數據思維在工程招標管理工作中的實踐

仲俊松

中國石化鎮海基地項目管理部 浙江寧波 315207

2015 年以來，隨著國家公共資源交易平臺整合、建立并逐步完善，工程招標、投標進一步規范化、透明化，相關交易數據不斷匯集, 并形成空前規模。作為招標人，若能有針對性地收集、整理相關信息，培養數據思維習慣，將有利于加強招標風險的事前管控，消除招標結果的不確定性。本文選取大型復雜性石油化工工程招標實踐的典型案例，借用信息論工作方法，嘗試將數據思維運用于招標管理。

1 案例選擇

案例的選擇主要基于以下三方面考慮：一是契合信息時代特點，事件的發展具有典型的不確定性；二是便于模擬相對復雜的數據處理場景，具有孕育“大數據”的土壤，存在思維鍛煉的環境和空間；三是切入一個相對“小眾”的知識領域，使得數據思維運用過程盡可能不受成熟經驗的干擾，更具代表性，有利于復制、借鑒。結合筆者當前工作實際，正值一項大型復雜性石油化工工程化學清洗項目準備招標，本文即以此案為例嘗試相關實踐。

2 案例簡介

石油化工行業涉及的化學清洗，按照清洗目的、清洗階段，主要分為新裝置開車清洗和裝置檢修清洗。本案屬于前者，為新建大型復雜性項目投料開車清洗。大型復雜性項目較一般的單一裝置項目，存在主項多、裝置多、公用工程系統錯綜復雜等特點，因各類裝置、塔器、儲罐、鍋爐、管道等清洗目的不同，需要建立多種不同清洗方法的組合，詳見圖1。作為復雜項目管理者和招標管理人員，面臨參建單位多、管理界面復雜、總體統籌難度大等困難，對于諸如化學清洗此類存在技術“壁壘”的專業工程或專業服務又缺乏足夠的認知。為了有效消解公開招標本身存在的不確定性，只有將風險管控前移，此時招標前的準備工作就顯得尤為重要。

圖1 化學清洗工藝步驟

3 信息架構

借助數據思維的工作方法，招標管理人員首先進行“信息架構”。按照信息分級順序，信息架構可“自下而上”進行歸類，亦可“自上而下”進行分解。

“自下而上”的信息架構，是指先把已獲得的所有信息放在最低層級分類中，然后再按一定的歸納原則將它們逐級歸屬到較高一級的類別中。例如，電商平臺利用真實的客戶購買數據，按照行為習慣進行群體分類，并按照不同的群體組織運營，采用的就是“歸類”法。

對于本案，由于招標人對化學清洗認知不足，短時間內也無法調集足量的信息，采用“分解”法更為高效。“分解”法，即從“戰略層”目標出發“自上而下”開始梳理并架構信息。于是，項目組從招標目標出發，運用風險管理工具，逐級向前倒推式分解風險，并制訂針對性和管控措施，逐項消解不確定性。風險管理屬于項目管理九大任務之一，推薦閱讀《PMBOKR指南》等專業書籍，此處不展開。簡單地說，就是通過風險識別、風險評價將招標目標首先分解為“程序合法、管理合規、單位合格、價格合適、風險劃分合理”五個次級目標；再按照這五個次級目標，梳理出相應的關鍵風險控制環節和對策措施，得出一份關鍵項目控制清單，詳見表1。

表1 關鍵項目控制清單

4 信息采集

按照以上關鍵項目控制清單，啟動“信息采集”工作。信息采集過程中，招標管理人員作為信息架構的“交互設計師”，應起到牽頭作用（圖2），整合總體統籌、工藝技術、工程設計、施工管理和工程造價等相關專業力量，隨時過濾信息，捕捉關鍵元素，適時架構下一層級的信息數據需求，并啟動新的信息采集任務。

圖2 團隊協作及信息交互

信息采集一般應遵循可靠性、實時性、完整性、準確性、易用性、計劃性和預見性等七項原則。結合本案實際需要，重點討論可靠性、實時性、完整性原則。

4.1 可靠性

在信息論中，“置信度”常被用于討論信息數據的可靠性。這一概念比較抽象，追根溯源要到統計學中尋找答案。簡單地說，在統計學中置信區間是估測總體參數的一個真值（定值），在樣本數目不變的情況下，假設我們做100 次試驗，有90 個置信區間包含了總體真值，則置信度為90%。置信度越高，則數據越可靠。

本案中，無法采集足量的數據來確保“置信度”，但至少應盡可能通過正規的信息來源保證樣本可靠。比如，招標人擬建立一份化學清洗承包商資源名單，可以利用全國公共資源交易信息集中交換的數據成果獲取信息。近年來，國家、央企、省市級電子交易公共服務系統已實現互聯互通，并廣泛推行公開招標，為全社會共享數據提供了極大便利。通過這些法定交易平臺，搜索中標候選人公示情況，可以很容易得到一份清洗廠家的“長名單”；再搜索相關項目的招標公告，從搜索結果中提取項目承包范圍、投標資格要求、招標人信息等；從中匹配本案項目實際，再與相關招標公司、招標人進行必要的溝通、交流，挖掘更深層次的共享資源，相互借鑒，共同提高。這里推薦一組相對可靠的選商常用信息網站：

（1）中國招標投標公共服務平臺，網址：www.cebpubservice.com（含相關對接網絡）；

（2）國家企業信用信息公示系統，網址：www.gsxt.gov.cn；

（3）信用中國，網址：www.creditchina.gov.cn；

（4）中國裁判文書網，網址：wenshu.court.gov.cn；

（5）天眼查，網址：www.tianyancha.com；

（6）各級政府、行業主管的建設管理網站；

（7）各相關企業官方網站。

4.2 實時性

實時性原則即保證信息采集的時效。有些信息時效性強，且容易判斷，例如搜索行業標準、規范時，應關注相關版本是否“現行”，標識“作廢”的版本一定是無效的；有些信息時效性強，但不容易判斷，例如以文件形式發布的行業、地方管理規定（辦法）等，一般會在最新版本的正文中廢止原文號，如若采集到的是過時版本就不太容易判斷，因此應進一步確認該版本的有效性方可放心使用；有些信息具有一定時效性，但根據不同用途或有效或無效，有時甚至采集樣本的時段越長越有效，比如各地建設工程造價信息大多按“月”公開發布，上個月的數據根據合同約定用于工程款計算時可能已經無效，但是用于評估市場價格走勢時，多年前的價格信息或許仍需采集；有的信息看似沒有時效性，但是由于信息炒作或知識快速迭代等原因，發布不久就失效了。

以本案為例，化學清洗是一個科技創新相對活躍的行業，清洗工藝本身并不復雜，但根據不同的清洗目的，對應不同的清洗劑、緩蝕劑、還原劑、分散劑、穩定劑、復合添加劑和鈍化劑等，不少單位擁有自主研發的品牌技術和專利。招標人若是無法把握當前行業內較為先進、環保的清洗技術和藥劑主要配方，技術要求的方向就可能出錯，費用控制措施也會失靈。

4.3 完整性

完整性的表層意思是指信息完備，但以人工方式采集數據，這一點難以做到。這里討論完整性，主要是為了指示兩點：一是信息采集過程，應關注“幸存者偏差”，避免被已知信息誤導；二是應多維度采集信息，而且各個維度最好是正交的[1]。

“幸存者偏差”原屬統計學觀點，由二戰時期美國哥倫比亞大學沃德教授提出。通俗地講，是指由于優勝劣汰的作用，未幸存者已無法發聲，造成取得的信息僅來自于幸存者，這種情況下采集到的信息可能與實際情況存在偏差。這一觀點在本案中提示我們，采集信息時不能只看到經過篩選產生的結果，同時也應關注篩選過程是否正確。招標管理人員應隨時檢查“關鍵項目控制清單”作為提綱要領的正確性和完備性，及時補充完善。否則，有可能因為源頭缺陷過濾了關鍵的信息而造成誤判。

相比“幸存者偏差”，“多維度”的要求更容易被理解，信息維度越多，越容易在不同層面、不同線條上“正交”，越有利于更加快捷地暴露問題和矛盾，警示管理者修正偏差，有時則直接揭示了正確的方向。孤立的信息是沒有使用價值的，本案“關鍵項目控制清單”中提出的次級目標和關鍵項目就是基于多個維度，指導各技術團隊從不同領域入手開展信息采集工作。當學習了行業標準規范和權威專著，了解了當前較為先進的品牌技術和獲獎名單之后，起先通過網絡搜索建立的清洗廠家“長名單”已然濃縮為一份優質市場資源“短名單”，接下來就可以在交給公開、公平、公正的市場競爭來“精準定位”。

5 信息分解

信息采集及招標準備過程中，因各種因素交織在一起，工藝技術團隊面對的問題最為復雜。為了降低理解難度，按照五“W”原則進行信息因子分解：

（1）工作依據（why）。化學清洗出于何目的，除了設計要求，還有哪些判斷依據？

（2）工作內容（what）。眾多主項中，哪些設備和管道需要化學清洗？清洗工作量大致有多少，如何分布？

（3）工作方法（how）。酸洗、堿洗、脫脂、除銹、鈍化和干燥等哪些工序需要混合使用？哪些為充滿清洗，哪些為噴淋清洗？哪些循環清洗，哪些PIG 清洗？合格清洗液的檢查標準是什么？針對不同的清洗對象和清洗方法，分別需要執行哪些驗收指標和要求？清洗產生的“三廢”如何處置？等。

（4）工作進度（when）。各裝置計劃開車時間尚未明確，化學清洗時間順序及網絡安排如何確定？

（5）工作界面（who）。標包、標段該如何劃分？清洗循環流程誰來定義？甲方提供哪些條件？安裝單位提供哪些配合？

沒有數據思維的人只看結論，有數據思維的人看產生結論的過程。觀察這些因子，可以發現它們之間都是獨立的，從而可以把相互糾纏的因素分開，使得本質也更容易被理解。從信息的角度看，通過因子分解，原來大量復雜冗余的原始信息就被濃縮精簡了[2]。

信息精簡之后，首先按照主項清理工作量，并對應到不同的安裝工程施工總承包范圍，除了系統管線清洗工作由業主獨立發包以外，其他清洗工作原則上由原合同范圍內的總承包單位分包并承擔總承包責任，這樣就最大程度地減少了管理界面和交叉作業。

其次，針對塔器、容器、氧氣管道、蒸汽管道和機組油管道等不同的清洗對象，明確清洗工序、清洗方式，規定清洗劑主要成分，并按照標包、標段劃分方案分別編制專項技術要求。

再次，按照合作共贏、降低風險處理成本的總原則，將風險劃歸相對具有優勢的一方負責，確定甲方可以提供的水、電、氣、汽等公用介質，明確污水處理裝置允許收納廢液的處理量和各項環保指標。

然后，按照公用工程先行的原則及主裝置開車順利，初步確定清洗網絡計劃，評估高峰期的集中清洗工作量，查找資源匹配存在的矛盾點，并進一步解決它。

至此，投資控制所需的各項技術條件基本明確。隨后，工程造價團隊即可開始制訂費用控制策略，招標管理團隊開始整合關鍵信息，并同步啟動招標文件編制工作。

6 招標準備工作收尾

通過本案，嘗試沿著從整體到細節使用數據的思維方式，架構、采集、分解看似雜亂的信息，總結內在相關性，在正確把握總體方向的基礎上，落實每一個關鍵風險點的細節管控，實現目標可期。濃縮后的“短名單”基本提示了市場資源的方向和目標，經過分解測算的“最高投標限價”使得投資可控，明確的技術要求和工作界面劃分為招標、履約奠定了良好的基礎。但是，正式啟動招標前還有幾件事情要做：

（1）再次確認，招標文件中關于招標范圍、投標資格、報價要求等關鍵控制點要求是否與底層控制目標一致。

（2）優化評標辦法，鼓勵、刺激來自投標人的逆向信息傳遞，進一步消解招標人與投標人之間的信息不對稱。

（3）完善招標文件中的合同條款、技術要求。無論采用何種報價方式，報價項目“顆粒度”定義都應與合同約定的調價辦法相匹配，避免履約過程中發生爭議。

（4）最后，通過合適的法定交易平臺發布招標公告，處理好招標、投標、評標過程中的具體實施環節，等待一個好的結果。

7 結語

香農信息論自20 世紀40 年代誕生并發展至今，已深入社會活動的方方面面。如今，我們說的數據思維，不再只是停留在一個維度上進行數據處理，而是一種全新的思維方式和行事方法。工程招標雖然屬于經濟管理領域，但常常需要用到各種跨學科通用知識。專業管理人員學習信息論、自覺培養數據思維的意義是，當進入一個未知的領域，這項基本功可以幫助我們找到一個基準，以判定大致的工作方法。