信息技術在學校檔案管理中的價值分析

秦薇

◆摘? 要：學校檔案中蘊藏了大量珍貴信息，是對教育教學方面的記錄和見證，學校檔案管理是學習管理工作中的重要內容之一。在信息時代下，將信息技術融入到學校檔案管理中，不僅能夠提高檔案管理效率，還能有效解決檔案管理中的各類難點，從而提高學校檔案的服務功能。本文將對學校檔案進行簡單的介紹，并針對信息技術在學習檔案管理中的價值進行分析和探討，希望能夠為相關工作人員提供參考。

◆關鍵詞：信息技術;學校檔案;價值

檔案管理在學校管理中占有重要的地位，是學校管理的重要組成部分。加強學校檔案管理信息化，不僅能夠提高學校檔案管理實效，還有助于提高檔案的服務功能，為學校的發展建設以及學校師生工作提供必要的檔案支持，從而提高學校的整體管理水平。

一、學校檔案管理的基本概述

（一）學校檔案的含義

學校檔案是學校在長期從事教育教學、科研和各類管理活動中積累下來的原始記錄，這些原始記錄通過文字、圖片、實物或影像的形式保存下來，對學校、社會以及個人需求能夠提供有價值的幫助，從而實現學校檔案的服務性功能。

（二）學校檔案的特點

1.成套性特點

教學檔案是學校檔案主要種類之一，教學檔案是學校在教學管理和實踐活動中產生的具有留存價值的文件和資料。教學檔案的收集和整理大多是按照時間進行分類的，每個學期或者學年都會形成大量的教學信息，比如：學校的課程安排，考試安排，考試試卷以及教學資料等，這些材料具有一定的連貫性和配套性。

2.分散性特點

學校檔案包括種類較多，比如：黨群工作資料、行政工作資料、教學科研資料等，這些資料涉及的范圍較廣，內容也比較復雜，而且資料內容之間關聯性并非很強，在檔案管理中需要進行分開整理和歸檔，進而體現出學校檔案的分散性特點。

3.多樣性特點

學校檔案包括種類較多，資料的存儲形式也多種多樣，比如：上級單位下發的文字性資料，教學中形成的影像資料、實驗和實踐活動中形成的實物作品以及信息時代下形成的各種類型的PPT、小視頻等。學校檔案的多樣性特點，不僅增加了檔案管理工作的難度，也占用了較大的檔案存放空間。

二、學校檔案管理存在的問題

（一）檔案管理量增加，人員缺乏

學校檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，但是，在長期的管理實踐中發現，許多學校對檔案管理通常只有一名管理人員，有些學校甚至有其他工作人員兼職檔案管理。隨著教育的不斷發展，學校檔案管理任務在不斷增加，不僅給檔案管理人員工作方面帶來的較大壓力，還很容易出現檔案管理上的疏漏，造成檔案整理方面精細化程度不足。因此，迫切需要改進傳統的檔案管理模式，解決檔案管理人眼缺乏的客觀問題。

（二）檔案存放較久遠，利用率低

學校檔案管理中包含了大量永久保存和30年保存期限的資料，比如：黨群工作資料通常需要永久性保存，而教師名冊、人事管理制度以及職業評估表等需要保存30年。資料保存時間久遠，而學校檔案管理條件有限，很容易出現紙質檔案保管過程中的破損和丟失。此外，在長期的檔案管理中，檔案數量和種類不斷增加，給管理員查找和調取檔案資料增加了難度，進而造成學習檔案利用效率低下的情況。

（三）管理方式較陳舊，匹配性差

檔案管理是為教師、學生以及其他教職員工提供檔案信息服務的重要工作，是許多教學科研工作中最為基礎的環節。近年來，隨著信息化時代的來臨，學校各項工作的節奏在不斷加快，而學校檔案的管理方式比較落后和陳舊，勢必難以與其他學校管理相匹配，進而降低了學校整體管理水平。

三、信息技術在學校檔案管理中的價值

（一）加強信息技術的應用，有助于提高檔案管理效率

學校檔案管理的本質是要挖掘檔案資料中的數據信息，將具體數據的利用作為檔案資料管理的最終目標。在傳統的學校檔案管理模式下，對檔案信息中的數據進行分類和整理需要占用工作人員70%以上的時間和精力，而且在數據人工挖掘過程中，很容易出現人為失誤，進而影響到基礎數據的準確性和可靠性。

采用信息技術進行學校檔案管理，能夠利用大數據分析和云計算技術對檔案資料中的數據進行識別，并在云空間加以存儲，不僅解決了學校檔案管理人員資源短缺的問題，還避免了人為失誤的發生，從而最大程度的提高了檔案數據的準確性，提供檔案管理效率。

（二）加強信息化技術的應用，有助于提高檔案利用率

在以往的檔案管理中，管理員的大部分精力用在了檔案資料的分類和存放管理中，對檔案資料的查找工作需要在規范的資料分類、歸檔工作的基礎上才能完成。學校檔案種類繁多，業務量在不斷增加，給檔案管理人員前期歸檔工作增加了大量負擔，導致學校檔案利用率不高。

采用信息化學校檔案管理，能夠通過信息設備的智能掃描，將文字轉化成數字信息存儲在計算機硬件或云空間，管理人員可以通過信息技術對這些資料信息進行歸類，通過網絡進行資料的分享。此外，學校檔案信息的使用者也可以在自己的權限范圍內，對學校檔案進行查閱，在線上獲取檔案信息，改變了以往檔案借閱方式。進而提高了學校檔案信息利用率，讓學校檔案的利用價值得到有效的發揮。

（三）加強學校檔案信息化管理，有助于提高學校整體管理水平

學校檔案中包含了大量科研、教學等工作信息，這些是教師教學和科研工作的基礎。要向加快學校教學和科研工作的整體節奏，需要利用信息化建設提高學校檔案管理手段，提高檔案管理與現代教學、科研方式的匹配度。由此可見，在學校檔案管理中加強信息技術的應用，有助于提高學校整體管理水平。

四、結束語

學校檔案信息在學校建設和發展中具有重要的作用，加強信息技術在學校檔案管理中的有效應用，能夠轉變以往低效的管理模式，利用現代科技優勢提高檔案信息的服務性，從而提高學校管理的整體節奏，促進學校管理水平的提升。

參考文獻

[1]李翠.學校檔案管理中信息技術的應用分析[J].青年與社會，2019：184-184.

[2]張晶.學校檔案管理中信息技術的應用分析[J].中國物流與采購，2018：66-68.

[3]周潔.分析信息技術在學校檔案管理中的應用[J].經營管理者，2017：290.