高校材料類物資采購管理信息平臺建設探析

馮彩虹，劉銳軍

（中國地質大學（武漢），武漢 430074）

0 引言

進入21 世紀以來，我國高等院校經歷了十多年的快速發展期，高校的各項基礎設施得到了巨大的改善，學科水平、科研能力有了長足的進步，學校辦學經費也有了大幅度的增長。從2015 年開始，我國高校進入了一個穩定的內涵式發展時期，現階段高校發展的主要特點表現為：高校辦學經費在一個較長時期內保持相對穩定，高校專注于內涵式發展，從以數量增長為主的發展模式轉變為以全面提升質量為主的發展模式，這種重質不重量的內涵式發展模式必然會倒逼高校從以前的粗放式管理向精細化管理轉變。

高校的材料類物資基本囊括了除固定資產之外的各類材料，主要包括各類辦公耗材、教學實驗耗材、會議耗材、維修維護材料、危險化學品等。一所中等規模的普通高校每年采購各類材料支出金額約5 000 萬元，不少高校每年采購的材料類支出甚至超過1 億元。

1 當前高校材料物資采購及管理過程中存在的問題

1.1 材料物資預算編制不嚴謹，采購存在一定的隨意性

高等院校各二級單位在編制本單位預算時，往往對辦公耗材、教學實驗耗材的預算編制不夠重視，通常將上年的數據通過一定比例的上浮作為本年的預算數額。同時，由于材料物資采購具有額度小、發生頻繁、隨買隨用等特點，所以在材料采購時，一般由各二級單位經辦人員自行采購，由單位負責人簽字后便可報銷。由于采購及報銷手續簡便，缺乏監管，材料物資的采購存在一定的隨意性。

1.2 采購的材料物資質量難以保證

由于材料物資采購存在一定的隨意性，且采購人員往往不能夠辨識所采購商品的質量，加上現在網購發達，采購途徑多樣，很多采購行為都是通過互聯網完成的，采購人員通常只能根據網絡上賣家的描述來判斷其質量，經常會發生買回來的東西由于質量不過關，不能使用或只能勉強使用的情形。

1.3 存在虛開材料發票套取資金的情形

虛開材料發票套取資金已經是一個公開的秘密，高校周邊很多這類小微企業，他們為高校老師提供發票，收取一定比例的稅點（一般比增值稅點高5 個百分點），通過財務報銷收到款項之后，再將除稅點之外的款項返還給老師。出現這樣的情形主要是由于采購隨意、報銷簡便、監管不力導致的。

1.4 材料出入庫管理把控不嚴，浪費嚴重

除了各二級單位分散采購的各類材料之外，還有一部分是由學校統一采購統一管理的材料，比如實習材料，新冠疫情期間各類防疫物資，后勤接待部門的各類常用耗材等等。這類材料雖然有專門人員負責采購，且采購的材料全部通過材料管理部門管理，但由于材料管理人員在出入庫管理時把控不嚴，沒有嚴格執行先進先出法，導致部分材料超過保質期，無法使用?；蛘哂捎趲齑婀芾砣藛T與采購人員銜接失誤，或對材料消耗估計不足，造成材料的積壓或短缺等，均會造成一定程度的浪費和損失。

2 加強高校材料物資采購管理的措施及手段

2.1 加強材料物資預算編制的科學性，盡可能杜絕材料采購的隨意性

高校各二級單位在編制材料預算時，應盡可能明細到辦公耗材、教學實驗耗材、會議耗材、計算機耗材等，通過合理估算各類材料的用量來編制預算。在采購時，應以年初預算為依據，合理采購，做到無必要不采購，盡量避免采購的隨意性。

2.2 完善制度建設，規范材料采購、管理流程

高校應進一步完善制度建設，明確材料采購及管理過程中各二級單位及經辦人員的責任和義務，明確各類材料采購及管理流程，應根據“事前審批”—“事中監督”—“事后查驗”的程序辦理材料采購事項，材料管理人員對材料出入庫要做到“分類管理、賬實相符、盤點及時”，對臨近保質期的材料要提出預警并優先使用。

2.3 運用信息化手段建設高校材料物資采購管理信息平臺，從根本上變革材料采購及管理流程，杜絕各類違紀違規現象

既然高校材料物資采購管理過程中存在諸多問題，為什么高校不徹底解決這些問題？在很多文獻中，同行給出了許多建議，但這些建議多是制度層面的，更多的是流于形式，比如，要加強制度建設，要加強監管等等。高校始終缺乏一個強有力的抓手，來徹底解決材料物資采購管理過程中存在的問題。

2016 年，筆者所在的高校建設了“危險化學品采購管理信息平臺”，該平臺建設完成后，學校所有二級單位危險品都必須通過該平臺采購，二級單位采購時不需付款，只需通過采購平臺選擇合適的商品即可，采購完成后，危險品由學校材料管理中心監督，二級單位即采購單位簽收使用。商家開具發票交材料管理中心，材料管理中心將數據推送至財務部門，完成報銷付款手續。

該平臺投入使用后，學校的危險品采購及管理得到了前所未有的規范，購買、審批、驗收、出入庫、報銷全部在該平臺完成，老師或學生（或二級單位）不需要再到處找地方購買，不需要操心危險品買回來后入庫、報銷手續的辦理，不需要擔心質量得不到保證。這個平臺的建設大大方便了廣大師生，同時方便了材料管理部門，也方便了財務報銷部門，更重要的是，學校的危險品得到了有效的管控。因此該平臺值得推廣，并且可覆蓋高校所有的材料物資采購管理。

高校材料物資采購管理平臺結構如圖1 所示。

圖1 高校材料物資采購管理平臺結構

高校材料物資采購管理平臺建設的步驟如下：

第一步，在校園網搭建一個類似淘寶或京東的材料采購平臺，進駐的商戶由學校采購與招標中心以招標形式確定，最終確定大約50～100 家商戶，商品種類要涵蓋學校日常使用的材料物資的95%以上，極少數用量小的特殊材料可以由二級單位經審批后自行購買。進駐的商家確定后，由學校合同管理中心分別與各商家簽訂合同，以確保商品價格及質量保持穩定。采購與招標中心、合同管理中心分別將招標信息、合同簽訂情況上傳至信息交換平臺（中間數據庫）。

第二步，實現材料管理中心與材料采購平臺對接，材料管理中心是材料采購平臺的管理維護部門，主要負責采購平臺的正常運轉、身份認證、材料物資采購的審批、出入庫管理、票據流轉等工作。

第三步，實現財務系統與采購平臺、材料管理中心的數據對接。由于財務系統相對封閉，一般不允許其他系統直接訪問，為保證財務數據安全，同時要滿足材料管理中心及采購平臺讀取數據的需要，財務系統將相關數據如人員信息、項目數據庫相關信息（如項目負責人、項目材料預算額度等）推送至中間數據庫，材料管理中心通過中間數據庫來獲取信息。財務報銷平臺本身自帶認證系統，將人員信息推送到中間數據庫后，材料管理中心可直接獲取作為材料采購平臺的認證用戶，無須重新注冊。

材料采購平臺建設完成后，學校師生采購材料流程如圖2所示。

圖2 學校師生采購材料流程

（1）項目負責人或被授權人通過認證系統登錄，項目負責人可直接選擇自己負責的項目購買材料，也可以通過認證系統授權給其他人員購買材料，購買材料之前均需要選擇本次購買材料的資金項目。

（2）確定資金項目之后，即可進入材料采購系統，選擇自己所需要的材料物資，選擇完成后，即可提交訂單。

（3）系統根據用戶提交的訂單信息自動與其所選項目進行核對，主要核對內容包括項目余額和材料預算是否充足，如果某一項不符合條件，則會退回訂單，如無問題，則會推送給材料管理人員審核。

（4）材料管理人員會根據訂單，再次向項目負責人或被授權人確認訂單，并審核購物內容（比如有些二級單位不具備危險品管理條件，如果采購中含有危險品，則會根據具體情形考慮審核是否通過），確認無誤后，審核通過，生成有效訂單，同時凍結該次購物所選定的經費項目的購物額度。

（5）商戶收到有效訂單后，即可組織發貨（附發貨清單），并出具購物清單及發票，交材料管理中心。

（6）材料采購人員收到貨物驗收無誤后，將相關信息推送至材料庫管中心，材料庫管中心根據發票、貨物清單、材料驗收單辦理名義出入庫手續。并將相關數據推送至財務報銷系統生成報銷單，將發票、貨物清單、材料驗收單、材料出入庫單附在報銷單后，交到財務部門。

（7）財務部門審核無誤后，生成會計憑證，支付材料款，同時解凍項目凍結金額。

從上述流程可以看到，學校師生在購買材料時無須事先到財務部門借款或自行墊付貨款，無需擔心質量問題，無須擔心報銷手續煩瑣問題，無須單獨與商家簽訂合同，只需在手機上簡單操作一下就能完成。從監管的角度來說，所有的業務都是真實發生的，能夠杜絕虛開發票套取資金的情形；采購過程中增加了預算控制，能有效避免超預算情形；增加了材料管理人員審核環節、材料出入庫管理環節，采購人員從心理上會感覺整個采購過程受到了監管，并且所有采購數據有跡可循，會大大降低材料采購的隨意性。材料出入庫管理規范，能夠大大提高管理的效率。另外，由于杜絕了虛開發票套取資金情形，降低了材料采購的隨意性，就能有效節省學校的各類材料費用支出，真正體現了“提質增效”“向管理要效益”的宗旨。

3 結論

總的來說，高校材料類物資采購管理信息平臺的建設是規范學校材料采購及管理十分有效的手段，是完善學校內控制度建設的重要環節，是學校精細化管理的需要，對學校教育事業的健康發展具有十分重要的意義。