軍工電子裝備企業信息化例外管理研究

蔣東寧 李穩安

南京電子技術研究所 江蘇 南京 210039

1 引言

軍工電子裝備企業在推進信息化管理過程中最大的挑戰是對例外事件的處置與管理。在軍改和科技革命的大背景下,產品技術越來越復雜、產品需求多樣化和研制周期越來越短,在產品研制過程中存在大量異常事件,在管理上表現出“計劃跟不上變化”,大量突發的異常事件對正常科研生產節奏形成很大沖擊,因此如何敏捷跟蹤、適應和處理這些“計劃跟不上”的變化,成為業務架構與流程設計,推進信息化管理,實現數字化轉型的關鍵[1]。

軍工電子裝備企業推進信息化管理難點在于如何權衡管理的規范性和靈活性[2],在規范性基礎上構建兼容各類異常事件處理效率的業務流程架構成為信息化實施成敗的關鍵。因此,對電子裝備研制生產過程中異常事件進行研究,制定對策和處理流程變得尤為重要。

2 整機所生產過程中的“例外”

“例外”是指偏離計劃和預期效果的事件。例外在研發主導、市場需求多樣化的軍用電子裝備企業不可避免。裝備企業制造組織模式屬于多品種、小批量的ETO(面向訂單工程)和MTO(面向訂單制造)混合模式[3][4],受需求多變、技術復雜、市場環境不規范、技術支持不成熟以及協同供應鏈不完善等因素影響,例外幾乎會在科研生產的任何環節隨時發生。在科研生產過程中,整機軍用電子裝備企業例外大致有以下5類:(1)需求例外;(2)技術狀態管理例外;(3)物資供應例外;(4)資源例外;(5)質量例外。

總之,例外會在企業產生連鎖負面效應,直接波及到用戶服務、生產計劃、采購、作業排程、交付和財務等方面。同時,例外也會打亂信息化平臺穩定運行的條件,嚴重時會使DMS平臺安排的計劃變成“一紙空文”。因此,DMS平臺的規劃、設計、實施和日常運行中,我們必須對例外事件給予足夠關注。

3 DMS的例外管理

無論是手工管理還是計算機輔助管理,對例外的管理將取決于以下3個關鍵因素:(1)及時的感知和確認例外的發生;(2)例外信息在企業內(相關部門)、外(供應商和客戶)得到迅速和充分的溝通;(3)預先安排處理例外的業務規則。

整機所在DMS研制和實施過程中,軟件應具備上述3種響應例外的措施,適度地將企業處理例外的業務規則納入到DMS中。但管理例外的各種措施必然會增加管理過程的冗余、資源的消耗(過量生產)和軟件的復雜性,增加運營成本,建議只對經常發生的和影響重大的例外采取措施。

3.1 感知和確認例外 例外的感知和確認是指由軟件系統對例外的發生給予明確提示。同樣一個查詢屏幕,如生產訂單進度查詢,我們將查詢日期距離完工日期的時間用綠、黃、橙、紅色塊分別表示,這種查詢屏幕的功能就提升了例外感知和確認能力,它可以顯現幾乎所有的訂單例外。建議DMS設立專門的可視化的例外顯示屏幕,如齊套缺件、物料進度延誤、加工停滯及原因分類等。

3.2 在所內外充分溝通例外信息 對例外不僅僅是及時反應和提前預測,關鍵還在于將例外信息快速傳遞到例外干系人。因此,DMS需對所有確認了的例外建立報警機制,完成例外的自動傳遞,包括:

(1)客戶服務:及時通知客戶,如果會發生交付期延誤,征詢是否可以部分發貨、分批發貨或是用替代產品交貨;

(2)采購:提供尋找必要的貨源或尋找外協資源的機會;

(3)生產準備:通知有關部門,如,當需要維修設備、返修工裝(不論是計劃內的還是計劃外的)或者因加工問題出現原材料、制件短缺;

(4)生產計劃:在生產能力范圍內排產,例外發生則重排有沖突工作訂單的進度;

(5)外協部門:催供應商盡快交貨;

(6)庫房:對車間現場需要的物料優先送達。

重要的是系統動態地將例外信息“推”給上游人員,而不是讓他們去查詢有沒有例外信息,這樣做會更及時和有效。DMS一般用例外的數據庫事件或查詢的處理結果直接驅動例外消息的傳輸,目前主要采用屏幕間的信息傳遞、工作流技術或通過各種門戶、短訊、電子郵件、移動電話短消息發布例外信息。

3.3 用預置業務規則管理例外 在研制和實施DMS的過程中,總結企業日常管理中發生過的例外、產生的后果,解決辦法等經驗,經過積累以后,會得到某些規律性的例外處理方法。在確認這些經驗的有效性以后,我們將其轉變成標準過程,寫入軟件中,這些標準過程會涉及企業的各個生產和信息部門。在企業日常業務活動中,包括如何發布每一個作業指令都必須結合這些規則。例如:

(1)客戶服務:在輸入訂單時除了要抓住關鍵數據,如每一張訂單的最早交付和承諾,還必須增加某些規則條款,如客戶是否能夠接受分批交付或者用替代產品交付。當例外出現時,無論是自動處理還是通過人工的干預,都可按照與客戶預先達成的共識處理。還可以預先確定分批先后交付、給客戶確定交付的“優先級”等。當例外出現時,可以給優先的客戶訂單分配原材料投產。從而,軟件系統對訂單的追蹤能力要足夠的強大,要求不僅僅能追蹤到工作訂單,還必須追蹤到銷售的客戶訂單,實現按客戶訂單制造。

(2)采購:采購通常是對企業其它部門的活動作出的響應,但又會反過來影響這些部門的活動。對采購周期較長和難以買到的原材料和器件提前處理能夠解決大部分因采購件延誤造成的例外。制訂采購件的替代方案也是最常用的處理例外的方法。在到貨、檢查、篩選、入庫和付款的全過程中,設立超越處理規則,以縮短向車間供料的時間。

(3)車間管理:車間是管理例外的控制中心,車間的例外處理過程會觸發企業大多數部門的活動。這些過程包括:緊急備料、安排設備維修、工裝的返修、在制品返修和圖紙及工藝的更改等。車間自身則需要不斷的重新排產。作業計劃的可“浮動”性——它指制造任務可以偏離計劃區間但不會延誤整個交付周期,需要區別工序作業的提前期和整個零件的提前期的構成和算法。許多情況下出現工序超越問題,一個任務會由于時間和資源的約束,臨時移到其他設備上做。軟件則需要具有處理替代工藝路線或工藝超越的例外能力。

(4)質量保證:質量例外也是延誤生產過程的最常見的原因。對難加工零件或質量不穩定的采購件有規則的增加投入,或者建立生產過程的分批規則,可以減輕因為處理不合格品的漫長過程對生產秩序的干擾。

(5)例外嚴重度管理:為了使例外處理過程有效的協同工作,可以給例外確定級別,以對例外作出適當的和有序的響應。定義嚴重度還包括建立客戶和生產的優先級,當企業存在“項目豎井”時,這樣做是解決排產困難的重要措施。

4 結束語

提升ERP軟件例外處理的能力是系統化設計和對軟件長期應用和實踐的積累過程。整機所對例外處理的要求很多,但作者認為對例外的處理不是一個獨立的刻意追求的功能,而是軟件綜合設計的結果。在DMS研制開發時,很多人關心的是系統能否自動重新排產、希望將某些決策自動化,不要人工評審或計劃員的干預,這并不是最佳選擇。又如,客戶希望系統能自動分配原材料、代料或重排工作訂單。但作者認為,自動應對例外的規則所能夠覆蓋的狀況總是有限的,最好的做法是系統提供報警,然后由人來做決策——因為有很多主觀因素需要客戶和企業更多的深層次知識和經驗來處理。所以提升DMS的例外處理能力要有人的參與而不是單純的自動進行。