西藏高校檔案工作改進及發展導向
——基于西藏民族大學檔案工作情況

李 靖

檔案工作就其本質來說，是管理檔案和開發檔案信息資源為各項社會活動服務的工作[1]84，對于社會全面進步有著不可低估的作用。高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作[2]。1986年，國內知名高校陸續建立校內檔案工作機構，集中統一管理全校檔案；1987年，國家教委、檔案局發出《關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》，提出“高等學校檔案工作是高等學校工作的組成部分”[3]；1993年，國家教委頒布《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》是為了“適應高等學校檔案工作的發展”[4]；1989年，國家教委出臺《普通高等學校檔案管理辦法》，在已形成的高校檔案工作基礎上提出“提高檔案管理水平，充分發揮檔案的作用”[5]；2008年，教育部和國家檔案局頒布《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）的目的為“規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案”[6]。高校檔案工作發展到今天，不斷跟隨國家高等教育事業發展而逐漸成長壯大，從自理分散到集中管理再到深化發展，取得了豐碩的成果[7]44，成為衡量高校教育建設狀況的標志之一，能精準地為高校的長遠建設、發展提供服務依托。

隨著西藏社會的發展進步，西藏“科教興藏”戰略的實施，要求西藏高等教育建立更加科學、合理的教育結構體系，以滿足全面建設小康社會和西藏跨越式發展的需要[8]188。西藏高等教育亦在發展實施進程中構建了較為合理的民族教育體系，基本實現了人才培養、科學研究和社會服務的功能[9]39，并大幅提高了高校檔案工作水平。

一、西藏民族大學檔案工作現狀、問題闡述

近年來，西藏高校檔案工作結合區情校情，將工作目標放在西藏檔案工作的前端開展，不斷改革創新，其檔案工作落于實處，取得一定成效。西藏民族大學（以下簡稱西藏民大）是西藏自治區與國家民委共建高校、國家中西部地區重點建設高校，在信息接收、業務交流、人力培養等方面較區內其他高校有一定優勢，校內檔案工作機構自2013年以來并入教輔部門圖書館專業管理之后，工作進入快速建設時期，在檔案基礎設施完善、檔案數字化、檔案利用管理方面成效顯著，對推動校內工作開展、營造和諧校園環境作出了應有貢獻。本章節將西藏民大檔案工作情況作為西藏高校檔案工作發展的論述代表，借以闡釋西藏高校檔案工作大致現狀與共通問題。

1.工作現狀。

（1）檔案工作隊伍組織嚴密。學校重視檔案工作，成立檔案工作建設隊伍，建立由主管校長→檔案管理中心→二級學院、處（部、室）組成的三級檔案工作管理網絡體系[10]48。

（2）檔案館藏數據清晰。檔案館藏1957年以來形成的3個全宗：西藏公學全宗、西藏民族學院全宗、西藏民族大學全宗，包含教學、行政、黨群、基建、財會、設備、民大往事、抗擊“新冠肺炎”紀實等15個檔案實體類別，截至2020年6月，館藏檔案總量達185862件。

（3）檔案庫房建設初具規模。2014年，學校結合《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》等國家標準完成檔案館舍建設，總建筑面積1230平方米，庫房面積820平方米，設綜合辦公室、業務指導室、文書檔案庫房等，實現辦公、館藏、利用三分開。學校文書、財務、學籍、人事檔案實行集中統一管理。

（4）檔案工作條件趨于完善。目前，檔案機構使用“南大之星”（NDSTAR）檔案網絡管理系統，支持多種格式的電子文件遠程、高速、批量上傳，并實現檔案網絡管理系統與自動化辦公系統文件歸檔技術對接，每年歸檔電子文件3000余份，紙質文件1000余份；辦公設備已實現現代化，庫房配備手動檔案密集架、溫濕度監控系統、噴淋式消防系統、吸塵器等檔案消防、監控設施。

（5）檔案工作制度類別齊全。學校檔案工作小組自2013年起陸續起草形成《檔案歸檔范圍與保管期限表》《檔案管理辦法》《檔案保密制度》《檔案借閱利用制度》等多種檔案業務指導準則，規范收集、整理、加工、保管、利用等具體操作流程。

（6）檔案收集責任分工明確。檔案工作機構制定兼職檔案員部門立卷制度，明確分管檔案工作領導和兼職檔案員責任分工，兼職檔案員負責二級部門的檔案收集、整理、歸檔工作。工作人員定期對兼職檔案員進行業務培訓，督促檢查預立卷工作。近年檔案收歸數量總體呈逐年遞增趨勢，2014年收歸檔案總量3592件，2018年達到4600件，5年時間增加1008件，年增長率為6%（注：2015年由于學校更名，檔案收歸數量增多）。

圖1 西藏民族大學2014—2018年檔案收歸文件數量

（7）檔案數字化工作完成度較好。2017年學校批準經費用于檔案數字化建設，2019年6月通過檔案服務公司“外包”完成檔案數字化工作，數字化文書檔案8866卷、98540件，聲像檔案11000件，著錄掃描完成文書檔案、人事檔案、聲像檔案、部分藏學文檔。檔案數字化工作走在西藏高校前列。

（8）檔案利用模式成熟科學。檔案工作機構建立了成熟科學的檔案利用模式，針對檔案性質規范檔案利用流程。2019年面向校內外師生、二級部門累計提供利用服務900余人次，少數民族利用主體占比約50%。

圖2 西藏民族大學檔案利用借閱流程

2.工作問題發掘。經過近年來不斷建設發展，西藏民大已因地制宜處理人員分工、技術優化等工作困惑，但是由于歷史遺留、政策、環境等原因，目前仍存在一些亟待解決的現實問題。

（1）檔案工作規范化程度不夠。據統計，西藏各高校結合學校情況都已制定檔案工作規章制度，為解決工作開展過程產生的問題提供依據。在現存工作中能做到密級檔案不上網、涉密電腦不聯網、檔案實體原則上不外借等基本合規操作，但總體規范程度不足以支撐現行工作。其一，檔案管理規范體系還處在建設階段，包含民大在內的區內部分高校近三年來未根據工作實際需要適時修改規章制度，執行力度不大，利用主體發生違規行為責任后果不明確；其二，在檔案利用、加工過程中存在不規范行為，如利用需求通過電話、QQ等不正規方式傳輸表達，工作人員對密級檔案目錄制定較為簡單等；其三，工作人員對《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》的貫徹執行力度不夠，運用檔案法規處理工作問題的情況比較少見，檔案法制宣傳工作開展頻率低、形式單一。

（2）檔案利用服務水平有待提高。1980年第9屆國際檔案大會以“檔案利用”為中心議題，第一次提出檔案利用“指檔案館向普通公民宣傳檔案或是提供主動服務”[11]186。檔案利用價值、保存價值在利用服務過程中實現。筆者通過檔案利用服務切身體驗和他方觀察發現：利用主體提出需求，工作人員在檔案網絡管理系統里對關聯檔案進行綜合搜索查詢，顯示結果與需求不符或者無顯示結果，會將此信息直接反饋給利用主體，并未進行逐條目錄篩查滿足利用主體；再者，工作人員能找出主體需求檔案，但由于其他工作積壓無暇傾力，不能找出需求關聯檔案。由此可見，檔案工作人員利用服務水平不適應“檔案用戶需求心理的求便規律”[12]21。

（3）兼職檔案員業務熟練度、配合度欠缺。兼職檔案員負責所屬部門電子文件、紙質文件的歸檔任務、工作內容包含檢測文件的歸檔范圍、填寫文件歸檔表及移交目錄、調整文件順序等，專業度要求高，有周期性與時效性。值得一提的是，兼職檔案員對本部門檔案的收歸范圍有直接決定作用。

由表1所示，西藏民大校內兼職檔案員共計37人，其中行政人員占比高，行政職務從科員到科級不等，學歷較高，多數沒有教師與專技身份。兼職檔案員被動接受部門歸檔任務者居多，態度消極，普遍認為立卷歸檔工作本不屬于他們的工作范圍，接受任務是領導派遣、工作調整所致。部分兼職檔案員對歸檔業務不熟悉，劃定不清歸檔范圍，實體分類號、文件頁數、文號圖號填寫規范拿捏不準。多數兼職檔案員拖延既定檔案歸檔時間，出現“過了檔案管理中心最后要求歸檔期限才移交檔案”、“電子文件實時歸檔演變為期末趕工批量完成”等行為。

表1 西藏民族大學兼職檔案員情況統計

（4）檔案工作人員多數專業不對口。

由表2所示，西藏民大校內檔案工作人員共計6人，年齡分布于30—40歲之間；高級職稱2人，中級職稱4人；檔案專業1人、歷史專業1人、其他專業4人，學歷基本為碩士研究生，參與檔案工作大都5年以上，專業教育職業對口情況僅占比33.3%。

表2 西藏民族大學檔案管理中心工作人員學歷、年齡構成

檔案工作是理論與實踐相結合的勞動。在多數檔案人員所受專業教育與檔案理論無關聯工作的現狀下，專業差距使工作人員要認真學習檔案理論、總結工作經驗，往前推動檔案業務工作。工作人員職稱評審與業務工作表現、科研成果發表緊密相連，非檔案、歷史教育背景職工的科研成果一般為與工作相關的實踐研究，他們需花費業余時間學習檔案專業理論，改造自身知識結構以提高科研能力，在女同志居多的人員配備下，其家庭生活與業務提升難以權衡。

（5）紙質檔案保管環境需優化。檔案保管指維護檔案的完整與安全的活動[13]。紙質保存為西藏高校檔案主要保管形式，檔案實體生命周期與保管環境關聯密切。西藏民大紙質檔案庫房保管環境未做到“十防”中的“防塵”，庫房處于一樓，接近地表，灰塵揚起覆蓋檔案盒與密集架，雖已購置吸塵器，但也只能吸走檔案盒表面灰塵，密集架與檔案盒連接處的灰塵無法吸掉，檔案盒側下端容易被灰塵污染。冬季氣候寒冷干燥，庫房內配備有溫濕度儀對館藏環境進行監控，但針對溫度低濕度小造成的保管環境惡化，檔案庫房管理員只是記錄而未采取任何防治措施。《高等學校檔案管理辦法》第二十一條規定：高校檔案工作機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失[14]。校內檔案工作者接受的檔案業務培訓內容大多是檔案工作經驗交流，并未接受過檔案保護、復制、修裱技術類似專業培訓，也不知如何開展紙質檔案修裱、恢復工作。

（6）民族特色檔案編研成果少。檔案編研是檔案工作開展良好的管理機構對檔案信息與價值發生研究、發掘與編纂等科學行為，進而形成不同形式具有教育科研功用的檔案成果，是提升館藏檔案文化建設屬性的主要方法[15]128。就現狀而言，西藏民大檔案工作機構對民族特色檔案館藏資源的收集渠道有限，每年例行歸檔的紙質、電子文書檔案成為民族特色檔案收集的主要來源，總體數量占庫存檔案比例小，呈現形式以公文材料居多，僅可從聲像、歷史文書等檔案目錄查詢。民族特色檔案編研成果少，編研活動主要針對“民族團結教育月”“6·9國際檔案宣傳日”進行，在開展日常工作的其余時段，未自發開展大型、系統、專題的民族特色檔案編研工作。

二、改進建議

對西藏民大檔案工作現狀、問題的描述可作為西藏高校檔案工作改革發展分析的主要研究方面，西藏高校檔案工作改進要從大方面小細節來入手解決。

1.獲取校領導重視，降低檔案工作開展難度。西藏各高校普遍重視檔案工作，實行校領導分管檔案工作制度，宏觀上檔案工作提升至學校管理發展規劃層面；微觀上檔案工作思路清晰前景廣闊，開展難度降低。但檔案工作機構作為科級建制單位，與分管校領導的直接聯系頻率不會太高，在此基礎上要爭取分管領導對檔案工作更大力度的支持與重視。工作人員一則應主動向校領導匯報近期檔案工作要點，讓分管校領導知道檔案工作的重點、難點和以后發展的方向；二則發揮檔案工作機構的宣傳職能作用，以學校重大節日、校慶、評估為契機，開展檔案編研活動，作出宣傳響應；三則做好檔案日常工作，收獲校內外良好口碑，鞏固校領導重視態度。

2.構建檔案工作制度執行體系。西藏高校檔案工作起步晚、發展較緩，與內地知名高校有一定差距，檔案工作隊伍要“提高認識，強化制度”，重構適用于地區高校的制度執行體系。（1）建立制度。去掉繁文縟節，以《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案法》《干部檔案工作條例》《西藏實施〈檔案法〉辦法》《中共西藏自治區委員會辦公廳和西藏自治區人民政府辦公廳〈關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見〉》（藏黨辦發〔2014〕61號）等權威檔案工作方針政策為標準制定檔案工作開展規章制度，并根據校內檔案工作發展情況適時修改《工作職責》《查借閱制度》等條例內容。（2）規范履行。檔案工作在學校檔案工作小組、主管單位的領導下開展，按照既定檔案工作規章制度，嚴格辦理檔案加工、利用、保管、編研等工作流程，如履行利用手續才能借閱檔案、檔案加工遵循校內標準并形成固定加工模式以此延續執行等。（3）擴大宣傳。檔案工作機構運用專屬網站、微博等發布檔案工作法律法規，開展檔案知識講座，督促利用者規范化履行檔案利用手續。

3.加大兼職檔案員隊伍建設力度。西藏部分高校檔案工作機構已于2015年始對校內兼職檔案員進行每年度一次的培訓，將后期電子政務檔案歸檔環境變化導致歸檔方式改變也納入培訓內容之中。針對辦公過程、校內環境導致的歸檔問題，檔案工作機構有責任組織建設兼職檔案員隊伍，提高兼職檔案員歸口檔案工作積極性。首先，根據檔案歸檔工作的階段性與周期性，動態調整兼職檔案員歸檔時段的部門工作任務，減輕兼職檔案員工作壓力；其次，檔案工作機構應該視歸檔工作中出現的問題，針對性提高兼職檔案員歸檔業務培訓力度，制作歸檔業務PPT課件、歸檔業務章程，讓兼職檔案員相互傳閱學習；再次，建立兼職檔案員激勵機制，在年終工作考核中視兼職檔案員的歸檔工作完成效果給予適當獎勵，根據學校師資匹配情況考慮其通過“兼職檔案員”身份參與專技職稱評審，優化工作待遇；最后，開展兼職檔案員業務交流活動，交流內容可以包括檔案收歸范圍審定、目錄錄入疑難點、檔案整理方法等，避免歸檔過程中出現的諸多誤區，提高歸檔工作效率。

4.多方面提高檔案工作人員業務能力。檔案工作人員要戒除過往服務行為弊端，熱情服務利用主體，快速對主體需求作出判斷，提升服務效能；主動指導兼職檔案員開展收集歸檔工作，拓寬服務領域；業務工作中注重對歷史文獻編研、檔案修裱、庫房管理相關知識的學習，通過網絡、媒體、書籍等加強理論學習以適應變化發展的檔案工作需要；積極與校內宣傳部、網絡中心、新聞傳播學院等二級部門溝通合作，獲取先進技術支持，弱化知識結構單一帶來的負面工作影響；樹立積極的科研意識，總結檔案工作實踐經驗；構建良好隊伍形象，對內塑造和諧互助、齊頭并進的工作氛圍，對外形成業務素養好、品德素質高的工作印象。同時，檔案工作管理層需強化行政職能，針對工作人員的自身特點采取“請進來”“走出去”的辦法，多渠道、多方式培養檔案復合型人才。

5.積極推進檔案數字化工作。紙質檔案數字化是采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像數字化工作使檔案信息資源準確方便快捷地被提供利用[16]，可改善檔案工作“重保管，輕利用”的傳統觀念，減少檔案實體直接利用頻率，優化紙質檔案保管環境。國內高校檔案工作大環境中檔案數字化已成為主流工作趨勢，截至2019年1月，西藏民大校址所在地陜西省內部屬高校西安電子科技大學、西北工業大學、西安交通大學、陜西師范大學、長安大學、西北農林科技大學均完成了“存儲數據化、增量電子化、利用網絡化”的檔案數字化工作，運用檔案網絡管理系統存儲管理數字化數據[17]63。西藏高校除西藏民族大學全部完成文書、聲像、藏學文檔檔案數字化，西藏大學完成部分紙質文書檔案數字化，其余高校還未開展檔案數字化工作。西藏高校應從檔案實體保管利用、國內高校檔案工作大環境及發展方向等方面認識到檔案數字化帶給工作的便捷，研讀自治區檔案建設相關政策，爭取經費，盡早完成校內各類檔案數字化工作。

三、發展方向

1.由校內檔案服務利用轉變為“社會開放共享”服務利用。2016年，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確指出：“建立開放檔案信息資源社會化共享服務平臺，制定檔案數據開放計劃。”[18]14檔案資源“社會開放共享”服務以檔案數字化建設趨于成熟為基礎，從本質上來看是數字信息資源面向社會的開放共享。西藏高校檔案工作機構集綜合性與專門性于一身，檔案資源在學校教學、科研、行政管理等工作實踐中形成，校外利用主體占據一定比重，社會效益明顯，檔案利用服務“社會共享”轉變可期。檔案工作機構應聯合學校校史館、博物館、圖書館，斟酌資源信息可開放范圍，橫向統籌優化配置館藏資源；加強校際聯系，縱向整合高校資源，采用網絡科學技術，實現高校檔案資源整體共享，并面向自治區內外社會公眾開放利用。屆時西藏高校檔案資源“社會開放共享”不僅是提高公眾素質的主要渠道，也是促進民族團結、社會穩定和諧的有效舉措。

2.結合技術與需求，實現數字化檔案的最大功用。在檔案數字化基礎上，發揮檔案更大效率的利用價值，是西藏高校檔案工作發展方向之一。檔案工作機構根據校內檔案事業發展目標，購置先進檔案管理系統，聯合校內信息技術部門，充分挖掘其技術功用，研發出檔案數字化后續建設維護的管理存儲平臺；在檔案數字化服務需求下，衡量數字化處理費用與開發利用價值，實現電子檔案內容在檔案管理平臺的全文信息提取，并授權開放校內其他部門查詢利用；與教務部門相溝通，實現學生在校成績翻譯自動化，提高教學檔案利用效率[19]173。

3.拓寬重點檔案編研、保護范圍。自2009年以來，自治區檔案局不斷填補古藏文歷史檔案、百歲老人檔案、名人檔案、俊巴村漁文化檔案、“尼木三絕”檔案（藏紙、藏香、雕刻）、西藏古老籌算文化檔案等檔案資源空白。西藏高校依托校內專家人才及較為完整的檔案資源優勢，能將重點檔案編研、保護系列工作做出亮點，為檔案文化傳承拓寬渠道。檔案工作機構根據工作實際，制定檔案建設、保護計劃，將知名人物、重要專家來校參觀考察座談相關影像材料作為特色檔案的主要來源，加強編研工作，為中央援藏、民族團結重要政策提供實例，增強檔案工作機構愛國主義文化教育屬性；依照主題集中編研學校學科建設、教育改革檔案材料，定性劃分材料內容，突出民族高校教育教學特色，為學校管理層決策提供參照；改良校內歷史悠久實物檔案、特色建筑文書檔案保存環境，如印章、建筑圖紙的保管環境，學習研究木質、特殊紙質檔案保護方式，延長特色檔案發揮價值的生命周期。

綜上所述，西藏高校檔案工作尚處于發展階段，存在的問題與改進建議是根據工作現狀提出的。西藏高校檔案工作需要借鑒國內知名高校檔案工作經驗，切實踐行檔案工作改進建議，明確發展方向，將理論學習與工作實踐相聯系，逐步實現西藏高校檔案工作現代化和持續健康發展。