衛生監督檔案數字化管理思路與實踐研究

趙延紅 邢磊

摘 要：本文對衛生監督檔案數字化管理價值進行分析，并立足于檔案管理現狀，挖掘管理意識、監管機制、人才資源等方面存在的問題，最后提出可行性的管理措施。力求通過提高管理意識、強化基建工作、完善監管機制、構建網絡系統、加強人才培養等方式，使數字化技術的價值得以充分發揮，有效彌補傳統管理弊端與不足，在正確管理思路的引導下，推動檔案管理的現代化轉型。

關鍵詞：衛生監督檔案;數字化;管理措施

在衛生監管工作中，檔案信息屬于基礎性內容，對衛生事業的發展歷程進行真實記錄，引導衛生單位的可持續發展。但是，當前該行業的檔案管理現狀不夠樂觀，在管理意識、監管機制、人才等方面存在問題，需要管理者積極轉變思路，在網絡環境下借助信息技術優勢，引導該項工作朝著信息化方向邁進，實現更加理想的發展目標。

一、衛生監督檔案數字化管理的價值

一方面，數字化技術應用有助于檔案管理效率提升，實現檔案信息的快速存儲，從以往人工操作轉變為全自動模式，此舉不但可以節約更多時間，還可以促進監督機構信息資源的優化配置，為各主體提供優質便捷的檔案管理服務。同時，數字化技術還可豐富檔案載體，使檔案底稿得到切實保護，真實的展現檔案信息，提高檔案資源利用率。

另一方面，還可為領導決策提供參考依據，促進決策科學性提升。通過規范檔案處理流程，使衛生監督能夠依法開展，并利用數字化技術使其成為電子檔案，使管理質量得到進一步提升。衛生檔案記載著衛生事業的發展歷程，可為監督工作提供基礎的素材，有助于了解此類單位發展的基本情況，各級領導可根據檔案中的信息制定具體方案，使數字化檔案的價值充分發揮，由此促進管理效率和水平的全面提升。

二、衛生監督檔案管理現狀

在衛生監督單位中，檔案管理屬于基礎性工作，其作用和價值不容小覷，可對日常工作進行真實全面的記錄，這就要求該項工作必須做到準確規范，可為衛生事業發展提供有力參考。長期以來，衛生行政部門將重心放在醫療管理層面，忽視衛生監督工作，在相關檔案管理方面未得到應有的重視，導致數字化進程滯后于醫療衛生，檔案管理現狀不夠樂觀，具體表現如下。

1.管理意識淡薄

當前，部分衛生監督機構沒有充分認識到檔案工作的重要意義，數字化應用受到忽視，未能意識到新形勢下檔案數字化的緊迫性，單純對醫療衛生業務、辦公自動化等投入資金，勢必會影響檔案管理效率提升。部分機構未創建專門的檔案室，一些單位的檔案室空間狹窄。檔案管理需要相應硬件設施支持，但因管理意識淡薄，在硬件投入方面少之又少，如計算機、移動硬盤等等均無法得到切實滿足。因信息化基建投入不足，導致檔案管理工作原地踏步，且現有計算機系統和設備的維護升級也難以實現，嚴重制約了信息化管理目標的全面落實。在軟件方面，管理結構中兼職人員較多，專業水平較低，領導層因管理意識薄弱，缺乏長遠的規劃。

2.監管機制匱乏

在衛生監督體制改革之下，我國創建一系列相關檔案管理制度，使該行業在業務發展層面有所成就。但因檔案管理具有復雜性特點，其管理制度至今不夠完善，具體表現為：內容開發不深、資源匱乏、整理分類無序等等。一直以來，衛生監管機構的監管機制匱乏，尚未制定高效可行的標準化文件，這將對數字化管理的全面落實造成極大影響。在日常工作中，每位員工的操作方式、遵循的標準不一，工作效率自然難以提升，還會引起員工的厭煩心理，在工作中敷衍應付等，這些都是因監管機制不健全引發的問題。

制度落后與檔案管理工作性質有關，此類工作屬于后臺基礎性工作，處于非主要地位，帶有服務性特點，領導者一般不會給予過多重視，只有管理制度得以完善，才可推動該項工作的持續開展。在管理方式上，仍以手工操作整理為主，未能引進先進的科技手段，人工整理不但費時費力，還會增加檔案人員的工作量，后期查找十分不便，影響檔案價值的發揮。當前衛生監督事業發展較快，檔案內容逐漸增加，類型日益復雜，分類更加細致，如若仍未引入數字化技術，勢必影響檔案管理工作的順利高效開展。

3.人才資源短缺

因檔案工作始終隱居后線，未得到應有的重視，對技術人員招聘與現有人員晉升造成不良影響。與其他部門相比，該部門的待遇較低，無法吸引優秀青年員工的加入，因長期未注入新鮮血液，逐漸成為單位的“養老部門”。同時，很少有單位能夠面向檔案管理工作進行系統化的培訓，數字化管理缺乏長遠規劃，導致技術類人才嚴重短缺，人才缺口越來越大。

三、衛生監督檔案數字化管理措施

針對當前衛生監督檔案管理中存在的不足，應采取針對性的解決措施，促進數字化技術與檔案管理的深入融合，理清數字化管理思路，通過提高管理意識、強化基建工作、完善監管機制、構建網絡系統、加強人才培養等方式，使檔案管理的數字化目標真正得以實現。

1.提高管理意識，強化基建工作

在檔案管理工作中，長期受到傳統管理理念影響，為管理模式創新帶來較大難題。為實現數字化管理目標，應勇于沖破傳統觀念的束縛，促進數字化技術價值的發揮。在正式工作之前，面向全體管理者進行培訓，使其深刻意識到數字化管理的意義和價值，引導管理者樹立數字化理念，并循序漸進地開展與之相符的管理模式，使傳統模式得到數字化改造，促進數字化管理理念的貫徹落實。

在思想認識提高后，還應作用于實踐，加強軟硬件的基礎建設。在信息時代下，基礎設施是指信息網絡，單位應增加對檔案管理工作的投入量，創建局域信息網，在此基礎上創建完善的檔案管理系統，還應在專業知識培訓、基礎建設等方面提供充足的人力、物力支持，保障檔案數字化管理目標順利實現。

在檔案數字化之下，軟硬件的投入也不可或缺，通過使用電子軟件、信息設備等，使傳統紙質檔案朝著數字化、信息化方向轉變。同時，相關機構應配置數量充足的計算機設備，滿足數字化管理的硬件需求，具備文字、圖像處理、聲像掃描等功能。此外，還應針對檔案管理現實需求，選擇功能更強大的軟件系統，只有軟硬件條件相應，才可使數字化根本需求得以滿足，實現數字化建設目標。

2.完善監管機制，構建網絡系統

（1）制定檔案整理標準

針對當前衛生檔案存在的機制短缺、管理標準不統一的問題，應通過制定檔案整理標準的方式，實現數字化管理工作優化，為相應管理機制提供有力支撐，具體措施為：根據檔案類型的不同，對文件存儲、建檔、歸檔方式進行明確，由此提高整體工作效率。此外，還應制定檔案監督、檢查、考核機制，由此規范員工行為，激發其工作熱情，使數字化管理更具實效性。

另外，還應加強檔案基礎性，一方面有選擇性的開展數字化管理，與衛生監督檔案相關資料情況相結合，選擇應用率較高的檔案實施數字化建設;另一方面創建科學完善的信息系統，以檔案原件為基礎，將信息錄入到系統中，成立數據庫。

除此之外，還應對數字化管理實施全面控制。在檔案管理過程中，應對檔案質量進行著重檢驗，提高質量監管與驗收力度。在數字化處理后，原件務必完整保管，對于掃描時造成的損傷應提前修復;對經過數字化處理的檔案圖像、數據質量進行檢測，確保掃描件與原件相符，內容與圖片清晰，幅面準確，如若出現質量問題應重新掃描。

（2）構建檔案質量管理體系

為了將紙質檔案與電子信息精準的匹配，可將條形碼技術引入檔案管理中，也就是在業務系統中，每份檔案都會自動形成一個條形碼。當一項業務完成后，系統可自動將信息導入檔案管理系統中。檔案室在接收紙質檔案后，只需掃描條形碼便可將檔案信息與系統信息校對，確保二者相一致，全過程可參照ISO9001質量管理體系來實現。

對于紙質檔案來說，可采用抽檢方式進行檢驗，一般是抽檢20%，針對抽檢文件的整體情況、檔案數量、文件頁數與裝訂等逐一檢查，一旦出現破損、涂改、丟失等情況將立即追究責任。對于順序混亂、文件正反顛倒、裝訂不符合規定等情況，要求重新修正，確保合格率達到100%。如若抽檢合格率超過99.9%，則允許驗收通過，如若未達到這一數值，則全部返回自行檢查，直至與驗收要求相符合。

對于圖像掃描、目錄建庫的成果，抽檢量可為全部檔案數量的10%～20%之間。其中，要求檔案編號的選擇掃描頁碼與電子目錄頁碼相同，掃描檔案件與原始文件的準確率應為100%，一旦發現錯誤之處，圖像數據將被全部返回自行檢驗;要求條目錄的合格率大于99%，如若抽檢合格率低于99%，則將其返回重新檢查;其他數據抽檢時的合格率超過98%即可，如若低于該數值，則要返回重檢，直至與驗收要求相符。

對于檔案掛接成果，可抽取20%進行驗收，要求檔號、題名、圖像完整度以及掛接準確度為100%，一旦發現有錯誤則被判為“不合格”，要求重新檢查，其他數據的合格率達到99%即可滿足驗收要求。

（3）創建網絡檔案系統

一是目錄信息數字化。在數字化背景下創建檔案信息目錄，可為數字化建檔提供更多便利。同時，采用掃描技術、OCR技術、攝像技術、多媒體技術等創建與之相應的檔案資源，對組件檔案的目錄信息進行及時獲取，并通過數字化形式存儲下來，借助網絡平臺相互連接，使檔案目錄信息得到有效管理，逐漸形成資源信息庫。通過目錄信息轉變，有助于檔案資源交流共享，使信息化建設變成有效的構成內容，促進檔案資源作用與價值全面提升，與目錄信息化發展相適應。

二是檔案載體數字化。該項建設可使紙質檔案、照片檔案、音像檔案與數字化要求相符合，創建多媒體數據庫，對檔案載體數字進行全方位維護，使檔案管理打破時間、地域方面的限制，促進整個網絡空間的高效應用。在檔案載體中，應將檔案建設科學性充分體現出來，使檔案價值得到充分發揮，使人們對檔案有更多的認識，從而豐富和完善檔案管理內容，在數字化建設中實現全面開發與應用。

三是檔案專題信息采集。數字化是檔案發展的必然趨勢，同時也是檔案網站創建的基礎所在。通過采集檔案專題信息，使數字化建設更加完善，在信息采集與建庫中采取專業管理模式，實現數字化檔案工程的全面推廣應用。在實際工作中，數字檔案建設可對文件信息全面分析，為各個需要信息的單位或圖書館提供充足信息支持，從而帶動整體檔案數字化推廣應用，使建設意義得到充分凸顯。

3.加強人才培養，提高綜合素質

當今時代人才資源最為珍貴，屬于社會工作的核心所在，在衛生監督機構中，領導者要充分認識到人才的重要作用，做好優秀人才的引進與培養工作。在人才引進中，不但要對學歷、工作經驗有所要求，還要求其具備較強的信息素養與信息技能，并針對內部員工開展數字化技能培訓，使全體員工專業技能與職業素養得到整體提升。為了吸引更多有識之士的加入，還可適當提高技術人才的薪資待遇，使檔案管理部門不斷注入新鮮血液，人才隊伍永葆活力。

為了提高人才隊伍的科技能力，還應貫徹落實檔案管理信息化工作，通過崗前培訓、繼續教育等方式，重視全體員工專業技能與知識的培養，使信息技術知識得以普及。除參與培訓活動之外，檔案人員自身要樹立自覺學習、終身學習的意識，不斷更新知識體系，掌握更多現代化技術，為衛生檔案事業做出更多貢獻。

此外，還應重視檔案管理者嚴謹性建設。檔案管理的目標是為企業提供有價值的參考信息，確保企業穩定發展與成長。對此，應借助培訓活動使管理者充分認識到檔案管理重要性，改變以往敷衍應付的態度，以嚴謹踏實的心態投入工作，并制定完善的考核制度，嚴格按照規章制度開展工作，對于無故缺勤、擅自離崗等個人因素導致的信息失真情況，嚴格追究責任，并給予嚴厲的懲罰。為了激發員工的工作熱情，還可制定有效的激勵機制，采用物質和精神兩種激勵手段，如為貢獻突出者授予“愛崗敬業員工”稱號，并給予一定的現金獎勵等等，由此激勵員工更好的開展檔案管理工作。

四、結論

綜上所述，在科技飛速發展下，各行業逐漸朝著數字化的方向轉變，衛生監督檔案管理行業也不例外。對此，管理者應積極轉變管理思路，將數字化技術引入實際工作中，通過提高管理意識、強化基建工作、完善監管機制、構建網絡系統、加強人才培養等方式，促進檔案管理效率提升，為機構可持續發展打下堅實基礎。

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（作者單位：1.內蒙古赤峰市紅山區衛生健康綜合行政執法局;2.赤峰市紅山區人力資源和社會保障局）

作者簡介：趙延紅（1971—），女，漢族，內蒙古赤峰市人，副研究館員，本科學歷，從事檔案管理的研究;邢磊（1981—），男， 蒙古族，內蒙古赤峰人，副研究館員，本科學歷，從事檔案管理和干部人事檔案管理方面的研究 。