淺析新時期事業單位如何做好檔案管理優化工作

侯振朝

摘要：作為事業單位發展的重要基礎之一，檔案管理工作在很大程度上影響著單位自身能否快速發展、生產效益能否持續提升，并對各部門工作有著不可替代的指導意義。當前已進入信息時代，傳統的事業單位檔案管理辦法面臨著巨大的挑戰，只有正確認識過去檔案管理工作中的不足，并以規范化、制度化、科學化的措施進行調整與改進，才能切實提高檔案的利用效率。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;質量

引言

事業單位是國家機構的重要組成部分，其工作內容相當廣泛。事業單位檔案是對發展歷史的真實記錄，對新時期事業單位的發展有著指導和借鑒的作用，但是許多事業單位并未加強對檔案管理的重視，采取的依舊是傳統的檔案管理模式，因而很難形成良好的管理成效。在新時期的發展中，事業單位應當正確審視檔案管理工作對事業單位發展的促進作用，合理分析現階段檔案管理狀況，明確檔案管理存在的不足之處，采取有效措施加以優化，逐步提高檔案管理效率，促使檔案資源能夠得到充分地利用。

1、事業單位檔案管理存在的不足之處

1.1沒有加強檔案管理力度

檔案管理工作伴隨著事業單位的發展而發展，一旦沒有前人留下檔案為依據的話，是沒法開展后期研究工作的。雖然上級檔案管理部門對于檔案價值性有著極高的重視程度，可是處于基層內，依舊存在著檔案管理工作重視程度不高的現象，存在沒有制定完善的制度，專業性人員缺失，設備不完善等現象，這些都是事業單位基層檔案管理工作開展期間面臨的難點。通常來講，檔案和事業屬于兩方面，管轄領域不統一、不完善，因此導致檔案管理環節中經常發生兩張皮的現象。處于信息化時代中，實施檔案管理信息化是必然趨勢，由于基層檔案管理機構根本不熟悉信息化檔案管理，指導不規范等，所以檔案管理工作有著極大的混亂性，檔案利用率低。

1.2管理技術、方式較為落后

傳統的事業單位檔案管理主要處理的是以紙質檔案為主的資料，其不僅占用了不小的空間資源，并隨著時間的推移還面臨資料老化等問題。同時，數量越來越多的紙質檔案也不利于檢索人員的查閱和使用。究其原因，一方面是因為很多事業單位缺乏相應的軟硬件設施購置資金，另一方面是因為檔案管理人員缺乏對現代化信息技術的學習與應用。信息化檔案管理對設備要求較高，由于事業單位檔案管理沒有大范圍使用計算機設備，因為習慣問題，很多時候還在依靠人工來進行檔案登記，進而導致事業單位檔案管理工作效率與質量較差。

1.3檔案管理人員整體素質參差不齊

檔案管理人員應對國家關于檔案管理的各項法律法規以及相關政策走向有深入且獨到的理解，并能憑借強大的文字表述能力和熟練的現代化檔案管理工作技能及時、準確地記錄下事業單位在自身發展歷程中所產生的各項有價值的信息資料。然而就目前來看，達到這一標準的事業單位檔案管理人員仍是鳳毛麟角，檔案管理人員整體素質參差不齊。另外，事業單位檔案管理人員的專業能力較差，在工作開展之前，沒有對其進行科學培訓與教育，工作人員對檔案工作一問三不知的現象時常發生，進而導致事業單位檔案管理難以發揮出自身內在價值。

2、事業單位檔案管理優化工作

2.1加強對檔案管理的重視程度

想要做好和創新事業單位檔案管理工作，就需要加強單位對檔案管理的重視和關注度，認識到加強檔案管理工作的重要性。在當前社會新的發展形勢下，事業單位檔案管理需要轉變以往傳統的管理模式，科學運用現代化技術進行管理，這對于提升事業單位檔案管理工作效率有著十分重要的作用和意義?；诖耍聵I單位需要健全當前檔案管理制度體系，在提升檔案管理工作效率的同時，實現與時俱進，借助創新思維來強化檔案管理制度，實現檔案管理與現代化發展模式的融合，全面更新檔案管理信息，借助成功的檔案管理系統來完善和修訂原有檔案管理體系，構建出高效且創新的檔案管理工作體系，以此來提升事業單位檔案管理的實效性。檔案管理工作是一項長期的任務，在過程中，需要保障人員之間的公平性，以此來調動檔案管理人員對本職工作的積極性與主動性。

2.2提高檔案管理人員的整體素質。

當前，在我國網絡科技快速發展的背景下，對事業單位檔案管理工作有著一定的影響，其不僅可以提升檔案管理工作形式與管理模式，同時還可以全面創新事業單位檔案管理工作的有效性。想要實現這一目標，需要強化檔案管理工作人員的整體素質與綜合能力，從根本上提高工作人員的創新意識，進而使其提升工作效率。目前，很多檔案管理人員缺少網絡信息管理的專業能力，所以，事業單位需要加強對檔案管理人員網絡技術培訓與檔案管理知識的拓展，可以將檔案管理人員委派到專業團隊中進行學習實踐，還可以邀請專業人士對檔案管理人員進行專題講座，分享自己的成功經驗，這樣的方式可以有效提升檔案管理人員對計算機的使用能力。

2.3建立科學的檔案管理機制

檔案管理是一項系統性的工作，它的開展需要有相應的檔案管理制度作為支撐。事業單位應當正確審視檔案管理工作，將其融入到日常管理工作中，并結合檔案管理的實際需求構建完善的管理機制，加強檔案管理的科學性、規范性，從而使得檔案管理工作變得有序合理。在建立檔案管理機制的過程中，事業單位要確保檔案管理工作的所有內容都必須按照規定進行，盡可能使得檔案管理變得合理完善，全面推動事業單位的科學發展。

2.4推進檔案管理信息化建設

為了迎合新時期的檔案管理需求，事業單位應當推進檔案管理信息化建設，建立全新的檔案管理信息化評價，并加強檔案管理部門與其他辦公系統之間的聯系，形成健全的信息互動功能。檔案管理部門也需要加強對計算機技術的利用，使檔案管理與儲存變得更加簡單迅速，能夠在管理的同時挖掘檔案資源的潛在價值。在完成管理系統平臺的建設后，檔案管理部門還應優化檔案管理的安全工作，做好相關的防范措施，避免出現檔案信息泄露等問題。

結束語

總而言之，檔案管理工作對事業單位的發展有著非常重要的意義，事業單位應當主動加強對檔案管理工作的重視，不斷完善檔案管理機制，為檔案管理配備相關的設施設備，提高檔案管理人員的綜合素質，最終促使檔案管理工作質量獲得迅速提升。

參考文獻

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