人多好辦事之Word協作篇

一、Word 2019的協作

Word的協作主要是通過Windows 10自帶的OneDrive網盤實現，而協作的用戶使用微軟賬號就可以輕松參與協作。

接著在Word2019新建一個需要協作的文檔，假設為“1.docx”，完成后點擊“文件→另存為”，將需要協作的文檔保存到“OneDrive-個人”，此時會自動打開OneDrive網盤，按提示選擇保存位置保存（圖2）。

啟動Word 2019后點擊“文件→賬戶”選項，然后在彈出的窗口中使用自己的微軟賬戶登錄，在左側窗格的“已連接服務”下，確保Word2019可以成功連接到OneDrive網盤，否則請點擊“添加服務”進行連接（圖1）。

這樣當我們需要和同事協作文檔的時候，返回Word 2019窗口點擊“文件”菜單中的“共享”選項，單擊“邀請他人”。這樣在Word 2019窗口的右側窗格會打開共享的設置界面，按提示輸入邀請需要協作的員工的電子郵件（可以直接使用Windows 10登錄的微軟賬戶）、協作備注、自動共享更改選擇“總是”，最后點擊“共享”（圖3）。

如果暫時沒有協作同事的微軟賬號，也可以點擊下方的“創建共享鏈接”，接著按提示創建編輯鏈接（對于無需編輯的文檔也可以創建僅供查看的鏈接），然后將鏈接通過微信、QQ等發送給協作同事即可（圖4）。

二、在線Office協作

這樣參與協作的同事在其賬戶郵箱中就會收到共享的請求，打開郵箱后按提示點擊其中的鏈接，在打開的頁面登錄他們的微軟賬號后就可以看到共享的文檔了。當然Word也支持在線打開協作文檔，按提示在瀏覽器中打開https：∥www.office.com，然后使用自己的微軟賬戶登錄，成功登錄后點擊頁面左上角的“應用啟動器→Word”，接著在打開的在線Word頁面，切換到“與我共享的內容”，在這里就可以看到同事發送給我們的協作文檔（圖5）。

按提示點擊打開需要協作的文檔，如果協作者有編輯文檔的權限，在打開的頁面中就可以根據協作的要求對文檔進行編輯（如果沒有編輯權限可以向文檔發送者申請權限，圖6）。共享的文檔也支持使用桌面應用打開，在上圖按提示點擊“在桌面應用中打開”，就可以調用本機安裝的Word 2019進行編輯了。對于文件的發送者，在Word 2019中如果有多人同時編輯，在文檔下方會顯示正在編輯的用戶數以及文檔更新情況。如果下方有“可用更新”時，說明有人修改了文檔，點擊“立即更新”可以保存這些更新到本地Word中。

不過由于共享的文檔需要連接到微軟的OneDrive網盤服務器，國內用戶有時會無法連接。此時可以先使用管理員身份啟動記事本打開“C：＼Windows＼System32＼drivers＼etc＼hosts”，在其后增加“134.170.108.26 onedrive live.com”和“134.170109.48 skyapi.onedrive.live.com”，保存后就可以訪問OneDrive網盤服務了。

三、移動端協作

對于有移動辦公需求的用戶，同樣可以利用手機端來完成協作的任務。這里根據是否在手機上安裝OfficeAPP分別介紹相應的協作方法。

1.直接在線操作

對于沒有安裝OfficeAPP的用戶，在手機上啟動瀏覽器后登錄www.office.com，接著使用和電腦相同的微軟賬戶登錄。成功登錄后在應用列表中點擊Word，這樣切換到word應用后在最近文件的列表中可以看到設置協作的文件（圖7）。

如果需要對協作的文件進行更改，比如將某個協作者的權限更改為有編輯文件的權限。在瀏覽器中打開需要協作的文件后，在這里我們可以對文件的內容進行在線編輯，比如切換到編輯模式后可以對文件的內容進行瀏覽和更改。也可以點擊“菜單→分享”，然后在打開的窗口中對協作者的權限進行編輯。