長文檔編輯在現(xiàn)代信息技術(shù)教學(xué)中的應(yīng)用

杜利娥 李子強

摘要：針對目前我國高校大學(xué)生缺乏長文檔編輯技能的現(xiàn)狀，提出在現(xiàn)代信息技術(shù)課程教學(xué)中增加一個長文檔編輯的教學(xué)內(nèi)容，來提高學(xué)生長文檔的編輯技巧與能力。該文以畢業(yè)論文為例來演示長文檔的編輯操作過程，通過多級列表和樣式來實現(xiàn)文檔內(nèi)容的格式和次序的一致性、通過分節(jié)符的使用實現(xiàn)各個編輯內(nèi)容的獨立與聯(lián)系、通過引用來完成圖、表、腳注、尾注、目錄、表目錄等的插入，最終實現(xiàn)長文檔的編輯操作，通過更新域來同步目錄與文檔內(nèi)容的一致性變化。學(xué)生不僅掌握了長文檔編輯的技能，而且還提高了課程學(xué)習(xí)的興趣，改善了課堂教學(xué)效果。

關(guān)鍵詞：多級列表;樣式;題注;目錄

中圖分類號：G642? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）14-0094-02

1 背景

現(xiàn)代信息技術(shù)課程是高職院校面向非計算機專業(yè)開設(shè)的一門公共基礎(chǔ)課，要求學(xué)生能夠熟練掌握計算機應(yīng)用的基本技能和相關(guān)辦公自動化軟件。其中Word字處理軟件是辦公軟件中非常重要的一部分，在學(xué)習(xí)及今后的工作中的應(yīng)用也非常的廣泛，因此，學(xué)生學(xué)習(xí)并掌握好文檔編輯的操作技巧至關(guān)重要。但由于課程教學(xué)課時的限制，本章的教學(xué)內(nèi)容學(xué)時較少，一般安排8學(xué)時，并且要求教師要將Word的窗口組成、頁、節(jié)、頁眉頁腳、模板、版式、樣式、邊框、底紋、圖文混排、表格制作等諸多知識點一一介紹講解。知識點多而碎，課時緊張，老師辛苦，學(xué)生也累。經(jīng)過8課時的理論學(xué)習(xí)與操作，學(xué)生雖然掌握了一定的Word基本操作技巧，也可以進行一些短文檔的輸入及編輯操作，但到了畢業(yè)之際，需要編輯幾十頁的長文檔、還包含圖片、表格等內(nèi)容時，很多學(xué)生則束手無策。大腦一片空白，如果還是按照短文檔的編輯方法去一個標題、一個段落、一張圖片、一個表格的處理方法去編輯，往往效率低下、顧此失彼，完全達不到理想的編輯效果。因此，教師可以將一些Word的常規(guī)知識點以微課的短視頻的形式讓學(xué)生在課前進行預(yù)習(xí)，而教師在課堂上則可以快速介紹常規(guī)知識點，將有限的課堂教學(xué)時間預(yù)留出來增加長文檔編輯的教學(xué)內(nèi)容，來鞏固和提高長文檔編輯技巧，為今后長文檔的編輯，做好準備，打下扎實的基礎(chǔ)。

2 長文檔編輯介紹

WORD長文檔是指字數(shù)、段落數(shù)及頁面比較多的文檔，一般幾十頁、幾百頁甚至更多，其中還可能包含很多圖片、表格等內(nèi)容。長文檔不僅章節(jié)多，而且要求連續(xù)編號，如第1章、第2章[1]……第18章……，1.1、1.2……18.1、18.2……，章號、小節(jié)號都應(yīng)該相對應(yīng)而且連續(xù);不僅其章節(jié)內(nèi)容的字體、段落格式統(tǒng)一，而且章節(jié)名稱、小節(jié)名稱格式也要一致;還要求長文檔正文內(nèi)容的編號要連續(xù)，從第一章第一節(jié)第1頁直至最后一章的最后一小節(jié)的最后一頁的頁碼;長文檔中各個章節(jié)可能有的多張圖片、多個表格等則也需要連續(xù)的編號;長文檔中各個章節(jié)應(yīng)該還有其對應(yīng)章節(jié)的頁眉，一般用章節(jié)名稱作為各章節(jié)的頁眉;有些長文檔還有尾注、腳注等標識，也需要連續(xù)的編號等。最后，長文檔在按照上述要求編輯完成后，就可以提取各類目錄，比如章節(jié)目錄、圖目錄、表目錄等。

長文檔的編輯有一套約定的規(guī)范，包括多個樣式、多級編號、節(jié)、引用、頁眉頁腳、紙張方向、頁面設(shè)置的規(guī)范[2]，長文檔編輯的這些規(guī)范若采用短文檔的編輯方法是注定無法完成的，長文檔編輯是Word中的高級操作，需要使用到的知識點和操作技能比較多，還有許多需要注意的細節(jié)問題。目前高職院校大學(xué)生動手操作能力差，不善于長文檔編輯，為此，針對學(xué)生在寫畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計時無法完成長文檔編輯的現(xiàn)狀，提出在現(xiàn)代信息技術(shù)課程中增加長文檔編輯的教學(xué)內(nèi)容的建議，主要通過畢業(yè)論文的編輯來講解其相關(guān)的理論知識點及其在實際操作過程中的應(yīng)用方法。

3 長文檔編輯的主要理論知識點

3.1 多級列表

為了使長文檔更加美觀，我們不僅需要對文檔各章節(jié)添加編號，并且每個級別的編號標題格式要相同。對文檔要從第一章直至最后一章要進行連續(xù)編號，還要對該章下的各二級節(jié)進行連續(xù)編號，如1.1、1.2……;2.1、2.2……，以此類推，擴展到多級小節(jié)中[1]，這樣的要求正好可以通過多級列表來實現(xiàn)。多級列表就是用來設(shè)置各個級別的章節(jié)編號格式、編號樣式、編號位置及級別鏈接的樣式等。通過多級列表的設(shè)置和應(yīng)用可以從整體上實現(xiàn)長文檔章節(jié)格式和次序上的一致性。

3.2 樣式

長文檔中的正文內(nèi)容除了章節(jié)號標題外，具體的內(nèi)容都是一個個段落，這些段落也需要具有同樣的字體及段落格式，比如字體、字號、段落縮進、段落間距、段前段后距等也需要一樣，這樣的要求可以通過樣式來完成。根據(jù)文檔編輯要求設(shè)置一個新的樣式，滿足文檔編輯的字體及段落格式，然后應(yīng)用于文檔中的段落。例如：對于章節(jié)的編號格式的設(shè)置，可以通過多級列表來完成;對于長文檔各個章節(jié)中段落的一致性，可以通過樣式的設(shè)置與應(yīng)用來完成。

3.3 引用

長文檔中會有大量的圖、表、公式等，也需要連續(xù)的編號，不可能手動給它們加入編號，這樣格式、序號容易產(chǎn)生錯誤，另外手動加入的編號也不能生成圖表目錄，這個要求正好可以用引用來完成。引用中的插入題注就是給圖片、表格等進行連續(xù)的編號。長文檔中可能不同的章節(jié)都有圖片、表格等，對其插入題注設(shè)置時，在題注對話框中，題注編號設(shè)置時應(yīng)選擇包含章節(jié)號，根據(jù)圖片、表格所在的章節(jié)選擇相應(yīng)的章節(jié)對應(yīng)的標題級別，則生成的圖表目錄中也包含相應(yīng)的章節(jié)號。引用中還有一個功能叫交叉引用，是對長文檔中其他位置的內(nèi)容的引用 [3]。畢業(yè)論文中如果需要對題注再引用則可以使用交叉引用。

在應(yīng)用多級列表、樣式之后，應(yīng)用引用中的插入目錄、表目錄，可以對長文檔中的章節(jié)、圖、表、公式等生成相應(yīng)的目錄。目錄有超鏈接的功能，想要修改哪部分的內(nèi)容，只要點擊目錄中相應(yīng)的章節(jié)號、圖、表等題注名稱即可跳轉(zhuǎn)到長文檔中相應(yīng)的部分;同樣當文檔中的內(nèi)容修改了之后，可以采用更新域的操作更新其對應(yīng)的目錄，從而實現(xiàn)目錄與文檔中內(nèi)容的一致性。

3.4 分節(jié)符

節(jié)是Word文檔中的一個重要的編輯單位，在一個節(jié)中，可以單獨進行頁面、頁眉頁腳等設(shè)置。首次創(chuàng)建的Word文檔默認為一節(jié)，不適合長文檔不同部分的獨立設(shè)置。因此對于長文檔不同部分進行獨立設(shè)置時，則可以通過頁面布局→頁面設(shè)置→分隔符→分節(jié)符→下一頁命令的使用將不同部分劃分為一個獨立的節(jié)。比如目錄、圖目錄、表目錄、正文等需要設(shè)置不同的頁眉頁碼等格式時，則需要通過分節(jié)符在兩部分內(nèi)容分界點將他們分成獨立的四部分內(nèi)容來進行設(shè)置，四個獨立的部分則需要三個分節(jié)符來實現(xiàn)。

4 以畢業(yè)論文為例介紹長文檔編輯的實際操作步驟

畢業(yè)論文是高校學(xué)歷教育畢業(yè)前的最后一個環(huán)節(jié)，要求學(xué)生根據(jù)選題開展獨立性的思考、實踐后撰寫。內(nèi)容撰寫完成后在提交之前還需要排版，高校一般都規(guī)定了畢業(yè)論文的格式要求，包括論文的標題、目錄、正文、圖片、表格等[4]。然而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，為數(shù)不少的同學(xué)在畢業(yè)論文排版技術(shù)方面存在很大欠缺。下面將以畢業(yè)論文為例介紹長文檔的編輯操作。

4.1 多級列表的設(shè)置及應(yīng)用

光標放置在要應(yīng)用多級列表的第一個章節(jié)所在的段落中，找到開始→段落→多級列表→定義新的多級列表的命令，對于長文檔畢業(yè)論文則光標應(yīng)該在第1章問題的定義所在的段落中。在定義新的多級列表的對話中，主要設(shè)置章號的級別為第1級;編號格式為第X章，對應(yīng)的編號樣式X為阿拉伯數(shù)字;編號對齊位置為居中對齊;級別鏈接樣式為標題1。其次設(shè)置節(jié)號的級別為第2級;格式為X.Y，對應(yīng)的編號樣式Y(jié)為阿拉伯數(shù)字;編號對齊方式為左對齊;級別鏈接樣式為標題2。如果小節(jié)中還需要分節(jié)，則依次設(shè)置。

多級列表設(shè)置后，則章節(jié)進行相應(yīng)標題樣式的應(yīng)用。例如：對于所有的章號則全部應(yīng)用標題1樣式;對于第2級別的節(jié)號全部應(yīng)用標題2的樣式;如果有更多級別的節(jié)號則應(yīng)用相應(yīng)的標題樣式。對于畢業(yè)論文則第1章、第2章、第3章……應(yīng)用標題1樣式;1.1、1.2……2.1、2.2……。應(yīng)用標題2樣式。如果小節(jié)中還有分節(jié)，則依次應(yīng)用。

4.2 樣式的設(shè)置及應(yīng)用

如果對標題樣式中的字體、段落等格式有要求，則可以在相應(yīng)的樣式標題名稱上點擊右鍵進行修改，則長文檔中應(yīng)用過該樣式的內(nèi)容的字體及段落格式會相應(yīng)變化。對于長文檔中除了章節(jié)號之外的正文內(nèi)容，可以通過新建樣式，來定義字體、字號以及段落格式并應(yīng)用其樣式，來實現(xiàn)除章節(jié)號的正文內(nèi)容的格式一致性。

4.3 引用中目錄及圖表目錄應(yīng)用

多級列表設(shè)置好，標題樣式應(yīng)用之后，則可以通過菜單引用中的插入目錄命令，生成目錄表，應(yīng)用過標題級別的所有章節(jié)號都會出現(xiàn)在目錄中。

對于長文檔中的圖、表等可以通過引用中的插入題注命令：通過題注標簽、題注編號的設(shè)置等實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范且連續(xù)的編號。然后再聽過插入表目錄命令，則可以對所有的圖片生成一個圖目錄、對所有的表格生成表目錄等。

4.4 分節(jié)符的應(yīng)用

目錄及圖表目錄生成后，各自自成一頁，而且與正文內(nèi)容的頁碼一般要求不連續(xù)，頁眉也與正文內(nèi)容的頁眉不一樣，可以使用分節(jié)符來實現(xiàn)。對于畢業(yè)論文，則可以在第1章的第字前面插入一個分節(jié)符，前面兩頁目錄與正文內(nèi)容成為獨立的兩節(jié)。在第1章所在的頁眉頁腳處雙擊，找到頁眉頁腳工具→導(dǎo)航→鏈接到前一條頁眉命令并單擊，取消該命令，則兩節(jié)的頁眉頁碼可以進行獨立設(shè)置。頁眉頁腳設(shè)置完成后，則可以在目錄及圖表目錄中單擊右鍵更新域，更新目錄及圖表目錄中的頁碼。

5 總結(jié)

近幾年，通過在現(xiàn)代信息技術(shù)課程中增加了長文檔編輯的操作實踐后，學(xué)生畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計的排版、編輯水平得到 了很大提高，文檔排版越來越美觀、整齊。在課堂教學(xué)中，增加了實用性強的長文檔編輯操作訓(xùn)練項目，調(diào)動了學(xué)生學(xué)習(xí)的興趣和積極性，保障了學(xué)生在學(xué)習(xí)中的主體地位，教學(xué)效果得以提升[5]。在今后的課程教學(xué)中，應(yīng)繼續(xù)堅持長文檔編輯的教學(xué)。

參考文獻：

[1] 馮康.長文檔編輯在大學(xué)計算機基礎(chǔ)教學(xué)中的應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù)，2020，16（8）：102-103.

[2] 岳云艷.文檔編輯中提升Word字處理軟件使用水平的策略[J].信息與電腦（理論版），2020，32（21）：98-100.

[3] 黃玲.利用Microsoft Word編輯與保存書評長文檔的方法與技巧[J].現(xiàn)代情報，2004，24（11）：152-153.

[4] 安海寧，孫洪溥，倪志宏.“WORD長文檔排版技術(shù)——畢業(yè)論文排版”精品實驗項目的設(shè)計與實踐[J].電腦知識與技術(shù)，2018，14（31）：202-203.

[5] 孟金紅.Word長文檔編排在微課設(shè)計中的應(yīng)用[J].福建電腦，2020，36（6）：156-157.

【通聯(lián)編輯：謝媛媛】