新形勢下事業單位文書檔案管理工作內容淺析

鄭慧麗

摘 要：我國改革進程不斷推進，經濟發展水平逐步提高，檔案管理工作的重要性也在日益提升。事業單位是人才的聚集地，也是促進我國各方面進步和發展的重要領域，其發展和改革的步伐也需要不斷加快，以更好地推進我國經濟事業和檔案管理事業的快速成長。基于此，各大事業單位對于文書檔案管理工作的認知度也在逐步提高，由此可見，文書檔案管理工作需要予以充分的重視。國家經濟建設發展速度持續加快，事業單位文書檔案管理工作對于國家檔案的作用不可輕視，不僅有利于本單位的工作，對于國家檔案事業的發展同樣具有推動作用。事業單位所處地位不同于一般性企業，既有共通之處又不盡相同，其對于積極提升單位的管理水平與服務質量具有十分重要的影響作用，同時在提高事業單位工作效率方面的效果也逐步體現，為其奠定了扎實的發展基礎。但是目前，事業單位檔案管理工作面臨的問題也漸次出現，許多因素和問題對其產生了相應的阻礙，其發展受到一定程度的影響，導致事業單位的社會形象和工作成績表現出后勁不足，因此，針對這一問題，積極采取有效措施，利用先進的檔案管理理念，結合實際工作管理經驗，制訂合理完善的檔案管理體系，對于事業單位文書檔案管理工作具有十分重要的促進作用。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;文書檔案;管理

近年來，事業單位對于我國經濟發展起到了重要的推動作用，而事業單位檔案管理工作又是重中之重，加強事業單位文書檔案管理對于促進事業單位的持續健康發展具有重要意義。因此，應該正確認識到文書檔案管理工作所存在的現實問題，運用科學合理的方法和理念促進事業單位呈現出積極良好的發展態勢，使其在長期社會經濟發展中擁有較高的競爭優勢，促進此項工作的高效化和持續化發展。

一、新形勢下事業單位文書檔案管理工作存在的問題

1.事業單位文書檔案管理工作被重視度不高

在以往的檔案管理工作中，因所處位置原因，一直未受到應有的重視，尤其是文書檔案管理工作，因其在單位經濟建設中的重要性不足，不能夠直接為單位創造出應有的經濟效益，加之事業單位的相關領導本身就對于文書檔案管理工作存在認知誤區，因此在長期工作當中，文書檔案管理工作一直處于被動地位。一方面因其本身工作特性，同時也因為文書檔案管理工作不同于其他部門工作，能夠對單位工作產生直接作用，在整個事業單位管理工作中的角色感較差，所處地位重要性無法得以充分體現;另一方面對于單位的經濟效益或各方面發展不能夠起到立竿見影的效果，進而也不能很好地為單位創新發展提供直接幫助。因此，一部分管理者對文書檔案的管理工作不重視，態度敷衍，沒有對其進行充分的了解，認為文書檔案管理工作的作用就是應付檢查以及資料的保管，存在感較差。由于經濟建設的全面快速發展，事業單位的主要精力放在了注重單位效益和實際利益方面，長此以往，文書檔案管理工作逐漸居于事業單位附屬性地位，不被重視，甚至被邊緣化。

2.文書檔案的相關管理工作處于較低水平

根據相關調查研究發現，由于檔案管理工作在事業單位所處的地位一直不是非常重要，單位對于檔案管理工作相關人員的綜合要求也不是很高，認為事業單位的發展和優化重點不在于此，眼光不夠長遠，把檔案管理工作放在了其他管理工作的后面，造成檔案管理工作的形式化，而其中的文書檔案管理工作就更加得不到重視。雖然我國在事業單位人員聘用方面實行的是崗位聘用制，并且公開招聘，但是在人員管理方面依然是沿用原有的管理制度，檔案管理人員與當前社會經濟發展制度不匹配，不能夠很好的相互適應，協調發展，從而導致檔案管理人員的價值得不到有效的體現。并且，目前我國事業單位所聘用的檔案從業人員專業度不夠，自身學習能力和認知水平不足，對于檔案管理類工作的認識還停留在以往傳統的意識形態，沒有與時俱進，甚至對于檔案管理工作一知半解，盲目應付，另外還有相當一部分檔案管理人員是兼職從事工作，在檔案管理工作方面投入的精力和時間相當有限，也不會對檔案管理工作進行必要的深入的學習、鉆研和付出。長此以往，檔案管理工作的這種狀態得不到及時改變，相關管理者也不投入其中進行研究和改善，那么其對于事業單位檔案管理工作的消極影響就會逐步擴大，嚴重者甚至會影響事業單位的長期穩定發展和相應經濟效益的提升。

3.文書檔案管理的規范程度較低

目前，我國很多單位尤其是事業單位，對于檔案管理的規范程度較低，如卷宗的分類不清晰、出現組卷錯亂、文件的檔號出現錯誤、缺少目錄以及文件檢索效率不高等。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索兩種形式。當前形勢下，電子檢索因其速度快，質量高等優勢被大量應用，也符合社會發展的趨勢。但是，目前的計算機管理系統缺乏統一標準，通用性不足，檔案管理的標準化和規范化還有待進一步提高。另外，因特殊原因，文書檔案部門在事業單位中往往成為機構改革和人員精簡的對象，也是閑雜人員安置的重災區，尤其是年紀較大的人員，對于先進的科學技術接受度較差，基本操作存在障礙，或者由于其他原因沒有安裝高質量的檢索軟件，依然采用傳統的手工檢索方式，從而導致了檔案管理工作的滯后發展，遠遠不適應當前信息時代的發展要求。最終導致文書檔案管理的規范度較低。

4.文書工作與檔案工作的銜接度不足

文書檔案管理工作具體包含兩個方面內容：一是文書，二是檔案，其二者看似不同，實則互為聯系，關系緊密，具有不可分割性。在實際的文書檔案管理工作中，將兩者緊密銜接，使其互相配合，是當前檔案管理工作者需要重視和考慮的，只有二者相互配合，緊密銜接才能夠使檔案管理工作形成一個整體，構成一個完整的檔案管理體系。但是，在新時期通常采取的管理方式為分模塊式，這種管理方式必須單獨操作，無法對其進行統一，從而無法使管理工作成為一個完整的整體，即使一些個別單位建立了相應的管理體系，也往往流于表面，無法根本解決問題。針對于此，站在客觀角度對其進行分析，分模塊式管理方式在一定程度上加大了文書管理和檔案管理工作之間的距離，使兩者的配合出現了較大偏差。