我國檔案數據管理研究綜述*

何玲 邢琳悅

（四川大學公共管理學院 成都 610065）

檔案數據管理問題從20世紀90年代起就受到我國學者的關注，馮惠玲教授率先使用檔案數據一詞，探討了檔案計算機檢索的數據準備問題。[1]此時，檔案數據僅僅指代的是與檔案相關的元數據。近年來，隨著大數據浪潮下的新一代信息技術在檔案工作前端與后端的同時發力，檔案數據逐漸成為檔案管理的新對象，檔案數據也不再被認為是與檔案相關的元數據，而是既包括元數據又包括內容數據的大規模檔案數據。數據管理、數據治理等領域的研究成果開始滲透到檔案管理當中，如何管理檔案數據成為檔案學研究當中的新問題。經文獻調研，已有2篇相關綜述，但其強調的是不同階段檔案數據的概念與檔案數據治理的概念問題。為反映近年的研究關注熱點，本文以相關文獻較多且具有代表性的CNKI數據庫收錄的與檔案數據管理相關的研究成果為基礎，通過系統地整理和綜述，揭示近十年來檔案數據管理的研究進展，并對該問題提出研究展望，以期能夠為后續研究提供參考。

1 數據來源及統計結果

1.1 數據來源

2011-2012年“大數據”概念的引入，使得我國檔案數據管理研究內容產生了巨大改變。為了解近十年的檔案數據管理研究現狀，筆者以中國知網期刊全文數據庫為文獻來源，以主題為“檔案數據”AND“管理”，檢索年限為2011年—2020年，將期刊來源限定為北大核心與CSSCI，剔除不相關文獻，同時補充“檔案數據”AND“治理”等相關內容，最終選取180篇相關文獻作為研究樣本。

1.2 統計結果

筆者借助Excel、EndNote以及SATI分析軟件，通過定量分析與定性分析來對研究樣本進行處理，從發文量、核心機構、核心作者、發文期刊四個角度來分析我國檔案數據管理的研究現狀。

1.2.1 年度發文量

2011——2020年年度發文量見下表：

表1 2011——2020年年度發文量統計表

年度發文量往往體現一個領域對研究問題的關注程度。表1為篩選后的180篇相關文獻年度分布情況，對2011-2020年關于檔案數據管理的期刊年度發文量進行統計，得出此主題相關文獻整體呈現迅速增長的態勢，并在2020年達到31篇。就文獻研究增長趨勢看，此問題仍然有較大的發展空間與研究關注度。

1.2.2 主要發文機構

2011——2020年主要發文機構見下表：

表2 2011——2020年主要發文機構統計表

主要發文機構往往體現關注研究問題的單位分布情況。通過總結分析，從表2能夠看出對檔案數據管理問題關注的核心機構主要包括高校與國家檔案機構兩個群體。其中高校以上海大學圖書情報檔案系、中國人民大學信息資源管理學院為核心研究單位，檔案機構中國家檔案局、廣東省國土資源檔案館、浙江省檔案局、江蘇省檔案館都對檔案數據管理問題關注度較高。

1.2.3 主要發文作者

2011——2020年主要發文作者見下表：

表3 2011——2020年主要發文作者統計表

主要發文作者往往表現對研究問題關注度較高的學者分布情況。目前關注檔案數據管理問題的作者呈現分散分布狀態，其中發文量最多的是于英香學者與金波學者。劉永學者、周林興學者等，多位學者都對此問題有研究。

1.2.4 主要發文期刊

2011——2020年主要發文期刊見下表：

表4 2011——2020年主要發文期刊統計表

高頻文獻來源期刊能夠體現關注此研究問題的期刊分布情況。筆者總結發現，對檔案數據管理問題關注度較高的期刊皆為檔案學領域期刊，其中《蘭臺世界》發文量最高，《中國檔案》、《浙江檔案》、《檔案學研究》等期刊也刊登多篇相關文獻，表明檔案學領域整體對檔案數據管理研究表現出高關注的現狀。

由于檔案數據管理研究處于尚處于初步發展階段，在現有研究成果中檔案數據管理與檔案數據治理的研究內容多有交叉，本文統一用“管理”一詞表達。文章采用定性分析將主題框架分為三個部分，一是檔案數據管理相關概念的解讀與辨析，主要包含檔案數據概念、檔案數據管理模式、檔案數據管理工作對象。二是檔案數據管理工作面臨的困境，從管理思維、管理權限、管理能力三個層面進行分析。三是對已有文獻對檔案數據管理工作困境提出的解決對策進行總結歸納。

2 關于檔案數據管理相關概念的辨析

2.1 關于檔案數據概念的辨析

不同的學者對作為檔案數據管理對象的“檔案數據”的理解不盡一致。有學者從計算機存儲的視角出發，認為凡是存儲在計算機及相關存儲設施當中的數字檔案以及元數據都是檔案數據。國家檔案局發布的《基于文檔型非關系型數據庫的檔案數據存儲規范》指出檔案數據包括電子檔案的內容數據、傳統載體檔案數字化副本的內容數據以及兩者的元數據（含目錄數據）；有學者認為檔案數據除了包括數字檔案，還包括與之相關的管理類數據。金波學者等人認為檔案數據包括業務活動過程中形成的數據，管理及利用過程中工作人員與用戶產生的數據[2][3]；有學者認為新興的具有檔案屬性的數據是檔案數據。甚至有人說大數據是檔案數據，有學者依據德里達與弗洛伊德的哲學認識，推知大數據都是檔案[4]。網站數據、社交媒體數據、個人日志等網絡數據也逐漸被納入檔案數據的范疇[5]；還有學者指出，經過數據化處理后形成的數據態的檔案稱為檔案數據。數據化后的檔案資源才能進行下一步的檔案數據利用[6]。錢毅學者提出部分行業文檔管理已經呈現出數據態內容，需要關注數據本體、流程等問題[7]。對數據顆粒單元的檔案管理，需要將檔案數據化納入企業信息化發展規劃與績效考核。[8]

筆者認為，檔案數據存在廣義與狹義的區分，廣義的檔案數據認為所有系統中生成的具有檔案屬性的數據都應納入檔案數據管理范疇；狹義的檔案數據指的是檔案機構保存的數據資源及在管理過程中生成的有保存價值的管理數據。本文所討論的檔案數據處于狹義范圍。

2.2 關于檔案數據管理模式的辨析

大數據浪潮推動檔案行業開始探索檔案數據管理這一問題，縱觀學界對這一概念的研究，其內涵可以解釋為：“檔案數據+數據管理”與“檔案+數據管理”兩種模式。第一種模式“檔案數據+數據管理”，指的是運用數據管理的方法對檔案工作中的數據資源進行管理。于英香等學者將檔案數據管理解構為：檔案數據管理=檔案數據+數據管理，指的是在數據管理范疇管理檔案數據[9][10]；劉越男學者認為檔案也是一類數據，檔案管理是數據管理的組成部分[11]；謝國強學者等則認為數據屬于檔案，應將數據納入檔案管理范疇。[12]可見，對于檔案數據管理當中檔案與數據的關系檔案界還存在分歧。第二種模式“檔案+數據管理”是指檔案部門參與數據管理，與數據管理部門協同治理大數據[13]。劉越男學者提出檔案機構對業務上的文檔和內容進行管理，與其他機構數據管理活動相輔相成，直接或間接的參與數據管理[14]。可以看出兩種界定認為的管理對象存在著本質的不同。

筆者認為檔案數據管理應該強調檔案機構借助數據管理的方法與技術，在其管理范圍內對檔案數據資源進行管理。

2.3 關于檔案數據管理工作對象的劃分

由于對于檔案數據的不同理解，因此當前學界對于檔案數據管理對象的認識也是五花八門。一是認為檔案數據管理的對象源自檔案館內的原有數據以及生成的管理數據。例如周楓等學者就認為檔案數據管理對象主要是檔案館藏資源、管理數據、利用數據[15]；也有學者將檔案數據分類為檔案目錄信息資源、檔案內容信息資源、多媒體信息資源、應用信息資源、檔案館庫信息資源[16]。二是認為檔案數據管理的對象包括檔案館存儲資源之外的大數據資源。例如有學者提出尚未納入檔案部門保管的數據，如政府公開數據、檔案用戶數據，甚至新型數據資源，感知數據、社交媒體交互數據等也是檔案數據的來源[17]。筆者認為檔案數據管理工作的對象首先應該在檔案館內，是從業務部門移交到檔案館內的數據資源。其次檔案部門需要對業務部門的檔案數據資源進行前端控制，提供管理支持，如數據格式、數據存儲系統、數據內容的規范，以便后續對數據收集、保存、利用工作的開展。

綜上，學界對于檔案數據管理的相關概念并未達成統一，也缺乏對檔案數據管理工作的系統解讀。主要表現為：一是對檔案數據的定義不明確，對于檔案數據工作的對象與來源存在不同的認知，是否包括檔案機構外部生成的大數據資源是主要矛盾。二是對數據管理與檔案管理的關系解讀存在分歧，到底是運用數據管理手段開展檔案工作，還是檔案部門參與數據管理工作，需要進一步的明晰。筆者認為，檔案數據應當首先符合檔案的基本屬性，其次該檔案是數據格式的檔案。檔案數據管理工作的對象應是在檔案館內部對數據格式的檔案資源進行管理。

3 檔案數據管理工作面臨的困境

檔案數據管理工作處于起步階段，多數機構的數字檔案館僅限于對半結構化成果（如PDF、圖片等）進行管理，對于結構化的數據管理，在實際工作中仍有較大難度。通過對文獻進行梳理，得出此困境的形成因素主要分布在檔案機構舊有實踐中思維的固化，數據浪潮帶來的管理對象復雜化導致管理職能與權限的不明確，傳統技術難以滿足新的工作需求。

3.1 管理思維固化

數據管理處于萌芽階段，面對檔案數據管理的轉型，檔案機構在思維上存在傳統固化現象。對于檔案管理對象，仍局限于傳統的紙質檔案管理；對于檔案存儲保管，存在管理思維上重數量、輕質量的傾向；對于檔案開放，存在因害怕承擔信息泄露、篡改等安全隱患的風險，而持有“不愿共享、不敢共享、不能共享”的心理[18]。這些固化的傳統檔案管理思維形成檔案數據的存儲保管、以及價值發揮工作的阻礙。

3.2 管理權限模糊

由于對檔案數據來源的不確定，其中認為包含政府數據、多媒體等大數據的劃分方式，導致在檔案數據管理職能劃分上產生爭議。由于檔案部門自身管理權限的不明晰，使得具體職能未得到明確，導致檔案部門與數據管理部門在管理對象上存在交叉，尤其在政務信息資源歸檔和開放等方面的職責劃分不明[19]。在浙江省“最多跑一次”改革中，檔案部門與業務部門在業務檔案管理問題上權限不明，導致在實際檔案收集工作難以開展[20]。面對數據管理大環境，檔案部門還未加入已有43個國家部門和單位參與的促進大數據發展部際聯系會議，表明檔案部門已經在一定程度上失去對數據管理的話語權，無疑會影響到日后檔案部門數據管理職能的發揮。

3.3 管理能力局限

檔案機構在開展檔案數據管理工作時主要存在兩方面的能力局限。一是技術方面。由于實踐部門對檔案數據深度分析能力尚淺，檔案數據生態系統不健全，面對檔案數據存量多、增長快、類型繁多、結構復雜的情況，傳統的數據庫不足以處理TB級別的數據，無法提供有力的解決措施[21]。對于防范檔案信息的丟失、泄露等檔案數據安全管理問題，更是存在技術上的缺陷。二是數據孤島、數據難共享問題。在檔案部門，沒有標準統一的規范來管理不同全宗的不同系統中形成的不同格式的檔案數據，導致檔案數據資源的格式與內容存在差異。目前檔案數據開放共享僅限于部分檔案目錄層級的開放共享，全內容數據的共享仍難以實現[22]。除此以外，在企業檔案數據管理中信息孤島現象也大量存在，數據標準不統一、數據質量差都是阻礙檔案數據共享的重要因素[23]。

概言之，檔案數據管理工作目前的困境分為兩個方面，一是檔案機構內部的管理思維與管理能力的局限。筆者認為，需考慮各級檔案館的現有數字檔案館建設水平，結合具體情況分析困境，不可采取“一刀切”的判斷方式，應將不同檔案館的困境進行分類總結，再來尋找應對措施。二是檔案機構與外部其他數據管理機構的權責不明確。筆者認為，面對數據資源的管理權限問題，檔案機構不能急于全包全攬，而是明確與其他機構在實際工作中的矛盾，針對矛盾來劃清權限，明確管理范圍。

4 檔案數據管理應對措施

面對檔案數據管理工作中的困境，眾多檔案學領域的學者從管理思維層面、管理職能層面、管理能力層面提出了多種應對措施，也有單位如青島市檔案館、浙江省檔案館已經著手開展檔案數據管理工作。青島市檔案館于2018年首期發布“膠澳商埠”史料資源，通過發布數據化檔案信息資源成果啟動檔案數據管理工作。浙江省于2020年啟動檔案數據中心建設，在省內數字檔案館和區域性檔案遠程利用系統的基礎上，建設檔案數據利用平臺。

4.1 轉變管理思維

隨著檔案管理實踐工作的探索，學者們提出了大檔案觀、大數據觀以及檔案數據觀，認為檔案業務的拓展要依托檔案數據資源[24][25]。金波學者提出要對多種類型的檔案數據進行全生命周期的管理，需要結合數據治理與檔案治理的理念來推動檔案數據治理工作發展[26]。強調關注數據層面的管理，檔案部門需調動多元主體利用大數據技術進行檔案數據管理[27]。

應對檔案數據管理，首先樹立檔案數據是“戰略資源”、“公有”、“共享增值”的理念[28]。其次，服務理念要從館藏資源為中心向用戶為中心轉變，運用服務網絡化思維、信息化思維、技術性思維及共享性思維的思維方式，提供數據化服務、精準式服務、一站式服務、知識化服務和智庫型服務[29]。有學者對從數字化到數據化的檔案管理工作思維轉變提出具體的路徑，即：由存取導向思維向開發導向思維、信息服務思維向知識服務思維、信息管理思維向智慧管理思維、開放檔案思維向開放數據思維進行轉變[30]。

總之，面對檔案數據管理，檔案工作思維的轉變是必然的，同時需要拓展關注領域，了解不同領域對于檔案數據的管理需求，不僅僅局限于檔案行業，需加強對航天、醫療、高校等領域的支持。

4.2 明確管理職能

針對目前形式，檔案部門首先需要對自身管理范圍內的數據形式檔案進行管理，由于數據生成的特殊性，檔案部門更需要與業務部門協調檔案數據的前端控制問題，為檔案數據的統一管理打好堅實基礎。

其次檔案部門作為數據治理部門，需要去融入數據管理，并積極構建數據治理權責體系[31]。有學者提出檔案部門應基于文件連續體理論參與數據的全程管理，制定數據管理部門組織框架和制度體系[32]。劉越男學者明確提出檔案數據治理是數據治理的組成部分，檔案機構負責部分數據治理工作，如業務數據、文化治理數據的治理工作。并提出加入大數據發展部際聯席會議聯盟，建立電子檔案治理協作部門，尋求與圖博領域合作，基層檔案機構改變職責定位并融入數據治理的措施來解決檔案數據治理的權責問題[33]。

4.3 提升管理能力

面對檔案數據管理的諸多困境，學術界與實踐單位均對提升檔案數據管理能力進行了探索，提出采用云計算、區塊鏈、機器學習等技術來推動檔案管理工作升級。

在檔案收集存儲環節，江蘇省檔案局構建了一個檔案數據異質備份綜合管理平臺，以光盤、硬盤、縮微膠片等異質備份載體為對象，搭建系統進行統一管理，來確保檔案數據的安全可讀[34]。丁家友學者提出磁盤加密、日志技術、數字時間戳、數字簽名、3D打印、區塊鏈、量子通信技術等具體方法推動檔案數據的保全，確保檔案數據保存且持續可用[35]。還有學者分別提出通過區塊鏈技術、分布式文件系統、智能合約、建立檔案云數據安全存儲框架等方法，來實現檔案數據的保護共享[36][37][38]。

在檔案利用環節，主要包括兩個方面內容：檔案數據挖掘與檔案數據共享。檔案數據挖掘作為重要環節，能夠通過語義網分析方法，結合機器學習、數據可視化的操作來實現海量檔案數據的分析[39]。注重數據挖掘環節中的隱私問題，通過鑒定檔案敏感等級，進行數據脫敏來保證檔案數據的安全穩定[40]。

在檔案數據共享過程中，利用元數據將行政、業務、后勤各系統數據進行處理，實現數據流通[41]。有學者提出運用機器學習的技術、建設安全統一的平臺、通過館藏、行政職能部門以及在云儲存空間上構建檔案信息資源數據庫來實現檔案數據交換、共享、開放[42][43]。

總體來看，不同的觀點都對檔案數據管理工作中運用新技術持有肯定態度，但是需要結合檔案數據的管理對象與目標進行合理選擇，結合數據的格式、類型來選取對應技術，如此，才能提高技術運用的可行性與效率。

綜上所述，在應對檔案數據管理工作中的困境時，檔案機構首先應當解決自身在思維上的固化現象與技術上的壁壘，通過提高自身素質、制定相關制度、引進專業技術人才等多種方式來克服困難。其次檔案館應明確檔案數據的概念與來源，結合自身管理能力，再與其他機構進行權限界定。正如劉越男學者提出，檔案機構在數據管理過程中宏觀上應該著重管理業務數據和文化記憶數據；微觀上應該注重文檔和內容管理。一味將政府數據資源、社交媒體數據資源皆納入管理范疇，反而容易導致數據的檔案屬性缺失，使得檔案機構與數據管理機構定位產生矛盾。

5 結語

由于檔案數據管理這一概念出現時間短、研究處于初步探索階段，學界對此有不同認知，存在多方面的理解。目前對檔案數據管理的研究已經積累了一些成果，主要集中于為對檔案數據管理相關概念的辨析與討論，如檔案數據的來源、檔案與數據的關系等。其次是對檔案數據管理過程中新理念與技術的應用，學者們提出運用云計算、大數據等技術來對龐雜的檔案數據進行管理，尤其關注檔案數據安全問題。但對于一些基本問題仍未形成統一認識，需要繼續研究討論。筆者對檔案數據管理的未來研究方向提出以下展望。

5.1 研究內容展望

檔案數據管理看似是主動抓住大數據機遇，實則更是檔案形成環境的改變對檔案工作提出的要求，伴隨著各行各業大量數據的生成，檔案數據管理新思路新方法的探索工作迫在眉睫。面對各領域蓬勃發展的數據管理研究，檔案行業在未來仍需關注以下問題：

第一，檔案數據管理向檔案數據治理的轉變問題。檔案數據治理并非將所有數據進行信息治理，而是檔案部門作為數據治理的組成機構，對具有檔案屬性的數據進行全周期的管理。未來研究亟需解決檔案數據治理的對象、治理制度、人員管理等問題，提出檔案數據治理的治理目標、治理方向，展望檔案數據治理的愿景，厘清發展思路，進一步提出檔案數據管理的標準與規范。明確檔案部門與數據管理部門之間的關系，掌握檔案數據管理方面的話語權，推動檔案工作融入國家治理體系現代化建設工作；

第二，檔案數據化的技術體系與推進策略問題。雖有學者對檔案數據化面臨的困境與意義進行了探討，但實踐部門具體如何實現檔案數據化的工作，仍需要出臺相關的指南、建設標準，完善具體技術體系來指導數據化工作的開展與建設。通過頂層設計，借助數字化的成功經驗采取自上而下的方案，實現存量的數據化，促進檔案工作轉型；

第三，檔案數據開放相關問題。目前檔案開放僅實現檔案目錄共享，未來仍需要關注檔案數據開放的質量、形式問題，依據不同種類檔案，確定檔案數據開放時限、范圍、程度等問題。數據與傳統檔案的不同在于，面臨存儲上的挑戰的同時也為資源利用提供了更多的可能性，因此檔案數據開放與利用工作必然是未來探索的關鍵問題。通過構建開放檔案數據共享平臺，實現多種用戶主體對檔案數據的利用，使得檔案數據共享能夠打破現有的資源孤島模式，實現檔案機構內部甚至是跨機構的數據互通互聯，借助密鑰、訪問控制的手段來確保數據的開放利用環節安全問題，從而使得檔案數據發揮更大的作用。

5.2 研究方法展望

目前檔案數據管理研究的相關文獻多集中于檔案學領域，少數分布在計算機領域，單一學科對其研究使得研究成果存在一定的局限性。研究文獻采用的研究方法多為理論分析，其他研究方法采用較少。

在未來研究中一是要注重多學科交叉，研究方法多樣化。在研究過程中，采取不同學科的研究視角進行分析，如利用心理學、社會學等從用戶需求角度探索檔案數據管理工作的服務模式，計算機學科視角來提升檔案數據管理的系統等。采用多樣的研究方法，如問卷調查法、實證分析、訪談法等不同研究方法，對實踐工作中檔案數據管理的情況進行分析，從而提高檔案數據管理問題研究成果的科學性與可行性；二是注重跨領域合作。檔案數據管理由于其管理對象的復雜性，管理手段的先進性，利用方式的多元化，決定其管理模式絕不只是單一的，多元主體的參與，跨領域的合作已成為定勢。與圖書情報領域、管理學領域等進行合作，探索檔案數據管理的模式與方法，實現檔案數據服務的升級，也能夠為國家層面的數據治理問題提供幫助。