企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型現(xiàn)狀·問(wèn)題·對(duì)策

《中國(guó)數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展白皮書（2020年）》指出，2019年我國(guó)數(shù)字經(jīng)濟(jì)增加值規(guī)模達(dá)到35.8萬(wàn)億，占GDP的36.2%。2019年我國(guó)數(shù)字經(jīng)濟(jì)名義增長(zhǎng)15.6%，高于同期GDP名義增速約7.85個(gè)百分點(diǎn)。數(shù)字經(jīng)濟(jì)正在成為推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主引擎[1]。2020年，數(shù)據(jù)也被國(guó)家正式列為“土地、勞動(dòng)力、資本、技術(shù)”后的第五種生產(chǎn)要素，成為企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)的主要驅(qū)動(dòng)力和核心資產(chǎn)[2]。羅伯特·卡恩認(rèn)為，到2025年全球可能會(huì)進(jìn)入全數(shù)字時(shí)代[3]，在此背景下，企業(yè)紛紛踏上數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路，希望能夠順應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)，不被淘汰。但調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型比例約25%，遠(yuǎn)低于歐洲的46%和美國(guó)的54%[4]，數(shù)字化轉(zhuǎn)型任重道遠(yuǎn)。企業(yè)要想在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代保持競(jìng)爭(zhēng)力，必須盡快推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，這是“十四五”期間企業(yè)的重點(diǎn)變革任務(wù)。

一、企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的概念與背景

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是指將數(shù)字技術(shù)（大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、5G、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)等）與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、組織、運(yùn)作等模式相融合，完成企業(yè)整體結(jié)構(gòu)的升級(jí)重構(gòu)、流程再造，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各項(xiàng)資源最優(yōu)配置的過(guò)程。而檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無(wú)形資產(chǎn)的組成要素。企業(yè)檔案工作是企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型也是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的一部分，它是指企業(yè)將檔案工作的管理對(duì)象、管理手段等由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變并依此提升檔案管理水平和效益的過(guò)程[5]。檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型主要特征表現(xiàn)為檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、管控模式數(shù)字化與產(chǎn)品服務(wù)數(shù)字化[6]。企業(yè)進(jìn)行檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景如下：

（一）數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)成為必然要求。網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)、數(shù)字中國(guó)、智慧社會(huì)加速建設(shè)，電子發(fā)票、電子商務(wù)、財(cái)務(wù)共享中心、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用，使文件數(shù)據(jù)化、電子化趨勢(shì)愈加明顯。迎接數(shù)字經(jīng)濟(jì)新時(shí)代，保障電子文件和電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全管理，是當(dāng)下這個(gè)時(shí)代對(duì)檔案工作的具體要求，也是檔案工作人員的時(shí)代使命與職責(zé)。

（二）落實(shí)有關(guān)單位要求的需要

2020年6月，中央檔案館館長(zhǎng)、國(guó)家檔案局局長(zhǎng)陸國(guó)強(qiáng)在區(qū)塊鏈專題講座會(huì)議上要求，要加快厘清運(yùn)用新一代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的思路舉措。在“十四五”時(shí)期實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化必須取得突破[5]。近年來(lái)，國(guó)家檔案局在電子文件歸檔和電子檔案管理、企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、電子發(fā)票、電子票據(jù)電子化歸檔、建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理等多領(lǐng)域進(jìn)行全國(guó)試點(diǎn)，不斷強(qiáng)化示范引領(lǐng)作用，積累了寶貴的檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。與此同時(shí)，加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化也寫入了《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》。

（三）檔案工作自身發(fā)展的需要

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，給企業(yè)檔案工作帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。主要挑戰(zhàn)包括，一是對(duì)管理理念的沖擊。檔案工作的對(duì)象、流程、模式、理論、制度等均發(fā)生較大改變，“破”與“立”亟需完成。二是對(duì)管理能力的挑戰(zhàn)。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用導(dǎo)致檔案工作技術(shù)含量提升，也將越來(lái)越多的依靠外部力量，檔案人員信息化能力提升非常迫切。三是服務(wù)能力挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)載體檔案管理不同，數(shù)字時(shí)代要求跨區(qū)域、跨單位、及時(shí)高效提供查檔服務(wù)。四是生存空間挑戰(zhàn)。很多單位發(fā)布了數(shù)據(jù)管理、數(shù)字資產(chǎn)管理辦法，成立了數(shù)據(jù)管理有關(guān)組織機(jī)構(gòu)，檔案人員若不主動(dòng)作為，將來(lái)電子檔案可能成為數(shù)據(jù)部門的管理范疇。但是，有“危”必有“機(jī)”，企業(yè)通過(guò)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型同樣可以在知識(shí)服務(wù)、提升檔案工作技術(shù)含量、海量數(shù)據(jù)歸檔等方面有新作為[7]。

二、檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型現(xiàn)狀——案例調(diào)查

以某能源企業(yè)為例，2018年，筆者調(diào)研了該企業(yè)總部23個(gè)部門、近40個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和有關(guān)基層單位，基本摸清了數(shù)據(jù)資產(chǎn)現(xiàn)狀[8]。該單位文檔類數(shù)據(jù)主要存儲(chǔ)在12個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，包括OA系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、風(fēng)控系統(tǒng)、法務(wù)系統(tǒng)、物資管理平臺(tái)、電子商務(wù)平臺(tái)、外事管理系統(tǒng)等。這類數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，價(jià)值高，但難以分類、檢索、利用，且容易信息泄露，是數(shù)據(jù)資產(chǎn)的核心部分。12個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量預(yù)計(jì)在2023年將達(dá)到PB級(jí)。通過(guò)走訪各部門，筆者歸納出該單位檔案工作的10大痛點(diǎn)：一是缺少信息歸集的統(tǒng)一平臺(tái);二是部門文檔散落在個(gè)人電腦中難以被利用;三是相關(guān)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)難以被利用;四是對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)缺少分類和細(xì)化管理;五是信息或文檔之間沒(méi)有關(guān)聯(lián)關(guān)系;六是缺少源頭上的管理，無(wú)法進(jìn)行有效的商密防護(hù);七是相關(guān)信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)多維度的展示;八是無(wú)法在上級(jí)單位及下屬企業(yè)之間實(shí)現(xiàn)檔案資源共享;九是部門無(wú)有效的文檔管理手段，大多依靠個(gè)人文檔管理;十是保密要求，導(dǎo)致很多文檔員工無(wú)權(quán)查看，影響了具體工作。后來(lái)該單位開(kāi)展了以數(shù)字檔案館建設(shè)為核心的檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并成為國(guó)家檔案局確定的35家企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)單位之一，于2020年11月通過(guò)國(guó)家檔案局試點(diǎn)驗(yàn)收。通過(guò)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)，上述問(wèn)題大多得到有效解決，并取得可觀的經(jīng)濟(jì)效益和良好的社會(huì)效益。

三、檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的問(wèn)題

（一）制度體系建設(shè)仍不完善

目前，很多企業(yè)正熱火朝天地進(jìn)行檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，不少企業(yè)也在努力完善檔案工作制度體系。與以往相比，檔案工作制度體系建設(shè)已有較大進(jìn)步，但仍存在不少問(wèn)題，突出表現(xiàn)在：一是制度缺失。數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案工作的管理對(duì)象、管理方式、管理要求、管理理念等都發(fā)生了改變。因此，相關(guān)方面的工作制度就不能再沿襲以往，需要重新制定。企業(yè)在某些方面制度上的缺失，會(huì)使得一些工作沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)可依，造成工作被動(dòng)。二是制度前后矛盾。很多企業(yè)檔案工作制度之間互相矛盾、不協(xié)調(diào)，甚至同一項(xiàng)工作在不同的制度中有截然不同的要求，這樣就會(huì)造成檔案工作前后混亂。三是制度與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)、其他部門的管理制度脫節(jié)。檔案工作的最終目的還是要為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作服務(wù)的，管理制度上的脫節(jié)會(huì)制約檔案工作對(duì)其他業(yè)務(wù)的服務(wù)能力，影響企業(yè)檔案工作的價(jià)值創(chuàng)造。

（二）檔案資源收集不全、不快、質(zhì)量不高

豐富的檔案資源是做好檔案工作的基礎(chǔ)，我國(guó)指導(dǎo)檔案收集工作的方針一直都是“應(yīng)收應(yīng)收、應(yīng)歸盡歸”。但很多企業(yè)檔案工作理念長(zhǎng)期受制于紙質(zhì)檔案管理階段，注重手工檔案管理，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)打印出的紙質(zhì)文件進(jìn)行管理尚可，但數(shù)字時(shí)代，卻缺少對(duì)原生性電子文件以及元數(shù)據(jù)的收集，從而造成企業(yè)擁有的數(shù)字檔案資源的類型不齊全、內(nèi)容不完整。這不僅影響電子文件本身價(jià)值的發(fā)揮，還會(huì)影響對(duì)檔案資源后續(xù)的開(kāi)發(fā)利用。

（三）檔案服務(wù)水平有提升空間

現(xiàn)階段，不少企業(yè)都主動(dòng)適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的發(fā)展需求，建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，積極應(yīng)用數(shù)字技術(shù)提供檔案利用服務(wù)。企業(yè)檔案門戶、企業(yè)數(shù)字檔案館作為企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中的重要階段性成果，極大地改變了檔案部門的服務(wù)方式，使檔案工作更好地為企業(yè)生產(chǎn)決策、轉(zhuǎn)型升級(jí)服務(wù)。但是，企業(yè)檔案服務(wù)水平仍有提升空間。比如根據(jù)“用戶畫像”，分析用戶查檔需求，化被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)推送相關(guān)檔案資源;利用元數(shù)據(jù)、日志等為用戶提供知識(shí)圖譜等可視化服務(wù);提供高質(zhì)量的檔案編研產(chǎn)品，而非文檔的堆積產(chǎn)品;加快響應(yīng)時(shí)間，提升用戶查檔體驗(yàn)等。

（四）業(yè)務(wù)工作全流程數(shù)字化還未實(shí)現(xiàn)

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的前提條件是實(shí)現(xiàn)存量檔案的數(shù)字化、增量檔案的電子化和利用的網(wǎng)絡(luò)化。很多企業(yè)雖然都建設(shè)了檔案管理系統(tǒng)或者數(shù)字檔案館，但是作為對(duì)接的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)大多為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或者財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)等數(shù)字化程度較高的系統(tǒng)，其他重要業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)因?yàn)闆](méi)有實(shí)現(xiàn)全流程數(shù)字化，仍然處于“雙軌”運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)，這給在線歸檔帶來(lái)挑戰(zhàn)。檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型不是檔案一個(gè)部門的事情，需要各部門都參與進(jìn)來(lái)，將歸檔要求納入各自的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，盡快實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)全流程數(shù)字化、預(yù)歸檔標(biāo)準(zhǔn)化，為最終歸檔奠定基礎(chǔ)。

（五）信息煙囪林立，數(shù)據(jù)割裂嚴(yán)重

由于信息系統(tǒng)建設(shè)具有階段性特征，已有的信息系統(tǒng)建設(shè)之初僅以單個(gè)的業(yè)務(wù)需求為目標(biāo)，彼此孤立，存在著比較嚴(yán)重的信息孤島，系統(tǒng)之間缺少橫向的數(shù)據(jù)接口，且數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。即便是歸檔后進(jìn)入檔案系統(tǒng)，這些文檔數(shù)據(jù)也難以實(shí)現(xiàn)有效的管理與集成。這就造成“一數(shù)多源”，無(wú)法追溯源頭，不能數(shù)據(jù)共享，建立關(guān)聯(lián)關(guān)系等，非常不利于后期用戶查找利用。

四、對(duì)策建議

（一）自上而下，加強(qiáng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型頂層設(shè)計(jì)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有艱巨性、長(zhǎng)期性和復(fù)雜性，事關(guān)新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)化、核心競(jìng)爭(zhēng)力與新業(yè)態(tài)、新模式。做好數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作必須自上而下，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，屬于“一把手”工程。企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、管理模式和關(guān)鍵業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)于企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型方向和目標(biāo)起著決定性的導(dǎo)向作用，同時(shí)，企業(yè)員工對(duì)于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的理解與期望也將影響轉(zhuǎn)型的效果與進(jìn)程。企業(yè)要將檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入本單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略規(guī)劃之中，將歸檔要求前置于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)、升級(jí)改造之中，協(xié)同并進(jìn)，取得實(shí)效。

（二）制度先行，健全完善檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型制度體系

檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉及方方面面，在轉(zhuǎn)型過(guò)程中，要提前制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度，如元數(shù)據(jù)方案、安全保密制度、人員職責(zé)、接口規(guī)范、“四性”檢測(cè)方案等等，做到“有制度可依”，這樣可以減小轉(zhuǎn)型的阻力，促進(jìn)轉(zhuǎn)型目標(biāo)的達(dá)成。通過(guò)制度建設(shè)，也可以很好的調(diào)動(dòng)全員的參與度與積極性，更好的為員工服務(wù)。在制度建設(shè)過(guò)程中，要注意新老制度的銜接，關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、組織、運(yùn)作模式發(fā)生改變的事實(shí)，要以利用為中心，以做好檔案資源服務(wù)為目的，建立健全轉(zhuǎn)型后的檔案標(biāo)準(zhǔn)制度體系，在安全保密的前提下，切實(shí)方便用戶查檔用檔。

（三）人才保障，組建檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型人才隊(duì)伍

檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型事關(guān)每個(gè)部門、每位員工，建議每個(gè)部門明確一名檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型聯(lián)絡(luò)人，要求具備基本的信息化素養(yǎng)，能夠擔(dān)負(fù)起本部門的信息化建設(shè)、數(shù)據(jù)治理等任務(wù)。公司在召開(kāi)重要數(shù)字化轉(zhuǎn)型會(huì)議時(shí)，應(yīng)要求各部門聯(lián)絡(luò)人參加，群力群策，貢獻(xiàn)智慧，把歸檔要求前置到各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)、改造、新建之中。此外，在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，要加大對(duì)有關(guān)人員的培養(yǎng)鍛煉力度，逐步形成一支業(yè)務(wù)能力過(guò)硬的檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型人才隊(duì)伍。

（四）夯實(shí)根基，完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施

檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中需要各類基礎(chǔ)設(shè)施，比如主數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)帶寬、存儲(chǔ)、服務(wù)器等，如果這些信息化基礎(chǔ)設(shè)施不健全，那么檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型則無(wú)法實(shí)施。同時(shí)，轉(zhuǎn)型中有關(guān)信息系統(tǒng)的建設(shè)，如數(shù)字檔案館系統(tǒng)等，在實(shí)施過(guò)程中應(yīng)盡可能的實(shí)現(xiàn)自主可控，減少第三方的引入，以防后期受制于人。其次，相關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)還應(yīng)考慮國(guó)產(chǎn)化替代的要求，防止二次返工，包括軟件、硬件，乃至加密算法等。

（五）迭代優(yōu)化，深入開(kāi)展調(diào)研學(xué)習(xí)與對(duì)標(biāo)分析

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的長(zhǎng)期性決定了轉(zhuǎn)型不是一朝一夕能夠完成的，因此要不斷的加強(qiáng)學(xué)習(xí)，跟蹤前沿?cái)?shù)字技術(shù)，深入開(kāi)展調(diào)研學(xué)習(xí)活動(dòng)，對(duì)標(biāo)示范企業(yè)，不斷迭代優(yōu)化，促進(jìn)企業(yè)檔案工作向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向發(fā)展，穩(wěn)步增強(qiáng)企業(yè)檔案工作服務(wù)保障能力，發(fā)揮數(shù)字檔案這一戰(zhàn)略性信息資源價(jià)值。

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作者單位：中國(guó)華能集團(tuán)有限公司