淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

華蓉

[摘? 要：信息化時代的到來，各行各業(yè)需要儲存的信息也越來越多，檔案管理工作也要跟上時代的步伐，通過采用信息化手段記錄檔案信息。本文先對信息時代下檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，然后從多個方面提出信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;創(chuàng)新]

檔案是國家、社會或者個人在社會活動中形成的記錄，通過將相關(guān)的文字、圖片或者視頻等資料保存下來以供他人查閱，是社會中非常重要的信息資源。隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前檔案管理的需求，并且面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在信息化時代下，檔案的存儲量更大，并且錯誤率非常低，為了促進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理方式向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變，必須要對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。

1信息時代下檔案管理存在的問題

1.1檔案儲存的安全性問題

檔案管理信息化首先面臨的一個問題就是檔案儲存的安全性問題，主要包括儲存硬件和儲存網(wǎng)絡(luò)的安全性，安全問題在一定程度上限制了檔案管理信息化。一方面，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在一定的安全隱患，由于儲存檔案信息時需要使用到計算機(jī)的硬件，而硬件可能會受到人為或者不可抗等因素造成損壞，電腦也可能被病毒攻擊導(dǎo)致信息丟失。另一方面，檔案管理信息化的相關(guān)法律體系尚不完善，在法律上沒有受到支持，導(dǎo)致其真實(shí)性沒有被法律條文所認(rèn)可。

1.2技術(shù)和經(jīng)費(fèi)問題

首先，檔案信息化是需要有相關(guān)的信息儲存技術(shù)的，若儲存系統(tǒng)不夠穩(wěn)定，儲存的信息容易崩潰。檔案信息化主要是通過電子文件的方式來進(jìn)行儲存，電子文件儲存的性質(zhì)決定著儲存的期限和限制，檔案管理信息化對儲存時間有著較高的要求，一般的電子文件無法滿足。其次，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件時，需要用到掃描儀進(jìn)行轉(zhuǎn)化，不過，市場中價格較便宜的掃描儀掃描出來的準(zhǔn)確度較低，而質(zhì)量好一些的掃描儀則需要昂貴的費(fèi)用，并且使用完之后也會閑置，從而造成資源的浪費(fèi)，由于檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)是有一定的限制的，如果沒有相關(guān)的經(jīng)費(fèi)支持是無法承受的。

2信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在信息化時代的背景下，對于高素質(zhì)的檔案管理人才的需求也越來越大，一定要保證檔案管理人員具備相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)，對各行各業(yè)有一定的了解，并且精通計算機(jī)相關(guān)知識，從而更好地適應(yīng)信息時代下檔案管理的工作。首先，檔案管理人員不僅要掌握扎實(shí)的理論基礎(chǔ)知識，還要具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗以及社科知識等，尤其是要掌握檔案存儲和接收方面的知識，然后通過在崗位上不斷地學(xué)習(xí)，提升自己的專業(yè)技能。其次，當(dāng)專業(yè)的檔案管理人才較少時，可以通過社會招聘補(bǔ)充人才隊伍。同時，要重視對人才的培養(yǎng)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，結(jié)合信息時代的特點(diǎn)開展相關(guān)的知識和技能培訓(xùn)，從而提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

2.2實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

信息技術(shù)的不斷發(fā)展拉近了人與人、部門與部門之間的距離，實(shí)現(xiàn)了互換以及信息交流。我國在檔案管理方面沒有實(shí)現(xiàn)信息共享，依然保留著分散管理的習(xí)慣，信息交流程度較淺、發(fā)展水平落后，導(dǎo)致信息的利用效率低下，因此，一定要提高信息管理水平，從而獲得高效的發(fā)展。在信息化背景下，可以建立統(tǒng)一化的檔案信息管理系統(tǒng)，通過搭建檔案信息的共享平臺，使各個部門能夠?qū)崿F(xiàn)消息共享。同時，在開展檔案信息管理工作的過程中，管理人員可以將信息按類別分好，以便于人們更加方便地查詢自己所要找的信息。檔案管理部門也要重視各部門之間的溝通和交流，明確各部門的職責(zé)，并加大合作力度，從而促進(jìn)信息資源利用率的提升。此外，每個部門在上傳信息資料時要做好標(biāo)注，以便之后查詢工作的順利進(jìn)行。

2.3完善信息管理模式

在信息化時代的背景下，通過不斷完善信息管理模式、創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，能夠更好地促進(jìn)檔案管理工作的開展。當(dāng)前，集中管理檔案是比較重要的一項工作，通過建立科學(xué)合理的系統(tǒng)來滿足不同人群的需要，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。檔案管理部門需要進(jìn)行統(tǒng)一管理，將信息整合起來并做好備份工作，最大程度保證信息的完整性。同時，根據(jù)不同的單位和企業(yè)制定不同的檔案管理模式，并嚴(yán)格把控檔案管理中的每一個步驟，使檔案管理工作更具科學(xué)性。另外，合理制定管理標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理系統(tǒng)嚴(yán)格進(jìn)行規(guī)范，升級檔案管理設(shè)施，促使檔案管理模式與當(dāng)前社會發(fā)展的需求相符合。

3結(jié)語

各行各業(yè)在發(fā)展過程中總會積累下來一些重要的信息資料，檔案管理工作對于信息的儲存尤為重要。隨著信息時代的到來，我們必須要轉(zhuǎn)變檔案管理方式，根據(jù)時代的需求，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、實(shí)現(xiàn)檔案信息共享、完善信息管理模式，通過對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，推動檔案信息化建設(shè)。

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