企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

陳燕 張誼 陳曉琴

【摘 ?要】我國經濟與科技在近年來得到飛速發展，這極大地促進了知識經濟的崛起。隨著社會發展，企業發展主要依靠人才這一核心競爭力，因此，對于企業經營而言，只有極大發揮人才作用，才能促進企業長久發展。論文從人事檔案管理工作這一角度入手，對企業人力資源管理當中，關于人事檔案管理重要意義進行分析，企業進行人事檔案管理的關鍵點，希望能夠促進企業中人事檔案管理工作的質量提升，保證人力資源管理作用的穩定發揮。

【Abstract】China's economy and science and technology have been developing rapidly in recent years， which has greatly promoted the rise of knowledge economy. With the development of society， the development of enterprises mainly depends on the core competitiveness of talents. Therefore， for enterprise management， only by giving full play to the role of talents can the long-term development of enterprises be promoted. From the angle of personnel archives management， in the enterprise human resources management， the paper analyzes the significance of personnel archives management and the key points of enterprise personnel archives management， hoping to promote the quality of enterprise personnel archives management， to ensure the stable play of human resources management.

【關鍵詞】人力資源;人事檔案;管理工作

【Keywords】human resources; personnel archives; management work

【中圖分類號】F272.92;G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2021）07-0008-02

1 人事檔案管理工作的重要意義

1.1 構建人才信息數據庫

在整個人資管理工作當中，人事檔案管理是一項非常基礎的工作，因為它可以為人資管理提供必要的信息數據，構建出一個完整的人才數據庫，這樣企業在進行人資管理的過程當中，能夠通過閱讀人才數據信息，來對其員工進行分類，同時作出良好的人資管理決策。例如，人事檔案管理中會記錄每一個企業員工的優點和工作情況，在對這些檔案進行閱讀的過程當中，人資管理人員可以對人才有更加明確的了解。一旦企業需要進行戰略調整和戰略部署，需要調用人才支持，可以根據這些報告來進行工作分配決定，以便于保證員工的工作效率和工作效果。而對員工而言，做自己擅長的工作，更有利于發揮自己的優勢，不僅能夠幫助企業，實現企業的生產目標和發展目標還能夠幫助員工，完成自己的個人目標。工作的合理性不斷增強，也能夠幫助企業留住更多的人才。

1.2 優化人資管理工作

人資管理工作當中的人事檔案管理，不僅為人資管理工作提供基礎的數據信息，更重要的是它能夠促進企業中不同部門之間的信息共享。現代化的人事檔案管理工作并不是傳統的紙質文檔的存儲，許多企業在人資管理系統當中，都單獨開辟了人事檔案管理區域。人資管理系統當中的人事檔案管理，讓各個部門之間的信息不再閉塞，信息的交流能夠讓各個部門和各個組織之間更加自由和快速地進行人員的調配。

例如，某公司的產品部要舉辦新品發布會，而在這一過程當中，產品部門需要合適的人才來進行新品發布會的策劃。因此，產品部門可以在系統上進行策劃人才的遴選，然后通過合適的流程來進行策劃人員的調配。現代化的人事檔案管理工作，能夠讓企業在發展的過程當中，快速地集中人才，從而支援不同部門的工作，不僅提升了人資管理的工作效率，還有效地促進了企業的統籌發展。

1.3 協助企業高層決策

一個企業的發展，離不開企業高層的良好決策，而企業高層在決策的過程當中，必須考慮到企業本身的發展情況，而企業的人才發展情況也是企業高層在決策過程當中所必須考慮到的關鍵性部分。例如，企業在發展的過程當中，必然需要思考企業需要什么樣的人才，企業未來的發展過程中又需要多少人才？而這些內容都需要通過人事檔案管理工作來進行配合。除此之外，企業在進行戰略決策的過程當中，必須要對企業的人才情況進行一定的考量。例如，某企業決定進行項目合作之時，必然要對項目的數量進行一定的限制，否則超出企業的承受能力，則會導致項目合作失敗。此時，企業就需要借助人事檔案管理工作來對企業的人才進行評估，以便于衡量出企業在一段時間內的項目合作數量限度。而對于人資管理工作而言，正是因為有了人事檔案管理工作，才能夠良好地預測出企業所需要的人才，同時對企業現有的人才，進行一定的評估。一旦發現目前企業現有的人才出現問題，還可以進一步進行解決，避免企業出現人才損失。

2 人事檔案管理的關鍵點

隨著時代的發展以及《中華人民共和國檔案法》的正式實施，新時期的人事檔案管理工作，也面臨著新的機遇和挑戰。雖然科技發展的新時期，人事檔案管理的工作方式日趨信息化和標準化，但是人事檔案管理工作也面臨著一些困難。這就需要人事檔案管理工作作出一定的改革，把握新時期工作的關鍵點，才能不斷為企業的發展發揮更多的作用。

2.1 勇于進行制度創新

對于企業而言，各個部門的工作在新時期，都必須勇于進行制度和方式上的創新，這樣才能做到與時俱進，提高管理水平。對于企業的人事檔案管理工作而言，在進行的過程當中，必須敢于利用信息科學技術，來對目前的工作進行整理和分析。實際上許多企業的人事檔案管理工作并沒有專項的制度和準則，這就很容易導致相關的工作人員在工作的過程當中毫無章法。在新時期，企業不斷謀求制度上的合規性，因此，人事檔案管理工作也應該進行制度上的創新和完善。不僅要對人事檔案管理工作的內容進行制度上的要求，還要對相關的工作人員進行一定的要求。例如，工作人員的素質、工作人員工作的方式和方法以及工作的流程，都要具體進行制度上的規定。當然，雖然需要制定相應的制度，但是不能讓制度限制了員工的創造力。只有這樣才能做到人事檔案管理工作真正意義上的制度創新，保證人事檔案管理工作，能夠對企業的人事檔案信息進行深度的開發和挖掘，為企業提供現代化的人事檔案管理數據庫。

2.2 加強與信息技術的結合

時代的發展，讓信息科學技術發揮著重要的作用，對于人事檔案管理工作而言，加強與信息技術的結合，能夠提升其工作效率，還能提高其工作質量。各大企業幾乎都已經開始應用人資管理系統，而人資管理系統當中，也一定有人事檔案管理模塊。但實際上人事檔案管理模塊，在目前的人資管理系統當中仍然局限在信息的單純集合，并沒有完全實現智能化的分析與管理。這就導致人事檔案管理系統只是將線下的人事數據轉換成線上的數據庫。實際上真正的人事檔案管理系統，不應該僅僅是信息的集合，還應該智能化地對企業的人才數據進行分析。這種分析報告應該包括企業人才的穩定情況，以及企業人才的成長情況。而企業的管理者在管理的過程當中，通過對這些數據報告的調取，可以全面地對企業人才情況進行掌握。這樣就可以對其員工進行專項化的培訓，全面提升企業員工的綜合素質，為企業提供更多的優秀人才。除此之外，人事檔案管理工作系統還應更加智能化，進而幫助企業對企業的人才需求進行智能化分析，同時為相關的工作人員提供一定的工作建議，這樣才能不斷提升人事檔案管理的智能化程度。

2.3 提升相關工作人員的綜合素養

無論是哪一個部門的工作都需要工作人員優秀的綜合素養進行支持。許多企業的人事檔案管理工作，被認為是一項可有可無的工作，因此，從事這項工作的員工不受重視，而且其綜合素質也十分堪憂。但是正如前文所述，人事檔案管理在人資管理當中起著非常基礎性的作用，而且它對于企業的決策，以及人資管理的發展，都有著重要的意義，因此，重視人事檔案管理工作員工的素質也是非常重要的。這就需要企業在進行人事檔案管理工作人員招聘的過程當中，積極對相關工作人員的素質進行考核，嚴格遴選。除此之外，還應該對人事檔案管理工作人員進行必要的培訓。對于人事檔案管理工作人員而言，不僅需要具備檔案管理的工作技能，還應該具有人資管理的工作技能，因此，該項工作的難度并不低。

3 結語

我國經濟的快速發展為我國企業的發展提供了良好的社會條件，但是企業想要謀求長遠的發展，必須注重自身的改革和自身的優化。而這一改革優化過程離不開企業對人才的重視。作為人資管理工作當中的重要內容，人事檔案管理工作不僅為人資管理提供數據上的支持，還能夠為人資管理的策略布置提供必要的信息。而從整個企業來看，人事檔案管理還為企業的決策提供重要的支持。因此，企業在進行人事檔案管理工作的改革之時，必須把握其工作的關鍵點，對人事檔案管理工作進行制度上的優化、強化管理過程中的審查、信息技術上的提升，以便于確保人資管理工作能夠順利地進行，為企業的長遠發展作好人才準備。

【參考文獻】

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