現代檔案管理中的聲像檔案管理分析

劉玲

摘 要：聲像檔案管理涉及社會組織與國家機構以及個人的各項具有重大意義的活動。比如，形成的對自身或者國家社會有價值的照片、底片影片等，以不同的材料為載體，主要以聲音為主，同時也有文字進行說明與記錄，由此本文著重闡述聲像檔案的特點以及檔案管理中聲像檔案管理的問題與策略。

關鍵詞：檔案管理;聲像檔案;問題策略

聲像檔案管理是現代檔案管理的重要組成部分之一，在考察利用該檔案時，要注意更好地保護和利用這些生動、形象的檔案，必須要采取相應的對策。

一、聲像檔案管理的主要特征

1.聲像檔案的特征

隨著科技發展，許多檔案都通過聲音與影像形式被記錄。

首先，聲像檔案有直觀的形象特征，主要以視頻和音頻的形式存在，通過音頻和視頻的方式能記錄和承載事情經過，并且做好詳實記錄，該形式更具真實性。相對于紙質的檔案來講，聲像檔案可以更直觀和形象地記錄當時事件經過，該優勢是紙質檔案不能具備的。

其次，聲像檔案可以作為其他檔案的有效補充和佐證。聲像檔案具備傳統檔案所無法具備的優勢，這也并不是意味著傳統的紙質檔案就會消失，而是紙質檔案與聲像檔案可以相輔相成、互為佐證。比如，參加會議期間所形成的決議、會議記錄等，通常用紙質文檔的形式管理與收藏，但是參會人員的照片、發言情況需要用聲像的形式進行記錄和保存，尤其是當研究人員需要對該次會議的情況再次進行細致研究時，紙質檔案與聲像檔案就能夠從不同的方面展現整個會議的真實發展過程，使得研究者能夠對該次會議的結果研究得更為透徹。

聲像材料可以反映真實的歷史，聲像檔案與紙質檔案是不一樣的，聲像檔案能原封不動地展現當時的原貌，同時也可以加以文字進行說明，給人以視覺和聽覺的感受。因此，可以為各大高校以及科研部門提供第一手材料，所以聲像檔案的價值已經遠遠超過了它本身的價值。比如，在1949年10月1日舉行的開國大典上，毛主席講話變成了最彌足珍貴的影像，現在會給人一種身臨其境的感覺，要是沒有聲像設備將其場景進行記錄并將該檔案很好的保存了下來，那么中國人民就很難再見到如此珍貴的影像了。在教育領域某些聲像資料的教育功能是非常強大的，學校可以利用聲像材料去向學生介紹學校，讓學生愛上學校，并且能夠讓學生安心的進行學習。

2.管理方式多樣化

傳統聲像檔案的管理最通常是放在收集和保存資料上，注重的是資料的完整性與安全性，大多數都等待著被人查看和借閱。隨著網絡技術的發展，聲像檔案管理方式也必須進行新的調整。在聲像載體方面，通常的文獻主要是通過照片、磁帶、光盤等產品和電子出版物為載體，而現在許多的聲像檔案可以通過計算機掃描轉成PDF的電子格式。比如，數碼相機直接生成相片、大容量的服務器被刻錄成光盤。該儲存方式相較于之前單純的聲像資源原件進行保存更具優勢。隨著檔案的增多其占用的物理空間也在擴大，而現在聲像檔案信息主要是由聲像人員攝入原始檔案資料，僅用占去很小一部分的物理空間就可以通過網絡進行轉化成虛擬的聲像檔案存儲于計算機和網絡上。虛擬空間的聲像檔案的管理部門不能局限于空間的建設，而是應該將電子文獻作為重點館藏，利用虛擬建設為大眾進行服務。

二、檔案管理中聲像檔案管理存在的問題

當然檔案管理中的聲像管理的問題有很多。

首先，在制度方面。當前只有少數檔案管理單位制訂了相關的檔案管理制度，許多單位在管理方面處于沒有規章制度可遵守，任憑員工自由處理，很多聲像檔案都沒有進行集中統一的管理。

其次，意識問題。隨著社會的發展變化越來越快，尤其是部分事業單位以及機關部門的攝像設備都有了很大的提高與改善。絕大多數的單位都有齊全的聲像設備，因此從整體而言，大多數聲像設備的配置比較齊全，聲像設備管理不充分的問題仍然存在。例如，缺乏相應的聲像管理制度，對聲像的使用規則缺乏相應的要求和原則，因此大多數的設備都處于閑置的狀態，造成了資源浪費，或者有的將設備放在科室、個人的手中。相關人員不能明確其職責，并且人員經常會發生相應的變動，從而導致設備不能被有效利用起來，所以在一些活動開展時，攝影人員很少能夠及時將相關的視頻材料進行錄入，由此不利于以后的歸檔并保存。

最后，在歸檔方面。聲像檔案具有時效性，因此及時進行歸檔，并且對歸檔的要求也非常嚴格，如視頻材料必須要配以一定的文字進行說明。許多單位的視頻由于沒有嚴格的歸檔，所以造成了后期得不到很好的利用，從而失去了相應的價值。聲像檔案的保存比紙質檔案更嚴格。許多單位的聲像檔案放在文書柜里與其他的個人紙質檔案混合存放，保存環境沒有恒溫、恒濕、防磁化等功能，由此導致一些照片出現變黃褪色的情況，不利于聲像磁帶的長久保存。

1.聲像檔案存在數量多、管理亂的現象

聲像設備數量較多、設備管理較亂。管理缺失造成了大量的聲像設備不能得到良好應用。此外，當一些大型活動開辦時，記錄的聲像材料不能被很好保存下來，由此在歸檔方面有著很大的障礙。攝影錄入人員在各自單位當中從事著與聲像檔案相關工作，并且也決定著聲像檔案的數量與質量。調查反映出攝錄人員總是存在著不足，盡管隊伍強大、整體年齡較為年輕和文化程度較高，但是其專業的知識與技能相對較低，大部分的攝錄人員并不明白什么是聲像檔案，他們覺得只要是為誰拍的照片就歸誰，所有拍攝的照片與視頻只要送到報社和電臺就算完工，如何處理這些聲像檔案是屬于個人的行為，尤其是隨著人事的變動和機構相應調整，從而造成聲像檔案失控，導致單位部門的檔案并不能完全被保留，從而影響到了聲像檔案的開發利用。

2.聲像檔案管理相對混亂，問題較為復雜

目前，管理制度缺乏、聲像檔案管理意識不強等問題使得聲像檔案管理很難，在及時完全存檔方面與管理方面水平也非常懸殊。許多單位中設備人員將聲像檔案管理能做到比較規范的僅占6%，許多單位沒有相應的設備卻有聲像檔案，有設備卻無聲像檔案的占了35%，極度的兩極分化由此導致了比例懸殊。聲像檔案非常難歸檔就是因為缺乏相關的制度，許多單位盡管有著完整的制度體系，但是在執行方面存在著很大不足。正是由于缺乏相關的制度保障，所以各大單位的聲像檔案管理處于自由的狀態。聲像檔案的收集需要付出許多的人力和財力，因此檔案工作人員往往會有畏難的情緒。很少人會主動去做這件事情，尤其是大部分的聲像資料都散落在各個部門以及個人的手中。由于沒有統一的規定，因此這些檔案很難統一進行處理，由于沒有制度的制約造成人員收集檔案的難度增加，由此很難將檔案全面的保存。