Microsoft Office在辦公自動化中的應用技巧

秦川廣智貴州航天職業技術學院

在現代化信息技術水平不斷提高的背景下，各行各業對于辦公軟件的使用需求也逐漸提高，根據當前辦公軟件應用情況來看，Microsoft Office 的應用范圍十分廣泛。

Microsoft Office是一個龐大高效的集合體，對其熟練掌握和使用是每個辦公室工作人員的必須技能，它能讓你在工作中更游刃有余。本文重點探究了辦公自動化背景下的Microsoft Office 應用技巧。

本文主要介紹相關的Microsoft Office 辦公軟件在自動化辦公中的使用技巧，為工作人員提供更便捷的操作。何為自動化技術以及如何運用Office 的自動化技術？能夠將一個應用程序的部分或者全部的功能來當作某一個對象，然后將這個對象提供給外部的其他應用程序，從而對這個對象進行使用，這個過程就是office 的自動化過程。簡單來說就是通過一個應用程序實現對另一個應用程序操控處理的過程。Office 最常用的辦公軟件是Word，Excel 等，本文將分別作為展開，逐一介紹如何在辦公軟件的使用過程中應用自動化辦公技巧。

Word 應用技巧

1. Word 中如何使用著重號Word 文件中，對于需要標記提醒的文字可以使用著重號。使用方法如下：首先需要把著重號請到工具欄。隨后需要打開“工具”選項，按照工具→自定義→命令→類別→選擇所有命令的選項，這一流程進行著重號設置。此時的命令欄里會出現按照字母升序排列的所有命令，找到ABC 上面有3 點的DotAccent 命令，選中后將其拖到工具欄上即添加完成。使用時，先選中需要著重的文字，再點擊這個“著重號”命令就可以了。

2. 修復破損的文檔

如果文檔因為誤操作關閉或者無法打開時，說明文檔已經被損壞，如果沒有出現修復的窗口提示時，可以嘗試如下操作：在菜單欄中打開文件，選擇“打開”，在會彈出的對話框中選擇自己需要修復的文件，然后按下對話框右下角“打開”按鈕旁邊的小三角符號，選擇“打開并修復”，文件就會被修復并打開。

Excel 應用技巧

Excel 主要用于制作表格，能快速地將數據統計整理，在各個公司都有廣泛的應用。

1. 用定位功能選中單元格

在Excel 表格應用過程中，字斷經常存在有條件格式，想要進行修改，必須全部選中。可是在實際工作中，這些單元格通常不在連續的位置。最原始的的方法是按住Ctrl 鍵逐個選中，可是未免太麻煩，而且有被遺漏的可能。這時可以應用Excel 的定位功能，對相關內容進行快速定位。首先將Excel的編輯選項打開選擇定位，此時會彈出一個對話框，在對話框中根據需求選擇全部或者相同。如果選擇相同，那么表格中對該條件格式相同的單元格將會被全部選中。

2. 快速刪除Excel 中不相鄰的空行

在實際工作中，數據量大的時候經常會出現一些不需要的空行，但是他們并不在相鄰的位置。如果刪除需要的工作量，而且可能會出現操作失誤的情況。此時可以使用編輯技巧，將不相鄰的空行變為相鄰的空行，然后整體操作。

首先在整個工作表格的最后一列后面，再添加一列，標記為“刪除列”，在前2 個單元格輸入數字1、2，使用自動填充將剩余的列全部填充。然后選中全部的表格數據，在菜單欄的“數據”中選擇“排序”，選擇“主要關鍵字”，然后選擇“刪除列”并點選“降序”，然后“確定”，如此所有的空行會集中在表格的最下面，并且集中變為相鄰的空行，選中所有空行即可刪除。然后再通過“刪除列”這一列進行“升序”操作，整個表格的數據就會恢復到原來的順序，最后刪除這新增的一列即可。

總之，隨著科技的不斷發展，辦公軟件已經成為工作中必須使用的工具，辦公人員應該不斷提高自己的職業技能，熟練掌握自動化辦公技巧，提高自身的市場競爭力。辦公軟件功能的強大之處遠不止于此，本文提出了一些辦公技巧，希望可以提供些許幫助，為我們的工作帶來更多便利。