基于新形勢下的高中學(xué)籍檔案管理研究

羅文

摘 ?要：學(xué)籍檔案是伴隨每一位學(xué)生一輩子的一份個人資料，不僅在升學(xué)時可以幫助新學(xué)校快速的了解學(xué)生的基本情況，而且在進(jìn)入社會找工作時學(xué)籍檔案也可以幫助用人單位快速了解應(yīng)聘者的學(xué)習(xí)與經(jīng)歷。高中階段是一個承上啟下的階段，接收了來自小學(xué)與初中的學(xué)籍檔案，保存三年后隨著學(xué)生的升學(xué)又轉(zhuǎn)交給了諸高校，因此高中的學(xué)籍檔案管理對學(xué)生今后的發(fā)展具有重要的作用，本文根據(jù)多年作者對高中生學(xué)籍檔案管理的經(jīng)驗，分析高中生學(xué)籍檔案管理的意義和基于新形勢下提出優(yōu)化的方法。

關(guān)鍵詞：高中生 學(xué)籍檔案;管理

引言：

目前高校升學(xué)采取高考的形式，以高考分?jǐn)?shù)來選擇學(xué)生。但是隨著中國教育改革的不斷深化和素質(zhì)教育提出的要求，高校升學(xué)考慮綜合素質(zhì)會成為今后的方向，這就涉及到了對學(xué)生學(xué)籍檔案的查閱，因此，高中生學(xué)籍檔案的管理顯得至關(guān)重要。同時由于中國推行義務(wù)教育和高中不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，因此高中生學(xué)籍檔案的管理變得更加有難度。

一、高中生學(xué)籍檔案管理的意義及存在問題

學(xué)生的學(xué)籍檔案記載了一個學(xué)生從小學(xué)入學(xué)以來的所有基礎(chǔ)信息，包括了家庭的基本信息、學(xué)習(xí)成績、在校的獎懲情況、學(xué)生的評價和在校的經(jīng)歷等，因此做好學(xué)籍檔案管理工作可以有效的幫助任課教師快速的了解自己的學(xué)生的基本情況，針對不同的學(xué)生采取不同的教導(dǎo)方法，因材施教將教學(xué)效果提升到最大化。同時學(xué)生的學(xué)籍檔案還關(guān)系到了學(xué)生以后的升學(xué)、畢業(yè)以及找工作，因此學(xué)籍檔案管理工作絲毫不可馬虎。

目前高中生學(xué)籍檔案管理主要存在兩個方面的問題，一是學(xué)籍檔案中基本信息不完整、更新不及時或基本信息不更新。由于早些年對于學(xué)生的學(xué)籍檔案管理不嚴(yán)格，因此許多的學(xué)生的學(xué)籍檔案中信息采集不完整，并且學(xué)生個人基本信息提供后就不再進(jìn)行更新，導(dǎo)致很多學(xué)生學(xué)籍檔案中的家庭住址、父母的基本信息都已經(jīng)不再準(zhǔn)確，在需要查閱學(xué)生學(xué)籍檔案時無法獲取準(zhǔn)確的信息。二是目前大部分高中學(xué)籍檔案是將紙質(zhì)檔案放在檔案袋中歸檔保存的，這種檔案保存方式不利于管理、收納及查閱，同時由于有轉(zhuǎn)學(xué)生等情況，如果學(xué)生上交檔案不及時還可能會造成學(xué)籍檔案的丟失。此外，由于學(xué)籍檔案以紙質(zhì)的方式保存，因此還可能會造成檔案中記載的內(nèi)容難以辨識，混亂不堪的情況。

二、高中生學(xué)籍檔案管理的優(yōu)化方法

（一）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作重要性的宣傳，做好檔案信息更新工作

加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍重要性的宣傳，使學(xué)生以及家長了解到提供完整、準(zhǔn)確信息的重要性，提高對學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的重視程度。訂立定期更新學(xué)籍檔案基本信息的制度，可以一季度或一年更新一次學(xué)籍檔案中的基本信息，提醒學(xué)生若遇到基本信息發(fā)生變化時要及時更新。同時在新生入學(xué)時要求學(xué)生提供最新的基本信息并且錄入到學(xué)籍檔案中。

（二）建立健全檔案管理相關(guān)制度

應(yīng)該參考國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定制定符合自己學(xué)校的學(xué)籍檔案管理制度。首先是保證檔案管理的硬件的要求，由于學(xué)籍檔案是紙質(zhì)保存，怕潮、怕蟲蛀，因此學(xué)校對首要就要保證學(xué)籍檔案保存的環(huán)境適合。其次要健全保密制度，由于學(xué)生學(xué)籍檔案包含了大量的學(xué)生及家庭的基本信息，因此必須要保證學(xué)籍檔案不能向外泄露，要有嚴(yán)格的保密手段。再次要健全學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔制度，將學(xué)籍檔案從接收到查閱階段要形成有機(jī)的整體，規(guī)范化，使檔案管理更容易進(jìn)行。最后要建立檔案管理人員定期巡查制度，將錯誤的檔案重新進(jìn)行歸檔，對于檔案保存存在的安全隱患及時消除，對于檔案的變動要及時的登記，確保檔案的完整及安全。

（三）充分利用信息技術(shù)加強(qiáng)高中生學(xué)籍檔案的管理

現(xiàn)在是信息化社會，因此在學(xué)生學(xué)籍檔案的管理中要積極的引進(jìn)信息技術(shù)并充分的利用起來，學(xué)生的學(xué)籍檔案不僅要保存紙質(zhì)的學(xué)籍檔案，而且要保存電子學(xué)籍檔案，對于每一份學(xué)籍檔案要準(zhǔn)確、完整地形成一份對應(yīng)的學(xué)籍電子檔案，并且還要有定期的基本信息更新功能，以防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)意外時能夠及時的補(bǔ)救。同時對于紙質(zhì)檔案的保存要建立完善的高級檢索功能，每一份檔案的基本信息都要錄入到檢索系統(tǒng)中，在需要查閱檔案時輸入關(guān)鍵詞就可以快速的查找到相應(yīng)的電子學(xué)籍檔案在哪一排書架的哪一個位置，減少查閱學(xué)籍檔案的難度，提高查閱的效率。

（四）對學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)

首先要建立學(xué)籍檔案管理人員定期培訓(xùn)制度，不僅要培訓(xùn)檔案管理人員的檔案管理能力，還要培訓(xùn)相關(guān)人員的信息技術(shù)使用能力，對于計算機(jī)上的相關(guān)管理功能要做到熟練使用。此外，還要培訓(xùn)相關(guān)人員的責(zé)任心和保密意識。

三、結(jié)束語

在信息化飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，由于學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作十分重要但同時又非常瑣碎和復(fù)雜，因此高中生學(xué)籍檔案管理工作不僅要遵循傳統(tǒng)的保存流程和要求，而且要結(jié)合信息化的手段保證學(xué)籍檔案管理工作準(zhǔn)確、高效的運行，懷著對學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的高度責(zé)任心做到對每一份檔案負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作不出紕漏。

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