高校財務部門介入科研經費全過程管理研究

鄒潤玲 西北大學財務處 靳洪濤 西北大學公共管理學院

引言

近年來，我國財政科技投入快速增長，科研規模日益擴大，對科研活動的組織管理提出了新的更高要求。高校財務部門作為核心管理部門，對科研經費的全過程管理具有重要意義。高校財務部門對科研經費的管理主要集中在預算申報、日常核算和結題財務決算等方面（見圖1）。本文以高校財務部門為視角，在系統梳理相關研究成果基礎上，探討高校財務部門介入科研經費全過程管理的機制，最終提出在項目申請、立項、執行、驗收全過程針對財務部門有效管理科研經費的相關政策建議，以期提高科研經費的使用效益、推動高校財務綜合改革。

圖1 財務部門對科研經費的管理層級

一、科研經費管理各節點存在的問題

（一）預算編制階段

“重申報、輕預算”心理驅使預算編制形式化。有些科研人員認為項目“中標”是“大事”，經費預算只是“編編”，導致預算與項目實際執行脫節。另一方面，多數科研人員對財務知識不熟悉，加之科研活動本身存在不可預見性等，導致很多實際發生的經濟業務與預算口徑不一致。

對預算費用內涵缺乏認識。科研人員對經濟分類不熟悉導致部分支出分類錯誤，影響預算執行和結題財務驗收。例如，大多數科研人員把加油費劃為燃料動力費，而燃料動力費是指項目實施過程中直接使用的相關儀器設備、科學裝置等運行產生的水、電、氣、燃料消耗費用等[1]；有的科研人員把辦公用品劃為專用材料，但材料費是指在項目研究過程中消耗的各種原材料、輔助材料等低值易耗品的采購及運輸、裝卸、整理等費用[1]。

（二）項目組織實施階段

科研人員與財務人員信息不對稱導致監管困難。科研人員在報銷時無法及時準確統計各項支出累計金額，而財務人員雖掌握各項支出，卻不清楚其預算情況，僅按照相關管理辦法對各項業務進行審核，因此無法對科研經費的預算執行情況實施有效監管。例如，項目后期購置大型設備支出，可能由于項目實施中新發現的成果需要，也可能由于項目結余較多突擊“花錢”等。

科研經費管理部門之間缺乏信息共享。科研部門、財務部門、國資部門、審計部門均是科研經費的管理部門。然而，多頭管理容易發生“搭便車”現象，導致科研經費購置的儀器設備基本處于無人監管狀態，尤其是電腦、打印機等通用設備，有些科研人員甚至將固定資產拆分成若干儀器設備配件作為材料費報銷，致使國有資產浪費和流失嚴重。各科研經費管理部門之間缺乏協同監管，不利于高校的資源整合與組織協調。

（三）項目結題驗收階段

項目實際執行與預算脫節，結題時集中調賬較多。部分科研人員不甚關注項目預算，脫離預算搞科研必然導致實際支出與預算不符。為通過結題審計，科研人員往往會申請調賬，大范圍集中調賬不僅使預算失去指導意義，也會傳遞給科研人員預算可以“隨便調”的假象，影響會計核算真實性，舞弊風險較大。

檢查評審階段檔案查詢工作繁重。通常，科研項目要接受中期檢查、結題驗收、績效評價等多方監督檢查。現行檢查評審工作要求越來越高、內容越來越細，科研人員不得不頻頻前往財務部門查詢項目明細賬等，多校區辦公更使科研人員筋疲力盡，也增加了財務人員和檢查評審人員工作強度。同時，頻繁翻閱、復印、搬運憑證大大增加了會計檔案安全性風險。

二、財務部門介入科研經費全過程管理的可行性機制

（一）優化預算編制階段的指導與服務

加強財務部門隊伍建設，全面指導預算編制工作。“打鐵還須自身硬”，財務部門首先應密切關注國家相關政策，結合自身實際，科學合理地制定科研經費管理辦法。其次，做好培訓宣傳工作。通過財務官網、微信群、公眾號、財務知識宣講會等多種方式靈活多樣的普及和宣傳財務知識，使科研人員樹立正確的預算觀念和財務觀念，減少對各類費用的認識誤區。最后，定期對財務人員進行業務培訓，使之能向科研人員提供專業化預算建議，確保預算編制的相關性、合理性。

鼓勵科研人員聘用財務助理，協助預算編制與執行。面對日益增長的科研經費，財務人員的工作強度越來越大。而科研人員繁重的工作壓力迫使他們對預算編制和日常報銷的條條框框力不從心，聘用既懂財務又懂科研的財務助理成為最優選擇。科研財務助理作為高校財務部門與科研人員之間溝通的橋梁[2]，協助科研人員在項目各個階段及時與財務部門溝通，化解預算編制、日常報銷及結題驗收等方面疑惑，使科研人員解放出來[3]，集中精力搞科研。

（二）強化項目組織實施階段的監管與支撐

深化信息系統建設，推進各科研管理部門協同監管。目前高校財務系統可以控制經費總額超支，但尚未對每項支出總額進行控制，因此可能存在支出結構不合理、支出與預算不符的等情況。高校財務部門應與軟件方協商財務系統功能構建，結合項目預算設置各個支出額度和經濟分類。為避免額度控制過于剛性，可以允許每項支出有一定比例上下浮動。科研人員報銷時，如果出現與預算不符的支出，財務人員在錄入時系統會自動提示。同樣，如果某項支出超出系統設置的浮動上限，系統也將警告。通過完善財務系統可以減少科研人員與財務人員之間的信息不對稱，規范預算執行，避免不合理、不合規支出。

科研經費管理是一個動態過程，需要科研部門、財務部門、國資部門、審計部門共同監管。通過構建財務信息平臺，將各科研經費管理部門聯結起來，有效提高科研經費管理的科學性、透明性和高效性。科研部門可以隨時掌握經費使用概況；財務部門可以清晰了解項目預算，督促科研人員及時調整預算執行進度；國資部門可以實時掌握資產登記情況，提醒科研人員及時入賬，確保賬賬相符、賬實相符；審計部門可以及時獲取審計數據，方便后續檢查、統計和分析。

（三）助力結題驗收階段的分析與凝練

完善網上報賬系統，協助結題分析匯總。網上報賬系統分為網上查詢、網上報銷和網上申報三大模塊。科研人員將在網上報銷和網上申報系統中填制的報銷單據放入自助投單機，自助投單機7×24小時開啟，財務人員對單據審核無誤后辦理。非接觸方式使科研人員報銷零等待，提高了財務人員核算效率。此外，網上報賬系統與賬務系統有效銜接，系統會將每筆處理完的業務自動傳至網上查詢模塊，方便科研人員隨時查詢每筆業務處理進度，及時調整各項支出。結題時，科研人員不僅可以通過該系統方便快捷的匯總各項支出，還可以通過系統分析功能對預算執行情況進行深入剖析，有效改善了傳統報銷下科研經費的粗放管理狀態，減少了結題時大量調賬。

推行憑證影像化，簡化查詢調閱流程。憑證影像化是指財務人員將已報銷完畢的票據通過專門儀器掃描后存入財務數據庫。憑證影像化后，科研人員可以通過網上查詢模塊查看并下載原始票據掃描件，降低了傳統方式下賬務查詢的時間限制，提高了憑證查詢效率，減輕了科研人員應對各方監督檢查的負擔，使其不出門即可查詢憑證，節省了傳統查賬方式下人力、財力的消耗。同時，有利于降低高校會計檔案管理成本、提高信息利用效率。

結語

本文從高校財務部門角度分析目前科研經費管理中存在的問題，探討其從科研項目申報、立項、實施、評審驗收全過程介入科研經費管理的機制，以期提高科研經費使用效益，促進高校財務管理精細化、專業化，推動高校教學科研工作持續、健康、快速發展。