探討國企辦公室秘書溝通協(xié)調的技巧及其要點

摘要：辦公室秘書是國企中起到溝通媒介作用的崗位，該職位能在高層管理者與各部門員工間建立良好的溝通渠道，從而使國企領導的決策能清晰傳達給下屬，下屬的反饋與建議能有效上報給領導，通過溝通的方式避免問題、解決問題。基于此，本研究以國有企業(yè)為例，探究辦公室秘書溝通協(xié)調的技巧與要點，以期為秘書工作提供參考。

關鍵詞：辦公室秘書;國有企業(yè);溝通協(xié)調;技巧與要點

我國邁入決勝全面小康社會的關鍵階段，各行業(yè)領域內的企業(yè)規(guī)模都在隨著經(jīng)濟實力的增長而擴大，國有企業(yè)作為國民經(jīng)濟的中流砥柱，自然具備規(guī)模較大的企業(yè)建制與數(shù)量較多的人才儲備。這一現(xiàn)狀要求我國國企建立良好的溝通協(xié)調機制。秘書作為溝通領導與各部門之間的媒介崗位，自然應主動承擔起上傳下達的任務，積極提升自身溝通協(xié)調技巧，保證企業(yè)決策的落實效果。

一、國企辦公室秘書溝通協(xié)調技巧

（一）秘書與領導溝通協(xié)調的技巧

辦公室秘書位處企業(yè)“樞紐”，需起到同步聯(lián)通領導、各部門員工與客戶的作用。在領導面前，秘書要做的溝通任務主要包括以下幾種：其一，理解領導的管理意圖，明確領導的管理思維，并將領導的決策與規(guī)劃傳達給相關責任部門;其二，雙向傳達領導與客戶之間的日常溝通內容，在領導與客戶出現(xiàn)談判僵局或情緒問題的時候起到協(xié)調維穩(wěn)的作用;其三，利用邏輯思維與總結能力匯總各部門員工對公司管理的反饋意見，并將其反饋給領導，形成領導與員工的雙向溝通環(huán)境[1]。

基于這些工作內容，秘書應在與領導溝通的工作中掌握以下技巧：首先，秘書應清楚自身崗位職權的范圍，即秘書不具備決策權。她既不能在領導不在現(xiàn)場的時候代為承諾、代為決策，也不能在匯報員工反饋時摻雜個人理解。秘書需真實、客觀、詳盡地表達需傳達的內容，做一個稱職的溝通者，不在任何環(huán)節(jié)中將主觀判斷帶到溝通過程中。其次，秘書的匯報與詢問應站在領導的角度出發(fā)，領導每日工作繁忙，需處理大量事務決策，秘書需將每條匯報信息精簡到極致，只保留必須傳達的有效信息，降低領導的溝通成本。最后，秘書應具備較高的情商，從而在領導與企業(yè)客戶溝通出現(xiàn)障礙的時候巧妙又不僭越地化解尷尬，起到緩解氣氛、協(xié)調關系的作用。總之，秘書可根據(jù)領導的處事風格與性格特點制定風格不同的溝通協(xié)調策略，以提升領導的工作效率與質量為主要目的。

（二）秘書與員工溝通協(xié)調的技巧

在國企中，由于日常事務繁忙，秘書與各部門員工的溝通時間甚至比與領導的溝通時間更長，是秘書的主要工作內容。因此，做好與員工的溝通協(xié)調至關重要。秘書與員工溝通的主要內容為領導對各部門的指示與要求。受限于工作量，領導的表達通常簡明扼要，在實際生產(chǎn)活動中會出現(xiàn)許多領導未指示清楚的情況，秘書要在發(fā)生這種情況時將領悟的領導思維傳達給員工，用以指引員工在具體情況下進行具體判斷。如果無法確認領導的指導是否與秘書的理解相同，則應盡快挑選適當?shù)臅r機向領導詢問，在得到確切回答后將信息傳達給員工。因此，秘書在溝通過程中應首先明確自己的身份，知悉自己只是普通員工、與其他員工在職位上并無高低之分，需與其他員工平等交流、決不能趾高氣昂。同時，應對員工的工作結果予以客觀記錄，在溝通過程中應表現(xiàn)出足夠的誠信與寬容，用禮貌的方式采集員工對公司的反饋與員工的實際工作情況，不做出逾越自身職權范圍的承諾。如果員工在執(zhí)行過程中出現(xiàn)了疏漏，應以解決問題、彌補損失為優(yōu)先事項。同時，秘書應明確各部門在企業(yè)中的定位，理解各部門承擔的責任，利用溝通協(xié)調組織各部門的工作，提升各部門的配合效果。

（三）秘書與客戶溝通協(xié)調的技巧

客戶不屬于本企業(yè)，常為本企業(yè)的合作伙伴或交易對象，秘書與客戶的溝通行為實質上是本企業(yè)與其他企業(yè)的信息交流過程。因此，秘書不但需要具備基本的溝通能力，而且應對本企業(yè)的生產(chǎn)流程與業(yè)務情況有詳盡的了解，在與客戶的溝通過程中能夠詳細清晰地表述本企業(yè)的業(yè)務詳情，使客戶在與本企業(yè)的交流過程中接收到真正對合作關系具備價值的信息[2]。同時，客戶是企業(yè)的重要資源，任何客戶都不應因溝通協(xié)調過程中的疏漏而喪失，秘書需格外注重與之溝通過程中自身的態(tài)度和語氣，保證客戶不因秘書溝通方式的原因產(chǎn)生負面情緒。同時，在領導、秘書和客戶三方在場的情況下，秘書應將與客戶的主要溝通職責交給領導，只做主持會議進程、提供數(shù)據(jù)材料的輔助性工作，利用自身情商判斷在氣氛尷尬的時候合理緩解氣氛，保證商務交流活動的順利進行。

二、國企辦公室秘書溝通協(xié)調要點

（一）秘書溝通協(xié)調的語氣態(tài)度

語氣與態(tài)度是溝通協(xié)調能力的基礎，表達的意思相同、語氣不同，最終的表達效果自然不盡相同。使用適合的語氣與態(tài)度是秘書做好溝通工作的必備前提。語氣與態(tài)度的選擇需建立在清楚的自我認知之上，秘書需首先明確自己是領導、員工與客戶之間的溝通者，扮演著推動信息交流、協(xié)調交流氣氛的角色，應在任何情況下保持冷靜，利用平和、禮貌的語氣與他人交流，在面對員工時態(tài)度親和、面對領導和客戶時態(tài)度謙卑，使三方對自身產(chǎn)生基礎認同感，從而為后續(xù)工作帶來方便。

（二）秘書溝通協(xié)調的內容

秘書進行溝通協(xié)調工作時，所傳達的內容往往由其他崗位提出、由自己整理，因此需格外注意整理過程與表達過程中的準確性，防止出現(xiàn)信息遺漏與表意不明的情況。如果秘書錯誤傳達領導的指示，會造成整個生產(chǎn)過程與企業(yè)規(guī)劃不符的現(xiàn)象，造成巨大的成本損失，秘書也會因此擔責。所以，秘書不只應在傾聽指示的時候記錄領導的表述內容，還應重點領悟領導的管理思想，排除領導表述能力引起的表意不明現(xiàn)象。總之，秘書的溝通協(xié)調工作表面上是內容的傳達，實質上是思想觀點的傳達，需注重表述內容與思想內容的對應關系。

三、結語

國有企業(yè)規(guī)模龐大、員工眾多，溝通協(xié)調工作是各部門配合生產(chǎn)過程中必然存在的內容。辦公室秘書作為領導、員工與客戶之間的連接者，需承擔起優(yōu)化溝通過程、加強溝通效率的責任，應為此積極提升自身的溝通能力與方法技巧，切實保障企業(yè)內部配合效果與企業(yè)外部交際質量，充分發(fā)揮秘書在企業(yè)中的樞紐作用。

參考文獻

[1]楊雪.國有企業(yè)辦公室秘書的綜合素質研究[J].國際公關，2019， No.89（05）：155-156.

[2]高云松.新形勢下國企辦公室秘書的職業(yè)要求探討[J].新商務周刊，2019， 000（007）：191.

作者簡介：

何忠（1985.09--）;性別：男，民族：漢，籍貫：山東省泰安人，學歷：本科;現(xiàn)有職稱：政工師;研究方向：文秘。