淺析婦幼保健院文書檔案管理的問題與對策

陳偉偉

摘 要：婦幼保健院文書檔案是在其行政管理活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來且具有日后查考利用價值的各種類型和載體的文件，作為檔案管理的重要組成部分，文書檔案在婦幼保健院管理中發(fā)揮著重大的作用。在新時期，通過開展文書檔案管理，不僅可以提高婦幼保健院的管理水平，還為其發(fā)展決策提供必要的參考。本文對婦幼保健院文書檔案管理的概念、歸檔范圍及其特點進行闡述，結(jié)合管理現(xiàn)狀，分析其存在問題并提出文書檔案管理提升的應對策略，以期為今后文書檔案管理工作的開展提供一定參考。

關鍵詞：檔案管理;文書檔案;婦幼保健院;醫(yī)療機構(gòu)

婦幼保健院是婦幼衛(wèi)生專業(yè)機構(gòu)，承擔著掌握婦女兒童健康狀況、為婦女兒童衛(wèi)生和計劃生育提供醫(yī)療服務、開展婦女兒童醫(yī)療項目科學研究等重要職責，是國家開展婦幼保健工作的重要渠道。婦幼保健院的運行和發(fā)展都離不開文書檔案，文書檔案管理情況從一定層面反映了其在管理上的規(guī)范化、科學化程度，可以說，文書檔案是婦幼保健機構(gòu)發(fā)展過程的一個縮影，具有重要歷史價值。隨著深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的推進，如何提高婦幼保健機構(gòu)的醫(yī)療服務品質(zhì)水平，是每一名醫(yī)務管理者應該思考的問題。從婦幼保健院管理運行的角度，進一步規(guī)范文書檔案管理工作，提升文書檔案科學化管理水平，對于提高其工作效率和管理水平而言具有十分重要的作用。

一、婦幼保健院文書檔案管理及其特點分析

1.文書檔案及其歸檔范圍

文書檔案是在單位行政管理活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保管的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。不同于文件和資料，檔案是具有保存價值的原始記錄，是實踐活動不可缺少的資源條件。從婦幼保健院活動內(nèi)容和職能性質(zhì)來看，其文書檔案主要包括：

一是反映婦幼保健院主要職能活動和基本歷史面貌，并且對于本機構(gòu)工作、建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。

二是在婦幼保健院的工作活動中形成的，在維護本機構(gòu)以及職工權益方面具有憑證價值作用的文件材料。

三是在建設、醫(yī)療、科研等工作過程中形成的，辦理完畢，且具有查考價值的文件資料。

四是婦幼保健院需要貫徹執(zhí)行，上級機關、非隸屬機關報送的重要文件資料。

五是其他對本院工作運行具有查考價值的文件材料。

2.文書檔案的作用

婦幼保健院文書檔案是其檔案管理體系的重要組成部分，是對其發(fā)展歷程的見證，是其管理進程中所形成的重要憑證資料，具有重要的價值和作用。

（1）管理作用。通過對于文書檔案的查考，可以總結(jié)出在歷史管理中的經(jīng)驗和存在的不足，是婦幼保健院管理過程中政策落實、管理改進以及創(chuàng)新發(fā)展的資料依據(jù)，有利于其管理水平的不斷提升。同時，基于文書檔案的全面性和客觀性，文書檔案為婦幼保健院進行管理決策提供了重要參考。

（2）憑證作用。文書檔案是對于婦幼保健院行政管理事務的原始記錄，既包括制度規(guī)定類的文件，也包括上級部門下達的政策文件以及批復材料，這些資料是婦幼保健院管理工作的基礎依據(jù)，能夠幫助其解決管理過程中產(chǎn)生的各類問題，為化解管理中的矛盾提供有效憑證。

（3）宣傳教育作用。婦幼保健院的文書檔案中包含了其事業(yè)的發(fā)展歷史、文化資料等，在內(nèi)外部的宣傳材料編制中，可以充分利用文書檔案中組織沿革、取得成績、發(fā)展規(guī)劃等內(nèi)容，助力婦幼保健院開展機構(gòu)宣傳、婦女兒童保健教育工作。

此外，文書檔案在婦幼保健院管理中還發(fā)揮了反映客觀現(xiàn)實作用、聯(lián)系知照作用以及行為規(guī)范的作用。

3.文書檔案的特點

婦幼保健院是為婦女兒童提供醫(yī)療保健的專業(yè)機構(gòu)，其生存、發(fā)展和建設必須以婦女兒童醫(yī)療保健工作為中心，樹立高質(zhì)量的醫(yī)療服務意識。與一般的企事業(yè)單位不同，婦幼保健院的文書檔案管理體現(xiàn)了一定特點：

一是文書檔案內(nèi)容的專業(yè)化特點。婦兒醫(yī)療工作是婦幼保健院業(yè)務的主體，在醫(yī)療工作中產(chǎn)生和形成的文書檔案，是對于核心業(yè)務相關內(nèi)容的真實反映，因此，所記載的內(nèi)容是具有專業(yè)性特點的。例如，院務管理、發(fā)展規(guī)劃等。

二是文書檔案管理的綜合性特點。文書檔案涵蓋了婦幼保健院行政管理活動中的各類文書材料，這些材料在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一些共性，呈現(xiàn)出了綜合性的特點。

三是文書檔案管理的保密性特點。婦幼保健院文書檔案按照類別不同，設置了不同的查閱權限，對外開放的程度相對比較低，具有較強的保密性特點。

四是文書檔案管理的階段性特點。婦幼保健院的行政管理科室眾多，產(chǎn)生的文件資料相對比較分散，為了確保檔案活動的連續(xù)性和完整性，通常都會采取周期性管理的辦法，因此說，文書檔案有一定的階段性特點。

二、婦幼保健院文書檔案管理中存在的問題

醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入加速了醫(yī)療機構(gòu)文書檔案的開發(fā)利用，醫(yī)療機構(gòu)文書檔案的利用率在一定程度上有所提高。在當前新形勢下，進一步做好文書檔案管理工作是婦幼保健院檔案工作的重點之一。在婦幼保健院文書檔案管理實踐中，還存在一些問題制約了文書檔案作用發(fā)揮，只有認真剖析這些問題，才能尋找恰當?shù)姆椒ń鉀Q問題、提高效率。

1.制度建設不到位，缺乏有效的制度支撐

制度建設不到位是醫(yī)療機構(gòu)文書檔案管理工作中比較突出的問題之一，主要體現(xiàn)在兩個方面，一是缺少與文書檔案管理工作相關的制度內(nèi)容，文書檔案管理工作沒有制度化參照;二是已有制度不符合醫(yī)療機構(gòu)檔案工作實際，無法與實際文書檔案工作相匹配。例如，婦幼保健院的文書檔案涉及大量婦幼保健方面的資料內(nèi)容，如果套用其他醫(yī)療機構(gòu)的制度辦法，則很難完成對于這一部分文書檔案內(nèi)容的系統(tǒng)管理。究其原因，不外乎兩個方面。一方面，醫(yī)療機構(gòu)在制度體系的建設方面不夠系統(tǒng)，對于檔案管理工作的認識不足，制度建設存在滯后的情況;另一方面，檔案從業(yè)人員專業(yè)化程度不高，不具備系統(tǒng)研究制定專業(yè)化制度并完成制度輸出的能力。由于基礎制度的不健全，缺少對于工作實踐的指導，文書檔案工作的收集、整理、鑒定以及歸檔工作受到一定程度的影響。