黨政機關文秘工作人崗匹配研究
——以邢臺市X區辦公室為例

文/南京理工大學 郝晨汐

知識時代的到來，加快了人類世界的發展進程，高質量人才是知識時代的迫切需求，同時也是當今世界競爭的焦點，如何將高質量人才放在合適的崗位上更是值得深思的問題。如何在人崗的動態變化中激發人才的內在潛能，尋找適合的人才是一大難點。本文的研究目標是黨政機關文秘工作人員的人崗匹配問題，創新點在于將勝任力模型理論與邢臺市X區辦公室文秘工作案例相結合，構建X區人民政府辦公室文秘人員素質模型，以表格形式列出文秘人員應具備的五大素質。探究當下X區文秘工作的發展成效與人崗匹配的現實困境，并根據勝任力模型構建非線性人崗匹配模型對困境提出優化對策，期望能夠對建立基于勝任力模型的文秘工作人崗匹配提供理論參考。

一、我國黨政機關文秘工作的基本情況

文秘工作人員有三大特點，表現為：一要做好領導的“記錄儀”，文秘機構要客觀真實地將相關事宜記錄下來，供領導回顧查閱。除了要獲取準確全面的信息之外，文秘機構還要經過綜合處理，提取有價值的信息。二要當好領導的“智多星”，文秘人員要起到智囊團的作用，為領導出謀劃策，為領導日常事務或重大決策提供意見與參考。但這種參謀作用是有一定限度的，因為秘書人員大多是通用型人才，因此所發揮的更多是聯系綜合各領域專家意見的中介性作用。三是上下連接的“橋梁樞紐”，秘書要做到對外發布公文政策，對內輔助領導做好工作匯報以及管理決策，將公告命令上傳下達，做好連接內外的橋梁。

二、相關理論基礎——勝任力模型

哈佛大學McClelland教授在研究中發現傳統的專業知識考試并不能預測個人在工作上的表現。除了智力之外，某些態度認知、個性特質等也是導致工作表現突出的因素。對此，勝任力冰山模型被提出，它將人員素質的個體能力劃分為兩個部分，即表面性才能與隱蔽性才能。冰山模型是根據“冰山原理”提出的勝任力五種要素的組合，它們分別是：個人特質、行為動機、自我認知、技能、知識。技能和知識兩個要素具有外顯性特征，它們猶如浮在水面上的冰山，屬于表面性才能，可以通過教育培訓的方式提升；而個人特質、行為動機、自我認知很難界定清楚，如同被淹沒的冰山，屬于隱蔽性才能，很難培養與評價，可能與先天遺傳有關，這也是個體發展的核心動力，決定著表面性才能的獲取與運用。

對此，本文的研究目標是在勝任力模型的視角下研究黨政機關文秘工作人員的人崗匹配問題，結合理論模型，邢臺市X區人民政府辦公室文秘人員素質模型如表1所示：

表1 邢臺市X區人民政府辦公室文秘人員素質模型

三、X區黨政機關文秘工作的運行現狀

（一）X區黨政機關文秘工作的發展成效。1.體現在文秘人員精雕細琢的記錄文書。在黨政機關秘書工作中，文秘工作的核心內容和第一要務就是將收集來的各種資料信息轉化成書面材料的工作。因為文字工作質量的好壞直接關系到后續調研督查等工作有效的呈現，甚至影響到領導的決策方向。對此，X區文秘人員最普遍的做法就是對每一篇文稿的起草、撰寫、修改、校對進行反復斟酌。例如，承擔領導講話稿、會議報告等重要文件的撰寫，通常由相關組織內部集體成員共同起草，取其精華，做到細節統一規范，精細化管理，并對文稿進行規范有序的分類，便于日后查找翻閱。2.體現在文秘人員超前謀劃輔助決策。輔助決策是文秘人員極為重要的職責和根本出發點。要想把輔助決策工作做好，必須超前謀劃，這要求文秘人員掌握信息的面要廣泛，但反映給領導的要精簡。盡可能運用各種有效方式收集有價值的資料以便為領導提供高質量的參謀服務。對此，X區文秘機構始終以超前謀劃、精細服務為導向，推行每月一匯報工作機制，督促各職能部門將本月工作情況以及下月工作計劃，以清單式的表格形式提交給上級領導，便于領導及時了解部門工作動態、獲取最新工作進展、預判未來工作方向。3.體現在文秘機構創新方式提升督查實效。文秘機構開展督查工作的最終目的是促使領導決策的有效落實。對此，X區不斷完善工作機制，積極創新工作方式以提升督查實效。例如在X區督查室內，大力推行“一線、多媒、聯合”督查工作法。“一線”指堅持一線督查，深入基層進行實地檢查，以現場督促代替公文口頭督促。“多媒”指的是運用媒體督促并反饋群眾意見，通過新媒體公開通報問題，廣泛接受輿論監督。“聯合”就是開展多方部門聯合督查綜合性工作，并及時向上級反饋。

（二）X區文秘工作人崗匹配的現實困境及原因剖析。1.重崗輕人的理念影響文秘工作有序推進。通過在X區黨政機關實習發現，大部分領導者認為崗位決定人才的選用標準，崗位的職責成為人才選擇的依據。這導致文秘工作者根據崗位的要求來組織自己的行為，在工作中服從崗位的職責而不是根據自己的愛好特長來選擇適合自己的崗位。在忽視以人為本的核心要素下，文秘工作者的工作積極性與主動性將大打折扣，這種人崗不配的情況不僅會阻礙秘書自身能力的提高，也會降低黨政機關文秘工作的績效，影響文秘工作的有序長遠進行。2.對文秘人員自身素質的定位不準確。根據勝任力模型，在選拔任用上需要對人員的外顯性才能和隱蔽性才能進行綜合考量。但在X區黨政機關秘書工作進行人才招聘的過程中，很少運用到勝任力模型對應聘者進行綜合測試，尤其是心理素質測試。X區在招聘秘書時往往將應聘者的學歷和臨場發揮能力作為首要標準，忽視對其隱蔽性才能、行為動機、個人特質和自我認知的測試，長期來看會出現秘書心理矛盾，與領導者相處不融洽等隱性問題，人崗匹配管理實效性低。3.重職前學歷而輕職后培訓。正如其他企業一樣，黨政機關在進行文秘工作人才招聘的過程中，注重應聘者的學歷，片面將高學歷等同于符合崗位要求，卻忽視了文秘工作發展的新趨勢。與其他專業性較強的崗位不同，文秘工作者主要是通才型人才，受文秘崗位特殊性影響，文秘工作人員需要不斷進行知識和技能的更新，以便更好地為領導出謀劃策，做好上傳下達的橋梁樞紐作用。然而X區黨政機關在文秘人員入職后很少提供與崗位相關的培訓和深造機會，使得秘書的知識和技能停滯不前，與崗位要求不對等，降低了人崗匹配管理的有效性。

四、X區黨政機關文秘工作人崗相配的優化對策——以內隱特質為基礎

以上文所述的文秘工作人員人崗匹配的現實困境為基礎，黨政機關如何在人崗的雙向—動態變化中尋找適合的秘書是一大難點。根據冰山模型，形成了如圖1所示的“3+1”結構模型，在知識經驗技能的沉淀過程中，內隱特質是個人內在特質的綜合，是考量人崗是否相適的關鍵因素，對于人崗匹配狀態評估具有“一票否決”的作用。綜合能力、知識儲備以及經驗技能可以通過培養獲得提升，其只有通過內隱特質才能發揮作用，從而提高人崗匹配程度。對此，在對X區黨政機關文秘工作人崗相配提出優化對策時，應從員工的內隱特質出發。

圖1 基于冰山模型的非線性人崗匹配模型

（一）從文秘工作人員出發，職業道德是內隱特質最重要的構成因素。首先要做到甘居幕后。受文秘工作的性質特點以及秘書與領導的關系影響，甘居幕后是秘書職業道德規范的核心之一。其次要具備廉潔自律的職業道德。盡管秘書是幕后人物，但秘書也是領導的“身邊人”。秘書身上有領導權力的光環與威望，這就使得秘書自身帶有一定的派生權力。這就需要秘書在工作中堅持廉潔自律，不利用職務之便或假借領導名義以權謀私。

（二）從黨政機關角度出發，關鍵是轉變管理模式，使文秘人員充分發揮自身內隱特質。構建科學完善的員工個體勝任力量化分析，根據員工自身特質有針對性地培養。將已有的文秘人員素質模型導入考核績效評價指標體系中，構建公正客觀科學的考核機制，正確衡量黨政機關文秘工作的成效與道德修養。各級黨政機關應多了解文秘人員在不同時期、不同境況下的不同需求，并將不同需求強度的人安排在合適的崗位上。