事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施分析

陳大為

摘要：很多事業(yè)單位在重視檔案管理工作開展的過程中，形成了一系列的有效探索。然而，他們在不斷落實優(yōu)化這一管理工作時仍然存在不同程度的現(xiàn)實問題，這就需要相關事業(yè)單位管理層結合自身實際情況不斷剖析現(xiàn)實問題，優(yōu)化能夠解決問題的有效對策，從而為事業(yè)單位檔案管理工作的成效展現(xiàn)形成應有的對策思考，也逐步凸顯事業(yè)單位檔案管理社會價值。基于此，本文在這樣的研究背景下，積極圍繞事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策提出自己的見解，并逐步優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作成效，達到剖析現(xiàn)實問題，推動事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展的研究效果。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

引言

事業(yè)單位檔案管理工作本身具有較高的服務性，但由于長期缺乏重視，導致檔案管理的科學性不強，而且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，進而使得事業(yè)單位管理活動存在相當多的不足。事業(yè)單位檔案管理不同于其他檔案管理，其中的檔案資料非常完善，保存了以往所有活動中形成的文獻、照片以及影像等，能夠為事業(yè)單位的發(fā)展提供參考和借鑒意義。在新時期的發(fā)展中，事業(yè)單位管理人員應當認識到自身檔案管理工作中的不足之處，逐步優(yōu)化檔案管理流程，積極采用全新的檔案管理方式，綜合促進事業(yè)單位檔案管理工作朝著規(guī)范化與科學化的方向發(fā)展。

1、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1檔案管理人員素質(zhì)不高

由于受到傳統(tǒng)思想以及客觀歷史因素的影響，當前事業(yè)單位檔案管理在工作中存在著較多的不足，并影響檔案管理的質(zhì)量。首先，事業(yè)單位檔案管理中的人員素質(zhì)普遍較低，許多單位在人員配置上不夠充足，導致當前檔案管理工作質(zhì)量得不到有效提升。事業(yè)單位檔案管理人員工作素質(zhì)不高主要體現(xiàn)在三個方面：第一，缺乏對檔案管理工作的重視。該項工作一般都是由年紀較大或者專業(yè)水平不高的人員擔任，不僅業(yè)務能力低下，學習能力也比較差，且思想較為落后，不利于提高工作效率。第二，缺乏完善的人才培訓制度。關于檔案管理人員的專業(yè)培訓，大多是流于形式，培訓作用得不到有效發(fā)揮，人員素質(zhì)無法提升。第三，人才引進制度不夠完善，人才引進數(shù)量和質(zhì)量無法滿足檔案管理發(fā)展的需求。

1.2信息化程度不足

隨著信息技術的發(fā)展和應用，加強信息技術在事業(yè)單位工作中的應用是必然的發(fā)展趨勢。但是部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作中，缺乏對信息技術的應用，導致檔案管理的信息化程度不足，不利于提高檔案的管理效率和利用效率。在借助信息技術開展檔案管理工作時，部分單位只是進行部分文件的傳輸，在提取檔案信息時依舊采用紙質(zhì)版的資料，導致許多檔案資料未形成電子資料，不利于促進檔案的信息化發(fā)展，也不利于提高檔案利用效率。

1.3管理制度過于混亂，缺乏統(tǒng)一規(guī)范

對于事業(yè)單位檔案管理而言，管理制度建設非常重要，不僅能夠為日常檔案管理工作形成必要的制度支持，還能夠確保檔案管理人員的工作開展處于統(tǒng)一而規(guī)范的狀態(tài)。但是現(xiàn)今的多數(shù)事業(yè)單位均未建立完善的檔案管理制度，這導致檔案管理過于混亂，缺乏統(tǒng)一化標準。一方面，許多檔案管理人員對檔案管理缺乏全面性的認識，僅僅認為檔案管理就是將基礎的信息進行整理與歸檔，并沒有涉及到其他的檔案管理內(nèi)容。另一方面，事業(yè)單位檔案管理部門沒有形成統(tǒng)一的檔案管理制度，雖然內(nèi)部的機制非常多，但沒有進行精簡，使得檔案管理人員都會以個人意識為主導思想展開檔案管理。在這樣的管理機制下，很容易出現(xiàn)文件缺失或者隨意僭越的狀況，嚴重降低了檔案管理的安全性，也使得檔案資料的價值有所下降。

2、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施

2.1優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的基礎設施建設

在新時期的事業(yè)單位基礎建設當中，檔案室屬于一個非常重要的組成部分，事業(yè)單位應當努力加大資金投入，加強基礎設施建設，優(yōu)化檔案管理流程。隨著檔案管理工作內(nèi)容的不斷增加，事業(yè)單位應當為檔案管理部門提供相應的基礎設施與設備，確保所有的工作內(nèi)容都能夠有相應的設備支持。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源在保存的過程中很容易出現(xiàn)損壞狀況，因而在新時期的檔案管理工作中，還需要盡可能完善通風防火與防潮等方面的設施建設，避免再度出現(xiàn)文件損壞的狀況。

2.2提高檔案管理人員的素質(zhì)

由于檔案管理人員的素質(zhì)會對檔案管理產(chǎn)生直接影響，因而提高檔案管理人員素質(zhì)便顯得尤為重要。事業(yè)單位在新時期的檔案管理工作中，應當主動加強對檔案管理人員的綜合培訓，邀請專家開辦檔案管理講座，為檔案管理人員提供先進的管理理念和方法，促進其不斷提高檔案管理能力。同時，還應積極引進高素質(zhì)的檔案管理人員，尤其是信息技術實踐能力較強的復合型人才。通過對這些管理人才的合理引進，能夠迅速彌補檔案管理的不足之處，持續(xù)提高檔案管理水平。

2.3推進檔案管理信息化建設

為了迎合新時期的檔案管理需求，事業(yè)單位應當推進檔案管理信息化建設，建立全新的檔案管理信息化評價，并加強檔案管理部門與其他辦公系統(tǒng)之間的聯(lián)系，形成健全的信息互動功能。檔案管理部門也需要加強對計算機技術的利用，使檔案管理與儲存變得更加簡單迅速，能夠在管理的同時挖掘檔案資源的潛在價值。在完成管理系統(tǒng)平臺的建設后，檔案管理部門還應優(yōu)化檔案管理的安全工作，做好相關的防范措施，避免出現(xiàn)檔案信息泄露等問題。

2.4強化協(xié)調(diào)工作水平。在市場發(fā)展背景之下，

事業(yè)單位檔案管理工作可以借助計算機方式實現(xiàn)對文字、文檔、音頻以及視頻等多種信息的儲存，并借助計算機、信息化技術的支持實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效率傳輸與共享，實現(xiàn)系統(tǒng)化的檔案管理。對于管理人員而言，需要進一步提升信息的更新重視度，同時需要注重科室之間的相互協(xié)調(diào)工作，掌握管理領域和計算機軟件的相關前瞻性技術，及時更新事業(yè)單位檔案管理工作整體水平，構建完善的管理機制，為后續(xù)管控措施的落實奠定基礎。

結語

綜上所述，隨著時代的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作的重要性隨之提升。在長期的社會發(fā)展過程中，云計算、云儲存等新興服務模式逐漸成熟，在檔案管理工作中的應用越發(fā)普及。檔案管理工作必然需要不斷創(chuàng)新，同時在管理工作中突出信息化元素，并且在新形勢環(huán)境下，需要持續(xù)創(chuàng)新與完善檔案管理的工作理念，持續(xù)探索并在以往檔案管理模式之下進行改革，從而推動檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

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