淺談數字檔案在醫院檔案管理中的應用

侯李琳

重慶市云陽縣人民醫院 重慶 404500

當前情況下各行業均處在快速發展的態勢之中，這種背景下醫院檔案管理如果不能緊跟時代發展節奏，對檔案管理額制度、管理方法進行積極創新，那么其檔案管理水平將很難得到提高，因此人們都認為，在當前的醫院檔案管理工作中，應該把數字化管理放在一個比較重要的位置上。下面，筆者就根據自身經驗，對醫院檔案中對數字化檔案的應用進行分析。

1 建立數字檔案的必要性

當前每家醫院都建立了屬于自己的文字檔案，但由于醫院涉及到很多方面工作，其體系結構比較龐大，每日產生的信息量無疑是巨大的，加之醫護人員流動、升調情況比較多，病人病情也在不斷變化，藥物采購量與使用量出入對比等，這些數據的錄入錄與更改將是一個巨大的工作量。很顯然，利用傳統文字檔案的方式管理醫院各項事務，極易出現紕漏和誤差。而數字檔案可借助于計算機程序，只需要人員將每日變化的數據鍵入，即可自動計算出每日的收支等數據，并以檔案形式呈現出來。如果檔案之中某數值趨近于某臨界點，那么計算機就會自動做出提醒。在醫院各項工作中，建立健全數字檔案是非常重要且必要的事情，這樣不僅可以為醫院檔案管理工作提供便利，同時各部門辦事效率也會顯著提升，另外還能有效減少設備維護不及時、藥品購入不及時、存在過期變質等情況的出現。

2 建立數字檔案的重要性

對于醫院等機構而言，數字化檔案的建立存在很多利處，最直接的目的在于醫師在為患者提供診療時，可在短時間內了解其之前的治療情況，并根據醫生制定的治療方案、開具藥品等重新制定治療方案，開藥時還能避免出現重復性開藥、開出藥性相沖藥品等情況發生。從采購人員的角度來看，可做到按需購藥，對于消耗快、使用頻率高的藥物可大量采購，是使用次數少，或極少用到的藥品，則只需要購入少量，甚至是不購入。同時，后勤部門也可以運用數字檔案了解設施設備購入時間，從而了解到什么時間哪些醫療設備需要更新換代、維修保養，這樣不僅可以使醫療設備損耗率降低，同時還能為患者生命安全提供保護。此外，醫院管理人員還可利用數字檔案明確哪一部門對專業人員非常需要，哪位醫生即將退休，哪位醫生經驗豐富可進一步升職，從而對醫院的人員構成、招聘數量等進行及時調整，從而做到升遷合理、人員穩定，避免出現一些部門人員過多或多少的情況。

3 數字檔案在醫院檔案管理中的應用

3.1 數字化檔案管理平臺 近年來隨著信息技術的快速發展，各行各業都面臨著新的改革契機。所以，醫院也應該堅持與時俱進，在檔案管理工作中積極構建數字化檔案管理系統，合理運用數字化檔案管理平臺。充分借助于大數據、云計算技術，貴檔案信息化管理體系進行構建。與此同時，由于數字化檔案管理平臺具備交互性特征，因此檔案管理人員可以醫院領導、醫護人員、患者等進行交流和溝通，幫助其解決疑難問題，從最大程度上滿足其在檔案資源方面的需求。從而全面提升檔案管理水平。

3.2 檔案管理信息庫 在信息化時代到來以后，醫院的數字化檔案管理設備越來越完善，檔案管理信息庫的構建已經迫在眉睫，在檔案管理中要想合理運用數字化技術，信息庫的構建很有必要，可以進一步推進對數字化技術在檔案管理中的應用，這對醫院檔案管理質量的提升非常重要。所以，醫院應該對構建信息庫這項工作非常重視，積極整合各方面檔案資源，并將其排序錄入到信息庫之中，改變以前的傳統檔案管理模式，采用新的、信息化檔案管理模式，對醫院各項檔案資料進行有效保存。同時，信息庫還具備共享性特征，可設置權限增強信息資料的保密性，從而滿足不同級別人員對信息和資料的需求。

3.3 檔案管理人員素養 不可不說，檔案信息化與數字化技術與檔案管理工作的融合，是對以往檔案管理工作模式的一種沖擊，同時對于檔案管理人員來說也是一種沖擊。這樣情況下檔案管理人員必須不斷充實自己，提升自身的信息素養與管理能力，這樣才能更好的應對工作中出現的問題。醫院可以組織檔案管理人員參與培訓，以推進其專業化發展，同時檔案管理人員自身也要形成積極學習的意識，充分借助于網絡資源進行微課、幕課的學習，從而提升自身在檔案管理中的能力。

4 結語

綜上，醫院檔案管理中對數字檔案的建立，是一項非常浩大的工程，一旦數字化技術與檔案管理融合以后，醫院中各部門、各工作都會出現巨大改變，這些變化將成為醫院歷史之中的巨大飛躍。所以，數字化檔案的建立對于醫院檔案管理來說可謂百利而無一害，雖然在落實過程中會面臨一些阻力和問題，但這不能成為不去建立數據檔案的借口，畢竟所有難題都是暫時的，當數字化檔案建立之后，將會終身受益。