基于工作流理念的患者報告結局測量系統中國中心（PNC-China）信息化管理系統的構建

李丹鈺，黃青梅，吳傅蕾，袁長蓉

（復旦大學護理學院，上海 200032）

患者報告結局測量信息系統（patient-reported outcomes measurement information system,PROMIS）是由美國國立衛生院于2004年牽頭研制的用于評估一般健康人群及慢性疾病患者生理、心理及社會健康的自我報告結局工具，其精確性、可靠性及靈活性受到國際社會的廣泛認可［1］。目前由PROMIS健康組織（PROMIS Health Organization,PHO）及其下設的各個國家中心負責其國際推廣應用。袁長蓉教授研究團隊于2019年與PHO簽署了PROMIS國家中心協議，并在復旦大學護理學院正式掛牌成立患者報告結局測量信息系統中國中心（PROMIS National Center-China，PNC-China）。PNC-China作為PROMIS在中國臨床應用及推廣的官方中心，其工作主要圍繞PROMIS的中文版翻譯、臨床檢驗和應用展開。PNC-China目前已與來自全國各地的多個臨床及科研團隊展開積極合作。中心的相關工作內容繁瑣、專業性強［2］。目前，合作涉及的大量信息交流、文檔傳遞等工作主要依托微信、電子郵件和郵寄等傳統方式，一方面導致工作負荷增加、工作效率較低；另一方面存在文件丟失、信息泄露等隱患。因此，有必要建立符合PNC-China工作實踐的電子化工作流管理系統（electronic workflow management system，EWFMS），以全周期、全流程輔助PNC-China的日常工作及管理。工作流是指一類能夠完全自動執行的經營過程，根據一系列過程規則，將文檔、信息或任務在不同的執行者之間進行傳遞與執行［3］。工作流包括內容、路徑和機制三大要素。其中，工作流內容指的是需要處理、流轉的信息、文檔和任務；工作流路徑指明了工作流內容的流轉先后節點、約束條件；工作流機制確定節點的操作者、操作方式、操作權限及執行對應的工作組件等。本研究基于工作流理念，在了解目前PNCChina工作人員對構建信息化管理系統的感受、需求及功能設想的基礎上，結合工作流的三大基本要素分析PNC-China的工作流程，初步構建了中心的電子化工作流管理系統框架，旨在為進一步合作開發該信息化系統提供方案基礎。

1 PNC-China信息化管理平臺需求分析

1.1對象2019年11月至2020年5月，采用目的抽樣法，選取PNC-China中心的5名工作人員進行深度訪談。納入標準：①熟悉PROMIS相關內容；②了解PROMIS研制方法及相關核心技術；③參與PNC-China相關管理工作3個月以上。5名訪談對象年齡27～50歲，均具有碩士及以上學歷，且在PNC-China工作超過半年。訪談對象一般資料詳見表1。

表1 訪談對象一般資料

1.2方法

1.2.1確定訪談提綱研究者以工作流的三大要素為指導，初步擬定訪談提綱，接受專家論證后進行修改。最終確定的訪談提綱如下：①PNC-China的主要工作是什么？您主要負責哪些工作？②您的工作涉及哪些內容（包括信息、文檔、任務的交互和傳遞）？③您工作的起點和結點是什么？④您的工作主要借用哪些工具開展？請具體說說執行工作的方式；⑤是否有必要采用電子化管理系統來支持您的工作？您對該系統的意見和建議是什么？

1.2.2資料收集根據訪談提綱，通過一對一的半結構式深度訪談收集資料。實際訪談過程中，在現有的訪談提綱基礎上不斷深入，同時進行適當追問和調整。每次訪談大約30 min，在研究對象允許的情況下對訪談進行全程錄音，并做好訪談筆記。信息達飽和后即停止資料收集。

1.2.3資料分析訪談結束后24 h內將訪談錄音資料及時轉錄為文字稿，采用內容分析法［4］對資料進行處理。

1.3結果研究者通過對訪談文字資料進行分析，從3方面歸納提煉出PNC-China信息化管理及工作平臺的構建需求及功能設想。

1.3.1相關工作流程繁瑣，急需信息化工具輔助PNC-China的工作雖然領域明確，但每項工作均涉及反復多次溝通和不同形式的文獻傳輸；同時，隨著多中心合作的日益增多，了解、把握、控制各個團隊工作進度的難度增加。訪談對象表示，PNC-China的管理工作流程繁瑣，急需以信息化的手段輔助管理，并進行相關內容及進展的記錄、查詢等。如S1表示：“協議書、登記表之類的文件很多，每次都要在電腦中找到相應文件，再（給對方）發過去。”S2表示：“越來越多（的）人來咨詢我PROMIS的現狀、翻譯的進展，我要一個個解釋，很麻煩。”S4表示：“哪個團隊給我寄了快遞、是什么資料、到哪了……這些信息我都不知道。”S5表示：“翻譯步驟很多，每個團隊（工作進展）到哪一步了（大家）很難記清楚。”

1.3.2文件管理工具較落后，急需實現系統化、信息化管理PNC-China涉及大量文件資料的管理及傳遞，但目前仍以微信、郵寄和郵件等傳統方式進行溝通和資料遞送。這些用于片段式溝通的媒介顯然難以滿足PNC-China的工作流程，亟須對管理工具進行升級，實現系統化、信息化管理。如S2表示：“現在我們都用微信聯系，微信群太多了，還要一個個發消息。”S3表示：“協議每次都是合作團隊寄過來的，我要去快遞中心找到再拿過來，很不方便。”S4表示：“有些團隊不及時把數據之類的（資料）發回來，我就沒辦法（工作）了，只能發微信去催。”S5表示：“（合作）團隊越來越多之后，文件也越來越多，我辦公室里（積存了）很多合同和表格，萬一以后（丟）掉了會很麻煩。”

1.3.3合作管理欠規范，急需實現標準化PNC-China目前已與來自全國各地的23家醫院及院校的科研團隊展開了合作，工作中涉及大量文件資料的傳遞，且根據合作流程，每個階段涉及不同的合作內容。訪談對象表示，急需將他們的腦力和體力從傳統的大量文件資料管理以及一些不規范的溝通交流及合作管理中解放出來，實現管理流程的標準化、溝通的高效化。如S1表示：“要是（合作）協議通過了，系統就自動開放這個團隊的下載權限就好了，我就不用再把量表找到再發過去了。”S2表示：“最好能夠自動通知他們（相關流程）期限到了，提醒團隊把數據或者量表傳上來。”S3提到：“（如果）哪個團隊有進展了，系統也最好提醒我一下，（這樣）我很快就（可以）知道自己（的）工作還有哪些沒做。”S5表示：“我們中心要是有什么動態，也最好能通過這個系統去發布，就不要用微信群去發布（了）。”

2 基于工作流初步構建PNC-China信息化管理平臺框架

研究團隊在質性訪談的基礎上歸納提煉出工作人員對PNC-China信息化管理及工作平臺的構建需求及功能設想，并從實際出發，結合工作流的三大要素，初步構建了PNC-China信息化管理及工作系統框架。

2.1PROMIS中文版翻譯工作流程框架PROMIS翻譯工作，指的是采用國際標準的慢性病治療功能評價（functional assessment of chronic illness therapy,FACIT）翻譯方法，將PROMIS英文源條目翻譯成中文，并進行相應的認知性訪談及文化調試，最終確保PROMIS中英文條目間具有內容等同性、語義等同性、技術等同性、標準等同性和概念等同性。PNC-China按照PROMIS的三大領域（生理健康、心理健康和社會健康）及兩類人群（成人和5～17歲兒童）［5］，將翻譯對象相應劃分為成人生理健康量表、成人心理健康量表、成人社會健康量表及兒童量表4個類別，分別與多個研究團隊簽署協議，合作完成相關翻譯工作。PNC-China翻譯工作的一般流程（見圖1）為：研究團隊獲得源量表后，遵照FACIT方法進行翻譯，并詳細記錄每一條目的翻譯環節。翻譯完成后，PNC-China工作人員審核中文初稿及翻譯流程記錄，并將審核通過的量表遞交至PHO進行第2輪審核。研究者按照審核結果修改條目，并進行認知性訪談，訪談結果及修改后的量表將再次遞交至PNC-China。PNC-China工作人員再次審核量表并遞交至PHO終審。截至2020年底，PROMIS所有成人量表的翻譯均已完成，進入PHO終審環節，兒童八大簡表的翻譯工作也全部完成。

圖1 PROMIS中文版翻譯工作流程框架圖

2.2PROMIS臨床檢驗工作流程框架PROMIS檢驗工作，指的是采用翻譯后的中文量表收集特定人群的健康信息，將中文版PROMIS工具在中國人群中進行測量學分析，驗證量表信效度，并為量表修正提供指導。基于工作流要素，PROMIS臨床檢驗工作涉及：與研究團隊簽署協議，授權、指導研究團隊進行數據收集與統計學分析、數據提交及去隱私處理等。臨床檢驗工作的一般流程框架見圖2。

圖2 PROMIS臨床檢驗工作流程框架圖

2.3PROMIS臨床應用工作流程框架PROMIS應用工作，指的是將量表應用于目標人群，收集其健康相關信息。對于臨床情境而言，PROMIS的應用將有助于加強醫患溝通、改善治療準確性，提升患者依從性及滿意度。從科研角度而言，對PROMIS健康相關數據進行分析能夠幫助醫護人員了解患者癥狀發展軌跡，輔助構建可指導臨床實踐的預測模型和推薦系統。PNC-China的應用工作流程與檢驗工作流程類似，詳見圖3。

圖3 PROMIS臨床應用工作流程框架圖

3 討論

3.1PNC-China工作內流程改進的必要性“關注患者感受、傾聽患者聲音”是近年來國內外醫療創新研究的熱點。越來越多的學者意識到，納入患者自我報告的健康數據可極大促進醫患溝通、提高患者的治療依從性、改善患者的就醫體驗，進而促進照護質量提升［6］。患者報告結局中國中心成立的初衷即是進一步在我國推廣患者報告結局理念，加速推動患者報告結局測量系統的全球同質化研究，以促進PROMIS測量系統在我國臨床的推廣和應用。由于PROMIS的研制需在PHO的統一指導下，遵循最新的科研方法及技術一步步進行［7］。工作過程包括方法學的統一培訓、相關資料的發送、與PHO專家的交流以及與多中心合作團隊的溝通等，工作內容繁雜、流程較多，且涉及大量文書資料的傳遞、填寫及保存等。隨著PNC-China的逐步發展及合作團隊的壯大，傳統的工作模式顯然已不能滿足國內眾多科研團隊申請使用PROMIS的需求。作為以開展PROMIS相關科學研究為主要目的的研究中心，PNC-China如何在目前有限的人力條件下提高中心的日常管理工作效率、如何與眾多來自不同地域的科研團隊在PROMIS的合作研究流程上實現標準化、高效化等均是中心發展面臨的問題。而引進信息技術、開發信息化工作流程管理系統則可能是解決以上問題的唯一途徑。本研究對5名PNC-China工作人員的深度訪談結果也顯示，相關人員對于信息化管理需求迫切。但由于PROMIS相關科研開展過程復雜，為保證中國PROMIS相關研制工作與全球的同質化，有必要首先對PROMIS相關科研工作內容及流程進行統一梳理。因此，本研究在分析PNC-China工作人員對信息化平臺構建需求的基礎上，引入工作流理念，初步構建了PNC-China信息化管理及工作系統的框架。

3.2工作流理念為PNC-China信息化管理系統的構建提供了流程框架工作流理念旨在實現服務辦公自動化。目前，工作流的理念及基于此構建的管理系統在政府、企業、醫院、學校等均有相當程度的運用［8-11］，能夠有效幫助相關機構明確節點任務，消除冗余任務，提高工作的可視化程度，最終提高工作效率。基于工作流理念，可構建符合不同管理需求的信息化系統，輔助制訂多個工作流路徑節點，并通過對不同人員賦予相應的管理權限，輔助企業高效運作。基于此，研究者圍繞工作流的三要素，梳理了PNC-China的工作內容、工作路徑和工作機制。其中，PNC-China的工作內容任務主要劃分為PROMIS的翻譯、檢驗和應用，每一部分又涉及相應的申請書、登記表、協議書、量表、翻譯后量表（或相應數據）的傳遞。工作流路徑部分，通過流程圖呈現，明確了每項內容、每一步驟的先后節點及約束條件。工作機制部分，PNC-China工作流節點僅涉及工作人員和合作團隊兩類操作者，操作方式為借助社交軟件和郵件快遞等進行文件傳遞，操作權限與工作流節點相融合，合作團隊完成上一步驟后才能獲得量表或其他資料，進而實施下一步驟。對工作流的梳理是信息化系統構架的基礎，以此為藍本與系統工程師反復溝通確認，方可持續推進項目構建。

4 小結

研究首先通過對PNC-China工作人員的質性訪談歸納提煉了PNC-China信息化管理及工作平臺的構建需求，然后從工作人員的需求出發，結合工作流的三大要素，初步構建了PNC-China信息化管理及工作系統的框架，包括PROMIS中文版翻譯工作流程框架、臨床檢驗工作流程框架及臨床應用工作流程框架。該工作框架的建立為接下來研發PNC-China信息化管理系統提供了基礎方案。后續將與信息技術人員進一步進行合作研發，以助力PNC-China在我國推動PROMIS相關科研工作的開展。