淺談如何構建檔案數字化工作的大格局意識

劉水英 王賽春

一、引言

隨著互聯網技術跨越式發展，數字化興起勢不可擋，數字記憶存儲成為必然趨勢;大數據技術發展至今，已經被推廣至各行各業，其所反映出的數據處理能力相當令人驚嘆。檔案行業也受到數字化浪潮的直接影響，檔案管理工作的理念、技術等相對于傳統管理已有明顯轉變。大數據、智慧管理將成為實現檔案數字化的技術支撐，全面提升檔案管理信息化水平，深度開發檔案信息資源必然成為階段性目標。檔案數字化工作全面快速推進更應成為當前檔案管理和檔案服務工作的必然趨勢。檔案數字化工作也是目前業界炙手可熱的研究內容，不同的學者對檔案數字化有著不同的理解。但鮮少有學者從數字化工作的統籌工作角度，深入剖析檔案數字化的內涵和管理是應當秉持的大格局思維。基于此，本文將在剖析檔案數字化的具體內涵的基礎上，分析檔案數字化工作面臨的困境、推動檔案管理行業前進的重要意義，希望對正處于數據轉型期間的我國檔案管理和服務工作提出具有建設意義的探索意見和建議。

二、各級檔案管理機構應當堅持檔案數字化

想要構建科學合理的數字化檔案管理體系，必須從宏觀層面進行統籌規劃，以大格局意識為工作指引。但在開始數字化建設前，無論是系統平臺的搭建人員，還是從事檔案管理的各類工作人員，都應當對檔案數字化工作本身進行深入理解，了解何為數字化、何為檔案數字化、數字化檔案的基本特征等，這樣才能真正高效的利用現代科技，切實提升檔案管理工作的效率和質量。

（一）數字化對檔案管理的重要意義

第一，數字化是技術發展的一種表現，這種技術可以將我們生活和工作中的諸多信息轉化為計算機可以直接存儲、處理的數據，將各類信息數字化后，有助于我們對社會行為進行實時跟蹤和預測分析。第二，數字化是一種組織趨勢，對原始的組織進行歸納和梳理，形成以數據為驅動的管理工具、技術和操作流程。第三，數字化是一種社會變革。全球化發展離不開數字化，人們的各類行為都需要通過信息進行交流、傳播和存儲，在無形中產生了包含海量信息的數據庫。因此，通過上述分析可知，在大數據時代正式到來前，對信息進行數字化處理早已滲透到生產生活的各個領域，檔案領域也要做好迎接大數據時代到來的準備。

（二）檔案數字化工作的具體內涵

上文中主要介紹了從宏觀角度對數字化趨勢的認識，即依托于計算機技術（尤其是互聯網技術）的數據形成和處理方式，包括但不限于下述環節：以感知的數據、監測的數據、用戶生成的數據、社交平臺分享的數據、物聯網大數據為基礎，對上述數據進行收集、量化、處理和分析。

這種數字化趨勢已經對我國檔案管理工作產生了或直接或間接的影響，無論是各類圖書館、檔案館等傳統的館藏機構，還是我國各類企業文檔管理部門，都已意識到應當采用數字化的方式對檔案類文件進行綜合管理。我國“十三五”規劃中也已明確提出檔案行業應當積極應對大數據和數字化趨勢的挑戰。單純的接收紙質檔案、存儲紙質檔案已經無法滿足檔案服務對象的基本需求，檔案管理從業人員應當從傳統的對檔案實體的管理逐漸轉變為依托數字化工具對檔案內容的管理，從手工檢索查找到利用智能化的工具進行管理工作，從分散型的資源利用到集約型數據共享。

（三）檔案數字化助力全國檔案一張網

大格局意識是一種不斷認識自我，不斷成長的過程。在開展檔案數字化工作之前，不僅應當認識到傳統檔案管理過程中存在的弊端，還應當深入挖掘數字化檔案的基本特征，利用數字化檔案的優勢，助力檔案管理人員從全局的高度想問題、看問題、解決問題，胸懷大局，才能真正保障檔案數字化工作的全面開展。因此科學理解檔案數字化的特征是開展檔案數字化工作的重要鋪墊。

檔案數字化是一個繁雜而漫長的檔案資源積累過程。存儲的信息以數字代碼進行記錄，只有通過特定程序方能進行識別讀取，因此對于系統的兼容性以及生成的文件的兼容性要求都較高，無論是軟件還是硬件的更迭，都應當注意對數據文件的類型進行及時轉換。信息與載體可分離，數字化檔案可以通過不同載體實現信息的流通。數字化的檔案具有集成性，文字、圖片、聲音、影像多位一體，更能夠直觀的反映各類行為活動。這是其優勢所在，但其信息易發生改變。此特性屬于數據檔案的薄弱之處，信息載體對信息本身的束縛能力大大減弱，在信息流通過程中，極易造成人為或意外毀損，存儲后的數據密度極高，隨著存儲技術的發展，一塊小小的硬盤可能包括難以想象的量級的檔案信息，這也對數字化檔案的存儲提出了更高的要求，云端空間存儲或可為檔案數據流通的交換節點。如何在未來檔案數字化的進程中謀劃各個系統間的數據融合、互通將成為織就“全國檔案一張網”的關鍵。

三、構建數字化檔案的必要前提

（一）檔案數字化大格局離不開軟硬件設施的支撐

檔案數字化工作屬于集成化的系統工程，涉及軟件工程、網絡工程、信息組織工程、安全工程等諸多學科。為保證數字傳遞的時效性，需要確保網絡傳輸通道順暢，才能真正實現檔案信息在不同使用者間進行互換。檔案數字化建設時還需要利用眾多檔案管理技術，包括但不限于分類、索引、檢索、存儲、壓縮、加密、傳輸等技術，在對文本進行數據化處理時，還需要識別、影像自動處理技術等，上述各類技術本身的成熟度以及普及程度將直接決定我國檔案數字化工作的建設進程。

檔案數字化工作需要同時注重對原始檔案的存儲，以及對數字化檔案的利用和互聯網查詢服務。對原始檔案保護的重要意義不言而喻，原始材料的完整性是保障數字化檔案完整性、真實性的重要保障。另外，為了方便信息需求主體通過網絡進行檔案信息查詢，打破時間和空間壁壘，在構建檔案數字化系統時，應當注重對局域網以及信息資源網站的建設，需在域名申請、服務器配置、網站功能規劃、前端頁面設計、數據庫系統開發等細節之處的設計時始終堅持“客戶使用便捷性優先原則”。由此可見，網絡基礎設施的搭建情況將直接影響檔案數字化工作的落實情況。

（二）檔案數字化大格局對資金和人才的依賴

檔案數字化建設工程屬于系統性工程，無論在搭建初期、系統完善期、系統運營期以及后期維護都需要大量資金，在啟動檔案數字化建設初期，需要在宏觀層面做好資金籌劃工作。

傳統檔案管理模式下的管理人員無法滿足檔案數字化系統的建設與運維。檔案數字化建設過程中涉及到系統分析與設計、系統管理與運維、信息管理甚至法律方面的人才，為了支撐起龐大的數字化檔案管理工作，進行必要的人才儲備非常重要。

四、構建數字化檔案大格局的具體舉措

（一）抓住“五個標準”，啟動數字化檔案建設

為了讓檔案更好的發揮憑證、依據和參考的作用，讓政務網電子文件歸檔接收系統能夠和檔案館際共享服務系統保持兼容，實現“一網查檔、百館聯動”，在系統建設規劃期，應當抓住系統建設五大標準。

第一，網絡基礎設施標準，其主要目的是為數字檔案提供標準化的運行平臺，還應當為通信工程建設、互通網絡等設定統一標準。第二，編碼標準是為了數字化檔案可以向公眾提供一個便捷開放的信息平臺，應當確保字符編碼、數據處理格式、信息輸出格式等方面保持統一標準。第三，應用標準指為數字化檔案平臺提供支持的其他應用，例如信息交換平臺、記錄管理、日志管理、數據庫等。以數據交換為例，為了在不同的操作系統、不同的計算機間以及不同格式的數據進行共享，應當建立一套統一的數據交換標準。第四，信息安全標準的目的是確保檔案數據在管理和應用階段可以安全穩定的運行，為實現這一目的，應當在提供信息服務過程中注意加強平臺的安全級別，提高身份鑒別準確度，嚴格控制訪問管理權限，充分去用加密算法、數字簽名以及密鑰等加密手段和技術。第五，良好的管理制度是確保檔案數字化建設工作的基礎和質量保證，在設計數據格式和數據標識語言時，應當采用國內外通用的行業規范，這樣才能保證數據庫中的檔案數據，可以在不同的通信網絡中實現資源共享，實現“一網查檔、百館聯動”。

（二）堅持“兩個原則”，有條不紊開展建設工作

一方面，檔案數字化工作的大格局離不開合理統籌規劃。鑒于檔案數據化工作本身需要龐大的資金、人力、物力的支持，應當對現有館藏檔案進行甄別和鑒定，以區分哪些資料需要進行數字化處理，并將其轉化為需長久保存，且利用率較高的數字化檔案。對于那些利用價值較低，且使用頻率較低的檔案，從經濟角度出發，可暫時不予數字化處理。在對需要進行數字化處理的檔案進行分類整理時，應當遵循輕重緩急的原則。根據數字化檔案建設的資金使用情況，在充分綜合館藏基礎、分析用戶需求、考慮檔案的利用率以及館藏特色等方面，對需要處理的檔案進行分類處理。

另一方面，大格局離不開小細節，檔案數字化工作需要以數據庫建設工作為基礎。因此，應當加大對數據庫建設工作的重視程度。以建立大容量、高處理速度、安全穩定以及主題鮮明的數據庫為目標。檔案館應當對所接收的電子檔案資料，有序的開展研究，盡快對電子檔案進行歸檔，并將其納入既有的管理系統之中，積極主動的加強數據庫建設，提高電子檔案利用效率和使用質量。

（三）落實“四個步驟”，扎牢檔案數字化建設工作

在檔案數字化建設工作中，應當加強大局意識，一盤大局之棋，離不開一本干事之賬，為了保證檔案管理工作內容全面、功能齊全、保管更加安全，需要對建設工作進行全局性把控，從現狀分析、實施目標、實施要素以及保障措施，檔案數字化建設工作同樣需要遵從以下四個建設步驟，同時根據檔案服務對象的需求以及檔案的存儲需求，及時進行優化調整。為構建科學合理的檔案數字化系統，需在四階段中重點把握如下內容：

第一，調查研究。無論是檔案館、高校圖書館還是企業文檔管理部門，在進行檔案數字化工作前期，都需要對自身現狀進行全面剖析：首先，建立健全管理制度。檔案數字化籌建單位需要確認組織機構的完善度、科學管理體制的成熟度，系統和工作的整體規劃是否明確，數字化的實施范圍，上至領導下至具體崗位工作人員的責任是否清晰、無交叉。其次，確保硬件設施齊全。檔案數字化工作需要先進的硬件設施為支持，計算機、掃描儀、打印機、存儲硬盤的配置是否滿足數字化建設需求，局域網、網絡設施、檔案庫房是否與建設需求向匹配。然后，技術成熟度調查。檔案數字化工作切記量力而行，根據自身的經濟情況以及技術力量制定適宜自身的工作進程。最后，人才儲備方面的調查。為了確保數字化建設的順利進行，應當提前加強對現有檔案管理人員進行培訓，培養和招聘跨學科的復合型人才，工作人員需要具備分析、匯總以及解決問題的能力，同時需要加強法律方面和技術方面基礎嘗試和技能的培養。

第二，制定明確的實施目標。在項目可行性報告獲得通過后，建立分工明確的數字化領導小組，從大格局的角度出發制定中長期項目目標，并針對各個階段擬達成的目標制定具體的實施目標。無論是大目標還是小目標，都需要依托現狀科學制定，不可好高騖遠，盡可能的結合自身人員數量、業務量以及技術能力制定實施方案和預期目標，保證資金利用最大化，確保項目平穩落地。

第三，明確實施要素。實施要素是建設檔案數字化工作的重要組成部分，可以將檔案數字化系統分解成不同的子系統，例如：檔案目錄系統、全文檢索系統、局域網建設項目等，并且應當針對不同的子系統制定不同的驗收評估標準。

第四，建立保障系統。為了檔案數字化系統能夠順利平穩的運行，應當建立檔案數字化管理系統、運維系統，還需要組織機構、人力物力以及各類技術作為后盾，這些關于保障系統的落實情況直接影響著檔案數據化工作的實施質量。

（四）聚焦“一個要素”，優化檔案管理細節

為科學開發部署信息化的檔案數字化工作，確保資源豐富與數據優質相輔，應當加強標準化制定工作，嚴把數字資源建設的質量關，為實現檔案資源共享做好基礎工作，應當格外注重標準化的工作流程。

此外，從系統兼容性和擴展性角度，標準化是實現重復性事務的必備要素，是實現專業化生產的重要前提，為了確保服務質量，需要為檔案數字化確立標準化準則。在對檔案資料進行轉換時，在對紙質資料進行OCR識別時，應當存儲為計算機可識別和處理的信息;對接收的文件進行歸檔處理時，同樣應當確保采用相同的標注化原則。采用標準化模式處理的檔案數據，無論在保管、傳遞、利用時都可以保持有序化和規范化，既可以節約資金避免重復建設，提高對檔案數據的利用效率，也可以避免出現數據不兼容的情形。

“不謀萬世者，不足謀一時;不謀全局者，不足謀一域。”鑒于我國仍處在檔案數字化工作的建設初期，在此設計階段，建立科學合理的宏觀大格局意識尤為重要。檔案部門和檔案工作者必須堅持“突出重點、統籌規劃”的工作原則，正確認識檔案數字化工作的最終目標，才能切實助推檔案數字化工作形成大格局，真正適應大數據時代的社會需求！

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作者單位：河北省秦皇島市青龍滿族自治縣國家檔案館