數字背景下科技檔案信息化建設與管理

摘 要：隨著數字時代的到來，科技檔案信息化管理面臨著諸多的現實挑戰，需要針對數字背景下科技檔案信息化管理現實需要，采取切實可行的有效措施，做好檔案信息化建設與管理。本文分析了數字背景下科技檔案特點，以及開展科技檔案信息化建設與管理的現實意義，并詳細提出了數字化背景下科技檔案信息化建設與管理對策措施，為做好新時代科技檔案信息化提供進行了有益探索。

關鍵詞：科技檔案;數字;檔案信息化;管理

概述

數字背景下科技檔案信息化是科技檔案信息時代的現實表現形式。數字背景下，科技檔案信息化形成于特定數字設備或來源于特定數字應用背景之中。數字背景下科技檔案信息化保存介質，也會隨著信息技術的發展而發展。與傳統紙質媒介科技檔案信息化管理不同，數字背景下科技檔案信息化管理存儲介質以數字形式存儲，形式多樣。隨著數字時代的到來，科技檔案信息化管理面臨著諸多的現實挑戰，需要針對數字背景下科技檔案信息化管理現實需要，采取切實可行的有效措施，做好檔案信息化建設與管理。

1 數字背景下科技檔案特點

數字背景下科技檔案信息化，無論是形態、載體，還是建設管理等各個方面，都呈現出許多新特點。具體來說，主要表現為非人工直讀性、依賴專用設備、信息易更改性、載體間分離性，以及信息共享性等。

1.1 非人工直讀性

與傳統的紙質檔案可直讀性相比，數字背景下建立起來的科技檔案信息化建設與管理，需要采用數字式代碼形式，將科技檔案存儲于專門載體介質，如光盤、云盤等，而且讀取也需要借助計算機解碼或者專門的設備將數字檔案信息解碼成“文字”“聲音”“圖表”等，成為可讀信息記錄。

1.2 依賴專用設備

數字時代科技檔案信息化建設離不開計算機、掃描儀、數碼相機，可讀寫軟件等相關軟硬件儀器設備，科技檔案信息載體與相關儀器設備軟件聯系緊密。設備型號的選取、硬件設備的兼容，以及軟件的規范程度等，都會成為數字背景下影響科技檔案信息歸檔與管理的重要因素。

1.3 信息易更改性

數字背景下，數字信息是以特殊的數字編碼形式記錄于專門的設備載體上，科技檔案信息內容與其形式表現出相對的獨立性，也即，科技檔案信息內容增加、刪除或者修改更加簡便、隱蔽。

1.4 載體間分離性

數字背景下科技檔案與其管理載體存在可分離性，即，數字背景下科技檔案信息內容能夠在不同存儲載體或介質同時存在或者相互交換，在此過程中信息內容不會發生變化，不影響科技檔案。

1.5 信息具有共享

數字背景下，科技檔案信息在互聯網網絡技術支持下，數字化科技檔案信息建設與管理突破了傳統的物理空間和時間限制，使得科技檔案傳播、交流、傳閱、利用等更加便利、高效。且利用數字技術，實現了科技檔案信息共享和集成，隨時隨地可借助專門渠道實現科技檔案的查詢和利用。

2 數字背景下科技檔案信息化建設與管理意義

隨著大數據、云計算，以及計算機信息網絡技術的發展和應用，科技檔案信息化建設與管理發揮出巨大現實優勢。做好數字化背景下科技檔案信息化建設與管理，能夠顯著提升檔案應用效率、保障現實需要、提升服務水平。

2.1 提升科技檔案建設與管理應用效率

數字背景下，信息技術的發展，及其在科技檔案建設與管理中的現實應用，極大地提升了科技檔案建設與管理效率，也為科技檔案管理提供了便利條件，成為助推科技檔案的有力手段。尤其是在大數據背景下，科技檔案數據庫的建立及應用，強大存儲光盤、云盤的應用，都使得科技檔案管理效率顯著提升，實現了科技檔案管理效能。

2.2 保障科技檔案建設與管理現實需要

數字背景下，科技檔案信息化建設與管理離不開專門的儀器設備，以及專業的軟件、數字庫等應用。計算機信息網絡技術的發展，以及各種專門檔案管理軟件在科技檔案管理中的實際應用，極大地保障了科技檔案建設與管理的現實需要。為科技檔案建設與管理提供了良好的技術支持和發展保障。

2.3 提升科技檔案建設與管理服務水平

隨著經濟建設與社會飛速發展，檔案在社會管理中的價值和功能愈發受到重視。數字背景下，信息技術的應用有力提升了科技檔案建設與管理的服務能力和水平，使檔案利用者在浩瀚的檔案數字信息中，利用先進的信息數字技術，突破傳統檔案查詢檢索時空限制，實現及時、便捷、精準地查詢到所需的科技檔案信息資源，為科研工作提供有力檔案信息支持。

3 數字背景下科技檔案信息化建設與管理措施

數字背景下，做好科技檔案建設與管理，要從科技檔案收集、整理、歸檔、移交、保管和利用全生命周期，不斷做好科技檔案建設與管理，切實發揮科技檔案應有的現實價值，助力經濟社會發展現實需要。

3.1 基礎：做好數字化科技檔案收集歸檔

數字背景下，科技檔案信息化前提和基礎是做好文本文檔、圖形文件，以及視音頻等不同文件格式科技檔案資料的收集歸檔。具體來說，就是要針對不同文件格式的檔案資料進行收集，結合數字檔案存儲載體、信息記錄標準、壓縮算法等，分別采取具體的措施進行收集歸檔，確保數字背景下科技檔案資料內容信息的真實性、完整性和原始性。此外，還要根據不同載體格式的數字科技檔案，進行分類、排序整理，并將散亂數字科技檔案進行有序分類、標引和組合。此外，還要建立科技檔案數據庫，分類做好科技檔案編號，從科技檔案信息物理、邏輯結構、記錄類型、載體格式等，做好收集歸檔，做好數字背景下科技檔案信息化基礎工作。

3.2 關鍵：做好數字化科技檔案接收移交

數字背景下科技檔案整理歸檔前，還需要履行相應的手續，滿足科技檔案數字化合格率100%。具體來說，就是要在接收移交環節做好科技檔案載體檢驗、數字化文件檢驗，確?？萍紮n案內容的真實性、完整性和有效性，必要時，還需要對科技檔案資料輔助說明進行驗證。

3.3 保障：做好數字化科技檔案保管工作

數字化背景下科技檔案保管是做好科技檔案信息化的重要保障，也是確保數字化科技檔案安全的重要內容之一。不僅要使科技檔案滿足紙質檔案保管的基本要求，還要根據不同載體形態的數字科技檔案采取具體相應的保管措施。例如，數字背景下科技檔案管理存儲介質，主要有磁帶、硬盤、軟盤、光盤等，不同形態的數字科技檔案存儲要求不同，其中，光盤尤其要做好防塵、防光、防火和防磁等，還要定期檢查科技檔案保存狀況，利用電子簽名、身份識別、信息加密、防計算機病毒，以及信息遷移等，確保數字背景下科技檔案信息安全、完整。

3.4 利用：做好數字化科技檔案作用發揮

科技檔案的價值在于發揮其應有價值，要根據數字背景下科技檔案信息化特點，以及科技檔案利用形態、渠道、載體等變化，最大限度地發揮科技檔案利用價值?？苫陔娮娱営[室實現在線閱覽，利用互聯網渠道實現在線訪問，基于電子信息載體實現科技檔案信息復制。此外，還要做好數字化科技檔案利用安全，利用訪問權限設置、電子密鑰、身份認證等先進技術，做好科技檔案信息安全保障。

3.5 條件：做好數字化科技檔案安全工作

數字化時代，科技檔案信息化建設與管理尤其需要重視安全，既要注重檔案信息存儲安全，也要防止檔案信息被非法訪問、篡改等，進一步夯實科技檔案信息化管理的基礎工作。一方面，要夯實安全根基。通過數據備份、身份登錄認證、電子密鑰，以及安裝殺毒軟件等，筑牢科技檔案信息化安全防火墻。另一方面，要提升安全意識。檔案工作者要在思想上高度重視科技檔案信息安全，把檔案信息安全擺在突出重要位置，切實做好科技檔案管理。

結語

綜上，數字時代，做好科技檔案信息化建設與管理是適應時代發展的現實需要，也是發揮科技檔案自身價值的迫切需要。針對數字背景下科技檔案的特點，需要從收集歸檔、接收移交、安全保管和高效利用等方面，切實做好科技檔案建設與管理工作，為推動實現科技強國作出應有貢獻。

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作者簡介：龐瀟寧（1986.12.5— ），在職研究生學歷，廣西壯族自治區城鄉規劃設計院館員，研究方向：檔案管理、項目管理。