探討國企辦公室秘書溝通協調的技巧及其要點

摘要：辦公室秘書是國企中起到溝通媒介作用的崗位，該職位能在高層管理者與各部門員工間建立良好的溝通渠道，從而使國企領導的決策能清晰傳達給下屬，下屬的反饋與建議能有效上報給領導，通過溝通的方式避免問題、解決問題。基于此，本研究以國有企業為例，探究辦公室秘書溝通協調的技巧與要點，以期為秘書工作提供參考。

關鍵詞：辦公室秘書;國有企業;溝通協調;技巧與要點

我國邁入決勝全面小康社會的關鍵階段，各行業領域內的企業規模都在隨著經濟實力的增長而擴大，國有企業作為國民經濟的中流砥柱，自然具備規模較大的企業建制與數量較多的人才儲備。這一現狀要求我國國企建立良好的溝通協調機制。秘書作為溝通領導與各部門之間的媒介崗位，自然應主動承擔起上傳下達的任務，積極提升自身溝通協調技巧，保證企業決策的落實效果。

一、國企辦公室秘書溝通協調技巧

（一）秘書與領導溝通協調的技巧

辦公室秘書位處企業“樞紐”，需起到同步聯通領導、各部門員工與客戶的作用。在領導面前，秘書要做的溝通任務主要包括以下幾種：其一，理解領導的管理意圖，明確領導的管理思維，并將領導的決策與規劃傳達給相關責任部門;其二，雙向傳達領導與客戶之間的日常溝通內容，在領導與客戶出現談判僵局或情緒問題的時候起到協調維穩的作用;其三，利用邏輯思維與總結能力匯總各部門員工對公司管理的反饋意見，并將其反饋給領導，形成領導與員工的雙向溝通環境[1]。

基于這些工作內容，秘書應在與領導溝通的工作中掌握以下技巧：首先，秘書應清楚自身崗位職權的范圍，即秘書不具備決策權。她既不能在領導不在現場的時候代為承諾、代為決策，也不能在匯報員工反饋時摻雜個人理解。秘書需真實、客觀、詳盡地表達需傳達的內容，做一個稱職的溝通者，不在任何環節中將主觀判斷帶到溝通過程中。其次，秘書的匯報與詢問應站在領導的角度出發，領導每日工作繁忙，需處理大量事務決策，秘書需將每條匯報信息精簡到極致，只保留必須傳達的有效信息，降低領導的溝通成本。最后，秘書應具備較高的情商，從而在領導與企業客戶溝通出現障礙的時候巧妙又不僭越地化解尷尬，起到緩解氣氛、協調關系的作用。總之，秘書可根據領導的處事風格與性格特點制定風格不同的溝通協調策略，以提升領導的工作效率與質量為主要目的。

（二）秘書與員工溝通協調的技巧

在國企中，由于日常事務繁忙，秘書與各部門員工的溝通時間甚至比與領導的溝通時間更長，是秘書的主要工作內容。因此，做好與員工的溝通協調至關重要。秘書與員工溝通的主要內容為領導對各部門的指示與要求。受限于工作量，領導的表達通常簡明扼要，在實際生產活動中會出現許多領導未指示清楚的情況，秘書要在發生這種情況時將領悟的領導思維傳達給員工，用以指引員工在具體情況下進行具體判斷。如果無法確認領導的指導是否與秘書的理解相同，則應盡快挑選適當的時機向領導詢問，在得到確切回答后將信息傳達給員工。因此，秘書在溝通過程中應首先明確自己的身份，知悉自己只是普通員工、與其他員工在職位上并無高低之分，需與其他員工平等交流、決不能趾高氣昂。同時，應對員工的工作結果予以客觀記錄，在溝通過程中應表現出足夠的誠信與寬容，用禮貌的方式采集員工對公司的反饋與員工的實際工作情況，不做出逾越自身職權范圍的承諾。如果員工在執行過程中出現了疏漏，應以解決問題、彌補損失為優先事項。同時，秘書應明確各部門在企業中的定位，理解各部門承擔的責任，利用溝通協調組織各部門的工作，提升各部門的配合效果。

（三）秘書與客戶溝通協調的技巧

客戶不屬于本企業，常為本企業的合作伙伴或交易對象，秘書與客戶的溝通行為實質上是本企業與其他企業的信息交流過程。因此，秘書不但需要具備基本的溝通能力，而且應對本企業的生產流程與業務情況有詳盡的了解，在與客戶的溝通過程中能夠詳細清晰地表述本企業的業務詳情，使客戶在與本企業的交流過程中接收到真正對合作關系具備價值的信息[2]。同時，客戶是企業的重要資源，任何客戶都不應因溝通協調過程中的疏漏而喪失，秘書需格外注重與之溝通過程中自身的態度和語氣，保證客戶不因秘書溝通方式的原因產生負面情緒。同時，在領導、秘書和客戶三方在場的情況下，秘書應將與客戶的主要溝通職責交給領導，只做主持會議進程、提供數據材料的輔助性工作，利用自身情商判斷在氣氛尷尬的時候合理緩解氣氛，保證商務交流活動的順利進行。

二、國企辦公室秘書溝通協調要點

（一）秘書溝通協調的語氣態度

語氣與態度是溝通協調能力的基礎，表達的意思相同、語氣不同，最終的表達效果自然不盡相同。使用適合的語氣與態度是秘書做好溝通工作的必備前提。語氣與態度的選擇需建立在清楚的自我認知之上，秘書需首先明確自己是領導、員工與客戶之間的溝通者，扮演著推動信息交流、協調交流氣氛的角色，應在任何情況下保持冷靜，利用平和、禮貌的語氣與他人交流，在面對員工時態度親和、面對領導和客戶時態度謙卑，使三方對自身產生基礎認同感，從而為后續工作帶來方便。

（二）秘書溝通協調的內容

秘書進行溝通協調工作時，所傳達的內容往往由其他崗位提出、由自己整理，因此需格外注意整理過程與表達過程中的準確性，防止出現信息遺漏與表意不明的情況。如果秘書錯誤傳達領導的指示，會造成整個生產過程與企業規劃不符的現象，造成巨大的成本損失，秘書也會因此擔責。所以，秘書不只應在傾聽指示的時候記錄領導的表述內容，還應重點領悟領導的管理思想，排除領導表述能力引起的表意不明現象。總之，秘書的溝通協調工作表面上是內容的傳達，實質上是思想觀點的傳達，需注重表述內容與思想內容的對應關系。

三、結語

國有企業規模龐大、員工眾多，溝通協調工作是各部門配合生產過程中必然存在的內容。辦公室秘書作為領導、員工與客戶之間的連接者，需承擔起優化溝通過程、加強溝通效率的責任，應為此積極提升自身的溝通能力與方法技巧，切實保障企業內部配合效果與企業外部交際質量，充分發揮秘書在企業中的樞紐作用。

參考文獻

[1]楊雪.國有企業辦公室秘書的綜合素質研究[J].國際公關，2019， No.89（05）：155-156.

[2]高云松.新形勢下國企辦公室秘書的職業要求探討[J].新商務周刊，2019， 000（007）：191.

作者簡介：

何忠（1985.09--）;性別：男，民族：漢，籍貫：山東省泰安人，學歷：本科;現有職稱：政工師;研究方向：文秘。