21世紀，各種新型技術逐漸發展成熟，正在相當大的程度上影響著現代社會的變化發展，人力資源在此種情況下的受重視程度越發提升，已經成為推動國家經濟建設發展的重要支撐。由此可以明確新時代正在呼喚各種優秀人才，但是部分企事業單位在開展檔案管理工作的過程中，卻并未尋找充足的符合檔案管理新時代需求的優秀人才，反而是選擇兼職人員或者非本職業人員，此類工作者的職業素養和檔案管理意識均是不夠強烈的，在執行檔案管理工作的時候并不會結合具體的規定執行，對檔案管理和手續交接等重視程度明顯不足，因而常常會引發檔案管理資源丟失的問題，加上此類問題的責任界定存在困難，將會極大程度地影響到單位的檔案信息資源的時效性，后期應用也會因此而受到影響。

3.檔案管理技術支持落后

科學合理的技術軟件能夠極為有效地提升檔案管理質量和效率，幫助相關工作者更為高效保質地開展檔案管理工作。就目前來看，由于企事業單位并未對檔案管理工作形成充足的重視與認識，因而導致檔案管理工作者普遍不具備良好的職業素養以及文化思想。此外，企事業單位也沒有針對性地開展檔案管理培訓教育活動和思想教育活動，因而導致檔案管理工作效率降低，甚至出現信息資料失真的情況，最終所造成的結果便是檔案與實際情況存在相應的差異，檔案的完整性和時效性嚴重缺乏。

4.檔案管理宣傳教育力度較低

檔案管理工作者并未積極地宣傳教育檔案管理的重要性，因而導致單位內部的工作者無法形成對其深入地認識，同時也會嚴重影響到社會群眾對檔案管理工作的理解，與此同時檔案管理工作因為需要較高專業性，所以往往需要投入更為充沛的精力和時間，只有這樣才能有效完成管理工作，從根本上提升檔案管理質量和效率，但是由于前期宣傳力度相對較小，因而導致檔案管理工作者無論是使用方法還是自身知識儲備，都處于較為落后的地步。

三、提高檔案管理科學化管理水平的有效途徑

1.明確檔案管理工作的基礎定位

明確檔案管理工作對企事業單位建設發展以及現代社會發展的核心作用是提升檔案管理科學化水準的關鍵，相關工作者需要明確檔案是為現代社會、群眾服務而存在的，這是開展檔案管理工作的基本。檔案管理工作者需要將此種思想認識融合在自己的思想認知當中，堅持科學發展觀念，深入開展指導工作，注重深入學習并貫徹黨的執政綱領、路線和方針，注重掌控現代社會形勢變化情況，考慮并規劃文件管理形式，全方位地強化自身政治意識、責任意識以及大局意識。檔案管理工作者需要充分貼合現代社會發展進程，而如何實現與時俱進顯然是需要重點思考的內容。只有從多元化角度著手分析考量問題才能更好地掌握全局，從而優化提升科學化管理水準，切實有效地從所有細節著手，不斷進行優化完善，同時還不能忽略技術手段的優化創新，這具有極為重要的意義。相關工作者需要實現傳統管理模式和信息化管理模式的融合應用，重點調控各個階段的工作，全面強化自身主動服務意識，這樣才能更為高效地收集各種有價值信息并實現對其整理應用。

2.貫徹落實檔案管理科學化理念

對檔案管理科學化水準的提升往往需要從檔案管理理念等方面貫徹落實，相關部門需要積極地強化對此類內容的服務的意識。在企業迅速發展的過程中，需要形成對檔案管理工作的充分關注與認識，形成相應的主動性意識，同時將其貫徹落實在社會調研工作當中，這對展現出企業檔案管理信息資源的作用來講，具有極為重要的作用。與此同時，相關工作者需要積極地強化自身對檔案管理工作的認識，加強自身責任意識，對信息的安全以及完整性做出科學合理的管控處理，并且自覺地參與到維護社會穩定建設的工作當中，保護人民和國家的利益。

3.提升檔案管理工作者的職業素養

檔案管理工作者的職業素養和檔案管理科學化水準是密切相關的，只有檔案管理工作者具備良好的認知能力和工作態度，才能夠推動檔案管理工作的展開，為企事業單位的檔案收集、記錄、分類和應用提供良好的支撐作用。為切實有效地提升檔案管理工作水平，相關單位有必要從多個角度著手，企業在招聘工作者的時候想，需要優先選擇具備良好管理能力的人才，或者選擇相關專業的優秀工作者。信息技術的建設發展是日新月異的，檔案管理的技術也正在飛速發展，如果想要行之有效地提高管理者的職業素養，就需要定期開展針對此類工作者的培訓教育活動。需要增強管理者的職業信心以及職業自豪感，同時也可以通過宣講的方式提升薪酬待遇，保證其能夠更為深刻地了解檔案管理工作的存在意義。

4.強化基礎建設

為有效提升檔案管理科學化水準，有必要積極地強化在硬件設施以及軟件上的建設投入，只有這樣才能從本質上保障檔案管理的準確性與科學性，做好能夠為提升檔案管理科學化水平的提升帶來良好的支撐作用;全方位地強化軟件管理，通過對電子閱覽室、信息共享平臺以及檔案網站等方面的建設，方便用戶檢索各種信息內容，同時完成對資源的共享應用，提升各種檔案管理資源的利用率。科學合理地應用各種類別的檔案管理載體，通過對現代化技術手段的應用，完善優化電子檔案信息內容，采取更為現代化的檔案管理模式，使其能夠擁有更為顯著的科學化水準。全方位地加速檔案管理標準化的建設歷程，積極地擺脫傳統檔案管理缺陷的限制影響，加快構建各種綜合性檔案室，以此來實現信息資源的精準管理;全面加速檔案的移交審批，從根本上優化管理制度和流程，保證審批權限能夠被有效地應用，使得所有數據文件都能夠有所依存。做好對檔案資源的動態管理，定期組織工作者參與到檔案信息資源的檢閱、規范活動中，使得檔案資料能夠與時俱進。

5.加強檔案管理信息化建設

在信息化時代下，全面加快檔案管理數字化、信息化以及智能化建設具有極為重要的作用，而如果想要完成上述目標，需要完成的便是構建科學合理的文件檔案管理信息系統。鑒于此，需要從以下幾點著手：

首先，在使用電子檔案的過程中，應該充分關注電子檔案的安全性等問題，根本原因在于現代互聯網信息技術的飛速發展使得電子檔案的范圍日漸擴大，但與此同時卻也面臨著來自于黑客以及計算機病毒的侵襲，全方位地保障電子檔案的安全性極為重要。與此同時，電子檔案的真實性問題也是需要重點關注的。在開展實際工作的時候，由于從電子文件的生成到歸檔缺乏規范化的系統，無法實現系統間的相互銜接，就目前來看，難以保障電子文件數據內容的完整歸檔，所以這就要求相關工作者能積極地加深對信息系統建設上的投入。

其次，由于電子文件能夠根據不同的需求而在不同的載體上同時出現，也能夠相互轉化，包含文件的字體、印章以及簽名等，借助于計算機基本的剪切、復制和粘貼功能便可以達成相互一致，這使得電子文件僅僅能夠保障真實性，但是難以確定原始性。即便這樣，也能夠應用計算機信息技術，完成對電子文件和資料信息的充分保護。例如，將文檔設置為只讀模式或者對電子檔案文件做加密處理，從而完成對電子檔案文件的有效保護。而且由于計算機系統中信息的相互獨立以及計算機環境自身的特征，使得工作者能夠行之有效地完成對信息的增添、刪減和修改等操作，并且在修改后可以迅速形成嶄新的文件，而看不出任何改動的痕跡。在此種情況下，如果沒有做備份，數據被修改后，原有文檔的丟失必然會引發各種問題，所以這就要求檔案室能夠將形成的第一手文件資料及時備份存檔，用于今后進行準確的分析利用，切實有效地解決傳統紙質檔案管理效率低下、質量薄弱的問題。

四、結束語

總之，檔案文件已經不再被限制于傳統的個人身份審查核實、工作檢查以及學習研究上，越來越多的普通公民能夠通過其維護自身合法權益，使得各種不涉及秘密的檔案信息可以從冰冷形象轉化為鮮活的形象，被現代社會所應用，為人民服務。在嶄新的社會形式下，檔案管理工作的科學性和豐富性越發提升，檔案管理工作者不僅需要具備良好的操作能力，而且還需要掌握充足的現代手段以及管理技術，只有這樣才能貼合新時代的需要，提升檔案管理水準，更好地為人民和國家服務。

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（作者單位：貴州省黔西南州檔案館）

作者簡介：李進軍（1980-），男 ，漢族，貴州興仁人，本科 ，館員，研究方向：檔案保管利用。