人工智能技術在檔案管理工作中的有效運用

文/王景杰

人工智能技術就是模擬人的大腦進行思維，諸如依靠信息技術、網絡技術、云技術等，進行操作與管理。本文從說明人工智能技術在檔案管理工作中的重要性切入，重點分析人工智能技術在檔案管理工作中的有效運用，借以實現為檔案管理工作提供有益的助力

人工智能模擬人的大腦進行思維推導，依靠信息技術、網絡技術、云技術等可模擬人工進行操作或管理，達到解放人力的目的。在檔案管理中引入人工智能技術，能夠快速響應用戶的需求，實現檔案服務的精準定位，從而提高檔案服務的質量和效率，為檔案管理的可持續發展提供助力。

一、人工智能技術在檔案管理工作中的重要性

1.有助于滿足檔案管理工作發展需求

檔案管理中涉及到保密、安全方面的內容時，檔案服務需要加強安全操作與管理，這無疑增加了管理人員的工作壓力。引入人工智能技術進行檔案管理和服務，就可以根據管理需求預先設定檔案的開放程度，并根據檔案的密級提供相應的智能服務，減輕管理人員的工作壓力。例如，恒大集團利用人工智能技術在保密檔案形成之初就設定了語料庫，然后利用語音搜索技術進行檔案定位，實現音頻檔案輸出，為檔案管理和檔案開發提供了便利。

2.有助于響應國家政策的發展宗旨

人工智能技術嵌入檔案管理符合國務院《人工智能發展規劃》政策，能夠積極與人工智能企業尋求合作來推動檔案管理水平的提高，推動我國檔案管理手段和模式走向世界前列。在政策的引導下，檔案管理的人工智能應用也在根據現實情況進行不斷變革和創新，其目的就是提升檔案的管理與運用價值，服務人民、服務社會、服務經濟、服務國家。如一些檔案管理的專利不再保密，這對于相關技術的推廣、深入研究起到了良好的智能管理作用。

3.是信息技術進步后的必然發展大勢

隨著信息技術、網絡技術、大數據技術應用的層次不斷加深，檔案管理也迎來了信息化時代。信息技術發展迅速，人工智能如雨后春筍般發展，使得計算機成為了人類決策的有力幫手。人工智能嵌入檔案管理完全依賴于信息技術的進步。可見，信息技術的不斷拓展，將推動檔案管理走向智慧化服務、智能化發展方向。而且，在信息技術的支持下，大數據技術的挖掘功能在檔案智能管理中將發揮越來越重要的作用。

二、人工智能技術在檔案管理工作中的有效運用

1.人工智能技術的有效應用的首要前提是更新檔案服務理念

面對大數據信息化時代，檔案管理要轉向服務型和業務拓展型，首先需要更新服務理念。面對用戶的多元化需求，檔案信息資源服務要做到精準而全面，離不開AI技術的加盟，最終實現檔案服務的個性化定制。檔案管理中運用AI技術，能夠在服務過程中更好地體現需求導向，體現以人為本的服務理念，除了精準性更高外，服務范圍更全面，服務更加細致和周到，檔案信息資源服務更加高質高效。同時，檔案管理人員能夠形成主動服務意識，更新服務理念，挖掘業務拓展的各種可能，促進檔案管理服務的同時拓展業務空間。

2.人工智能技術在檔案鑒定工作中的運用

人工智能技術可以模擬人腦進行推演，從而表現出外在的自我學習、自我識別功能。其原理就是運用大數據技術進行目標分析和挖掘，從而激活目標數據，達到人工智能使用的目標。所以，在運用人工智能前，需要數據庫來提供大量的檔案數據，利用計算機的深度學習原理反復實踐，并聘請專業的檔案鑒定專家進行檔案數據的鑒定，將其錄入到檔案數據庫中，供計算機對這些檔案數據進行學習和實踐，掌握檔案鑒定的方法和規律，為檔案管理人員提供鑒定幫助，最終實現檔案智能鑒定，為后續的檔案使用、檔案服務、檔案價值挖掘打好基礎。

3.人工智能技術在檔案深度挖掘中的運用

通常而言，檔案定位往往是用戶需求的定向表達后確定的。這種方式傳統低效，檔案利用率很低。有些檔案館雖然對檔案信息進行了一定的宣傳，但服務范圍不廣。而在AI技術的支持下，人工智能借助OCR技術可以將檔案進行文本形式的語義拆分，通過語義框架、知識圖譜等重新建立檔案信息網，進行聯網服務，可以更好地挖掘出檔案數據背后的規律。因此，人工智能嵌入檔案管理將重點應用文本深度挖掘技術實現服務升級。

4.加強人工智能技術在檔案管理工作中的學習與總結

首先，檔案管理引入人工智能后，服務的深度和廣度轉向更深層次，新技術、新成果在檔案管理中應用得越來越廣泛，就會產生一定的人工智能檔案管理理論。因此，檔案工作者在檔案管理過程中要有終身學習的意識，加強學習與總結，利用好人工智能做好檔案管理工作。其次，在學習和總結時，善于發現缺點和不足，要有創新精神，大膽嘗試人工智能應用的新方法，甚至跨專業開拓創新，只要能夠提高檔案管理的質量、檔案服務的水平、檔案挖掘的效率就是有益之舉，應該提倡與贊揚。

毋庸置疑，人工智能檔案服務模式是信息技術進步后檔案管理工作的必然發展方向，是滿足檔案管理工作發展需求和響應國家政策發展宗旨的重要手段，檔案工作人員需要積極更新智能檔案服務理念，在檔案智能鑒定和檔案文本深度挖掘等工作中不斷學習與總結，為檔案管理工作實現現代化、可持續發展提供有力的保障。