信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的價(jià)值分析

秦薇

◆摘? 要：學(xué)校檔案中蘊(yùn)藏了大量珍貴信息，是對(duì)教育教學(xué)方面的記錄和見證，學(xué)校檔案管理是學(xué)習(xí)管理工作中的重要內(nèi)容之一。在信息時(shí)代下，將信息技術(shù)融入到學(xué)校檔案管理中，不僅能夠提高檔案管理效率，還能有效解決檔案管理中的各類難點(diǎn)，從而提高學(xué)校檔案的服務(wù)功能。本文將對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹，并針對(duì)信息技術(shù)在學(xué)習(xí)檔案管理中的價(jià)值進(jìn)行分析和探討，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供參考。

◆關(guān)鍵詞：信息技術(shù);學(xué)校檔案;價(jià)值

檔案管理在學(xué)校管理中占有重要的地位，是學(xué)校管理的重要組成部分。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理信息化，不僅能夠提高學(xué)校檔案管理實(shí)效，還有助于提高檔案的服務(wù)功能，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)以及學(xué)校師生工作提供必要的檔案支持，從而提高學(xué)校的整體管理水平。

一、學(xué)校檔案管理的基本概述

（一）學(xué)校檔案的含義

學(xué)校檔案是學(xué)校在長(zhǎng)期從事教育教學(xué)、科研和各類管理活動(dòng)中積累下來(lái)的原始記錄，這些原始記錄通過(guò)文字、圖片、實(shí)物或影像的形式保存下來(lái)，對(duì)學(xué)校、社會(huì)以及個(gè)人需求能夠提供有價(jià)值的幫助，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的服務(wù)性功能。

（二）學(xué)校檔案的特點(diǎn)

1.成套性特點(diǎn)

教學(xué)檔案是學(xué)校檔案主要種類之一，教學(xué)檔案是學(xué)校在教學(xué)管理和實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的具有留存價(jià)值的文件和資料。教學(xué)檔案的收集和整理大多是按照時(shí)間進(jìn)行分類的，每個(gè)學(xué)期或者學(xué)年都會(huì)形成大量的教學(xué)信息，比如：學(xué)校的課程安排，考試安排，考試試卷以及教學(xué)資料等，這些材料具有一定的連貫性和配套性。

2.分散性特點(diǎn)

學(xué)校檔案包括種類較多，比如：黨群工作資料、行政工作資料、教學(xué)科研資料等，這些資料涉及的范圍較廣，內(nèi)容也比較復(fù)雜，而且資料內(nèi)容之間關(guān)聯(lián)性并非很強(qiáng)，在檔案管理中需要進(jìn)行分開整理和歸檔，進(jìn)而體現(xiàn)出學(xué)校檔案的分散性特點(diǎn)。

3.多樣性特點(diǎn)

學(xué)校檔案包括種類較多，資料的存儲(chǔ)形式也多種多樣，比如：上級(jí)單位下發(fā)的文字性資料，教學(xué)中形成的影像資料、實(shí)驗(yàn)和實(shí)踐活動(dòng)中形成的實(shí)物作品以及信息時(shí)代下形成的各種類型的PPT、小視頻等。學(xué)校檔案的多樣性特點(diǎn)，不僅增加了檔案管理工作的難度，也占用了較大的檔案存放空間。

二、學(xué)校檔案管理存在的問題

（一）檔案管理量增加，人員缺乏

學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，但是，在長(zhǎng)期的管理實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，許多學(xué)校對(duì)檔案管理通常只有一名管理人員，有些學(xué)校甚至有其他工作人員兼職檔案管理。隨著教育的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案管理任務(wù)在不斷增加，不僅給檔案管理人員工作方面帶來(lái)的較大壓力，還很容易出現(xiàn)檔案管理上的疏漏，造成檔案整理方面精細(xì)化程度不足。因此，迫切需要改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式，解決檔案管理人眼缺乏的客觀問題。

（二）檔案存放較久遠(yuǎn)，利用率低

學(xué)校檔案管理中包含了大量永久保存和30年保存期限的資料，比如：黨群工作資料通常需要永久性保存，而教師名冊(cè)、人事管理制度以及職業(yè)評(píng)估表等需要保存30年。資料保存時(shí)間久遠(yuǎn)，而學(xué)校檔案管理?xiàng)l件有限，很容易出現(xiàn)紙質(zhì)檔案保管過(guò)程中的破損和丟失。此外，在長(zhǎng)期的檔案管理中，檔案數(shù)量和種類不斷增加，給管理員查找和調(diào)取檔案資料增加了難度，進(jìn)而造成學(xué)習(xí)檔案利用效率低下的情況。

（三）管理方式較陳舊，匹配性差

檔案管理是為教師、學(xué)生以及其他教職員工提供檔案信息服務(wù)的重要工作，是許多教學(xué)科研工作中最為基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)。近年來(lái)，隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，學(xué)校各項(xiàng)工作的節(jié)奏在不斷加快，而學(xué)校檔案的管理方式比較落后和陳舊，勢(shì)必難以與其他學(xué)校管理相匹配，進(jìn)而降低了學(xué)校整體管理水平。

三、信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的價(jià)值

（一）加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，有助于提高檔案管理效率

學(xué)校檔案管理的本質(zhì)是要挖掘檔案資料中的數(shù)據(jù)信息，將具體數(shù)據(jù)的利用作為檔案資料管理的最終目標(biāo)。在傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式下，對(duì)檔案信息中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和整理需要占用工作人員70%以上的時(shí)間和精力，而且在數(shù)據(jù)人工挖掘過(guò)程中，很容易出現(xiàn)人為失誤，進(jìn)而影響到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。

采用信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)校檔案管理，能夠利用大數(shù)據(jù)分析和云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案資料中的數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別，并在云空間加以存儲(chǔ)，不僅解決了學(xué)校檔案管理人員資源短缺的問題，還避免了人為失誤的發(fā)生，從而最大程度的提高了檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提供檔案管理效率。

（二）加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，有助于提高檔案利用率

在以往的檔案管理中，管理員的大部分精力用在了檔案資料的分類和存放管理中，對(duì)檔案資料的查找工作需要在規(guī)范的資料分類、歸檔工作的基礎(chǔ)上才能完成。學(xué)校檔案種類繁多，業(yè)務(wù)量在不斷增加，給檔案管理人員前期歸檔工作增加了大量負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致學(xué)校檔案利用率不高。

采用信息化學(xué)校檔案管理，能夠通過(guò)信息設(shè)備的智能掃描，將文字轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬件或云空間，管理人員可以通過(guò)信息技術(shù)對(duì)這些資料信息進(jìn)行歸類，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料的分享。此外，學(xué)校檔案信息的使用者也可以在自己的權(quán)限范圍內(nèi)，對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行查閱，在線上獲取檔案信息，改變了以往檔案借閱方式。進(jìn)而提高了學(xué)校檔案信息利用率，讓學(xué)校檔案的利用價(jià)值得到有效的發(fā)揮。

（三）加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化管理，有助于提高學(xué)校整體管理水平

學(xué)校檔案中包含了大量科研、教學(xué)等工作信息，這些是教師教學(xué)和科研工作的基礎(chǔ)。要向加快學(xué)校教學(xué)和科研工作的整體節(jié)奏，需要利用信息化建設(shè)提高學(xué)校檔案管理手段，提高檔案管理與現(xiàn)代教學(xué)、科研方式的匹配度。由此可見，在學(xué)校檔案管理中加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，有助于提高學(xué)校整體管理水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

學(xué)校檔案信息在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中具有重要的作用，加強(qiáng)信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效應(yīng)用，能夠轉(zhuǎn)變以往低效的管理模式，利用現(xiàn)代科技優(yōu)勢(shì)提高檔案信息的服務(wù)性，從而提高學(xué)校管理的整體節(jié)奏，促進(jìn)學(xué)校管理水平的提升。

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