檔案管理在醫院文化建設中的助推作用

摘 要：檔案管理是醫院文化建設的一個基礎，它發揮著不可或缺的作用，與醫院文化密切相連。在社會的發展中，醫院檔案管理也隨之發展，醫院的管理者要重視檔案管理工作，同時其他醫務工作者也應該關注檔案管理工作的完善情況。因為完善檔案管理工作，對建設醫院文化而言，發揮著重要作用，以這些理論為基礎，本文研究檔案管理工作對醫院文化建設的推動作用。

關鍵詞：醫院;檔案管理;文化建設;推動作用

檔案管理對任何一個工作單位都是重要的載體，對醫院而言，把日常的管理工作轉為醫院文化，對文化建設的方向有直接的影響。醫院可以設立檔案管理工作室，將醫務人員和患者的信息收集整理，妥善管理，然后利用互聯網，整理和保管這些資源，提高工作效率。檔案管理工作在建設醫院文化的過程中，有推進作用，檔案管理在現階段向創新出發，這不僅對相關人員資料進行管理，同時還對醫院文化建設、還有重大活動進行記錄。檔案管理對文化建設而言，是一個最精彩的階段回顧，所以在檔案管理的過程中，不僅要對醫務人員資料加強管理，同時對醫院相關文化活動建設的管理也不能忽視，要以此來推動醫院文化發展。

一、檔案管理對醫院文化建設的作用

1.檔案管理引導醫院文化建設

一個醫院的精神形象源于醫院文化的建設，所以醫院為了維持良好的精神形象，必須以文化建設為發展宗旨，將這一理論深入到每一個醫務人員和工作人員心中，實現醫院所期待的精神文明建設。在實現醫院文化建設的長河中，必須有一個領頭人作為引導員工的角色，一般而言，院長應該充當領頭羊的作用，對醫院承載的歷史文化進行充分的了解，并對發展宗旨進行定位。檔案管理對醫院文化建設而言，具有導向作用，因為管理者要想充分了解員工的資料信息，必須通過檔案管理完成，同時還可以了解醫院其他相關活動，或者是文化建設工作發展情況，可以及時全面的提出管理方法，了解員工的綜合素質，以及醫院的工作環境或者治療環境等。

2.檔案管理有積極建設醫院文化的作用

醫院的管理者在建設醫院文化時，應該進行帶頭引導，起到榜樣作用，嘉獎優秀員工和團隊，并將一些先進事跡進行宣傳和表揚，激發員工工作積極性，讓員工意識到積極工作所帶來的好處，使其愿意投入到醫院文化建設中。在建設過程中，檔案管理人員記載相關文化時，需要把醫院的文化和價值理念記載，利用互聯網技術，采用圖片、文字、視頻等方式，全方位的展現企業文化，發揮檔案管理的長處。因此，檔案管理工作對醫院的文化建設具有積極作用，通過記錄的方式，讓員工受到鼓舞，同時立體的了解企業發展的背景。

3.檔案管理有服務決策作用

醫院必須要對內外環境進行充分了解，才能培育自己的特色文化，管理好醫院內部醫療狀況和規章制度，還有廣大醫務人員的思想等等，而醫院檔案正是記錄這些活動的措施，所以必須要完善檔案管理工作，這對獲取信息而言必不可少，充分了解這些信息并研究，才能夠培育醫院文化。檔案管理者在工作時可以向醫院提出建設醫院文化的建議，給各部門進行參考，為醫院決策進行服務。

4.記錄傳承醫院檔案

醫院必須結合自身傳統文化開拓和創新醫院文化，這樣經過深厚的積累，才能有文化基礎，才能夠得到醫護人員和社會的認可。醫院文化建設的寶庫正是醫院檔案，所以在醫院檔案中篩選傳統文化是檔案管理者的工作，管理者整理專題并提出意見和建議，提供給相關人員，發揮檔案對醫院文化建設的作用。

5.醫院檔案對教育有引導作用

醫院可以通過宣傳當代或者以前出現的模范人物，這是弘揚醫院文化的一個重要途徑，采用這種方法，就要得到醫院所有人物的資料和事跡，所以要利用好檔案的價值，將檔案中的代表人物或者優秀事跡進行陳列展示，大力宣傳，可以弘揚醫院文化，增強醫院凝聚力，激勵員工，鼓勵職工為醫院文化建設做貢獻。

二、當前醫院檔案管理存在的問題

1.醫院忽視了檔案管理工作的重要性

隨著經濟的不斷發展，我國醫院發展十分迅速，尤其是在醫療業務，拓寬業務領域方面，醫院本著做大做強的理念，建立更多的分院，從而幫助人們更好的治病，同時獲得一定的收益。總之，醫院的工作重心是放在了醫學研究和醫療拓展領域，工作過程中比較注重成效，對于過程的管理以及工作的管理存在著一些不足。檔案管理工作作為醫療工作者基礎的管理工作，但是在日常工作過程中醫院卻忽視了其重要作用。一方面醫院在檔案管理宣傳方面力度不夠，導致醫護工作者對于檔案管理的重要性認識不足。另一方面醫護工作者忙于診治病患，缺少時間對病人的檔案進行梳理，缺乏系統性。檔案管理工作的重視程度低也會對醫院醫學研究和拓展工作產生影響。例如，遺傳病的診治，可以通過對病患家屬的檔案進行梳理，有助于疑難雜癥的解決，尤其是一些世界性醫學難題，都是需要大量的病患檔案作為數據支撐，從病患信息中了解到發病的時間、特征等，進而提出相應的治療方案，幫患者減輕痛苦。

2.檔案管理體系不健全

受傳統醫學管理理念的影響，我國醫院檔案工作人員在處理檔案管理工作時，敷衍了事，缺乏制度約束，導致檔案管理混亂，甚至出現檔案丟失等現象。另外，一些醫院的檔案的信息錄入、篩選、審核以及查閱等流程缺乏制度管理，而且檔案管理人員在面對一些詢問時多是按照經驗操作，導致一些檔案錄入的信息存在著失真的情況，檔案資料可讀性差。此外，一些檔案管理人員缺乏保密意識，出現檔案泄露等問題。并且檔案管理部門人員職責不明確，檔案管理工作存在重復的現象，對資源會造成極大的浪費，工作效率和質量較低，不利于醫院的可持續發展。

3.檔案管理人員素質有待提升

檔案管理工作內容單一并且枯燥乏味，時間一長就會使檔案管理人員內心產生厭倦和抵觸心理，進而導致其工作積極性降低，并且工作態度不好。另外，一些偏遠地區的醫院，受限于醫療水平和經濟條件，在選人用人方面有所欠缺，使得醫院內部人員素質水平較低。尤其該類醫院對于檔案管理工作重視程度較低，在檔案管理人員招聘方面就會顯得隨意。非專業的檔案管理工作人員或者臨時借調的人員，對于檔案管理認識不充分，無法確保檔案管理的工作質量，嚴重影響醫院檔案管理工作的開展。

三、在醫院文化建設中，優化檔案管理的幾點建議

1.將檔案管理體系進行完善

完善的制度是工作順利開展的先決條件，檔案管理需要工作人員有著嚴謹的工作態度和制度性。為此，醫院需要制定和完善相關規章制度，為檔案管理工作的開展提供保障，進而提升檔案管理質量和效率。一方面由于醫院檔案的特殊性，檔案種類繁多，形式各異，醫院要根據檔案管理要求，做好建檔工作，將檔案分門別類;另一方面檔案收集和歸檔制度要科學合理，確保檔案管理人員能夠按照規章制度規范自身的管理行為。此外，醫院也制定好考核制度，將工作質量和管理人員的薪資掛鉤，從而調動起檔案管理人員的工作積極性，確保檔案管理穩定運行。

規范化和標準化是檔案建設管理的工作機制，也是有效進行管理檔案的前提與基礎，所以建設醫院文化也應該以檔案建設為目標，設立科學的管理體系，合理地將管理工作分配到各個科室，或者是專職管理人員手中，對檔案進行全面的監督與管理。由于每個單位的管理體系與文化理念大相徑庭，所以在選擇檔案管理人員時，要以醫院文化建設為前提，嚴格要求工作人員有較強的專業能力和管理水平，能夠將每個檔案或信息進行分類整理，有效地整理相關內容，實現全面建設檔案管理體系。

2.將檔案管理的內容進行優化

在科技發展的時代進行檔案管理，可以利用互聯網技術以及先進的設備進行有效的管理，可以提高工作效率和準確度，但是工作效率的提升，伴隨的是成本的加大，為了全面發展，醫院應該進行長遠的打算。不僅如此，檔案管理者應也應該注重文化建設，對檔案管理投入精力，行之有效的優化檔案服務方式。除此之外，醫院良好的形象是所有工作人員共同努力的結果，因此，管理者還應該在實際工作時推廣醫院文化，如開展公益活動，讓廣大人民參與進來，這樣可以樹立良好的公眾形象，實現醫院文化建設。在這個環節過程中，可以采訪和記錄每一個醫務工作者所做出的貢獻，從而把員工的積極性調動起來，這不僅對醫院文化建設有幫助，同時還能提升經濟效益，所以將文化建設建立在科技水平上，同時也要督促每一位領導和員工進行自我要求，這樣才能優化檔案管理水平和內容。

3.完善醫院檔案，打造醫院形象品牌

醫院檔案能夠體現醫院的文化，所以要想建設醫院文化，需要通過多種方式為醫院文化提供素材，弘揚醫院的歷史文化，把建設醫院文化的內容和形式進行填充，同時檔案管理者為樹立醫院的社會形象必須要充分的利用檔案資源，發掘醫院內在價值，提升醫院文化附加值，全面推進發展醫院文化建設。

4.采用適當的手段豐富檔案內涵

隨著互聯網技術的發展，醫院電子檔案已經被應用到管理中，這一改變大大提升了醫院檔案管理的工作效率。對于管理醫院檔案的工作人員而言，首先，要了解建設醫院文化對檔案的需要;其次，針對需要建設加強檔案管理工作，推進檔案管理的技術化，加快檔案管理進程，通過互聯網技術將醫院文化資源平臺搭建起來，以檔案為載體，利用好醫院檔案資源，通過這些資源，發展醫院文化建設，為醫院發展做貢獻。互聯網+視域下，醫院檔案管理工作的開展必然離不開信息化系統，這就需要醫院根據自身需求制定信息化檔案管理系統。同時加大硬件和軟件的投入，如電腦、打印機和一體機等，符合現代化管理硬件需求。另外，各個部門應加強信息溝通，建立微信群、QQ群等辦公平臺，為檔案收集和整理提供軟件支撐，提升檔案收集的效率和質量。此外，醫院要配備專業的檔案室和庫房，以便于對檔案進行分類管理，并且便于日常維護和查找，確保檔案的完整性，提升檔案管理的質量。

5.醫院必須以患者為重

醫院最重要的是患者，因此，在檔案管理時，要調查醫療工作者基礎情況，根據所獲取的基本情況進行評判每一個醫務工作者的職業道德水平，爭取提升每一位工作人員的道德素養，建立優質的醫院文化。醫院主要職責是救死扶傷，所以醫務工作者必須以患者為主，盡最大的努力提升患者滿意度，實現醫院文化建設，同時對自身道德修養進行提升;在建設醫院文化的具體實踐過程中，醫療工作者要以患者滿意度為主，做到換位思考，考慮患者心情和切身利益。同時，檔案管理人員必須要遵守相關法律法規，確保每一個醫務工作人員都能夠嚴格的執行醫院的規定。實現醫院文化建設時，也要考慮到國家制定的醫療標準，嚴格按照法律法規進行檔案管理，保護每一個患者的隱私，實現良好的職業道德規范。

醫院的宗旨是為患者進行服務，醫院的首要任務是保證患者的健康，要達此目的就要提升醫院服務質量，構建醫院文化，所以在建設醫院文化時，要將患者作為中心，始終不渝地把患者的利益考慮在內，提升醫院醫療水平。同時，在服務病患時，將服務質量進行提升，這就要求醫院進行設施管理，引進醫療設備，同時招聘各種優質人才，為病患提供滿意的醫院服務，尤其是在有關法律法規要求下，對檔案進行管理，嚴格的處分違規行醫的醫生，同時保護好患者的隱私。

6.加強醫院檔案人才隊伍建設

人才隊伍建設是檔案管理工作順利開展的基礎，醫院若要加快互聯網+視域下的檔案管理制度建設，快速提升檔案管理質量，就需要專業的人才去支撐。一方面醫院轉變人才培養理念，通過各種有效途徑加強檔案團隊人才建設，強化檔案管理人員專業水平和信息化技術水平，進而提升檔案管理效率和質量。醫院要積極開展專業化培訓，提升檔案管理人員文化素養，從人才市場和高校引入檔案管理人才，提升人才素質水平。另一方面開展考核獎懲機制，針對崗位能力進行考核，調動員工的培訓積極性，發揮培訓的作用。

四、總結

綜上所述，我國現在醫療水平在不斷發展，醫院文化建設顯得尤為重要，本文通過對檔案進行管理，對醫院文化建設產生影響，通過分析醫院檔案管理和文化建設，得出在建設醫院文化的過程中，應該完善并加強檔案管理體系，優化檔案管理，站在患者的角度進行醫院文化建設，實現檔案管理推動醫院文化建設的作用。

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（作者單位：荊州市中心醫院）

基金項目：智慧校園背景下高校檔案信息化研究，HGD2019-14。

作者簡介：楊揚（1985-），女，湖北荊州人，本科，中級，研究方向：醫院檔案管理。