人工智能（AI）在高校收費工作中的應用

田闖

摘 要：為了解決高校收費工作中存在的困難，利用人工智能技術，改變業務處理流程，提升工作效率，促進高校財務業務管理的更好發展，就需要在財務管理工作中合理地設計和使用人工智能技術。基于此，對某高校收費管理模塊的分析、設計及應用過程進行總結和提煉，旨在借鑒該校收費工作和人工智能結合過程中的經驗教訓，為其他院校財務管理工作提供參考。

關鍵詞：收費管理;人工智能;項目實施;系統評價

中圖分類號：TP18? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）16-0102-03

人工智能技術在高校財務管理工作提高管理效率的同時，還改變了傳統的流程。高校收費業務是保障及時、足額取得事業收入的工作，是高校財務管理工作最重要的環節之一，傳統的收費業務主要集中在財務部門，存在著工作量大、數據量大、內部控制缺失、業務流程長和信息化系統軟件各自為政等問題。隨著高校擴招，牡丹江師范學院學生規模已經接近2萬人，使用傳統的收費軟件和學費管理模式，為了及時、高效地開展收費工作，保證應收盡收，單純的收費工作就要安排4—5名會計進行操作，在新生入校和宿舍批量調整等階段，還需要其他科室人員幫忙。為了解決這一問題，學院引入了哈爾濱正世科技的自助查詢系統、宿舍管理系統和收費系統與學生管理系統的接口系統。

一、人工智能技術在高校應用的必要性

人工智能技術不斷完善與進步，未來高校的財務管理工作必將實現全面智能化，在人工智能技術的輔助下，將會顯著地提高高校財務管理工作的效果及效率，從而實現財務管理工作的智能化、即時化與人性化。除此之外，智能機器人統一打理高校大量簡單重復繁重的財務管理工作，能夠在一定程度上減輕原先財務管理人員的工作量，從而轉變其工作任務，擴大其工作范圍，實現財政部“十三五”發展規劃中提出的推進管理會計的廣泛應用這一目標。科學管理高校財務工作，能夠在一定程度上確保高校財務主體的可持續發展，并且實現最大化社會效益與高校自身辦學目標的達成。

二、學校實施項目前收費管理工作存在的困難

1.工作量大。每年對2萬人進行每人至少1次多種項目的收費工作，僅僅簡簡單單的收費，打印票據，刷卡或者現金等收費，就產生很大的工作量。另外，還存在學生集中繳納學費，繳費等待時間長;銀行代扣學費，不經持卡人授權便將卡內現金扣掉，容易產生矛盾等問題;限制學生必須使用農行卡繳費;票據發放過程容易出現票據丟失等問題，都嚴重地制約著收費管理現代化和信息化等問題。

2.數據量大。哪怕一個簡單的宿舍調整，就可能涉及對幾千人逐條核對和修改信息，大量的數據操作很容易出現核對錯誤的情況，每一個錯誤行為都可能造成學校的經濟損失。

3.內控缺失。以往收費系統，都是由財務人員建立收費對象名單，按規定設置收費項目和標準，系統里有10多萬條收費信息，靠人力內控，非常容易出現漏洞。例如收費人員不給某人設置應收信息，系統雖然顯示有該人，但是不存在欠費情況;或者如果收費人員將某人在系統中刪除，這樣這個人也不會存在欠費信息。這樣的問題很不容易被簡單地抽查到。

4.業務流程長。收費數據經過收費、開票、收款、匯總，最后傳遞到會計核算崗再錄入憑證，存在票據丟失、信息不及時無法記賬等問題。

5.收費各環節聯系不暢。各環節各自為政，沒有提高工作效率，造成眾多信息化軟件在實際工作中，并沒有減少工作量，反而是增加了工作量，信息化建設與原有設計初衷制定的“以信息化系統提高工作效率”這一目標相悖。

三、項目實施前收費管理工作的需求分析

1.由自助繳費系統替代人工收費。通過正世科技公司的自助繳費系統，將傳統由會計人員人工操作的收費錄入、開票、收費及統計工作交給系統完成。解決原有由人工處理的收費業務存在的窗口服務時間只能是學生上課的周一到周五的早八晚五;財務人員手工處理業務慢，造成學生等待時間長;財務人員長期持續工作，容易出現服務態度消極;銀行代扣后，集中打印發放的收費票據容易在交接過程中出現丟失等問題。

2.建立宿舍管理系統，打通宿舍管理系統和收費系統的接口。給學生公寓引入宿舍管理系統，通過接口，將獨立的宿舍管理系統和收費系統關聯，實現調整宿舍結果自動反饋給收費系統，調整收費系統宿舍費用標準。收費后，將收費結果反饋給宿舍管理系統，同時實現收費信息決定宿舍選擇權利。

3.改進收費系統傳統的數據管理模式和業務處理流程。建立原有收費系統和學生管理系統的接口，實現數據對接，收費系統的學生基本信息直接調用學生系統的信息，財務人員不能改動人員情況，收費系統里只允許收費人員錄入有收費許可的各專業的收費標準，由收費系統自動生成對應專業所有人員的應收款信息，從而有效避免財務人員職業道德產生的內控風險。

4.合并收費和財務核算業務處理流程。打通原有收費系統和財務核算系統的接口，簡單重復的收費數據，直接轉化為會計憑證，既縮減了流程，又能夠保證不出現人為操作錯誤，而且有利于財政要求的票據電子化項目的實施。

四、項目系統的實施過程和解決問題的效果

前期通過財務人員和系統開發公司人員，按照思維導圖法拓展思路，梳理出收費管理工作存在的問題，以問題為出發點，提出學校財務管理的需求方案，由系統開發公司按照學校的需求，在公司原有系統和學校原有系統的基礎上進行開發，將原有互相獨立工作的系統，以系統為接口，建立關聯通道，實現數據共享，解決問題，提高工作效率，最終以最少的人力成本投入，及時、高效、完整、安全地開展收費管理工作。

1.自助繳費機及自助繳費機和收費系統的接口系統。系統開發公司根據高校收費管理的需要開發的自助繳費機，學生只需要在自助繳費機上錄入自己的學號信息和密碼，即可查詢到自己的學費應收和實收信息、使用任何銀聯卡繳納學費，每筆操作僅需要8—10秒，實現窗口服務時間由原來的5×8小時延至7×24小時不間斷服務;發票即時打印或自主打印，不容易在交接過程中出現丟失;銀行卡交費支持所有銀聯標識的銀行信用卡、借記卡，減少學生在不同的銀行卡間進行資金的劃轉;可擴展性強，可以自主增加收費項目，提升財務處的工作效率。系統實施后，目前學校收費工作已經基本都由自助繳費機完成，一般情況下不需要學生到財務處窗口繳費，解決了原收費系統的諸多問題。值得一提的是，在新生入校期間，4臺自助繳費機配上4個學生志愿者，就完成了以往新生入校需要25人左右的收費工作。

2.高校宿舍管理系統及宿舍管理系統和收費系統的接口系統。系統開發公司根據學校宿舍管理的需要定制開發了系統，由宿舍管理人員和學生共同提供宿舍管理數據信息，實現了使用手機APP系統，進行宿舍調整申請、審核、批復工作，進行宿舍維修維護及各種學生使用需求的申報工作。接口主要是從宿舍管理數據庫中提取學生基本信息、調整申請和審批數據信息，按照兩個系統數據庫適用的統一規則建立數據庫，實時反映到收費系統中對應的學生數據中，調整對應學生的宿舍收費標準數據;學生繳費后，接口系統從收費系統中提取學生基本信息和收費數據，形成統一規則建立的數據庫，反饋到宿舍管理系統，在宿舍管理員界面提示進行下一步審批，審批結束后領取鑰匙。以往這個工作流程需要學生往返各個部門多次，時間也比較長，才能完成調寢，系統建成后，學生基本實現了足不出寢，就可以完成調寢工作。整個過程不需要財務人員人為操作，保證了數據的安全、規范和準確性，也保證了信息的及時性，提高了工作效率。

3.升級收費系統及收費系統和學生管理系統的接口系統。接口系統開發公司根據學校提出的要求，接口主要是從學生管理系統數據庫中提取學生學號、姓名、學院、專業、班級、身份證號及銀行卡號等基礎數據信息，按照兩個系統數據庫適用的統一規則建立數據庫，實時反映到收費系統中對應的學生數據中，生成收費系統中學生的基礎信息。收費系統開發公司，將原系統學生數據生成權取消，學生基礎信息完全使用學生系統的數據，避免了財務人員人為操作的內控風險;同時取消財務人員人為對學生設置收費標準，建立收費標準數據庫，財務人員只需要按收費許可，錄入收費標準，由系統自動尋找對應專業的學生，生成應收數據。整個收費數據生成過程，財務人員參與工作不足1%，只需要每年用幾分鐘時間，將新增收費標準錄入系統就可以完成收費設置工作，極大地節約了學校的人力成本。系統最大限度地減少了人的參與，內控風險問題都由軟硬件設備管理，規避了以往高校收費系統里一直存在且沒有妥善解決的風險漏洞。接口系統從收費系統中提取學生基本信息和收費數據，形成統一規則建立的數據庫，反饋到學生管理系統，學生管理系統人員實時掌握學生繳費信息，實時控制學生考評等工作，把收費和學生日常管理自動關聯后，學生繳費率也明顯提高。以牡丹江師范學院為例，畢業后的學生欠費率由頭幾年的7.5%左右，減少到目前的2%。僅此一項，每一屆學生就減少學費損失500萬元以上。

4.收費系統和財務核算系統的接口系統。由財務人員將學校各項收入細致梳理分類，每一個類型制定了確認、數據傳輸、憑證自動生成的規范，由財務核算系統開發公司，按照學校制定的規范，開發接口系統，該系統打通原有收費系統和財務核算系統的接口，把簡單重復的收費數據，直接轉化為會計憑證，把原來需要人工一段一段傳遞的數據，集成為系統同自行傳遞，即保證了不出現人為操作錯誤，還節省了大量的人員，同時，會計進行憑證處理也不再需要原有大量的紙質票據，順應了國家關于實施票據電子化項目的落實。

五、系統評價

整個系統的實施，主要為學校財務管理工作在以下幾個方面取得了突破性的作用。

1.原有收費工作和收費憑證處理需要五個人的編制，目前單獨一個會計即可完成。

2.提高了服務質量，學生再也不會抱怨在宿舍調整、學費繳納等工作上學校的工作效率低。

3.規范了財務管理工作，防范出現內部控制風險。通過梳理系統工作的流程和風險點，制定了對應的防控規范，由計算機替代人工操作，避免了學校出現內控風險問題。

綜上所述，科學信息技術的進一步發展也帶動了人工智能技術的進步，在我國高校管理對于人工智能技術的應用也在不斷地完善，人工智能技術的應用在很大程度上影響著我國社會經濟的發展。當高校在財務管理中呈現為高度的智能化時，預示著我國社會經濟將邁入全新階段，從而實現更高的價值目標。

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The Application of Artificial Intelligence（AI）in the Charging of Colleges and Universities

TIAN Chuang

（Mudanjiang Normal University，Mudanjiang 157011，China）

Abstract：In order to solve the difficulties in the charging work of colleges and universities，use artificial intelligence technology to change the business process，improve work efficiency，and promote the better development of financial business management in colleges and universities，it is necessary to design and use artificial intelligence in the financial management work.technology according to the analysis，design and application process of a colleges charging management module，it is designed to provide a reference for the financial management of brother colleges through the experience and lessons of the combination of our schools charging work and artificial intelligence.

Key words：fee management;artificial intelligence;project implementation;system evaluation