論事業單位檔案管理的創新策略

高倩

[摘 要]事業單位的檔案管理，既關乎員工的個人成長、待遇等多方面，也是機構演變的歷史證據，做好檔案管理并不僅是資料的整理和存放，必須要提高管理效率，應對檔案管理的各種新情況和新特點。文章通過分析檔案管理的積極作用，探索如何提高管理水平，實現事業單位檔案管理的信息化程度，讓檔案發揮更重要的作用，促進人才引進和培養，推動事業單位各項工作的順利開展。

[關鍵詞]事業單位;檔案管理;創新

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.08.177

事業單位是政府組織機構，主要從事公益事業，包括科技、衛生、藝術、文化、教育等工作，具有服務民生、轉化政府民生政策社會職能。檔案是記錄社會發展、機構演變和個人成長的重要歷史資料，將檔案資料維護好，對社會發展具有重要的意義，為了實現這一目標，應當通過創新性的改革和創新，實現對檔案的科學化管理。事業單位的檔案管理也同樣重要，在當前的社會形勢下，事業單位的發展離不開與社會的接軌和人才策略，必須要及時優化傳統檔案管理制度，對人事檔案實施有價值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，實現檔案管理與人才策略的緊密結合。

1 事業單位檔案管理存在的問題

檔案管理是事業單位日常管理工作的重要環節，與各項工作環環相扣。檔案管理工作具有完善的工作制度，每一個環節都要按照規章制度來完成，但隨著社會環境的變化，傳統的管理流程開始暴露出不足之處，出現了一些新時期的新問題，成為事業單位管理工作高效運行的阻礙之一。具體來說，事業單位檔案管理工作存在的問題，主要體現在以下三個方面。

1.1 制度長期不完善且內容流于形式

事業單位的檔案管理制度，大多數照搬了上級機構的政策和內容，但在運行時缺乏本單位的實際情況參考，導致部分管理制度發生混亂，缺乏統一的優化機制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關注、支出和設施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導致事業單位檔案管理工作與實際工作產生了錯位和脫節，檔案的留存與機構運行之間沒有形成應有的閉環，一些管理制度執行不力，影響了事業單位的整體發展。

1.2 傳統檔案電子化比例低

隨著新媒體技術的廣泛應用，各級檔案管理部門已經開始大力推定檔案的信息化管理，新技術的應用十分普遍。檔案管理的信息化建設是新時期檔案工作的重要轉型節點，既要將新的檔案實現原件與電子存儲相結合的方式，還要將原有的紙質檔案逐步轉化為電子檔案。但也要看到，仍有一些基層機構未能將檔案的信息化工作提上日程，依然在觀望中，傳統的檔案管理降低了工作效率，也不利于與上級單位的信息化網絡相連，制約了體系內整體工作的開展。

1.3 缺乏高層次檔案管理專業人才

人才是事業單位各項專業工作開展的基礎，事業單位的檔案管理工作也需要高層次的人才，實現管理工作的不斷升級。但實際上，事業單位檔案管理工作從業人員，大多數缺乏檔案專業的學習和系統化培訓，而是從其他崗位轉型而來，在缺乏專業知識的前提下，完全不具備檔案管理的基本常識和手段，系統化的管理也成為無稽之談。專業程度不夠的檔案管理人員，只能承擔資料的收集和裝訂，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價值和重要意義。檔案管理工作雖然也有一部分水平高的專業人才，但他們往往身兼數職，無法實現檔案管理的轉移性和系統化。

2 檔案管理工作優化需遵守的原則

2.1 差異化與統一化兼顧原則

優化事業單位的檔案管理工作，要兼顧管理制度的差異化和統一化。具體來說，在制定基層事業單位的檔案管理制度時，一方面要考慮國家和上級部門的檔案管理法律法規及相關制度，作為核心的依據，這是檔案管理制度的統一化要求;另一方面則需要考慮本單位的實際情況，將行業特點、單位特點與既有法規相結合，制定出適用單位內部運行的檔案管理制度，這是檔案管理制度的差異化要求。在這一原則下，檔案管理制度才能更加科學嚴謹，在實際工作中能夠高效施行。

2.2 制度與執行并重原則

檔案管理工作使事業單位內部的各個部門都密切關聯，對非專業人士來說具有一定的行業障礙，因此在制定中要考慮執行階段的可行性。在執行過程中，專業管理人員要及時與各部門的檔案專管員進行溝通，履行對檔案收集、管理和維護的基本職責，并加強人員培訓，不斷改善和優化管理制度。

2.3 檔案管理人員權責統一原則

檔案管理人員是事業單位檔案管理工作的主要執行者，是事業單位檔案管理工作的重要組成部分。檔案管理人員對工作的認知、重視程度以及工作的積極性將直接影響檔案管理的最終質量。為此，要加強對檔案管理人員的管理，做到權責明確、統一，使其充分意識到自身工作的職責和所享受的權益，并在具體工作中予以保障，以此來激發他們的工作熱情和積極性，從而保障檔案管理工作的效率和質量。

3 事業單位檔案管理創新策略的建議

3.1 創新管理思路，借鑒現代管理理念

事業單位管理與企業管理存在本質的不同，主要表現在工作內容和效果評價層面，但在管理制度上存在較多的共通之處。事業單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來說在于管理理念的落后，主要領導干部的思維不進步，整個單位的管理水平便難以提高，無法跟上時代的新變化。因此，事業單位檔案管理工作的升級優化，需要自上而下地創新管理思路，通過借鑒現代企業管理制度的一些理念，有機地融入檔案管理工作中，樹立現代化的檔案管理機制，提高運行質量。

3.2 創新制度管理，加強法規落實和制度考核

切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質量開展的基礎。一方面，所執行的制度要具有先進性，事業單位應該對機構內的各項制度進行梳理和淘汰優化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結合;另一方面，制度的執行必須科學、穩定，不能三天打魚兩天曬網。

在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應該同時保存紙質材料，都要嚴格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是事業單位檔案管理制度面臨的重要挑戰，解決這些問題并嚴格執行，需要加強督導和考核，確保檔案工作不出現漏洞。

3.3 創新管理手段，數字檔案實現普遍化

檔案管理的優化還要考慮具體的執行層面，通過采用現代化的管理設備和信息技術，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業單位要加強內部信息化建設，建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進檔案管理工作的不斷完善，充實事業單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質檔案是傳統手段，但數字檔案是當前的主流手段，如何平衡兩者之間的關系，確?；パa性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現大量資料重復備案、個別資料難以查閱的情況。因此，將數字檔案管理水平提升到戰略層面，成為紙質檔案同等重要的水平，具有重要意義。

3.4 創新人才培育機制，加強檔案管理專業培訓

要實現事業單位檔案管理工作的有效優化，就不能忽視對檔案管理人員的培訓。事業單位要加強對檔案管理專業人才的培養，通過開展定期或者不定期的培訓，來提高他們的檔案管理技能和專業性，使其能夠熟練掌握和運用傳統與現代兩種檔案管理方式。與此同時，還要注重檔案管理人員素質的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓的機會，提高工作人員檔案管理知識和技能，使其明確自身職責，以此促進檔案管理工作科學、順利地開展。

3.5 創新檔案管理信息化系統的管理體制

確保事業單位檔案管理信息化建設工作的正常進行，離不開軟硬件設備的大力支持。事業單位應當在充分結合檔案管理實際狀況的基礎上，對單位所要用到的軟硬件基礎設施做好相應的配置與更新工作，以便減少對信息化建設帶來的不利影響。在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設的日益完善，事業單位逐漸將目光放在了檔案管理的風險上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發生技術性的失誤而造成成本的過度浪費。

對檔案信息要進行統一化管理，同時還要在這個統一管理的基礎之下，建立一定的分散式系統，這才是促進檔案管理信息化的最理想模式。要想加強檔案管理的信息化水平，要成立專業的專家咨詢小組，這些專家成員可以在一起討論協商，經過討論才能提出關于加強檔案管理的長期發展目標，制定出與之相關的標準和方案，不斷擴大投資規模，提高經費的預算水平，盡快解決好重大的問題，為提高檔案管理決策水平建立一定的制度保障。

4 結論

綜上所述，事業單位檔案管理工作在新時期面臨諸多挑戰和機遇，成為此項工作進行轉型的重要節點。檔案管理工作應該以信息化轉型為導向，結合制度建設、人才儲備、理念創新等優化策略，綜合運營信息技術和現代企業管理理念，結合檔案工作的特殊性和事業單位工作的普遍性，緊密結合社會經濟發展和單位發展的實際需求，打破傳統思維和管理手段，形成科學、完善、可持續的新時期檔案管理制度。實現以上優化路徑，還需要事業單位加強保障，從制度、人才、資金等方面加以扶持，讓檔案工作成為事業單位高速發展的重要依托。

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