國有企業檔案管理信息化建設

張建先

【摘 ?要】隨著現代科學技術的發展，信息技術廣泛應用于現代企業管理工作中。在國有企業檔案管理的過程中，可以通過應用信息化的處理方法，引入信息化技術，使得檔案管理更加規范。論文分析了國有企業檔案信息化管理的有效改革方案，通過研究信息化技術在檔案管理過程中應用的重要性、當前存在的一些問題及其應用特點，提出了針對性的改進措施。

【Abstract】With the development of modern science and technology， information technology is widely used in modern enterprise management work. In the process of archives management of state-owned enterprises， they can apply informatization processing methods and introduce informatization technology to make archives management more standardized. This paper analyzes the effective reform scheme of informatization archives management in state-owned enterprises， and puts forward targeted improvement measures by studying the importance of the application of informatization technology in the process of archives management， some existing problems and its application characteristics.

【關鍵詞】國有企業;檔案管理;信息化建設

【Keywords】state-owned enterprises; archives management; informatization construction

【中圖分類號】G270.7 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2021）07-0001-02

1 引言

檔案文件管理是國有企業工作中非常重要的一部分。傳統的檔案管理通過人工收集檢查與管理，過程煩瑣復雜，消耗大量時間，同時管理效果并不好，容易出現檔案缺失。通過信息技術改進檔案管理模式，可以有效節省人力，加快資源管理與分配。

2 國有企業進行檔案信息化建設的必要性

當前，云計算和大數據在全國范圍內不斷得到加強，國有企業建立信息化的需求正在增加。檔案管理部門在國有企業改革過程中發揮著重要作用，尤其應進行信息化建設，為跟蹤企業運作管理活動和長期戰略規劃提供信息和數據支持。

基于此，國有企業應該加強對于信息化技術應用的落實，將信息化技術應用于檔案管理中，實現生產力快速提升。在實際應用過程中，信息技術可以使檔案管理更加科學合理，舉例來說重要性如下。

首先，社會的發展趨勢為數據技術化發展。大數據技術如今已實現廣泛應用，而檔案管理本身是大量文件數據，它與這類技術發展匹配，因此需要做到檔案管理與大數據技術的整合。在這種趨勢下，市場經濟朝著開放和互操作的方向發展，國有企業必須在檔案管理領域起帶頭作用。

其次，如今國有企業需要進行信息化改革，通過信息化與日常工作的結合實現企業的現代化改革。信息化技術的有效應用是企業工作創新的重要環節，國有企業要想在新時代順應時代發展潮流，就需要將信息技術與企業檔案管理相結合。

最后，檔案管理效率和效果的提高有利于國有企業文化建設效果的提升。在國有企業的日常管理過程中，不僅僅會有大量的檔案文件需要管理，企業的文化同樣也在檔案管理的范圍內，隨著檔案管理效果的提升，企業文化建設效果也會更加突出。

3 國有企業檔案信息化建設中存在的問題

3.1 缺乏正確認識

在此階段，許多國營企業的領導者和記錄管理部門的員工都沒有意識到記錄信息化的重要性，其中一些人對信息化的概念持懷疑態度，很難主動地領導或參與其中。其他人則忽略了在記錄管理工作中信息化的巨大作用，并且不能以對記錄信息化必不可少的態度積極地進行創新。檔案信息化建設被擱置，并且進展緩慢。

3.2 建設與發展不平衡

目前，一些國有企業信息化發展與其他建設工作不平衡。一些具有良好效益的國有企業正在努力實現檔案資源數字化、信息管理標準化。一些國有企業文件管理信息化建設尚未開始，一些缺乏最新的辦公設備，有些具有硬件，但是缺少文件管理軟件。許多文件管理任務仍然依賴于傳統的手動任務，導致工作和服務效率降低?？傮w發展水平的不平衡使得許多國有企業檔案管理部門的檔案信息資源不可共享，需要信息查詢和使用時，仍然非常煩瑣且任重道遠。

3.3 資金投入不足

信息化建設包括硬件設備、軟件設備、數據庫和專家等方面，因此應該加強資源投入，這些硬件設備和軟件是構建存檔信息的必要條件，并且需要所有人的支持。與工作相比，國有企業對文件管理沒有足夠的興趣，因此一些國有企業在文件管理方面需要相對較少的資本投資，從而導致文件管理部門的設備陳舊，缺少支持軟件和延遲更新。

3.4 缺乏專業人才

國有企業的檔案信息建設和檔案管理離不開人才支持。由于人力資源是記錄和信息技術建立的主體，因此記錄管理者必須具有記錄和信息技術方面的專業知識，并且必須具備強大的現實實際計算機操作技能。但是，在現階段，許多國有企業缺乏文件管理方面的專業人才，這一問題已經成為國有企業存在的主要問題，并使建立文件管理信息非常困難。

4 國有企業檔案信息化建設的策略

4.1 信息化檔案管理理念的建立

檔案管理部門在國有企業有序經營中發揮著重要作用，目前該部門的任務是徹底改革以往的檔案管理理念，積極引入信息管理思想和管理方法，徹底消除束縛，解放員工并促進實現文件信息構建目標。但是，文件管理任務顯然受到逆行管理思想的限制，這主要表現為對國有企業領導者和文件管理人員缺乏理解和準確掌握文件管理信息化的能力。功能和應用價值阻礙了信息文件管理的實施，在這方面，國有企業應從樹立準確、科學的信息管理理念入手，運用正確的管理思想指導檔案信息化建設。與此同時，國有企業的領導應該重視信息化建設，明確信息化思想在提高企業工作效果方面的重要作用，并在檔案管理信息化進程中發揮領導作用。向后思考，積極行動，為建設信息化做出貢獻。另外，國有企業應通過一系列信息管理宣傳，調動全體管理人員的積極性，全員參與檔案信息化建設。

4.2 管理體系的完善

國有企業檔案管理信息系統的建設正在如火如荼地進行，與此同時，我們在此過程中獲得了寶貴的經驗，同時也取得了很多成果。但是也存在一些問題，如檔案信息管理不佳，安排有些混亂，各種任務的進展混亂，不能有效地闡明責任的來源，并且難以確保責任的履行。造成這種情況的一個重要原因是信息管理系統的構建存在缺陷，這使得不可能為檔案的現代管理提供完整而標準化的系統約束。針對這種情況，國有企業要積極推進檔案信息管理系統的建立，確定信息管理實踐中每個崗位和員工的職責和任務，全面提高責任感。管理人員在工作中應該仔細并謹慎，采取標準化信息管理的途徑。此外，還需要為檔案的分發、檢索、使用等提供明確的系統要求，并通過組合管理級別，保持完整性并分離權限，以限制可以使用檔案的人數。改善歸檔和信息化的文件管理程序為國有企業的有序經營創造良好的條件。

4.3 保障檔案安全

由于信息時代是開放時代，對信息檔案管理的安全性要求很高，因此必須高度重視信息安全的建立和建立嚴格的安全保證體系。

第一，提高硬件設施的安全性。換句話說，在管理文件時，要注意硬件設施和外部環境的安全，定期檢查周圍環境、線路和設備，并進行安全預警，以防止丟失或損壞文件信息。在日常管理中，必須堅持維護與日常檢查相結合，定期檢查環境，做好維護和監督，調查潛在的安全隱患。第二，完善網絡安全保證體系。網絡的開放性給人們的實際工作帶來了極大的便利，但是一旦網絡系統出現漏洞，很可能威脅到信息安全，造成巨大的損失。為了應對這種情況，有必要積極改進防火墻技術，并為內部和外部網絡部署提供安全保證。管理員應設置文件訪問權限，并開發或購買高級數據庫系統軟件，以確保數據安全性和資源共享穩定性。

4.4 注重人才培養

為了實現檔案管理信息化，應該加強專業人才的培養，這樣才能夠發揮技術特點，使得技術優勢得到充分體現。為了實現信息化檔案管理，按照企業發展目標與有關規定完成相關任務，新時期的國有企業需要信息化人才。檔案管理人員應該有較強的信息化應用能力，必須熟悉基本操作，有完善的技能體系，同時能夠有相關問題的解決與研究能力。

另外，在當今的知識經濟時代，人才團隊的建立是文件信息化管理成敗的關鍵。在進行檔案管理人員培訓時，首先必須弄清信息文件管理對員工素質和能力的要求。網絡和硬件維護、軟件開發、文件處理、信息資源的標準化建設以及文件信息管理系統的運行，都需要專業的文件管理人才，因此，最緊迫的任務是組建一支復雜的人才團隊。

5 結語

在全面推進國有企業結構調整和升級，實現企業戰略發展目標的過程中，數據信息和檔案應作為基礎。為了提高文件管理的質量和效率，滿足文件現代化和智能化建設的需要，國有企業需要了解信息化建設的方向，實現企業信息化技術改革，促進檔案管理效果全面提高。

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