淺談數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

侯李琳

重慶市云陽(yáng)縣人民醫(yī)院 重慶 404500

當(dāng)前情況下各行業(yè)均處在快速發(fā)展的態(tài)勢(shì)之中，這種背景下醫(yī)院檔案管理如果不能緊跟時(shí)代發(fā)展節(jié)奏，對(duì)檔案管理額制度、管理方法進(jìn)行積極創(chuàng)新，那么其檔案管理水平將很難得到提高，因此人們都認(rèn)為，在當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作中，應(yīng)該把數(shù)字化管理放在一個(gè)比較重要的位置上。下面，筆者就根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)，對(duì)醫(yī)院檔案中對(duì)數(shù)字化檔案的應(yīng)用進(jìn)行分析。

1 建立數(shù)字檔案的必要性

當(dāng)前每家醫(yī)院都建立了屬于自己的文字檔案，但由于醫(yī)院涉及到很多方面工作，其體系結(jié)構(gòu)比較龐大，每日產(chǎn)生的信息量無(wú)疑是巨大的，加之醫(yī)護(hù)人員流動(dòng)、升調(diào)情況比較多，病人病情也在不斷變化，藥物采購(gòu)量與使用量出入對(duì)比等，這些數(shù)據(jù)的錄入錄與更改將是一個(gè)巨大的工作量。很顯然，利用傳統(tǒng)文字檔案的方式管理醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)，極易出現(xiàn)紕漏和誤差。而數(shù)字檔案可借助于計(jì)算機(jī)程序，只需要人員將每日變化的數(shù)據(jù)鍵入，即可自動(dòng)計(jì)算出每日的收支等數(shù)據(jù)，并以檔案形式呈現(xiàn)出來。如果檔案之中某數(shù)值趨近于某臨界點(diǎn)，那么計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)做出提醒。在醫(yī)院各項(xiàng)工作中，建立健全數(shù)字檔案是非常重要且必要的事情，這樣不僅可以為醫(yī)院檔案管理工作提供便利，同時(shí)各部門辦事效率也會(huì)顯著提升，另外還能有效減少設(shè)備維護(hù)不及時(shí)、藥品購(gòu)入不及時(shí)、存在過期變質(zhì)等情況的出現(xiàn)。

2 建立數(shù)字檔案的重要性

對(duì)于醫(yī)院等機(jī)構(gòu)而言，數(shù)字化檔案的建立存在很多利處，最直接的目的在于醫(yī)師在為患者提供診療時(shí)，可在短時(shí)間內(nèi)了解其之前的治療情況，并根據(jù)醫(yī)生制定的治療方案、開具藥品等重新制定治療方案，開藥時(shí)還能避免出現(xiàn)重復(fù)性開藥、開出藥性相沖藥品等情況發(fā)生。從采購(gòu)人員的角度來看，可做到按需購(gòu)藥，對(duì)于消耗快、使用頻率高的藥物可大量采購(gòu)，是使用次數(shù)少，或極少用到的藥品，則只需要購(gòu)入少量，甚至是不購(gòu)入。同時(shí)，后勤部門也可以運(yùn)用數(shù)字檔案了解設(shè)施設(shè)備購(gòu)入時(shí)間，從而了解到什么時(shí)間哪些醫(yī)療設(shè)備需要更新?lián)Q代、維修保養(yǎng)，這樣不僅可以使醫(yī)療設(shè)備損耗率降低，同時(shí)還能為患者生命安全提供保護(hù)。此外，醫(yī)院管理人員還可利用數(shù)字檔案明確哪一部門對(duì)專業(yè)人員非常需要，哪位醫(yī)生即將退休，哪位醫(yī)生經(jīng)驗(yàn)豐富可進(jìn)一步升職，從而對(duì)醫(yī)院的人員構(gòu)成、招聘數(shù)量等進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，從而做到升遷合理、人員穩(wěn)定，避免出現(xiàn)一些部門人員過多或多少的情況。

3 數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

3.1 數(shù)字化檔案管理平臺(tái) 近年來隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)都面臨著新的改革契機(jī)。所以，醫(yī)院也應(yīng)該堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，在檔案管理工作中積極構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，合理運(yùn)用數(shù)字化檔案管理平臺(tái)。充分借助于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)，貴檔案信息化管理體系進(jìn)行構(gòu)建。與此同時(shí)，由于數(shù)字化檔案管理平臺(tái)具備交互性特征，因此檔案管理人員可以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)護(hù)人員、患者等進(jìn)行交流和溝通，幫助其解決疑難問題，從最大程度上滿足其在檔案資源方面的需求。從而全面提升檔案管理水平。

3.2 檔案管理信息庫(kù) 在信息化時(shí)代到來以后，醫(yī)院的數(shù)字化檔案管理設(shè)備越來越完善，檔案管理信息庫(kù)的構(gòu)建已經(jīng)迫在眉睫，在檔案管理中要想合理運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，信息庫(kù)的構(gòu)建很有必要，可以進(jìn)一步推進(jìn)對(duì)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，這對(duì)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提升非常重要。所以，醫(yī)院應(yīng)該對(duì)構(gòu)建信息庫(kù)這項(xiàng)工作非常重視，積極整合各方面檔案資源，并將其排序錄入到信息庫(kù)之中，改變以前的傳統(tǒng)檔案管理模式，采用新的、信息化檔案管理模式，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行有效保存。同時(shí)，信息庫(kù)還具備共享性特征，可設(shè)置權(quán)限增強(qiáng)信息資料的保密性，從而滿足不同級(jí)別人員對(duì)信息和資料的需求。

3.3 檔案管理人員素養(yǎng) 不可不說，檔案信息化與數(shù)字化技術(shù)與檔案管理工作的融合，是對(duì)以往檔案管理工作模式的一種沖擊，同時(shí)對(duì)于檔案管理人員來說也是一種沖擊。這樣情況下檔案管理人員必須不斷充實(shí)自己，提升自身的信息素養(yǎng)與管理能力，這樣才能更好的應(yīng)對(duì)工作中出現(xiàn)的問題。醫(yī)院可以組織檔案管理人員參與培訓(xùn)，以推進(jìn)其專業(yè)化發(fā)展，同時(shí)檔案管理人員自身也要形成積極學(xué)習(xí)的意識(shí)，充分借助于網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行微課、幕課的學(xué)習(xí)，從而提升自身在檔案管理中的能力。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，醫(yī)院檔案管理中對(duì)數(shù)字檔案的建立，是一項(xiàng)非常浩大的工程，一旦數(shù)字化技術(shù)與檔案管理融合以后，醫(yī)院中各部門、各工作都會(huì)出現(xiàn)巨大改變，這些變化將成為醫(yī)院歷史之中的巨大飛躍。所以，數(shù)字化檔案的建立對(duì)于醫(yī)院檔案管理來說可謂百利而無(wú)一害，雖然在落實(shí)過程中會(huì)面臨一些阻力和問題，但這不能成為不去建立數(shù)據(jù)檔案的借口，畢竟所有難題都是暫時(shí)的，當(dāng)數(shù)字化檔案建立之后，將會(huì)終身受益。