數字化轉型背景下的電子檔案單套制歸檔探析

文/中國航發四川燃氣渦輪研究院信息檔案中心 唐祖芳

隨著大數據、云計算、物聯網和人工智能等信息技術的飛速發展，給信息安全保護和數字記憶留存等工作帶來巨大挑戰。伴隨著無紙化辦公的普及，產生了大量的電子文件和電子檔案，其數據總量呈現出爆炸式的增長。國際數據公司（IDC）在其發布的研究報告——《數字宇宙》（Digital Universe）中指出，預計全球數據量將達到44ZB，而中國的數據量將會突破8ZB大關。面對如此迅猛的增長，全世界范圍內的文件檔案管理領域都在重點關注文件管理的數字化轉型。

一、國內外文件管理的數字化轉型背景

文件管理的數字轉型意味著將從以“紙質載體歸檔”為主的管理模式轉向以“電子信息歸檔”為主的管理模式，數字化轉型的范圍涵蓋了電子文件的形成、流轉到歸檔、開放利用直至保存和處置等全生命周期過程。文件管理的數字化轉型不單單是業務部門、信息化部門和檔案管理部門的局部調整，而是一項涉及文件管理模式、組織架構、業務定位以及發展方向等全方位整合的系統工程，其涉及政策、法規、技術與管理等的支撐和保障。

（一）國外數字化轉型實踐。近幾年來，以美國、澳大利亞、加拿大等為代表的歐美國家提出要全面邁向以文件管理和數字信息為主導的新時代，并紛紛出臺了其電子文件的數字化轉型發展規劃及系列的配套措施，從而實現其規劃目標，還以此設置具體的時間表。文件管理的數字化轉型已經成為世界范圍內檔案管理領域的基本發展趨勢。

（二）國內數字化轉型實踐。在全球范圍文件管理數字化轉型背景下，隨著我國“互聯網+”行動計劃的提出以及電子政務建設的深入，電子文件的數量成指數形式增長，再加上數據類型呈現出多元化的特點，這都對目前的電子文件管理模式帶來巨大的挑戰。在國家、地方和行業政策法規的引導下，一些信息化程度較高的行業、政府機關和企業事業單位率先在電子公文、電子稅單、電子合同、電子病歷等業務領域中開展電子文件單軌制管理探索。

（三）電子文件“雙套制”“雙軌制”管理的弊端日益凸顯。在各行業領域，伴隨著電子文件管理的相關政策法規、標準規范的逐步完善，全面實施電子文件歸檔和數據接收工作的條件已日趨成熟，電子文件的“單套制”“單軌制”管理模式已基本形成。“雙套制”“雙軌制”在電子文件管理過程中的弊端日益凸顯，實踐證明，“雙套制”已無法保證電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性。

另外，三維數模、多媒體文件以及一些關系型數據庫文件等都無法轉換成紙質文件。加上采用電子文件“單套制”“單軌制”管理模式，能極大地降低組織機構的管理成本，提高效率。

二、企業實施電子檔案單套制歸檔面臨的主要問題

隨著信息技術的普遍應用和信息化建設的深入，對企業來說，無論是在型號研制還是在經營管理活動過程中，產生了大量的電子數據。而企業的數據資源既要在線應用，又要作為檔案來進行管理，這使得檔案的形態和管理方式都發生了根本性的變化，電子檔案管理模式面臨一系列新的問題和挑戰。

（一）“一把手”推行單套制管理的意愿不強。因出于對電子檔案的安全性保障等多方面因素的考慮，還未建立電子檔案的信任機制；加上企業對組織內部電子文件管理能力的自評估不足，導致“一把手”推行單套制管理的意愿不強。

（二）檔案人員的思維觀念跟不上信息化變革。長久以來，人們對“雙套制”管理的依賴以及對脫離檔案系統后的電子檔案的可信程度不高，導致推行電子檔案“單套制”“單軌制”的主觀意愿不強，很難沖破“雙套制”管理的舒適區。

（三）在保障電子檔案安全性方面的技術支撐不足。一方面，業務系統在設計之初大多都未考慮電子文件歸檔的“四性”問題，使得業務系統中的電子文件在信息流轉及歸檔過程中極易出現信息要素的丟失或被篡改，無法保證歸檔電子文件的“四性”。另一方面，檔案系統在接收歸檔的電子文件時，也未開展電子文件歸檔的“四性”檢測，這都制約著電子檔案單套制管理的進程。

（四）業務系統數據歸檔面臨諸多問題。業務系統數據歸檔強調數據保管權限的移交以及一系列使數據及其證明信息實現檔案化管理的手段。業務系統的數據歸檔不能片面地等同于電子文件歸檔，更不能等同于數據備份保存。目前業務數據歸檔普遍存在以下問題：

1.業務部門對數據歸檔的價值認知不足。業務部門經常會認為數據歸檔對業務活動支撐的作用有限或數據歸檔后不能提供針對專業的細分應用和信息資源服務，從而不愿意進行數據歸檔，轉而由業務系統自行保存。這不僅會加劇各個業務系統之間的數據壁壘，導致業務系統數據共享難度加大，還會大大加重業務系統的負擔，降低業務系統運行效率，極易造成數據丟失或損失關聯信息的情況，將對企業數據資產造成嚴重的影響。

2.業務系統數據歸檔設計不足。數據歸檔涉及的業務系統眾多，包括了設計、仿真、試驗測試、生產制造、保障、運營及決策等系統，除設計和運營管理系統外的其他多數業務系統，在建設之初并未系統考慮電子文件歸檔問題；另外各業務系統產生了大量的結構化、半結構化和非結構化的數據，其數據管理要求和歸檔模式也不同。因此研究制定體系化的歸檔解決方案與策略，以滿足各業務系統不同的數據歸檔需求，將成為今后數據歸檔的重點研究方向。

3.數據管理部門的職責定位不清。隨著數字化轉型升級的深入，檔案部門將不再是唯一的數據資產保管部門，數據中心、數據資產部門等的設置可能會形成新的業務系統數據歸檔的權責劃分格局。而如何劃定業務部門、數據中心和檔案管理部門的工作范疇及職責，將直接關系到今后檔案部門在數據歸檔、數字資源體系建設及知識管理等相關業務活動中的定位。

三、實施電子檔案單套制歸檔的措施及建議

（一）做好數據管理的頂層設計和規劃。針對數據管理缺失的問題，一方面，企業要組織開展數據普查，了解科研、生產和經營管理過程中數據管理的問題和應用需求，形成整個組織架構下的數據管理圖譜和數據治理方案；另外，通過對企業電子文件管理能力的自評估，認清其在電子文件管理中的不足，從而合理制定出數字化轉型和電子文件長期保存戰略與發展規劃。

（二）主動轉變觀念，加強復合型檔案人才隊伍建設。文件管理的數字轉型必然伴隨著舊觀念的更新，老思想、老觀念已無法適應電子文件管理的變革。業務主管部門、檔案部門等都應主動轉變觀念，認清電子文件單軌制管理是文件管理的發展趨勢；企業還要有針對性地招收和培養業務能力強、具有信息化相關知識和應用能力的復合型人才；檔案人員要主動學習關于元數據、備份、遷移、可信時間戳、電子簽章、數字水印、區塊鏈等方面的新知識和新技能。

（三）多元主體協同發力，推進電子檔案單套制歸檔。電子文件的“收、管、存、用”是一個相互銜接和連續的過程，而電子文件的“單套制”“單軌制”管理對電子文件的前端介入和全過程管控提出了更高的要求，需要業務部門、檔案部門、信息化部門等多元主體的協調與合作，共同推進管理模式的轉型。

檔案部門一方面要加強與業務部門之間的協調和溝通，主動了解業務系統中電子文件的形成情況和歸檔需求；另一方面也要加強對電子文件的形成、流轉、采集、歸檔和利用等全過程的監督和指導。

（四）構建電子檔案單套制管理的制度保障體系。企業要根據國家、地方和行業相關政策和規范，結合業務實際，合理制定電子檔案單套制管理的相關標準規范，從而確保電子文件從形成到利用等全生命周期過程有章可循，及電子檔案數據和信息的完整保存。

（五）新技術應用保障電子文件真實性。保障電子文件的“四性”，歷來被認為是推進單套制和單軌制的關鍵問題，通過應用CA認證、數字水印、可信時間戳、電子簽章、區塊鏈技術等來保障電子文件的真實性。目前各行業的試點單位正在嘗試使用區塊鏈技術，從而實現對電子檔案的存證，并進行跨企業真實性驗證。區塊鏈技術在金融、合同管理和資產管理等領域的實踐，正逐漸形成文件檔案管理的一種新技術環境。

四、結語

在文件管理的數字化轉型背景下，電子檔案“從雙軌制”轉型至“單軌制”管理已是大勢所趨，檔案部門和檔案人員應主動改變觀念，主動謀劃和推進電子文件的單軌制管理模式，融入業務管理，積極參與到企業的數據治理、數字資源體系建設及知識服務工作，最大限度地實現歸檔數據的集成共享和數據價值增值。