高校檔案工作模式研究
——基于北京地區部分高校檔案機構的調研分析

文/北京外國語大學檔案館 丁夕

隨著經濟社會的快速發展，信息化態勢涉及廣泛，檔案工作為適應當前的形勢，應主動創新甚至超前服務于社會，滿足更高的要求。檔案部門應積極變被動服務為主動服務，形成檔案工作由事后搜集材料轉變為提前介入、盡早參與的新檔案管理理念。高校承擔著高水平的教育和科研等相對重要的任務，其檔案機構擁有促進科學文化事業發展的信息資源。檔案工作是高校基礎工作的重要組成部分，高校檔案部門不僅承擔著檔案收集、整理、分類和歸檔工作，更肩負著為師生和整個學校的發展提供優質服務的重要職責。對于高校檔案館的管理主體即工作人員來說，在管理和服務工作中，既要熟悉相關法律法規，又要積極分析、研究工作中的難題，創新工作理念，進一步完善高校檔案工作，充分發揮高校檔案館的中樞作用。創新現代高校檔案工作模式，推進高校檔案事業發展，不僅是時代的必然要求，也是高校檔案事業持續發展的根本動力。高校檔案工作要保持與時代同步發展，就必須結合自身特點，敢于突破與時代發展不相適應的工作模式和理念，勇于用新的思路和方法來解決工作中遇到的問題，竭力把高校檔案工作提升到更高的水平。筆者結合了關于北京地區部分高校檔案機構工作模式的調研，采用問卷調查法，旨在了解北京地區高校檔案機構工作業務的整體現狀與情況，研究高校檔案機構的工作業務及特點，為優化我校檔案館館藏結構、工作模式、利用服務等提供現實依據，也為高校檔案事業的創新發展提供理論依據。

一、檔案工作的價值及高校檔案工作的任務

（一）開展檔案工作的價值。檔案是在社會實踐中產生的真實記錄，也是政治、經濟、文化甚至外交建設的重要憑證，其作用決定了檔案工作的價值所在。以往的社會現象和歷史事件產生了豐富的檔案資源，現代化社會建設工作中，檔案的廣泛利用已經為各方面工作需要提供了一定的依據。隨著社會的全面進步，檔案和檔案工作的價值更加明顯。檔案的價值是其滿足社會需求的一種表現：當檔案的原始記錄性或知識信息性能夠滿足某個方面的社會需求時，就形成了檔案的價值。科學合理地開展檔案工作，不僅需要在觀念上轉變思想，更需要在管理實踐中推動，開發新的方式方法，從全局出發，充分發揮檔案的價值。

1.宏觀上。檔案的完整與安全能促使檔案價值的充分發揮。檔案具有保密性，只有對檔案進行集中規范的管理，才能保證檔案的完整與安全。隨著社會需求不斷增長，只有不斷做好檔案的開發利用，實現檔案共享，才能使檔案的價值最大化。當然，我們需要充分認識到檔案的重要性和檔案工作的價值，嚴格把控檔案工作的每一個環節，規范操作和監督機制雙管齊下，在工作中不斷創新和完善檔案工作制度，使檔案工作更好地服務于社會各項事業的發展。以高校檔案工作為例，高校檔案工作可以為學校管理和教育教學提供參考，為學校及老師的晉升提供憑證，甚至可以進一步為師生起到導向和激勵作用。

2.微觀上。檔案工作的信息化進程能進一步提升社會效益。檔案工作的環節和內容是豐富多樣的，其最終目的是為社會提供服務。只有全面、有效地利用檔案，才能提升檔案的價值和效益。隨著信息化和網絡化的發展，檔案工作需要主動適應時代發展需要，檔案工作人員不但需要運用專業知識，還需要結合先進的科學技術方法，強化檔案工作的手段，從而更好地促進檔案服務利用價值的實現。與以往的紙質檔案工作相比，檔案新的載體形式促進了檔案信息化工作的開展，用現代化的技術和手段，不僅能提高檔案管理的效率，也能一定程度上產生相應的社會效益。

（二）高校檔案工作的任務。高校檔案工作是由各種信息整合而成的特殊形式的管理活動。高校檔案機構為科學研究和管理提供了所需的信息資料，包含了高校文化以及建設的各個方面，具有傳播知識與文化的作用。高校檔案機構為了推動學校的建設，直接或間接地提供檔案資源為各項實踐活動服務。高校檔案記錄著高校的過往和發展，也為其未來工作的開展提供了現實依據。總之，高校檔案工作不管在理論層面上還是在實際工作中，都發揮著重要的作用。

1.理論上。為學校提升了總體管理水平。在對高校的管理工作過程中，如果能夠在較短的時間內快速并且準確地搜集到所需要的信息，無疑是提升了其整體管理水平。高校檔案對于自身學校來說都是非常重要的寶庫，理論上來說，檔案的原始記錄性可以為其在利用過程中出現的數據信息和相關資料提供真實可靠的依據，從而提高與其相關甚至交叉工作環節的效率，進一步加快高校管理工作的進度，并在一定程度上完善各項管理工作。因此，高校檔案機構需要在具備宏觀管理戰略和微觀管理技術的前提下，結合高效的管理方法，確保檔案事業能夠順應時代發展步伐，在完善自身工作的同時，與其他各部門協同合作，為學校的整體管理貢獻出力量。

2.實際中。為師生提供了全面服務。高校檔案是高校教師教學和科研、學生入學、考試和實踐、學校發展和規劃等各項活動的記錄和保存，對高校師生個體及學校乃至社會整體的發展都有著重要的歷史性作用。高校檔案機構作為管理檔案的重要機構，直接影響著師生、學校乃至社會的發展。高校檔案的利用主體主要是師生，高校檔案機構保存了所有老師、學生教學和學習的資料信息。對于學生檔案來說，一方面為學生提供了在校期間和進校之前的學習生活方面的信息，另一方面對其日后進一步的學習和工作起到極大的作用。對于老師來說，他們的檔案不僅涉及其工作內容、形式等方面的信息，還與其晉升、職稱的評定等切身利益直接相關。當然，高校檔案工作在教學評估、決策參考、科學研究等方面都有相當重要的作用，完善的服務為檔案事業的全面發展奠定了良好的基礎。

二、北京高校檔案機構工作現狀及工作模式的調研

此次調研利用了信息時代的新型媒介手段——微信，通過該平臺上北京市部分高校檔案機構管理人員的大力支持，填寫電子版報告進行了問卷調查，結果詳情總結如下：

（一）調研對象分析。共計有24所北京地區的高校檔案機構填寫了問卷，對于已知具體信息的21所高校調研機構進行了統計分析，共可分為10種高校類型，包括6所985高校，13所211高校，7所教育部隸屬高校。一般而言，高校類型總共分為綜合、工科、農業、民族、醫藥、語言、財經、體育、政法、藝術、師范和林業共十二大類。此次調研對象除師范和林業外，共涵蓋了十種類型，因此基本上可以全面地說明基本問題。

（二）調查結果分析。此次調研從基本建設、工作模式、利用服務三個方向出發，從機構設置、庫房建設、人員配置、工作方式、業務內容和檔案利用6個方面進行分析，具體調查結果如下：

1.基本建設。機構設置方面，對于所調研的24所高校檔案機構而言，大多數以檔案館的形式存在，其下設科室基本上都是1個，3個以上的占1/4。庫房建設方面，絕大多數機構配備了檔案密集架、溫濕度監測儀、防火、防盜和報警等設備。人員配置方面，從調研結果而言，有幾乎一半高校檔案機構的專職檔案人員在5人以內，一半以上的機構有非事業編制的工作人員，絕大多數機構認為其工作人員不需要有檔案專業背景要求。

2.工作模式。從調查結果可以看出，目前很多高校是以按卷歸檔的方式進行歸檔，也有半數以件和卷都有的方式進行歸檔。機構內電子文件的存儲格式以光盤和硬盤為主，有的還結合了切片服務器和虛擬機。業務內容方面，絕大多數高校檔案機構不管理非統招學生的檔案；半數以上的機構至今為止的館藏卷（件）數在30000以上；所調研的高校機構的業務范圍都包括綜合檔案，半數機構的業務包含在職干部人事檔案、離退休干部檔案和學生檔案；在調研的檔案機構中，其館藏的綜合檔案類別包括黨群類、行政類、教學類、科研類、基建類、會計類、聲像類、出版物類、人事類、設備類、外事類、實物類和人物類等。其中全部都包含的有黨群類、行政類和教學類。利用比較頻繁的檔案類別有行政類、教學類、基建類；從調研結果來看，檔案機構館藏檔案的載體形式都有紙質檔案，絕大多數也包含聲像檔案、電子檔案和實物檔案的形式。

3.利用服務。在調研的24所高校中，絕大多數學校的規模在10,000-50,000人；檔案利用服務的主要人群有在校教職工、在校生、離退休人員、畢業生和社會人士，且以在校教職工和畢業生為主要人群；檔案利用的目的有科學研究、工作查考、個人事務查詢和憑證依據，且以工作查考、個人事務查詢為主要目的；檔案信息利用服務的方式主要包括來館查詢和電話查詢，部分還包括來函查詢和網上查詢；北京地區高校檔案機構在利用服務方面存在的問題有：數字檔案偏少，服務項目偏少，服務設施落后，館藏不夠豐富；北京地區高校檔案機構提供信息服務過程中遇到的主要障礙有：查詢手段單一，檔案內容不齊全。

當然，此次調研也存在著一些不足之處：首先，調研之前對于可能出現的問題的把握、思考不夠周全，基于保密等多種因素的影響，沒能及時地對各個調研對象進行對號入座，給調研結果的分析帶來了一定的難度；其次，調研中對于高校檔案機構的工作模式認識不夠透徹，由于檔案工作的特殊性和檔案本身的屬性以及各個高校自身的特點，對調研問題的設置沒有做到完全符合所有對象的特色，因此只能結合我校特點再綜合考慮大多數機構的工作性質來加以設置；同時，調研后對于建設性建議的提出不夠全面、檔案工作，尤其是高校檔案工作處于具有更多發展空間的階段，其工作過程中存在的問題及解決的策略依然處于不斷發掘和研究的狀態，應當在發展中不斷總結經驗，完善工作模式，提升高校檔案機構各項工作的水平。

表1

三、基于調研結果的思考

對于多數高校檔案館而言，在較為有限的條件下，完成一些基本的檔案管理工作尚顯緊迫，而當前的服務社會化在學歷認證、成績單翻譯等工作方面，要求檔案館面向社會需要開展更加多樣化的檔案信息服務更顯得困難重重。因此，通過此次調研，不僅對現在北京部分高校檔案管理工作模式有一個宏觀的了解和匯總，更是為高校檔案館各項工作的開展和館藏的建設提供了有利的依據。顯而易見，高校檔案館在工作經費、設備條件等各項保障條件上存在明顯的短板。與之相對的是在實際工作中，高校檔案館僅僅在收集歸檔、入庫驗收、檢索查閱等日常管理的基本環節上承擔著巨大的工作任務。對于此次調研結果的分析，可見高校檔案機構工作的重要性，也可見館藏建設、工作模式和利用服務對于整個機構檔案工作的重要程度。

（一）基本建設方面：加強頂層設計。高校檔案機構的館藏來源相對單一，檔案載體雖然多樣，但依然以紙質文件為主，館藏資源不能全面地凸顯其利用功能。因此，調整檔案機構館藏的外部環境的頂層設計意義重大。根據此次調研結果可以看出，檔案機構設置方面仍有待加強，對于庫房的基礎建設雖已基本滿足，但對于檔案人員的要求卻更需加強，需要增強對其專業性和創新性的開發。只有在機構、庫房和人員配置方面做好宏觀建設工作，才能對各項微觀工作有更好的指引和優化。

（二）工作模式方面：實現雙向記憶。信息技術時代，互聯網快速發展，為適應時代的發展，使服務工作更加完善，當今的檔案工作也應當借助檔案信息平臺，基于網絡環境，創新工作模式，實現檔案實體與電子相結合的雙向記憶模式。據調研結果可知，在機構工作方式上需要結合時代背景開展檔案數字化，在業務內容上應根據高校自身特點優化檔案載體，達到在工作模式上館藏資源和信息化平臺互助互利的形式，共同促進檔案工作的協調發展。

（三）利用服務方面：創新思路觀念。檔案管理人員的意識對于任何類型的檔案工作都有著至關重要的作用。高校檔案人員的工作觀念決定了館藏結構及建設工作的開展。高校檔案人員應當結合時代發展的潮流，轉變思維，拓展思路，在學校和部門領導的高度重視下優化館藏，創新管理工作，提供更加全面和優質的服務。調查顯示，在利用服務方面存在的突出問題是數字檔案偏少，查詢手段相對單一，這些問題警示我們應當轉變以往完全依賴紙質檔案和單一工作模式的習慣，創新開展機構建設和各項工作的思路，與其他高校檔案機構相互借鑒學習，共同改革，一起進步。

四、改進高校檔案工作模式的建議

檔案機構都有其獨特的特點，各個高校需要根據自身的實際情況，明確其工作機構的職責范圍和領導關系，進一步建立適合本校的檔案管理模式。在這樣一個新的互聯網時代，人類社會活動加速發展，檔案的數量迅猛增長，科學技術也進一步推動了檔案事業的創新發展。面對以往的工作范疇和創建新的工作模式對于檔案工作者來說是機遇與挑戰并存，也可以毫不夸張地說迎來了更多的問題。首先，在管理方面，傳統的管理手段已經無法完全滿足現在的工作環境，需要借助現代更先進的技術手段；在思想方面，受傳統觀念的制約，依然寄希望于依賴以往的工作思路和方法來應對更多的工作；在人員方面，缺乏既懂檔案管理又懂計算機技術的復合型人才。因此，改進高校檔案工作模式需要結合實際工作，積極引導，努力推進。

（一）手段的創新——信息化管理模式的推進。高校檔案工作是學校建設的基礎性工作，是學校管理不可缺少的環節，也是衡量學校管理水平高低的重要標志。高校檔案信息化是以檔案資源為核心，以計算機網絡為基礎，以檔案信息資源開發利用為目標，以傳統紙質檔案數字化及電子文件管理為重點的重要建設工作。

高校檔案信息化建設運用現代信息技術手段，不僅提高了檔案信息的利用率，也提高了高校檔案機構的服務水平，使檔案工作逐漸實現效益更大化。其內容通常包括基礎設施和應用系統建設、檔案信息資源建設、標準規范和安全保密體系建設等多個方面。高校檔案信息化工作既是適應時代發展和檔案事業發展的要求為高校建設服務，也是檔案業務工作發展和提高綜合服務能力的必然要求。高校檔案機構需要轉變傳統管理模式，變被動服務為主動提供利用，還可以不斷加強信息化建設的宣傳力度，廣泛聽取各職能部門的意見，總結并制定出適合自身發展實際的管理模式。高校檔案部門在建立健全標準的檔案管理制度的同時，也應當增加檔案信息化建設的經費投入和軟硬件設施投入，不斷提升檔案工作人員必需的信息技術和知識，在充分協調、統一行動的體制下，建立起完善的高校檔案信息化安全保障體系。

（二）理念的回歸——以“服務利用”為本的工作理念的貫徹。信息時代背景下，我國檔案事業蓬勃發展，以檔案資源和服務為核心的檔案機構建設成為檔案事業發展的重要任務。檔案利用是檔案價值實現的先決條件。檔案工作的最終目的是有效開發檔案信息資源，最大限度地服務于社會。因此，高校檔案機構應當遵從檔案工作的發展趨勢，貫徹“服務利用”的工作理念，促使檔案服務工作更加積極主動地開展。一般說來，高校檔案建設不僅可以服務于校園精神文化和物質文化建設，還可以為制度文化建設提供服務。高校檔案不僅是校園建設的參考依據，也是對外合作交流的重要資源。它能夠多角度展現教學、科研、管理等方面的信息，能夠提供關系學校師生切身利益和學校各項建設發展的珍貴資源。高校館藏檔案的門類相對單一，載體形式也主要以紙質為主，其他介質的檔案雖然有，但幾乎很少，個別檔案工作者只重視傳統觀念下收集整理的檔案資源，沒有準確地把握檔案利用需求的發展規律，高校檔案工作存在著一些問題。檔案人員是利用服務的主體，其整體素質在一定程度上決定了高校檔案利用的綜合效益。因此檔案人員要以利用者為核心，盡最大可能滿足各方面的利用需求，更新傳統的、已經無法適應高校檔案工作發展的利用服務方式，與各職能部門開展良好的協作與資源共享。在實際工作中，不僅要轉變服務意識和理念，還要提升綜合技能，并在提供利用的過程中規范自身行為，進一步完善高校的檔案利用工作。

（三）人才的培養——檔案工作者的素質提升。目前檔案工作的信息化和網絡化，對高校的檔案管理人員的素質要求越來越高，提高檔案管理人員的綜合水平是促進高校檔案信息化進程的首要之舉。高校檔案事業在注重檔案管理部門硬環境建設的同時，還要注重培養職工的業務素質。高校檔案管理人員需要緊跟時代步伐，積極接受新的管理理念和工作方式，在提高自身文化修養的同時，也要注意思想道德修養的提升。只有不斷提高自身專業素養與水平，檔案管理人員才能在創新高校檔案工作中進一步發揮作用。

對于檔案工作者來說，首先，在重點做好檔案的收集、整理、保管、編目與檢索、編輯與研究、統計和利用等主要環節工作的同時，需要結合工作實際完善工作制度，促使各個工作環節共同發展進步；其次，在行政工作方面，以教育事業為目標，充分利用現代科學的行政管理手段，培訓和提高檔案工作人員的行政管理能力和水平，從而進一步保存好本單位的各類載體檔案，為本校提供信息服務；再次，在宣傳工作方面，檔案工作人員可以針對學校開展的活動，充分開發和利用現有的檔案信息資源，并在一定程度上有選擇地編研檔案信息，公布檔案史料，通過各種新舊媒介，舉辦展覽等形式的活動，宣傳學校教學、科研成果和學校建設發展的成就等，為教學以及學校各項活動的開展服務；最后，在科研工作方面，可以組織高校檔案機構各部門人員成立團隊，通過觀察、調查、實踐和分析等手段，對學校檔案工作的材料加以研究，創造出具有理性思維和廣闊發展空間的工作。