現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

吳薇

摘 要：隨著現(xiàn)代公司的改革和發(fā)展，公司內的各種管理任務也發(fā)生了重大變化。過去在規(guī)劃經濟中所使用到的檔案管理相關體制已經無法滿足現(xiàn)代業(yè)務體系，除此之外，對于現(xiàn)代企業(yè)制度下的生產和運營要求也是很難達到滿足。因此，我們急需將傳統(tǒng)的檔案管理體制進行改革創(chuàng)新，建設能夠符合現(xiàn)代企業(yè)需求的檔案管理體系，這是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展所不可避免的重要趨勢。本文主要談論的也是現(xiàn)代企業(yè)制度下對于企業(yè)檔案管理的相關研究，希望能夠為我國現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理做一些力所能及的事情。

關鍵詞：現(xiàn)代;企業(yè)制度;檔案管理;研究探討

對于企業(yè)的檔案進行有效的管理，是企業(yè)管理最為基礎的一項工作，同時它也是確保企業(yè)的經濟利益以及合法權益的重要工作，除此之外還能夠促進保護歷史的真實樣貌，為我們留下一份珍貴的歷史遺產。該管理體系很好的完善和規(guī)定了對于企業(yè)檔案管理的相關組織制度以及體系，同時將它們做好了相應歸納劃分，更是將其與現(xiàn)代企業(yè)的主管部門做好了有機結合。但是在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中，依然在實際工作中存在著很大的缺陷或是漏洞，亟須人們的解決，同時需要有人能夠提出相應的對策，以防止和解決好存在的問題，用以最大程度改善企業(yè)檔案管理的工作，提高檔案管理的效率，讓企業(yè)體系可以更為完善健全。

一、企業(yè)檔案管理的相關原則

1.堅持真實性

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理最為主要的目的在于能夠為企業(yè)提供真實有效的信息資源，從而能夠幫助企業(yè)可以依據真實可靠并具有科學性的信息，做好相關決策。由此，我們能夠得出企業(yè)檔案管理第一需要堅持的原則便是真實性，也只有真實性信息才是有效的，因為一旦信息虛假，那么可能會給企業(yè)最終決策造成巨大錯誤，可能會嚴重威脅到企業(yè)發(fā)展，帶來巨大損失。因此，我們需要確保檔案信息的真實性，確保所記錄的相關檔案都是在企業(yè)生產經營過程中真實發(fā)生的，而不是虛假的信息，也只有這樣才能推進企業(yè)做出正確、科學的決策。

2.堅持系統(tǒng)性

企業(yè)檔案管理工作具有系統(tǒng)性的特點，因此它也必須要遵循相關系統(tǒng)原則。換句話說，對于企業(yè)的各種文件、材料和信息等都必須按照相關規(guī)定進行不同類別的歸納劃分，并且清楚而系統(tǒng)地提交記錄，以便在需要時可以快速找到它們。這樣相關工作人員在查找需要獲得的信息和文檔時，能夠大大提高工作效率。

3.堅持全面性

對于企業(yè)來說，最寶貴的資源在于它的企業(yè)檔案，因為這些檔案真實記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，以及它的真實生產經營狀況。只要它與公司有關，無論任何信息都必須存儲在公司檔案中，并且任何內容都不應省略。因為只有這樣，才能有效確保企業(yè)檔案管理的全面性，使得相關工作人員可以更好地幫助公司開展未來的工作。

4.堅持有效性

企業(yè)在檔案管理中還應該遵循有效性原則，確保采集的信息是有效性的。對于信息有效性的確定，可以從價值有效性和期限有效性這兩個層面來實現(xiàn)。首先，是價值有效性，企業(yè)獲取相關的信息和資源之后，要對得到的信息進行篩選，并做好分類，對于有意義信息保留下來，對于沒有價值信息則可以及時排除，這樣才能在較短時間內獲得更多可靠和真實信息，不占據存儲資源，凸顯檔案管理的優(yōu)勢。其次，是要確保信息期限的有效性。當前我國已經全面進入了信息化時代，每天都會產生海量的信息，并且信息更新速度非常快，因此在進行檔案管理時，一定要選擇期限有效性的信息來實現(xiàn)管理。比如，企業(yè)通過信息平臺發(fā)布招標公文等需求時，檔案管理部門要及時采集信息，并將相關的信息傳輸給相關的部門，由相關的部門結合現(xiàn)實需求來尋找有意向顧客。在這個過程中，就要確保檔案管理部門采集和發(fā)布的信息是在有效期限之內。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中所存在的相關問題

1.檔案管理意識薄弱

伴隨著我國企業(yè)制度的不斷改革推進，我國企業(yè)檔案管理有所改善，并且受到了越來越多人的關注。不過基于盈利的角度去看，我們能夠發(fā)現(xiàn)它與企業(yè)其他工作進行比較，檔案管理工作仍然是企業(yè)工作中邊緣以及發(fā)展較為落后的一個工作內容。這種現(xiàn)象出現(xiàn)原因更多在于中國企業(yè)檔案管理意識相對較弱，而且缺乏對于檔案管理重視程度。特別是隨著市場經濟持續(xù)進步，該行業(yè)領導者越來越多地關注企業(yè)經濟利益，對于檔案更多是流于表面管理，對于那些似乎和公司經濟利益不相關的工作往往采取忽略和輕視態(tài)度，又加上進行檔案管理工作人員并沒有加強對于該工作的重要性認知，因此只是將其簡單作為一項整理檔案的工作，所以自然而然會在進行管理的時候，缺乏認真的態(tài)度，總是草草了事。

2.檔案管理人員問題

企業(yè)檔案管理工作作為一項具有較強專業(yè)性以及機密性工作，它需要有專門的工作人員進行專業(yè)檔案管理。但是因為大多數(shù)的企業(yè)對于這項工作并不怎么重視，因此很多企業(yè)并沒有著重招聘這一方面的專業(yè)人才，又加上我國對于這一類人才本就缺少，因此使得我國現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理很難達到其真正的需求。與此同時，大多數(shù)的企業(yè)又是極力追求經濟效益，這也就是使得它們只是重視和招聘生產經營上的人才，而不去招聘檔案管理的人才，甚至一些企業(yè)并不設置檔案管理的專業(yè)人員，只是讓別的部門的工作人員兼職做這項工作，結果可想而知，企業(yè)的檔案管理效率十分堪憂。又因為一些企業(yè)檔案管理的相關工作人員并沒有經過專業(yè)系統(tǒng)學習，因此很可能導致檔案的缺失，影響檔案的正常運用，使得工作效率十分低下。除此之外，又因為不是專業(yè)管理人員，在進行管理的時候，并不知道檔案如何合理分類，這也因此導致企業(yè)人員在查看獲取相關信息的時候，存在很大困難，無法讓檔案管理的真正價值得以體現(xiàn)，對檔案管理工作造成嚴重的影響。

3.檔案管理的相關設備較為落后

在當前階段，我國企業(yè)對于檔案管理相關資源投入并不多，因此這也就導致很多企業(yè)用以檔案管理的相關設備十分落后，而且有的甚至在進行檔案管理的時候，依然在使用傳統(tǒng)方法。例如，采取手工編輯又或是手工檢索等傳統(tǒng)方法，投入使用的現(xiàn)代信息技術設備較少，因此造成很多因為人工疏漏所出現(xiàn)的問題或是一些錯誤，這樣極大阻礙了企業(yè)正常工作，而且稍有不慎，就可能將重要檔案資料丟失，造成企業(yè)不能得到有效進步和發(fā)展。

三、現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢

1.單一紙質載體管理轉化為多種載體組合管理

在以往企業(yè)檔案管理中，檔案的載體具有單一性，主要是對紙質載體檔案進行管理，無論是檔案收集、保管還是查閱，都以紙質檔案為主。紙質檔案對管理的場地和環(huán)境要求比較高，占地較大，并且當周圍環(huán)境發(fā)生變化時還可能會導致紙質檔案損壞。對于知識檔案的利用還存在著較大困難，檔案的查閱和查詢依賴人工來完成，需要耗費較長的時間和精力。而在現(xiàn)代企業(yè)制度下，檔案管理也朝著多種載體組合管理方向發(fā)展，借助互聯(lián)網和信息技術能夠有效將紙質檔案轉化為數(shù)字檔案和電子檔案等，從而實現(xiàn)對檔案的信息化管理、數(shù)字化管理，大大降低了檔案管理和保存的成本，并且還能夠大大提升檔案利用率。企業(yè)自主選擇檔案載體組合手段，以此來讓檔案搜索和應用效率得以提升，讓檔案管理變得更加輕松和便捷。

2.本地自行管理轉化為向內外部共同管理

當前在市場環(huán)境影響下，現(xiàn)代制度的企業(yè)規(guī)律存在著向微型企業(yè)和小型企業(yè)轉變趨勢。對于小型企業(yè)和微型企業(yè)來說，無法向大中型的企業(yè)一樣通過自身雄厚的實力來對本地的檔案進行自行管理，而在當前互聯(lián)網時代，小型、微型企業(yè)可以通過先進的信息技術和網絡平臺來探索新的管理模式，將本地、自行管理模式轉化為內部和外部共同管理模式。對于一些比較關鍵和機密的文件以及內容，可以由企業(yè)自身在本地進行管理，而對于其他一些比較普通的檔案，可以交給外包型檔案管理公司，實現(xiàn)專業(yè)化管理。這種內外部共同管理的檔案管理模式能夠有效降低檔案管理的時間成本和人力成本。

四、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的相關完善策略

1.加強檔案管理意識

現(xiàn)代企業(yè)領導人應該展示良好示范作用，強調檔案管理的重要性，并需要領導企業(yè)全體人員能夠更深入了解關于檔案管理重要認知。除此之外，還需要加強和提高檔案管理相關意識，想要有效完成這一目標，有很多的方法，最重要的方式是提高宣傳力度，以各種方式和方法推進廣告宣傳。譬如，可以采取電視媒體、傳單或是宣傳畫報等方式進行宣傳，向企業(yè)全體員工宣傳檔案管理重要性。除此之外，還需要動員和鼓勵每個人參與到企業(yè)檔案管理任務工作中，一起建立和完善檔案管理工作，積極調取每一名員工的熱情和興趣，對檔案管理工作形成一個統(tǒng)一認知。

2.加強專業(yè)人員建設

上面我們已經談論過，企業(yè)檔案管理需要專業(yè)的人員負責，因此企業(yè)很有必要加強相關的人員建設，并且還需要招聘專業(yè)的檔案管理人才幫助企業(yè)進行檔案管理。與此同時，對于現(xiàn)有的管理人員則是需要加強專業(yè)知識的培訓力度，通過給予該管理人員更多的學習和發(fā)展空間，以此提升對方的專業(yè)素質的培養(yǎng)，不斷加強其綜合素質以及業(yè)務上的專業(yè)能力，確保該工作人員能夠達到現(xiàn)代企業(yè)制度下進行檔案管理相關工作的要求。換一句話說，企業(yè)只有建立好專業(yè)人士的檔案管理人才團隊，才能最大程度保證檔案管理能夠有效發(fā)展。除此之外，現(xiàn)代企業(yè)還必須加強檔案管理人員的專業(yè)素質，因為建立一個專業(yè)檔案管理人才團隊，除了讓新鮮血液注入外，還需要提升現(xiàn)有的檔案管理工作人員的綜合素質，公司應該提供一定程度的幫助，幫助推進和提高現(xiàn)有管理人員的專業(yè)知識，除了定期開展關于檔案管理相關的培訓外，也可以讓已被吸收進來的專業(yè)人才帶領他們學習，以此不斷提高檔案管理人員的整體素質。只有檔案管理的員工能夠繼續(xù)提高自己的專業(yè)水平，才能真正促進企業(yè)的進步，保證它的可持續(xù)發(fā)展。

3.推進現(xiàn)代檔案管理形式

隨著科學技術的發(fā)展和信息網絡的推廣，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理也有了新的發(fā)展機會。目前，企業(yè)應注意發(fā)展技術的創(chuàng)新并積極使用現(xiàn)代信息技術和工具用于構建現(xiàn)代化的檔案管理模式。更是通過應用相關電子檔案用以取代曾經的手動檔案管理，有效提高進行檔案管理的效率，還可以極大地保證了存檔信息的準確性以及完整性。檔案管理信息化是企業(yè)適應社會發(fā)展的一種必然的趨勢，能夠有效促進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理信息化能夠更好地把握檔案的原件，采用信息化手段來實現(xiàn)對檔案資料的掃描，將紙質檔案轉化為電子檔案，通過電子檔案的方式來進行管理和保存，能夠有效避免損壞檔案原件，還能夠避免檔案丟失。不僅如此，檔案信息化管理還能夠讓檔案文件的歸檔工作更加規(guī)范和高效，在歸檔時采用相關的軟件就能夠快捷實現(xiàn)歸檔，節(jié)省人力和時間。檔案管理信息化還能夠讓檔案的整理和共享變得更加便捷，從而提高檔案的利用效率。以往相關的部門要查看檔案，需要經過比較復雜的程序，過程比較煩瑣，而采用信息化的管理手段，就能夠借助局域網來共享檔案。以往人們檢索檔案主要是通過目錄來檢索，整個查詢的過程非常低效，而采用信息化的管理手段，只要借助計算機中的檢索功能就能夠實效高效、準確的檢索，讓相關人員能夠更加快速和準確獲得想要的檔案信息和文件。

（1）改善硬件、軟件設施。要推進現(xiàn)代檔案管理的形式，實現(xiàn)檔案的信息化管理，企業(yè)首先就要改善檔案管理的硬件設施和軟件設施，開發(fā)適合、專門的檔案利用軟件，包括計算機應將基礎環(huán)境、計算機軟件、各種輔助設施等。具體來說要建立信息高速公路、寬帶網、內部局域網以及各種配套的硬件設備和軟件設備，引進數(shù)據庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)以及高性能的服務器等，同時還要購置充足的打印機、掃描儀、刻錄機和數(shù)碼相機等。

（2）建設信息化檔案資源。建設信息化的檔案資源是實現(xiàn)檔案管理信息化的核心內容，但是信息化的檔案資源建設往往是一個非常漫長的過程，要求在檔案管理的過程中將傳統(tǒng)的紙質檔案等轉化為電子檔案，通過智能化的設備和先進的信息技術來實現(xiàn)對檔案的收集、歸納、整理等，全面提升檔案管理的整體水平。在檔案信息化管理的過程中，要做好檔案信息的整合，確保所有的資源信息都能夠實現(xiàn)數(shù)字化的記錄，實現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一管理、規(guī)劃和控制，將傳統(tǒng)靜態(tài)的檔案管理轉變?yōu)閯討B(tài)的信息管理。這就要求檔案管理部門要搭建統(tǒng)一的軟件平臺。另外，還要不斷提高檔案管理部門的信息化技術水平，不斷引進最先進的技術來實現(xiàn)對檔案資源的管理。檔案管理人員要不斷學習，提升自己的信息素養(yǎng)， 熟練掌握各種先進的信息技術的使用方法，能夠掌握使用計算機來錄入數(shù)據、建設數(shù)據庫的技術。

（3）提高安全管理水平。信息化的檔案管理雖然有很多的優(yōu)勢，但是同時也面臨著新的問題，其中最突出的問題就是檔案信息的安全性問題。在進行信息化的檔案管理時，一定要提升檔案資源的安全管理水平，確保檔案資源的安全性。這就要求檔案管理部門要建立科學、完善的安全管理體系，確保檔案信息資源共享過程中的安全性，避免信息出現(xiàn)丟失和損壞的情況。相關的工作人員要不斷提升自己的信息化技術水平，利用先進的信息技術來實現(xiàn)對檔案資源的全方位監(jiān)督，避免檔案管理過程中出現(xiàn)的安全問題。

五、結束語

總而言之，想要讓企業(yè)檔案管理能夠在現(xiàn)代的企業(yè)制度中占據重要分量，確保企業(yè)在決策的時候保持正確和權威，我們需要加強和推進企業(yè)檔案的管理工作，確保檔案資料的真實和安全性，通過現(xiàn)代的科學技術手段，提高檔案管理的安全和完整性，促進企業(yè)的工作效率得到有效的提高，同時推進企業(yè)能夠可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山西省臨汾市煙草專賣局）