基于扎根理論的用戶檔案價值判斷影響因素研究—以綜合檔案館的檔案利用者為例*

王英 舒潔 張睿嬋

（湖北大學歷史文化學院 武漢 430062）

0 引言

國家、社會組織及個人之所以世世代代保存檔案，是因為檔案具有其他事物不可替代的價值。檔案價值判斷是認識檔案、實現檔案價值的前提。現有關于檔案價值判斷的研究中，研究者普遍認為檔案價值判斷的主體有三種：一是指檔案部門及其工作人員，比如，覃兆劌學者提出：“企業文件材料價值的鑒定，實際上是對企業文件保存價值的鑒定，即根據文件材料現實和長遠價值的鑒別和預測，確定其保管期限”[1]，張斌學者提出“檔案價值判斷是鑒定主體根據價值主體的需要，衡量價值客體是否滿足主體的需要以及在多大程度上滿足價值主體需要的一種判斷”[2]，王英瑋學者指出檔案價值鑒定主體為“具有豐富業務工作經驗、檔案鑒定工作經驗和具備相關專業知識的人員”[3]；二是指產生檔案的業務部門及其工作人員，比如，王傳宇學者提出科技檔案鑒定工作通過保管期限鑒定和保管期限復查兩個過程實現 ：一是在科技文件歸檔前，由有關科技業務部門在科技檔案部門的協助下，對科技文件進行的鑒定工作；二是在科技文件歸檔以后，由科技檔案部門定期進行的鑒定工作[4]；三是歷史學家，比如，華榕在學者提出檔案價值鑒定主體包括歷史學家在內的各類學者、檔案形成者和檔案、歷史和部門管理等學科專家組成的“專業鑒定委員會”[5]。綜上可知，現有關于檔案價值判斷的研究還存在兩點不足：未涉及檔案利用過程非常重要的利益相關者——檔案利用者；缺少用實際調研經歷與真實數據佐證檔案價值判斷，使得檔案價值研究不夠多元而有層次感。

檔案工作就其本質來說，是管理檔案和開發檔案信息資源為各項社會活動服務的工作[6]。檔案工作是為了向從事實踐活動的各行各業的檔案利用者提供檔案服務。明確并滿足檔案利用者的利用需求，是檔案管理機構、檔案行政機構權利與義務得以執行與履行的關鍵。以檔案利用者的視角進行檔案價值判斷：第一，有利于提高檔案工作人員的服務水平。以檔案利用者的視角對檔案價值進行判斷，檔案工作人員可以為檔案利用者提供符合要求的檔案，反過來則促使檔案工作人員提高服務水平。第二，有利于促進國家對檔案資源的優化配置。檔案館提供的檔案資源服務越來越呈現出“由過去的為黨政機關領導服務發展到現在的為學術界、為公眾服務的特點”[7]。為公眾服務已經成為檔案館追求的目標，達成該目標就要了解檔案利用者的檔案價值判斷依據，國家可以據此控制檔案進館的流向，以實現國家檔案資源的合理配置。第三，有利于促進檔案館館藏結構建設的合理化。檔案館館藏不應僅是為國家及社會服務，更是為公眾個體服務，那么，檔案館館藏結構也應體現檔案利用者的價值需求。因而，關注檔案利用者的檔案價值判斷，可以進一步推動檔案館館藏結構建設的合理化。

因此，本文選擇檔案利用者為研究對象，首先利用訪談法收集檔案利用者進行檔案價值判斷的數據；然后，利用扎根理論構建檔案利用者對檔案價值判斷的影響因素模型并進行解釋分析；最后，提出一些啟示，即完善檔案利用者檔案價值認識系統、提高檔案工作人員服務水平及推動檔案館館藏資源建設合理化。

1 研究設計

1.1 研究方法

（1）數據收集方法：訪談法

本文選擇基于張斌教授的檔案價值認識系統來構建開放性的半結構化訪談提綱。擬定訪談提綱后，研究者邀請2位檔案利用者進行預訪談，并根據他們的反饋意見完善訪談提綱。接著，使用修改后的訪談提綱對15位受訪者進行訪談，以檔案利用者判斷檔案價值的行為和觀點、識別其判斷過程以及了解其所處的環境背景。

（2）理論構建方法：扎根理論

運用扎根理論，研究者可以從直接觀察入手，從原始資料中歸納出經驗概括，尋找反映事物現象本質的核心概念，然后通過這些概念之間的聯系建立相關的理論。本文通過直接對檔案利用者進行訪談收集數據，然后通過開放編碼、主軸編碼和選擇編碼尋找數據反映的現象及其背后的關系，最后提出相關理論。

1.2 數據收集過程

1.2.1 確定訪談對象

本文旨在調查檔案利用者在檔案利用過程中，影響其判斷檔案價值的各種因素，因此，訪談對象必須是去過各級各類國家檔案機關、企事業檔案機構或檔案部門查閱過檔案的人。較之其他類型檔案館，綜合性檔案館以其數量多、館藏資源豐富、服務范圍寬泛等優勢而成為檔案利用者查閱檔案的首選之地。因此，最終確定的訪談對象是有綜合檔案館查檔經歷的檔案利用者。

正式訪談之前，邀請2位參與者（用R1、R2表示）進行預訪談。隨后，邀請15位參與者（用P1、P2……P14、P15表示）進行正式訪談。15位參與者分別來自哲學、歷史學、檔案學、英語學、管理學、行政管理學、會計學、教育學等8個專業，學科分布均衡；其中本科6人，碩士7人，博士2人，學歷分布均衡；男性8人，女性7人，性別分布均衡。最后，再邀請3位參與者（用Q1、Q2、Q3表示）進行訪談，以進行理論的飽和度檢驗。其中，R1、R2、Q1、Q2、Q3不參與后期的數據分析。參與者的基本情況詳見表1。

表1 訪談樣本信息

1.2.2 設計訪談提綱

對檔案價值的認識，是檔案利用者對檔案進行價值判斷的前提。檔案價值認識具有復雜的系統性特征，它本身構成一個動態的、復雜的系統——檔案價值認識系統。檔案價值認識系統主要包括三個基本結構：檔案價值認識的主體系統、客體系統和中介系統[8]。其中，主體系統包括公眾、檔案利用者及檔案工作者；客體系統指檔案價值；中介系統指實踐活動，主要包括檔案工作者對檔案的管理活動和檔案利用者對檔案的利用活動。本文研究的是檔案利用者對檔案價值判斷的影響因素，因此，變形后的檔案價值認識系統基本結構是：主體是檔案利用者，客體仍是檔案價值，中介則演變成檔案利用者的檔案利用活動。最終，本文以變形后的檔案價值認識系統作為擬制訪談提綱的理論基礎，再根據研究主題及調研的文獻，最終設計出訪談提綱。

擬定半結構化訪談提綱后，邀請2位參與者進行預訪談。接著，根據預訪談的效果及反饋對訪談提綱進行完善，以力求訪談提綱能最大程度上真實地反映參與者的心理和觀點，并保證訪談結果有良好的內容效度。最后，半結構化訪談提綱主要分為研究介紹、參與者背景信息、開場問題、關鍵問題、結束問題五個部分（如表2所示）。

1.2 基礎資料的收集 收集可能與鉤蟲性十二指腸炎綜合征發生發展有關的患者因素，包括性別、年齡(歲)、人體質量指數(BMI)(kg/m2)、吸煙(例)、飲酒(例)、民族、職業、鉤蟲感染部位(十二指腸球部和/或降段)7項因素在內的一般臨床資料。

表2 半結構化訪談提綱主要內容

1.2.3 訪談過程

本次訪談過程共持續一個月的時間，所有正式訪談的錄音累計323分鐘，平均每人訪談時長約為22分鐘。首先，在正式訪談前，研究者向參與者介紹研究的主題、目的及意義等基本信息和參與本文的風險及受益，使參與者了解本研究的基本情況和個人參與的權益；然后，研究者與參與者雙方共同簽署《知情同意書》；接著，開始正式訪談并對訪談過程進行錄音。為了保證訪談結果的可靠性和嚴謹性，每個訪談皆由兩名研究者共同協作完成。一人負責訪談，一人負責錄音及訪談記錄；最后，在訪談結束后，研究者先以數字01、02、03……的排列方式按訪談先后順序給錄音材料進行編號并作為文件名，然后對錄音材料進行轉錄和整理，包括對涉及到參與者隱私的內容進行匿名化處理和對其中表達口語化的內容進行規范化處理，再分別整理出原始文本和處理文本兩個版本的訪談文本。

1.2.4 理論飽和度檢驗

本文利用Q1、Q2、Q3三位受訪者的原始訪談資料進行理論飽和度檢驗。通過開放編碼、主軸編碼和選擇編碼進行三級編碼后，未發現新生的主范疇關系結構，故事線仍然以檔案利用者對檔案價值判斷的影響因素作為核心范疇。由此可知，本文基于扎根理論構建的模型理論上是飽和的。

2 數據分析

2.1 開放編碼

開放編碼是通過對現象的仔細研究，以便進行命名和分類的分析工作，亦即分析、檢視數據并對其進行概念化的歸納、比較的過程[9]。在進行開放編碼之前，先以01-05號轉錄文本為樣本，對經過處理的轉錄文本進行預編碼，預編碼分為三個環節：（1）抽取與本文主題相關的原始語句，并對語句的語義進行解釋；（2）用簡短、凝練的概念對語義進行概括（A1…An）；（3）對概括的概念進行比較并進一步歸納成代碼（B1…Bn）。然后，將五份轉錄文本中提取的代碼進行比較、分析、總結，剔除其中相同的代碼、區分相似代碼，最后形成代碼本。接著，用代碼本為06-15號匿名處理后的轉錄文本進行開放性編碼，在此過程中注意增補原代碼本中沒有的代碼。為了保證此階段的信度，編碼過程由兩位研究者分別獨立進行，結束后將兩份編碼結果進行對比，針對其中不一致的現象，由課題組共同商議決定。表3列出開放編碼的詳細內容。通過對15位參與者的轉錄本進行整理和分析，最終形成58個概念和15個范疇。表中A1-A58個概念都是對原始語句的語義概括，如A21選擇傾向（01：因為不同職業的人群，他根據他的工作傾向，以及他的情感及知識儲備的一個不同，包括價值判斷，他對在書寫的過程中，乃至檔案的形成過程都會有一個選擇傾向，自然的話，對于檔案價值就不一樣）。

表3 開放編碼

A13主觀意識；A14客觀意識；A15檔案意識；A16理性思維；A17感性思維；A18心理預期；A19信任感；A20認知傾向；A21選擇傾向 B4檔案利用者的主觀認識A22豐富程度；A23完整程度；A24真實程度；A25重要程度；A26合目的程度B5檔案信息質量A27檔案的形成信息（形成活動、形成流程、形成時長）；A28檔案的責任者（立檔單位、文件作者在社會組織系統中的地位、職能和作用）B6檔案的形成A29題目關鍵詞信息；A30文種信息 B7檔案的題名A31法律效能；A32行政效能；A33稿本名錄（初始稿本、修改） B8檔案的稿本A34形成時間；A35檔案類別（文書檔案、科技檔案）；A36有效期 B9檔案的時效A37檢索工具；A38辨識技巧；A39檢準難度；A40檢索流程；A41檢索項B10檔案的檢索A42字跡材料；A43字跡工整程度； A44字跡排列方式； B11檔案的記錄層A45載體材料；A46載體加工工藝；A47外在形態（紙質檔案；實物檔案等）B12檔案的載體層A48開放情況；A49相關性；A50利用方式；A51利用流程 B13檔案的開發利用A52檔案管理水平（宏觀管理：監督指導；微觀管理：收管存用）；A53檔案服務水平（服務效率、服務態度、服務模式） B14檔案系統內部環境A54社會政治環境（社會制度、法律法規、國家方針政策、戰爭）；A55社會經濟環境；A56科學技術環境；A57社會文化環境；A58社會文明程度（社會檔案意識）B15檔案系統外部環境

2.2 主軸編碼

主軸編碼是借由演繹和歸納，通過不斷比較的方法將近似編碼鏈接在一起的復雜過程[10]。本文將開放編碼所得的15個范疇進行主范疇歸類，并對主范疇的具體涵義進行了解釋，為理論構建做好準備。在表4中，將各個子范疇之間的相互關系進行梳理后，最后歸納出7個主范疇，分別為利用需求、利用能力、檔案信息、檔案來源、檔案實體、檔案實踐活動、檔案系統環境（用C1、C2……C6、C7表示）。結合原始訪談資料，這些范疇在本文中包括了一些具體的內容，如利用需求在檔案利用者判斷檔案價值中主要表現為不同檔案利用者具有不同的查檔目的、查檔權限、查檔方法等。

表4 主軸編碼

2.3 選擇編碼

選擇編碼是對主軸編碼形成的主范疇進行更進一步的精簡和提煉，從中歸納出能力更強、具有統領性的核心范疇[11]。本文通過對主軸編碼形成的7個主范疇再次進行歸并融合，最終形成一個核心范疇，即檔案價值判斷。圍繞“檔案價值判斷”這一核心范疇，建立各主范疇之間的關聯關系即故事線，如表5所示。

表5 主范疇的關系結構

2.4 檔案價值判斷影響因素模型的構建及分析

通過主范疇關系結構，構建了檔案利用者對檔案價值判斷的影響因素理論模型，如圖1所示。

圖1 檔案利用者對檔案價值判斷的影響因素模型

從圖1可知，檔案實踐活動是影響檔案利用者進行檔案價值判斷的直接因素；檔案利用者的利用能力、檔案利用者的利用需求、檔案來源、檔案的內容、檔案的實體、檔案系統環境等6個因素是影響檔案利用者進行檔案價值判斷的間接因素。可見，檔案利用者判斷檔案價值是受多種因素影響的復雜因果關系，具體分析如下：

2.4.1 以檔案利用者的利用能力為起點的檔案價值判斷因果鏈分析

檔案利用者進行檔案價值判斷時，其自身的利用能力會影響利用需求，利用需求進而影響實踐活動，實踐活動最終影響檔案利用者進行檔案價值判斷。比如，專業背景和職業背景潛移默化地塑造著檔案利用者的世界觀、人生觀和價值觀；“三觀”及檔案利用者本身所掌握的知識庫會引導其明白自己的需求是什么、想要解決什么樣的問題；明白需求及問題所在之后，就可以采取行動使自己的需求得到滿足、問題得到解決。

2.4.2 以檔案來源為起點的檔案價值判斷因果鏈分析

檔案利用者進行檔案價值判斷時，首先會受到檔案來源的影響，檔案來源通過影響檔案信息和檔案實體進而影響利用需求，利用需求指引檔案實踐活動的開展，進而影響檔案利用者進行檔案價值判斷。比如，檔案形成者、檔案的形成活動直接影響檔案信息及承載檔案信息的載體和記錄材料，檔案利用者根據現有材料理清自身的需求，從而決定采用何種方式獲取檔案材料并判斷其價值。

2.4.3 以檔案系統環境為起點的檔案價值判斷因果鏈分析

檔案利用者進行檔案價值判斷時，檔案系統環境通過影響檔案實踐活動，進而影響檔案價值判斷。比如，社會主流話語體系、經濟發展水平、區域特色文化等會影響檔案利用者是否進行檔案價值判斷、選擇何種方式進行檔案價值判斷。再如，檔案館對檔案的管理水平、檔案工作人員對檔案利用者的服務水平同樣也會影響檔案利用者進行檔案價值判斷。

3 研究啟示

本文創新性地以檔案利用者作為執行檔案價值判斷的主體，形成了對檔案價值判斷的新見解，即基于檔案利用者的檔案價值判斷是指檔案利用者根據自身需要，通過直接或間接的實踐活動衡量檔案是否滿足自身需要以及在多大程度上滿足自身需要的一種判斷。通過對檔案利用者檔案價值判斷影響因素的研究，有利于完善檔案價值認識系統、提高檔案工作人員服務水平及推動檔案館館藏結構合理化。

3.1 完善檔案利用者檔案價值認識系統

現有的檔案價值認識系統主要包括主體系統、客體系統和中介系統。經過對原始訪談資料的三級編碼以及對檔案利用者判斷檔案價值影響因素模型的構建及分析，發現環境因素對檔案利用者認識檔案、判斷檔案的價值同樣起著舉足輕重的作用，具體表現在：第一，內部環境因素影響檔案價值判斷的方法與技術。內部環境因素主要包括檔案管理水平和檔案服務水平，其中，檔案管理水平即指檔案館對檔案的收集、管理、保存、提供利用等水平，它的高低會對檔案利用者判斷檔案的價值產生一定的影響。因為如果檔案完整齊全并且檔案館具有良好的開放制度、利用條件，那么自然會提高該檔案在利用者心中的份量；第二，外部環境因素影響檔案利用者檔案價值判斷的意識與思維。外部環境因素主要包括社會政治環境、社會經濟環境、科學技術環境、社會文化環境、社會文明程度等。比如，社會政治環境的影響，涉及社會制度、法律制度、國家方針政策等多種因素，其中任何一個因素的變化都會影響檔案利用者對檔案價值的判斷。因此，本文提出檔案價值認識系統的構成應包括檔案價值認識的主體系統、客體系統、中介系統和環境系統。

3.2 提高檔案工作人員服務水平

隨著社會各界對檔案信息需求的增加，檔案利用者對檔案工作人員的服務水平有了更高的要求。檔案工作人員的服務態度、服務效率、服務方式和服務模式等作為影響檔案利用者進行檔案價值判斷的內部環境因素，在檔案利用者進行檔案價值判斷過程中發揮著舉足輕重的作用。要提高檔案利用者的滿意度，就必須從提高檔案工作人員的業務水平和服務能力入手，而檔案利用者的服務需求及其需求的被滿足程度是衡量檔案工作人員業務水平、服務能力的關鍵。因此，以滿足檔案利用者利用需求為導向對檔案工作人員的業務能力和服務能力進行培訓，有利于增強檔案工作人員的專業技能和職業道德修養，最終提高檔案工作人員的檔案信息服務水平。

3.3 推動檔案館館藏結構合理化

檔案館的館藏建設是為檔案利用服務的，因此它要服務并服從于檔案利用工作的總目標。以館藏建設為基礎，以檔案利用為主導，實現館藏結構與利用者需求結構的基本一致，是處理館藏建設與檔案利用關系的基本原則[12]。檔案利用者對檔案信息的利用需求，因其目的、職業和素質的不同而表現出多樣性的特征；檔案利用者對檔案載體的利用需求，因其習慣、愛好的不同也同樣表現出多樣性的特征。因此，檔案館對影響檔案利用者進行檔案價值判斷的因素進行研究，可以使檔案館知悉檔案利用者的利用需求。以檔案利用者的需求為導向進行館藏資源建設，有利于檔案館優化館藏檔案的質量、豐富館藏檔案的內容，最終推動館藏資源建設的合理化。

4 結語

為檔案利用者提供檔案利用，是檔案館開展工作的目的所在。檔案利用者是檔案利用的主體，是檔案工作服務的主要對象。本文將檔案利用者作為研究對象，深入剖析影響檔案利用者進行檔案價值判斷的7個影響因素，即利用需求、利用能力、檔案信息、檔案來源、檔案實體、檔案實踐活動及檔案系統環境。接著，構建影響檔案利用者檔案價值判斷的影響因素模型，并通過分析模型間要素的因果關系，提出完善檔案利用者檔案價值認識系統、提高檔案工作人員服務水平、推動檔案館館藏結構合理化三大建議。本文的局限性在于僅以國家綜合檔案館檔案利用者作為研究對象，缺少對專門檔案館、部門檔案館、企業檔案館、文化事業單位檔案館等各種類型檔案館的檔案利用者進行研究。希望在后續的研究中，擴大研究對象的范圍，進一步探究各類型檔案館檔案利用者進行檔案價值判斷的影響因素，以期獲得更有說服力的支撐性數據、得出更加有價值的研究結論。