疫情防控常態化下醫院突發公共衛生事件檔案的管理與應用

楊洋

摘? 要：隨著新冠肺炎防控工作的規范化、常態化，醫院檔案管理備受關注，突發公共衛生事件檔案是醫院檔案不可或缺的一部分，直接影響醫院應對突發事件的能力，具有突出的參考價值和利用價值。根據醫院發展的實際情況，詳細闡述了醫院突發公共衛生事件檔案的基本特征，分析了突發公共衛生事件檔案管理的現實意義，探討了醫院應對突發公共衛生事件檔案管理的策略，以促進醫院檔案管理水平的有效提高，為醫院的健康發展創造有利條件。

關鍵詞：疫情防控? 突發公共衛生事件? 醫院? 檔案管理

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）02（c）-0164-04

Management and Application of Hospital Archives of Public Health Emergencies under The Normalization of Epidemic Prevention and Control

YANG Yang

（Hengshui People's Hospital Quality Management Office， Hengshui， Hebei Province， 053000 China）

Abstract： With the standardization and normalization of the prevention and control of COVID-19 pneumonia， the management of hospital archives has attracted much attention. Public health emergency archives are an indispensable part of hospital archives， which directly affect the ability of hospitals to deal with emergencies and have outstanding reference value and utilization value. According to the actual situation of hospital development， public health emergencies in detail elaborated the hospital archives the basic characteristics of emergent public health events are analyzed the practical significance of the archives management， probes into the hospital to deal with public health emergencies of archives management strategy， in order to promote the hospital effectively improve the level of file management， for the healthy development of the hospital to create favorable conditions.

Key Words： Epidemic prevention and control; Public health emergency; Hospital; Records management

自2019年12月以來，全國正在開展一場遏制新冠肺炎疫情的攻堅戰，新冠肺炎對全球公共衛生構成巨大威脅[1]。新冠肺炎疫情是新中國成立以來發生在我國的重大突發公共衛生事件[2]，傳染性強、群發性高、涉及地域廣、連鎖反應快、防控難度大[3]。疫情發生后，許多公立醫院、疾控部門的檔案工作者第一時間向醫院領導和有關部門提供了“非典”時期的專題檔案，為疫情防控工作提供了信息支撐[4]。做好大型公立醫院突發公共衛生事件的檔案管理，對醫院疫情科學防控的全過程進行詳細、全面的記錄，不僅可以豐富醫院檔案的收集，還可以為正在進行的新冠肺炎疫情防控和未來突發公共衛生事件、臨床診療、公共衛生體系建設提供重要的檔案[5-7]。

1? 突發公共衛生事件檔案管理的重要作用

1.1 為制定應急方案提供科學依據

對于醫院來說，突發公共衛生事件檔案可以為醫院快速高效地應對突發事件提供參考，是科學決策的依據，從而有效消除信息不對稱帶來的不利影響。

在突發公共衛生事件期間，醫院可以整合信息，關注當前事件的相關信息，結合過去類似事件的相關處理方法，預測整個事件的發展情況，整合各種影響因素，預測各種可能的情況，保證科學的處理方案，有效降低處理錯誤率。突發公共衛生事件后，根據檔案，有助于總結工作經驗，使檔案更加系統和完善，為今后處理類似事件提供有價值的參考。比如武漢在建方艙醫院時，參考了2003年抗擊非典疫情時北京小湯山醫院的相關圖紙，幫助設計團隊在24h內繪制了火神山醫院的設計圖，大大縮短了設計時間[8]。

1.2 記錄歷史資料

突發公共衛生事件檔案真實記錄了黨和政府領導人民抗擊疫情等應對突發公共衛生事件的全過程。醫院管理部門可以對這些檔案進行總結和分析，從中吸取經驗教訓，并應用到工作中[8]。比如，21世紀美國發生“9.11”事件和“卡特里娜”事件后，及時建立了“9.11”數字檔案館和“颶風數字記憶庫”[9]，并以電子媒體的形式收集和保存了相關領域的第一手資料，為我國建立突發公共衛生事件檔案提供了思路和參考。新冠肺炎爆發后，各地檔案館立即提供了非典疫情防控專項檔案，供有關部門參考。這些關鍵時刻檔案發揮著極其重要的參考價值，而其前提是有效收集歷史記錄。

1.3 服務社會大眾

突發公共衛生事件檔案以真實性為基礎，對整個事件的信息進行客觀的收錄，集中反饋了整個突發公共衛生事件產生與發展流程，對醫院處理經驗進行總結。這些材料在突發公共衛生事件的宣傳教育中發揮了重要作用，可以系統地向公眾傳遞各種信息，對群眾起到警示和教育作用，增強他們的預防觀念，形成良好的心理素質，提高他們應對突發公共衛生事件的能力[10]。

1.4 豐富與深化醫院醫學研究資料

突發公共衛生事件檔案具有突出的醫院參考和研究價值[11]。借助檔案資源，可以系統研究突發公共衛生事件，了解其具體誘因，收集預兆信息，進行專業判斷，優化完善應急預案，規范處理方法，為科學防控提供更有力、更科學的依據。此外，借助突發公共衛生事件檔案，可以完善醫院檔案工作體系，豐富資源，更好地為醫院醫學研究服務。

2? 突發公共衛生事件管理特點分析

2.1 專業性

對于突發公共衛生事件的檔案管理，它涵蓋了多個領域的知識和內容，具有很強的專業性。需要根據事件的類型，在整理信息資源的全過程中進行專業滲透，以預防措施、處理方法、應對方案為主要內容，需要綜合分類，做到區別對待，包括處理突發公共衛生事件的全過程，力求科學有效?；诖耍t院檔案管理人員需要具備較高的專業判斷能力，能夠在突發公共衛生事件檔案管理中實施規范化管理，從而更好地為決策制定和危機預警服務。

2.2 復雜性

突發公共衛生事件的主要特征是突發性和不可預測性，給醫院的處理行為帶來麻煩，很難在短時間內準確預測突發事件的影響范圍和危害程度。在這種情況下，突發公共衛生事件的檔案管理也不同于正常狀態。管理人員處于一個全新的工作環境中，需要執行差異化的任務，傳統的檔案管理模式完全不適合，不能滿足突發公共衛生事件的管理要求，管理方法、手段、環節、流程都是非程序性的。因此，在緊急狀態下，需要調整檔案管理收集和管理模式，從根本上增加了整體管理難度。例如伴隨著新冠肺炎疫情的發展階段變化以及不同階段工作任務的變化，在抗擊疫情的物資保障、方案制定以及組織領導等方面也都會發生一些調整，各種檔案也隨之產生，因此其具有比較復雜的特點。

2.3 多樣性

結合醫院的發展，針對突發公共衛生事件，將事件全過程形成的數據作為對象進行收集，檔案記錄富有豐富性。從內容上看，包括相關機構形成的政策和文件，如各種應急預案、相關處理技術、現場控制策略、設備設施等常見信息;根據載體分析，它是以紙質文件、物理載體和多媒體載體的形式存在的。紙質檔案多為文獻資料、報告等。實體載體包括證書和獎杯。多媒體資料主要是視聽、電子、數據和音頻資料。由此可見，突發公共衛生事件檔案資源渠道多樣化，載體更加多樣化。

3? 新冠疫情背景下做好突發公共衛生事件檔案管理工作的思考

3.1 高度重視突發公共衛生事件檔案管理工作

檔案管理部門應從思想層面高度重視檔案管理?？箵粜鹿诜窝滓咔檫^程中形成的檔案，是全國人民在黨的領導下共同抗擊疫情的寶貴財富和真實記錄，充分體現了社會主義制度的優越性[2，6]。檔案的全面收集和妥善管理對疫情防控的進一步發展具有重要意義，也可以為今后類似突發事件提供歷史借鑒。

3.2 積極構建全方位的檔案工作應急管理機制，強化制度性保障作用的發揮

對于醫院來說，一旦面臨突發公共衛生事件，就必須積極制定檔案工作的應急機制，以實現應急條件下檔案管理的有序發展，落實規范性原則。首先，要結合突發公共衛生事件類型[12]，明確檔案收集、整理和保管方法，準確界定范圍，實行問責機制，建立檔案管理制度，以確?？茖W管理。其次，針對公共衛生突發事件類型[13]，形成專題檔案，以檔案特殊性為基礎，形成有效的檔案整理分類手段，積極構建專題信息資源庫。再次，明確檔案收集管理規范和范圍，將法律規定、技術適用、檢查等資料全部包括在內，追求載體的多樣性。

3.3 加強檔案分類管理，建立系統的檔案管理體系

對于突發公共衛生事件檔案管理，在收集階段，力求最大限度地擴大范圍和內容廣泛化，目的是保障文件完整性。另外，考慮到檔案類型的復雜性和多樣性，要做好分類處理。首先，針對檔案實物進行登記與分類，以一物一卷為基礎進行立卷，編號，明確數量，加蓋印章，合理擺放與保管。其次，對于音頻和視頻等聲像檔案，多涉及突發公衛生事件的會議、交流等，要進行價值分析，做好篩選，結合類型進行編號的統一處理。另外，針對上級看望一線醫護人員的聲像資料，需要合理區分內容，大事件照片資料的保管要按時間順序進行。再次，在突發公共衛生事件中收集的文書檔案也要系統地分類，并以時間為基準劃分期限。針對永久性資料，需要分清性質，主要涵蓋應急機構的組建、參與人員、會議記錄等。一般情況下，長期保持的檔案多為有關突發公共衛生事件的文件，需要進行妥善保管，重點包含醫療救治資料、應急護理等。除此之外，病理是突發公共衛生事件檔案收集的重點，其原始性較強，十分珍貴，是進行系統研究的基礎，需要對病人的基本情況、治理手段、病人反應等信息進行全面收錄，對病理裝訂成冊[14]。

3.4 全面推進檔案信息化建設，建立檔案信息資源庫

為了適應新時代的發展，醫院突發公共衛生事件檔案管理也需要引進信息技術。要以信息化建設為方向，特別是公共衛生事件網絡直接報告系統為基礎，加快數字化電子檔案建設，使信息化檔案建設模式和標準落到實處。另外，加快公共衛生事件檔案信息資源庫建設，重視與相關醫療機構的合作，以信息整合為目標，實現醫院檔案資源的豐富和完善。此外，還可以發揮信息資源庫的作用，總結公共衛生突發事件的特點和規律，進行廣泛的預防和控制工作，建立危機預警機制，更好地滿足公眾對衛生信息的需求。

3.5 加大檔案開發利用力度，發揮信息的強大支撐

對于醫院而言，突發公共衛生事件檔案的開發與利用是根本，可以有效地改善檔案利用機制，更好地為行業決策制定服務。醫院要構建疫情案例庫，深入研究突發公共衛生事件的應急預案實施、防治舉措，以提供更具指導意義的經驗。重視對類似事件進行對比分析，研究內在聯系，尋找共性，為預警工作提供依據。此外，全面做好突發公共衛生事件檔案編制研究工作，采取分級處理方式，多方面梳理，力求為醫院公共衛生事件處理提供更加有力的信息支撐[15]。

4? 結語

檔案是一個單位、一個部門重要的基礎信息資源。檔案管理記錄了單位和部門的重要基本信息，包含了單位和部門的重要原始數據。醫院檔案記錄了醫院的日常工作和發展過程，為醫院的穩定發展提供科學的評價資料。隨著醫療衛生領域的迅速發展，醫院檔案管理成為不可忽視的管理內容，而突發公共衛生事件檔案管理更是重中之重。因此，醫院要準確掌握突發公共衛生事件檔案的特點，正視檔案管理的價值，形成有效的應對戰略，發揮科學應急機構的作用，以信息化為導向，全面提高突發公共衛生事件文件的管理效率，將開發與利用落到實處，為決策服務，切實增強醫院應對突發公共衛生事件的能力。

參考文獻

[1] ZHANG N， WANG L， DENG X， et al. Recent advances in the detection of respiratory virus infection in humans[J]. J Med Virol， 2020，92（4）.

[2] 李昕昀，高紅霞，方鵬騫.新冠肺炎疫情下公立醫院危機管理能力建設[J].中國衛生事業管理，2020， 37（4）：245-247.

[3] 《求是》雜志發表習近平總書記重要文章《在湖北省考察新冠肺炎疫情防控工作時的講話》[J].中國公共衛生管理，2020，36（02）：140.

[4] 馮湘君， 卜昊昊. 突發公共衛生事件檔案館建設模式探析——以新冠肺炎疫情檔案館為例[J]. 檔案學通訊，2020（03）：74-79.

[5] 李泓冰.突發公共衛生事件檔案管理的優化策略[J]. 赤子，2019（28）：161.

[6] 計曉麗.醫院突發公共衛生事件檔案管理的優化策略[J].蘭臺內外，2019（21）：68-69.

[7] 李月嬌. 新形勢下公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理探索研究[J]. 蘭臺內外，2020（35）：13-15.

[8] 田野. 新冠肺炎疫情防控下的醫院檔案管理思考與實踐[J]. 陜西檔案，2020（3）：35-36.

[9] 楚艷娜， 李貞玉. 重大突發事件專題數字檔案館建設探索——基于“9·11”數字檔案館和“颶風數字記憶庫”的思考[J]. 中國檔案，2020（06）：72-73.

[10] 張斌，楊文.關于做好新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作檔案資料管理的建議[N].中國檔案報，2020-02-10（003）.

[11] 朱曉曼. 石家莊市疾病預防控制中心檔案管理的現狀與對策研究[D].河北大學，2017.

[12] 戴啟雪. 廣州市突發公共衛生事件應急處置機制及其優化研究[D].青海師范大學，2019.

[13] 張超雄. 突發公共衛生事件應急處置項目化管理研究[D].廣西大學，2018.

[14] 武哲.新冠疫情背景下醫院檔案管理[J].黑龍江檔案.2020（5）： 95.

[15] 高冬. 疾控中心檔案管理探討[J].辦公室業務，2020（1）：102-103.