文書檔案數字化管理的優化策略研究

阮瑩

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2103-5042-8422

摘? 要：我國經濟發展日新月異，目前已經做出適應性的政策調整，從而讓數字中國成為一項關鍵的國家戰略，并在此基礎上強調了數字政府建設、數字經濟發展等要求。文書檔案數字化管理轉型，也隨之提上議事日程，它極強地顯現出對于檔案建設的價值，而其快速處理海量數據的功能、現狀及優化策略等，則將成為此次論題的要點，處理好此類情況，才有可能進一步有利于文書檔案數字化建設目標有效達成。利用行之有效的文書檔案數字化加工和處理，能夠促進構建形成完整程度更高的文書檔案管理系統，讓數字檔案被納入綜合式、一體化管理視域之下，這就極大地便利單位業務人員、科研人員的檢索與查閱工作，給后續的各項工作提供良好的服務。

關鍵詞：文書檔案? 數字化管理? 優化策略? 數字中國

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）03（b）-0112-03

Research on Optimization Strategy of Digital Management of Documents and Archives

RUAN Ying

（Ningde Forestry Bureau， Ningde， Fujian Province， 352100? China）

Abstract： With the rapid development of China's economy， adaptive policy adjustments have been made to make digital China a key national strategy. On this basis， the construction of digital government and the development of digital economy are emphasized. It will be helpful for the construction of digital archives to achieve the goal of digital archives management. The use of effective digital processing and processing of documents and archives can promote the formation of a higher degree of integrity of documents and archives management system， so that the digital archives are included in the comprehensive and integrated management perspective， which will greatly facilitate the retrieval and consulting work of business personnel and scientific research personnel， and provide good services for the follow-up work.

Key Words： Documents and archives; Digital management; Optimization strategy; Digital China

文書檔案數字化管理，即借助圖像掃描技術、數據壓縮與存儲技術等手段，將傳統意義上的紙質檔案給予掃描和錄入，讓其在接受加工處理之后，轉化成計算機可以識別的、具有數字化特點的文字及圖像，以便在接下來數字化檔案數據庫的建設，以及多媒體數據庫檔案資源的應用等，為檔案信息管理水平提升、利用效率發展等做出積極的服務支撐。

1? 文書檔案數字化管理的功能

重視文書檔案數字化管理，使相應的模式成為現實，具有其獨有的，或者與其他模式相比更加重要的功能[1-2]。

1.1 現代信息交流形式的促進

文書檔案數字化管理模式的倡導及實現，其極為有效地帶動現代信息交流方式進步，并且因此使文書檔案管理水平提升擁有強勁動力。在數字化技術作用之下，文書檔案管理者可以基于常規工作，更為主動且有效地提升檔案管理效率，并注意到信息利用率的高低問題。與此同時，由于得到了數字化管理模式相支持，文書檔案管理水平也將上升到新的層次，并與具體管理策略發展一道，共同保障文書檔案的真實性與完整性，這也將成為現代信息交流形式的促進力量。

1.2 單位辦公管理需求的滿足

在當今市場發展強大作用力的影響下，各行各業之間處在極為緊張、激烈的競爭環境之中，為了讓該單位得到穩固發展的機會，管理者在面對文書檔案信息現代管理的問題時，應當給予足夠重視，并在注意傳統文書檔案管理模式及策略對該單位造成嚴重阻礙的前提下，積極倡導數字化的使用，從全新的角度強化文書檔案管理工作，這將讓機關單位辦公管理需求得到滿足，即基于穩健、高效的新型文書檔案信息管理策略，使機關單位因此受到需求滿足的幫助[3]。

1.3 文書檔案安全完整的支持

利用對文書檔案的數字化管理優化工作，既能夠讓文書檔案信息處在更加安全的狀態，又可以保證其以完整面目呈現在需求者面前。即數字化技術水平影響力持續提升時，相應的網絡信息是否安全、是否完整使用等有關問題，在社會中引起了廣泛重視，而單位文書檔案管理工作亦應迎合社會心理，利用引入數字化信息技術的形式，強化所轄范圍內的文書檔案安全性和完整性，以便給該單位、該部門未來發展提供有利條件[4]。

2? 文書檔案數字化管理的現狀

2.1 文書檔案數字化管理的有利局面

首先，從法律效力上講，數字化文書檔案已經被廣泛認可，依據《中國人民共和國民法典》，以電子化形式存在的文書檔案，具有和紙質文書檔案相同的地位，在證據應用等方面的作用并不存在差異，而按照國家檔案局的相關管理辦法，符合規定要求的電子公文，完全可以只用電子形式歸檔。類似的規定完全證明，在法律法規與政策層面，以電子形式呈現的文件、檔案等，其地位是受到普遍認可的[5]。

其次，從各地重視程度來看，各地區、各單位均增加了對于文書檔案在數字化管理工作的科學安排，可以從國家檔案局日前所做機關部門電子文件歸檔與管理試點工作中，發現這方面的變化情況，按照試點結果的分析，多家單位均已經做好了單位內部業務系統所有文書檔案數字化，并順利通過驗收，從實踐角度出發的機構探索、領域分析、行業調研等，也取得了比較明顯的成績，這將給有關單位的此類工作提供借鑒經驗。

2.2 文書檔案數字化管理的突出問題

（1）從技術角度上講，因為資金投入等因素的影響，各單位文書檔案數字化管理及轉型工作，未能在數字環境和網絡設備方面滿足要求，這造成了檔案數字化建設過程的遲緩，所以應弱化由此可能產生重大效益[6]。

（2）從制度角度上講，現有的管理體制和機構情況，依然有不適宜規定，且阻礙文書檔案的數字化建設問題，而伴隨新技術的持續引入，此類問題有較顯著的增加趨勢，受到這方面因素影響，管理者投入于數字化建設與創新中的積極性也會受到沖擊。

（3）從人才角度上講，專業人才匱乏始終是無法規避的問題，文書檔案數字化管理及轉型工作，對檔案管理者的專業知識、專業技術的要求很高，然而現在的人才整體素質顯然不夠理想，無法全面滿足工作要求，成為優化策略成為現實的瓶頸。

3? 文書檔案數字化管理的技術及配套舉措要點

3.1 技術要點

文書檔案管理者應當在現有經費條件受到一定限制的條件下，做好技術方面的改善工作，即通過對數字化掃描文書檔案的具體操作，力爭形成友好程度更高的文書檔案數字化管理化平臺[7]。因此，要達到文書檔案數字化管理的理想效果，其關鍵問題在于信息資源的掃描、語音內容的識別、鍵盤形式的錄入等方面，其中較常應用的做法為掃描，它能夠讓文書檔案以數字化的形式重新面世，讓管理效率無形中提升。

在開展此項工作時，專業掃描設備的配備是必要的，例如：同性能要求相符的掃描儀，可以依正確掃描流程完成文書檔案的掃描任務，受限于外部因素的限制，相關人員應當及時做好掃描儀參數檢查工作，并準確定位文書檔案，包括其具體類型、預定的掃描方式，再做出相應的方法調整，如調整掃描儀的分辨率等。當基本掃描工作完成之后，要進一步開展文書檔案文字、圖像的校對與識別工作，直至確認無誤再妥善保存。

除此以外，對于技術層面的優化策略，還要做好各部門之間協調工作，這將讓數字化文書檔案從使用方式到閱讀方式，因內部資源的優化配置與緊密結合而受益，換言之，注意溝通和交流，可既確保文書檔案數字化管理工作本身的實效性，又能夠讓文書檔案所關聯的信息資源能夠做到實時共享，由于遠程檢索等策略的影響，因而需不斷優化各部門間的信息傳播效果，使其趨于高效。

再者，針對原本存在的電子檔案分散存放、檔案檢索效率未能滿足使用要求、借閱障礙重重、文書檔案泄密、權限分配不夠合理等問題，在開展數字化優化策略探索時，應當有與之相對應的思考，最好可以建立完善度更高的電子檔案庫，對紙質檔案與電子檔案統一、集中管理，并支持多個角度、多種途徑的線上檔案檢索工作，與此同時，確立更為科學、高效的數字化歸檔與借閱管理流程，實現對文書檔案資源的安全防護與合理使用雙重目標[8]。

最后，力爭讓文書檔案管理系統提供符合管理者需求的各種統計表，以利于隨時進行文書檔案監控和評估工作，為了達到這一效果，還應將文書檔案在創新管理方面有所突破，并保證采集和管理的精細化程度，以完善的歸檔、借閱以及鑒定等流程作為統計表形成的支持力量，由此從多個角度全面提升文書檔案管理工作。

3.2 配套的制度及人力要點

文書檔案數字化管理的優化策略中，技術要點是其根本，而配套支持要點同樣不容忽視，該文認為制度要點和人力要點是兩股重要支持力量。

（1）各單位需要以強化制度保障的形式，對工作機制創新給予支持。第一，需要綜合考慮當前管理機構、管理體制的實際情況，找出與規定不相適應之處，并盡快加以完善，特別是應當基于文書檔案數字化管理的全局性角度做出思考，重新構建更加全面的管理體制，要積極探索文書檔案的管理網絡是否健全議題，再從這個角度出發，重新劃分崗位責任。第二，在新技術被不斷引入的背景下，文書檔案也應當在修編時，做出與之相對應的調整，這項工作的長期性與艱巨性毋庸置疑，關鍵的問題在于定期的制度評審與修訂，以便讓文書檔案數字化管理擁有健康與可持續發展的可能性。第三，受現實利益所驅動，各單位文書檔案管理部門及相應人員，一定要重視自我管理機制的加快建立工作，這將給檔案數字化生成的質量提高奠定堅實基礎。

（2）各單位需要以關注人才培養的形式，對工作機制創新給予支持[9]。缺少數字化管理技能是一個管理者無法回避的問題，由此應盡快掃除文書檔案數字化管理與創新方面的障礙。為了解決這一問題，第一，應當使人才引入機制完善起來，從源頭進行人才控制，有效提高文書檔案管理者的基本能力，使高資質、高技術人才被引入進來。第二，有必要進一步加強內部培訓工作，在原有培訓機制基礎上，從數字化角度著眼，組織管理者參與到多種形式、多個層次的繼續教育中去，用于提升其知識儲備與綜合素養。第三，可在實際工作中，實行激勵作用更突出的崗位輪換制，讓管理者可以在橫向加強以數字化為中心的業務交流，讓其綜合業務能力既能鞏固，又能創新，當人員文書檔案管理數字化建設工作表現優異時，則要得到精神及物質方面的獎勵。

4? 結語

利用行之有效的文書檔案數字化加工和處理，能夠促進構建形成完整程度更高的文書檔案管理系統，讓數字檔案被納入綜合式、一體化管理視域之下，這將會極大地便利單位業務人員、科研人員的檢索與查閱工作，給后續的各項工作提供良好服務。因此，該項工作亦是其他類型檔案走向數字化變革創新之路的經驗基礎。關于具體的優化策略，該文認為單純的技術要點，以及配套的制度及人力要點，是兩個重要方面，兩方面缺一不可，將共同服務于數字化效果的提升，對最終達到檔案信息資源共享理想境界起到至關重要的作用。

參考文獻

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